Comité de surveillance des Procès-verbaux | du 8 decembre 2015 - Toronto (Ontario)

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du 8 décembre 2015 - Toronto (Ontario)

Présents

Nom Fonction
Mayo Moran Président
Les Carpenter Représentant des Inuits
Karen Cuddy Représentante du gouvernement du Canada
Paul Favel Représentant de l’Assemblée des Premières Nations (par téléphone – points 1 à 5)
Mitch Holash Représentant de l’Église
David Iverson Représentant de l’Église
David Paterson Représentante des avocats des demandeurs
Tara Shannon Représentante du gouvernement du Canada
Diane Soroka Représentant des avocats des demandeurs

Également présents

Nom Fonction
Stacey Lambert Conseillère principale en politique et stratégie, SAPI (rapporteuse)
Rodger Linka Adjudicateur en chef adjoint, président du sous-comité technique
Daniel Shapiro Adjudicateur en chef
Shelley Trevethan Directrice exécutive, SAPI

1. Rapport du sous-comité technique

Rodger Linka présente un compte rendu de la réunion du lundi 7 décembre 2015 du sous-comité technique (SCT).

Admission des réclamations liées aux sévices entre élèves

Deanna Sitter fait rapport au sous-comité technique concernant la situation de l’admission des réclamations liées aux sévices entre élèves. Elle fait remarquer que l’audience n’a pas encore été prévue dans le cas de neuf réclamations de priorité 1 et 2, et que 219 autres réclamations font actuellement l’objet d’un examen.

Le gouvernement du Canada demande que les adjudicateurs indiquent les détails de l’admission des réclamations liées aux sévices entre élèves directement dans leurs décisions, faute de quoi il devra effectuer des recherches dans les transcriptions. Rodger Linka s’engage à en faire la demande aux adjudicateurs en chef adjoints afin de voir à ce que cette mesure soit prise dans tous les cas.

Rodger Linka signale que les décisions relatives à des réclamations liées aux sévices entre élèves ont été ajournées au 31 décembre 2015 et que de nouvelles réclamations sont en suspens, et il fait observer qu’un autre ajournement s’imposera.

Les membres du Comité de surveillance discutent des prochaines étapes de l’admission des réclamations liées aux sévices entre élèves pour veiller au règlement de ces dernières alors que le personnel et les adjudicateurs sont encore au poste. Tara Shannon mentionne que le gouvernement du Canada attribue plus de ressources en vue de la réalisation de ce projet pour le faire progresser de façon plus efficace et voir à ce que l’admission des réclamations liées aux sévices entre élèves soit réglée. Tara Shannon et Shelley Trevethan s’engagent à tenir une réunion mixte avec le personnel du gouvernement du Canada et du Secrétariat afin de s’assurer que le projet évolue le plus rapidement possible.


DÉCISION : Les membres du Comité de surveillance conviennent à l’unanimité de reporter la date d’ajournement des réclamations liées aux sévices entre élèves au 30 juin 2016.


Rodger Linka demande l’avis du sous-comité technique au sujet d’une proposition du Secrétariat selon laquelle les adjudicateurs devraient rédiger les décisions provisoires en attendant la fin de l’admission des réclamations liées aux sévices entre élèves de sorte qu’un nouvel adjudicateur n’ait pas à régler de nouveau ces dernières dans l’éventualité où les adjudicateurs quitteraient le Processus d’évaluation indépendant. Ces décisions ne seraient communiquées que lorsque l’admission de toutes les réclamations aurait été réglée pour l’école concernée et que les décisions auraient été confirmées. En cas d’admission de nouvelles réclamations, la décision serait retransmise à l’adjudicateur et rédigée de nouveau.

Le gouvernement du Canada et les avocats des demandeurs font part de leur désaccord avec cette proposition au sous-comité technique. Le gouvernement du Canada est préoccupé par le fait que l’accord de règlement ne prévoit pas de décision provisoire et il précise que cette situation pourrait entraîner des travaux de recherche supplémentaires si on faisait valoir des revendications de savoir organisationnel. De l’avis des avocats des demandeurs, bien que les adjudicateurs puissent rédiger des décisions provisoires en tout temps, ces procédures ne doivent pas être mises au point définitivement. Tara Shannon fait remarquer que le gouvernement du Canada examinera ce dossier et donnera de plus amples renseignements à la réunion de février.

Rodger Linka déclare que l’adjudicateur en chef tiendra compte de ces renseignements au moment de rendre une décision au sujet de procédures éventuelles. Mayo Moran souligne que ce point sera ajouté à l’ordre du jour de la réunion de février.

Demandeurs incapables d’obtenir les services de conseillers juridiques

Rodger Linka décrit une nouvelle approche ciblée pour les demandeurs non représentés qui ont du mal à avoir recours aux services d’un conseiller juridique afin de veiller à l’acheminement de ces demandes vers l’étape du règlement. En ce qui concerne les cas où des demandeurs ont tenté d’obtenir les services d’un conseiller juridique sans toutefois y parvenir, on a nommé des adjudicateurs précis pour qu’ils procèdent à des appels individuels avec ces demandeurs avant la tenue des conférences téléphoniques préalables à l’audience. Les adjudicateurs discuteront des différentes options qui s’offrent aux demandeurs, notamment leur participation au processus d’audience en tant que demandeurs non représentés, leur retrait ou la réalisation d’essais supplémentaires en vue de l’obtention des services d’un conseiller juridique.

Des adjudicateurs de la filière complexe ont été nommés pour ces appels, car la plupart des dossiers visés par cette approche ciblée relèvent de cette filière.

Règlement des dossiers incomplets

Le gouvernement du Canada s’informe au sujet de sa participation à la Procédure de règlement des dossiers incomplets. Rodger Linka précise qu’à la première étape, les parties n’interviendraient que s’il y avait une téléconférence préalable à l’audience ou que la demande retournait dans la catégorie des dossiers normaux et qu’une audience était prévue. À la deuxième étape, les parties participent uniquement à la présentation des arguments verbaux. Rodger Linka s’engage à présenter un résumé du processus aux parties.

L’article 25 de la Procédure de règlement des dossiers incomplets stipule que le Comité de surveillance doit fixer une « date limite de révision » correspondant à six mois avant la dernière date pratique en vue de la tenue des premières audiences des demandeurs.

Rodger Linka examine les prévisions du Secrétariat qui démontrent la période potentielle qui s’écoulerait avant le règlement d’une demande à la suite du retour de celle-ci dans la catégorie des audiences à la suite de la révision d’un rejet dans le cadre de la Procédure de règlement des dossiers incomplets. Il présente la recommandation formulée par le sous-comité technique selon laquelle le délai de révision dans le cadre de la Procédure de règlement des dossiers incomplets devrait être décrété comme suit :

Date limite de révision : 1er août 2017
Dernière date pratique en vue de la tenue des premières audiences des demandeurs : 1er février 2018

On insiste sur le fait que la dernière date pratique en vue de la tenue des premières audiences des demandeurs s’applique uniquement aux demandes rejetées à la deuxième étape de la Procédure de règlement des dossiers incomplets et renvoyées aux fins de révision à l’adjudicateur en chef. On prévoit que les premières audiences d’autres demandeurs s’achèveront d’ici au printemps 2016, conformément au plan d’exécution du Processus d’évaluation indépendant.


DÉCISION : Aux fins de l’établissement de la date limite de révision dans le cadre du règlement des dossiers incomplets, aux termes de l’article 25.6.1 de la Procédure de règlement des dossiers incomplets, les membres du Comité de surveillance adoptent à l’unanimité le 1er août 2017 en tant que date limite de révision et le 1er février 2018 en tant que dernière date pratique en vue de la tenue des premières audiences des demandeurs.

Rodger Linka présente au sous-comité technique un modèle de directive de rejet à la deuxième étape dans le cadre de la Procédure de règlement des dossiers incomplets. Le modèle vise à créer un dossier important des mesures prises par le Secrétariat, l’adjudicateur chargé de la gestion des dossiers et l’adjudicateur responsable des résolutions spéciales en vue du transfert du dossier vers une audience. Les parties demandent plus de temps pour examiner le modèle et s’engagent à faire part de leurs commentaires par courriel d’ici le 11 décembre.

Directives de l’adjudicateur en chef et de l’adjudicateur en chef adjoint au sujet des demandes pour lesquelles les documents ne sont pas complets

Rodger Linka signale que dans les cas où le traitement d’une demande a cessé de progresser en raison de plans d’action futurs, d’activités de recherche ou de documents obligatoires en souffrance, on a demandé aux adjudicateurs de procéder au transfert proactif des dossiers vers un règlement.

L’adjudicateur en chef fait remarquer qu’il a émis cette directive à l’ensemble des adjudicateurs lors de sa dernière mise à jour.

2. Approbation du compte rendu

Après y avoir apporté des corrections mineures, le Comité approuve le procès-verbal de la réunion du 29 octobre 2015.

Il approuve également une lettre que Mayo Moran doit faire parvenir à Catherine Knox, adjudicatrice en chef adjointe, pour la féliciter de son départ à la retraite et la remercier de ses contributions notables dans le cadre du Processus d’évaluation indépendant.

3. Indicateurs de rendement clés

Shelley Trevethan parle des indicateurs de rendement importants depuis la réunion d’octobre.

  • On a reçu 37 985 demandes. De ce nombre, 33 699 ont Ă©tĂ© admises, alors que 4 007 ont Ă©tĂ© rejetĂ©es. Ensuite, 38 demandes sont en attente d’une dĂ©cision (exception faite de celles qui ne sont pas actives); il s’agit surtout de demandes oĂą l’on a retrouvĂ© le demandeur grâce au Protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace. Environ 115 demandes non dĂ©posĂ©es du cabinet Blott devraient se rendre jusqu’à la section des admissions.
  • Jusqu’à prĂ©sent, 33 443 demandes (88 %) ont Ă©tĂ© rĂ©glĂ©es. Le nombre de demandes rĂ©glĂ©es est en baisse Ă©tant donnĂ© que plus de demandes sont acheminĂ©es vers les approches ciblĂ©es.
  • Les dĂ©cisions abrĂ©gĂ©es connaissent cette annĂ©e une baisse de 26 %, et cette tendance se poursuivra en raison de la prĂ©sence accrue des demandes dans le cadre du processus d’audience accĂ©lĂ©rĂ© (PAA).
  • Jusqu’à prĂ©sent en 2015-2016, 2 126 demandes ont Ă©tĂ© rĂ©glĂ©es. Ensuite, 256 demandes (12 %) ont Ă©tĂ© rĂ©glĂ©es dans le cadre du processus des règlements nĂ©gociĂ©s.
    • Tara Shannon fait remarquer que la cible du Canada demeure Ă  450. Selon elle, jusqu’à prĂ©sent, 325 entrevues ont eu lieu et un remboursement a Ă©tĂ© fait pour 283 demandes de règlement. Il ne devrait y avoir aucun règlement nĂ©gociĂ© au cours de l’annĂ©e financière 2016 2017, mais le gouvernement du Canada fera part de tout changement, s’il y a lieu.
  • 4 542 demandes (12 %) sont toujours en cours de traitement. De ce nombre, 2 585 n’ont pas encore Ă©tĂ© entendues, tandis que 1 957 autres sont en attente d’une dĂ©cision Ă  la suite d’une audience.
    • Parmi les demandes non entendues, 500 ont Ă©tĂ© mises au rĂ´le, 20 en sont dans la file d’attente de mise au rĂ´le, et 466 n’ont pas encore Ă©tĂ© mises au rĂ´le.
    • Les demandes qui peuvent aller de l’avant sont mises au rĂ´le sans dĂ©lai. Lorsque les questions sont Ă©tablies, les demandes sont acheminĂ©es vers les approches ciblĂ©es.
    • Le SecrĂ©tariat prĂ©voit que 1 561 des autres demandes pourraient ĂŞtre rĂ©glĂ©es sans qu’une audience ait lieu; en fait, la plupart d’entre elles sont caractĂ©risĂ©es par un retrait, le dĂ©cès de la personne concernĂ©e ou la perte de la trace du demandeur. Les demandes de ce genre sont rĂ©glĂ©es dans le cadre de la ProcĂ©dure de règlement des dossiers incomplets.
    • La mise au rĂ´le obligatoire a donnĂ© de bons rĂ©sultats et a permis de faire acheminer de nombreuses demandes vers l’étape du règlement. Certains dossiers ont Ă©tĂ© mis au rĂ´le en janvier, tandis que d’autres l’ont Ă©tĂ© en fĂ©vrier et en mars, au cas par cas.
    • Pendant la pĂ©riode d’avril 2015 Ă  mars 2016, 1 765 demandes ont Ă©tĂ© entendues ou prĂ©vues. Si l’on tient compte des demandes susceptibles d’être rĂ©glĂ©es sans la tenue d’une audience, il reste moins de 500 demandes Ă  prĂ©voir.
  • Le taux global de remise et d’annulation est de 24,4 %. Le taux net de remise est de 12,5 %, ce qui reprĂ©sente une hausse par rapport au taux de 11 % en septembre (le taux est plus Ă©levĂ© dans le cas des demandeurs non reprĂ©sentĂ©s). Environ 56 % des remises se produisent dans les sept jours prĂ©cĂ©dant la date prĂ©vue de l’audience. Le tiers d’entre elles s’explique par des raisons qui Ă©chappent au contrĂ´le du SecrĂ©tariat. Il est encore trop tĂ´t pour constater les rĂ©percussions des changements apportĂ©s Ă  la politique en matière de remise et mis en relief dans les statistiques, mais la section du rĂ´le a remarquĂ© un impact positif.
  • 24 % des demandes actives qui restent proviennent de demandeurs non reprĂ©sentĂ©s. Sur les quelque 1 000 demandeurs non reprĂ©sentĂ©s, 450 ont une demande active, tandis qu’environ 600 ont recours Ă  l’une ou l’autre des approches ciblĂ©es, notamment les successions, le Protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace et la ProcĂ©dure de règlement des dossiers incomplets.
  • Le dĂ©lai moyen de rĂ©daction pour les adjudicateurs s’est accru pour se chiffrer Ă  99 jours; ce chiffre est toutefois gonflĂ©, car les adjudicateurs traitent maintenant des demandes en suspens depuis longtemps.
  • Le SecrĂ©tariat examine l’état des demandes dans le cadre des approches ciblĂ©es et il dĂ©termine s’il est possible d’y trouver des gains d’efficacitĂ©. Le transfert de ressources se fait maintenant des audiences aux approches ciblĂ©es et aux autres catĂ©gories de règlement.

4. Rapport de la directrice exécutive

Shelley Trevethan passe en revue les approches ciblées en cours pour faciliter le règlement des demandes :

  • 107 demandes font actuellement l’objet d’un examen judiciaire, ce qui reprĂ©sente une baisse par rapport Ă  111 en octobre.
  • On compte trois demandes oĂą le demandeur tente d’être non reprĂ©sentĂ© (baisse par rapport Ă  quatre en octobre).
  • 45 demandes touchent des demandeurs non reprĂ©sentĂ©s qui ne peuvent obtenir les services d’un conseiller juridique (ce qui constitue une lĂ©gère augmentation par rapport Ă  43 en octobre; l’établissement des demandes se poursuit).
  • On compte 40 demandeurs non reprĂ©sentĂ©s dont la demande est non recevable (hausse par rapport Ă  38 en octobre). La plupart de ces demandes sont susceptibles d’être acheminĂ©es vers la ProcĂ©dure de règlement des dossiers incomplets.
  • Dans le cas de 684 demandes, la personne concernĂ©e est dĂ©cĂ©dĂ©e avant l’audience, tandis que l’on compte 113 rĂ©clamations successorales qui ont Ă©tĂ© prĂ©sentĂ©es avant l’audience. Environ 50 demandes oĂą la personne concernĂ©e est dĂ©cĂ©dĂ©e ont Ă©tĂ© acheminĂ©es vers la ProcĂ©dure de règlement des dossiers incomplets, et il en sera de mĂŞme sous peu pour d’autres demandes de ce genre.
  • 558 demandes en sont aux Ă©tapes prĂ©alables Ă  l’audience dans le cadre du processus d’audience accĂ©lĂ©rĂ© (baisse par rapport Ă  616 en octobre). Ce processus s’applique aux demandes les plus actives.
  • 336 demandes s’appliquent au Protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace (diminution par rapport Ă  369 en octobre). Les recherches aux première et deuxième Ă©tapes ont permis de dĂ©tecter des coordonnĂ©es nouvelles ou diffĂ©rentes dans le cas de 157 demandes. Environ 100 demandes doivent encore faire l’objet de recherches Ă  la troisième Ă©tape, dont la mise en Ĺ“uvre continue d’être difficile. Le SecrĂ©tariat collabore avec SantĂ© Canada, la GRC et la police des Premières Nations afin de dĂ©terminer s’il est possible de trouver de nouvelles coordonnĂ©es.
  • 16 demandes sont en cours de retrait (baisse par rapport Ă  17 en octobre). Lors de l’acheminement des demandes vers une audience par l’intermĂ©diaire de la mise au rĂ´le obligatoire, les avocats retirent celles de longue date.
  • 108 demandes en sont Ă  la première Ă©tape de la ProcĂ©dure de règlement des dossiers incomplets, tandis que 16 en sont Ă  la deuxième Ă©tape. Dix dĂ©cisions relatives Ă  des demandes Ă  la deuxième Ă©tape pourront ĂŞtre rendues dès que le dĂ©lai de rĂ©vision aura Ă©tĂ© fixĂ©. 247 demandes ont Ă©tĂ© acheminĂ©es vers la ProcĂ©dure de règlement des dossiers incomplets et ont Ă©tĂ© rĂ©glĂ©es d’une quelconque manière.

Le Secrétariat continue d’analyser la capacité des avocats des demandeurs. Seulement quatre sociétés d’avocats (total de 20 demandes) attestent que les audiences s’achèveront après le 31 mars 2016. Par contre, elles démontrent toutes que ces audiences seront terminées en mai ou en juin. Les bonnes relations de travail avec les sociétés d’avocats ont permis à ces dernières de régler des questions.

Des discussions sont en cours au sujet de la façon de réduire la période logistique de huit semaines des audiences pour les demandeurs non représentés. Cette période de huit semaines est importante pour la réservation de salles, la prise des dispositions de voyage et l’approbation des mesures d’accueil, mais le Secrétariat envisage de la réduire dans les cas où les demandeurs non représentés ont déjà fait part de leurs préférences et où aucune avance de voyage n’est requise.

La section des activités après les audiences élabore actuellement une stratégie de renvoi aux échelons supérieurs afin de transmettre à un adjudicateur en chef adjoint les demandes qui ont été confiées à un adjudicateur il y a longtemps et qui n’en sont pas encore à l’étape du règlement. L’adjudicateur en chef souligne que les adjudicateurs en chef adjoints rencontrent les adjudicateurs afin de contribuer à la gestion des dossiers et de voir à ce que les demandes soient acheminées vers la Procédure de règlement des dossiers incomplets ou les approches ciblées, le cas échéant.

On a tenu des rencontres avec de nombreuses organisations autochtones afin de solliciter leur aide pour les entrevues avec les demandeurs en vue du dépôt du rapport définitif dans le cadre du Processus d’évaluation indépendant. Jusqu’à présent, les organisations ont démontré un enthousiasme à l’égard de leur collaboration avec le Secrétariat. On recueillera de diverses façons les suggestions et les commentaires des demandeurs pour le rapport afin d’assurer une souplesse; pour ce faire, on privilégiera les entrevues individuelles, les groupes de discussion, les entrevues téléphoniques et les commentaires écrits. Également, le Secrétariat s’adressera aux avocats des demandeurs dans le cas de questions particulières afin de leur demander s’ils peuvent trouver des demandeurs qui souhaitent participer aux entrevues.

Des groupes de discussion se réuniront au cours des prochains mois en vue du dépôt du rapport définitif dans le cadre du Processus d’évaluation indépendant et regrouperont des adjudicateurs, des membres du personnel, des travailleurs du soutien en santé et des représentants du gouvernement du Canada. On recueillera aussi les commentaires et les suggestions des avocats des demandeurs, de l’Église, des membres du Comité de surveillance et des membres du Comité d’administration national, entre autres. Les membres du Comité de surveillance discutent de la possibilité de demander l’avis d’avocats, du surveillant du tribunal, de membres de la Commission de vérité et réconciliation, d’anciens membres du personnel, et d’anciens membres du Comité de surveillance.

On confirme la nomination de Stacey Lambert en tant que conseillère principale en politique et stratégie au bureau de la directrice exécutive, et en tant que secrétaire du Comité de surveillance.

5. Rapport de l’adjudicateur en chef

Le document d’instructions 10 est maintenant disponible en ce qui concerne la participation aux téléconférences. Il complète l’ensemble des mises à jour des procédures de remise.

Le personnel du Secrétariat collabore avec le coordonnateur de la transition des dossiers de Blott afin de communiquer avec les demandeurs potentiels dont on a perdu la trace et dont la demande est réputée avoir été présentée, mais rejetée. Ces dossiers en suspens de Blott seront transmis à la section des admissions aux fins de leur examen et pour que la section du rapport de l’adjudicateur en chef contribue à retrouver les personnes dont on a perdu la trace. De plus, on attend une demande d’orientation de la part du coordonnateur de la transition par rapport à d’autres catégories de dossier.

Au départ, on a tenté de répartir les autres audiences de façon équitable entre les adjudicateurs, mais la fréquence accrue des audiences uniques a entraîné une augmentation des coûts, et le personnel est maintenant tenu de mettre l’accent sur l’endroit où se trouve l’adjudicateur au moment de planifier les audiences. La majorité des autres demandes ont été présentées en Colombie-Britannique, en Alberta, en Saskatchewan, au Manitoba et en Ontario.

Pour ce qui est des questions de répartition administrative, le gouvernement du Canada avait déjà présenté 17 mises à jour narratives et, en novembre, il en a transmis cinq autres pour les écoles de l’Ouest. Pour assurer la communication des mises à jour, on a décidé de les afficher dans la base de données sur les décisions.

L’adjudicateur en chef fait observer que la Commission de vérité et réconciliation présentera son rapport définitif le 15 décembre 2015 à Ottawa. Les membres signalent les efforts que déploient les parties, les écoles de droit et les chercheurs pour répondre aux appels à l’action.

C’est avec tristesse que l’adjudicateur en chef et les membres du Comité de surveillance ont appris le décès de Bill Wuttunee. Ils soulignent les nombreuses contributions qu’il a faites alors qu’il agissait en qualité de représentant de l’Assemblée des Premières Nations au sein du Comité de surveillance.

Prochaine réunion

La prochaine réunion du Comité de surveillance aura lieu le mardi 2 février 2016 à l’hôtel Listel de Vancouver. La réunion du sous-comité technique, quant à elle, aura lieu le lundi 1er février 2016 au même endroit.