Comité de surveillance des Procès-verbaux | du 8 decembre 2015 - Toronto (Ontario)

Présents

Également présents

1. Rapport du sous-comité technique

Rodger Linka présente un compte rendu de la réunion du lundi 7 décembre 2015 du sous-comité technique (SCT).

Admission des réclamations liées aux sévices entre élèves

Deanna Sitter fait rapport au sous-comité technique concernant la situation de l’admission des réclamations liées aux sévices entre élèves. Elle fait remarquer que l’audience n’a pas encore été prévue dans le cas de neuf réclamations de priorité 1 et 2, et que 219 autres réclamations font actuellement l’objet d’un examen.

Le gouvernement du Canada demande que les adjudicateurs indiquent les détails de l’admission des réclamations liées aux sévices entre élèves directement dans leurs décisions, faute de quoi il devra effectuer des recherches dans les transcriptions. Rodger Linka s’engage à en faire la demande aux adjudicateurs en chef adjoints afin de voir à ce que cette mesure soit prise dans tous les cas.

Rodger Linka signale que les décisions relatives à des réclamations liées aux sévices entre élèves ont été ajournées au 31 décembre 2015 et que de nouvelles réclamations sont en suspens, et il fait observer qu’un autre ajournement s’imposera.

Les membres du Comité de surveillance discutent des prochaines étapes de l’admission des réclamations liées aux sévices entre élèves pour veiller au règlement de ces dernières alors que le personnel et les adjudicateurs sont encore au poste. Tara Shannon mentionne que le gouvernement du Canada attribue plus de ressources en vue de la réalisation de ce projet pour le faire progresser de façon plus efficace et voir à ce que l’admission des réclamations liées aux sévices entre élèves soit réglée. Tara Shannon et Shelley Trevethan s’engagent à tenir une réunion mixte avec le personnel du gouvernement du Canada et du Secrétariat afin de s’assurer que le projet évolue le plus rapidement possible.

DÉCISION : Les membres du Comité de surveillance conviennent à l’unanimité de reporter la date d’ajournement des réclamations liées aux sévices entre élèves au 30 juin 2016.

Rodger Linka demande l’avis du sous-comité technique au sujet d’une proposition du Secrétariat selon laquelle les adjudicateurs devraient rédiger les décisions provisoires en attendant la fin de l’admission des réclamations liées aux sévices entre élèves de sorte qu’un nouvel adjudicateur n’ait pas à régler de nouveau ces dernières dans l’éventualité où les adjudicateurs quitteraient le Processus d’évaluation indépendant. Ces décisions ne seraient communiquées que lorsque l’admission de toutes les réclamations aurait été réglée pour l’école concernée et que les décisions auraient été confirmées. En cas d’admission de nouvelles réclamations, la décision serait retransmise à l’adjudicateur et rédigée de nouveau.

Le gouvernement du Canada et les avocats des demandeurs font part de leur désaccord avec cette proposition au sous-comité technique. Le gouvernement du Canada est préoccupé par le fait que l’accord de règlement ne prévoit pas de décision provisoire et il précise que cette situation pourrait entraîner des travaux de recherche supplémentaires si on faisait valoir des revendications de savoir organisationnel. De l’avis des avocats des demandeurs, bien que les adjudicateurs puissent rédiger des décisions provisoires en tout temps, ces procédures ne doivent pas être mises au point définitivement. Tara Shannon fait remarquer que le gouvernement du Canada examinera ce dossier et donnera de plus amples renseignements à la réunion de février.

Rodger Linka déclare que l’adjudicateur en chef tiendra compte de ces renseignements au moment de rendre une décision au sujet de procédures éventuelles. Mayo Moran souligne que ce point sera ajouté à l’ordre du jour de la réunion de février.

Demandeurs incapables d’obtenir les services de conseillers juridiques

Rodger Linka décrit une nouvelle approche ciblée pour les demandeurs non représentés qui ont du mal à avoir recours aux services d’un conseiller juridique afin de veiller à l’acheminement de ces demandes vers l’étape du règlement. En ce qui concerne les cas où des demandeurs ont tenté d’obtenir les services d’un conseiller juridique sans toutefois y parvenir, on a nommé des adjudicateurs précis pour qu’ils procèdent à des appels individuels avec ces demandeurs avant la tenue des conférences téléphoniques préalables à l’audience. Les adjudicateurs discuteront des différentes options qui s’offrent aux demandeurs, notamment leur participation au processus d’audience en tant que demandeurs non représentés, leur retrait ou la réalisation d’essais supplémentaires en vue de l’obtention des services d’un conseiller juridique.

Des adjudicateurs de la filière complexe ont été nommés pour ces appels, car la plupart des dossiers visés par cette approche ciblée relèvent de cette filière.

Règlement des dossiers incomplets

Le gouvernement du Canada s’informe au sujet de sa participation à la Procédure de règlement des dossiers incomplets. Rodger Linka précise qu’à la première étape, les parties n’interviendraient que s’il y avait une téléconférence préalable à l’audience ou que la demande retournait dans la catégorie des dossiers normaux et qu’une audience était prévue. À la deuxième étape, les parties participent uniquement à la présentation des arguments verbaux. Rodger Linka s’engage à présenter un résumé du processus aux parties.

L’article 25 de la Procédure de règlement des dossiers incomplets stipule que le Comité de surveillance doit fixer une « date limite de révision » correspondant à six mois avant la dernière date pratique en vue de la tenue des premières audiences des demandeurs.

Rodger Linka examine les prévisions du Secrétariat qui démontrent la période potentielle qui s’écoulerait avant le règlement d’une demande à la suite du retour de celle-ci dans la catégorie des audiences à la suite de la révision d’un rejet dans le cadre de la Procédure de règlement des dossiers incomplets. Il présente la recommandation formulée par le sous-comité technique selon laquelle le délai de révision dans le cadre de la Procédure de règlement des dossiers incomplets devrait être décrété comme suit :

Date limite de révision : 1er août 2017
Dernière date pratique en vue de la tenue des premières audiences des demandeurs : 1er février 2018

On insiste sur le fait que la dernière date pratique en vue de la tenue des premières audiences des demandeurs s’applique uniquement aux demandes rejetées à la deuxième étape de la Procédure de règlement des dossiers incomplets et renvoyées aux fins de révision à l’adjudicateur en chef. On prévoit que les premières audiences d’autres demandeurs s’achèveront d’ici au printemps 2016, conformément au plan d’exécution du Processus d’évaluation indépendant.

DÉCISION : Aux fins de l’établissement de la date limite de révision dans le cadre du règlement des dossiers incomplets, aux termes de l’article 25.6.1 de la Procédure de règlement des dossiers incomplets, les membres du Comité de surveillance adoptent à l’unanimité le 1er août 2017 en tant que date limite de révision et le 1er février 2018 en tant que dernière date pratique en vue de la tenue des premières audiences des demandeurs.

Rodger Linka présente au sous-comité technique un modèle de directive de rejet à la deuxième étape dans le cadre de la Procédure de règlement des dossiers incomplets. Le modèle vise à créer un dossier important des mesures prises par le Secrétariat, l’adjudicateur chargé de la gestion des dossiers et l’adjudicateur responsable des résolutions spéciales en vue du transfert du dossier vers une audience. Les parties demandent plus de temps pour examiner le modèle et s’engagent à faire part de leurs commentaires par courriel d’ici le 11 décembre.

Directives de l’adjudicateur en chef et de l’adjudicateur en chef adjoint au sujet des demandes pour lesquelles les documents ne sont pas complets

Rodger Linka signale que dans les cas où le traitement d’une demande a cessé de progresser en raison de plans d’action futurs, d’activités de recherche ou de documents obligatoires en souffrance, on a demandé aux adjudicateurs de procéder au transfert proactif des dossiers vers un règlement.

L’adjudicateur en chef fait remarquer qu’il a émis cette directive à l’ensemble des adjudicateurs lors de sa dernière mise à jour.

2. Approbation du compte rendu

Après y avoir apporté des corrections mineures, le Comité approuve le procès-verbal de la réunion du 29 octobre 2015.

Il approuve également une lettre que Mayo Moran doit faire parvenir à Catherine Knox, adjudicatrice en chef adjointe, pour la féliciter de son départ à la retraite et la remercier de ses contributions notables dans le cadre du Processus d’évaluation indépendant.

3. Indicateurs de rendement clés

Shelley Trevethan parle des indicateurs de rendement importants depuis la réunion d’octobre.

• On a reçu 37 985 demandes. De ce nombre, 33 699 ont été admises, alors que 4 007 ont été rejetées. Ensuite, 38 demandes sont en attente d’une décision (exception faite de celles qui ne sont pas actives); il s’agit surtout de demandes où l’on a retrouvé le demandeur grâce au Protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace. Environ 115 demandes non déposées du cabinet Blott devraient se rendre jusqu’à la section des admissions.
• Jusqu’à présent, 33 443 demandes (88 %) ont été réglées. Le nombre de demandes réglées est en baisse étant donné que plus de demandes sont acheminées vers les approches ciblées.
• Les décisions abrégées connaissent cette année une baisse de 26 %, et cette tendance se poursuivra en raison de la présence accrue des demandes dans le cadre du processus d’audience accéléré (PAA).
• Jusqu’à présent en 2015-2016, 2 126 demandes ont été réglées. Ensuite, 256 demandes (12 %) ont été réglées dans le cadre du processus des règlements négociés.
  • Tara Shannon fait remarquer que la cible du Canada demeure à 450. Selon elle, jusqu’à présent, 325 entrevues ont eu lieu et un remboursement a été fait pour 283 demandes de règlement. Il ne devrait y avoir aucun règlement négocié au cours de l’année financière 2016 2017, mais le gouvernement du Canada fera part de tout changement, s’il y a lieu.
• 4 542 demandes (12 %) sont toujours en cours de traitement. De ce nombre, 2 585 n’ont pas encore été entendues, tandis que 1 957 autres sont en attente d’une décision à la suite d’une audience.
  • Parmi les demandes non entendues, 500 ont été mises au rôle, 20 en sont dans la file d’attente de mise au rôle, et 466 n’ont pas encore été mises au rôle.
  • Les demandes qui peuvent aller de l’avant sont mises au rôle sans délai. Lorsque les questions sont établies, les demandes sont acheminées vers les approches ciblées.
  • Le Secrétariat prévoit que 1 561 des autres demandes pourraient être réglées sans qu’une audience ait lieu; en fait, la plupart d’entre elles sont caractérisées par un retrait, le décès de la personne concernée ou la perte de la trace du demandeur. Les demandes de ce genre sont réglées dans le cadre de la Procédure de règlement des dossiers incomplets.
  • La mise au rôle obligatoire a donné de bons résultats et a permis de faire acheminer de nombreuses demandes vers l’étape du règlement. Certains dossiers ont été mis au rôle en janvier, tandis que d’autres l’ont été en février et en mars, au cas par cas.
  • Pendant la période d’avril 2015 à mars 2016, 1 765 demandes ont été entendues ou prévues. Si l’on tient compte des demandes susceptibles d’être réglées sans la tenue d’une audience, il reste moins de 500 demandes à prévoir.
• Le taux global de remise et d’annulation est de 24,4 %. Le taux net de remise est de 12,5 %, ce qui représente une hausse par rapport au taux de 11 % en septembre (le taux est plus élevé dans le cas des demandeurs non représentés). Environ 56 % des remises se produisent dans les sept jours précédant la date prévue de l’audience. Le tiers d’entre elles s’explique par des raisons qui échappent au contrôle du Secrétariat. Il est encore trop tôt pour constater les répercussions des changements apportés à la politique en matière de remise et mis en relief dans les statistiques, mais la section du rôle a remarqué un impact positif.
• 24 % des demandes actives qui restent proviennent de demandeurs non représentés. Sur les quelque 1 000 demandeurs non représentés, 450 ont une demande active, tandis qu’environ 600 ont recours à l’une ou l’autre des approches ciblées, notamment les successions, le Protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace et la Procédure de règlement des dossiers incomplets.
• Le délai moyen de rédaction pour les adjudicateurs s’est accru pour se chiffrer à 99 jours; ce chiffre est toutefois gonflé, car les adjudicateurs traitent maintenant des demandes en suspens depuis longtemps.
• Le Secrétariat examine l’état des demandes dans le cadre des approches ciblées et il détermine s’il est possible d’y trouver des gains d’efficacité. Le transfert de ressources se fait maintenant des audiences aux approches ciblées et aux autres catégories de règlement.

4. Rapport de la directrice exécutive

Shelley Trevethan passe en revue les approches ciblées en cours pour faciliter le règlement des demandes :

• 107 demandes font actuellement l’objet d’un examen judiciaire, ce qui représente une baisse par rapport à 111 en octobre.
• On compte trois demandes où le demandeur tente d’être non représenté (baisse par rapport à quatre en octobre).
• 45 demandes touchent des demandeurs non représentés qui ne peuvent obtenir les services d’un conseiller juridique (ce qui constitue une légère augmentation par rapport à 43 en octobre; l’établissement des demandes se poursuit).
• On compte 40 demandeurs non représentés dont la demande est non recevable (hausse par rapport à 38 en octobre). La plupart de ces demandes sont susceptibles d’être acheminées vers la Procédure de règlement des dossiers incomplets.
• Dans le cas de 684 demandes, la personne concernée est décédée avant l’audience, tandis que l’on compte 113 réclamations successorales qui ont été présentées avant l’audience. Environ 50 demandes où la personne concernée est décédée ont été acheminées vers la Procédure de règlement des dossiers incomplets, et il en sera de même sous peu pour d’autres demandes de ce genre.
• 558 demandes en sont aux étapes préalables à l’audience dans le cadre du processus d’audience accéléré (baisse par rapport à 616 en octobre). Ce processus s’applique aux demandes les plus actives.
• 336 demandes s’appliquent au Protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace (diminution par rapport à 369 en octobre). Les recherches aux première et deuxième étapes ont permis de détecter des coordonnées nouvelles ou différentes dans le cas de 157 demandes. Environ 100 demandes doivent encore faire l’objet de recherches à la troisième étape, dont la mise en œuvre continue d’être difficile. Le Secrétariat collabore avec Santé Canada, la GRC et la police des Premières Nations afin de déterminer s’il est possible de trouver de nouvelles coordonnées.
• 16 demandes sont en cours de retrait (baisse par rapport à 17 en octobre). Lors de l’acheminement des demandes vers une audience par l’intermédiaire de la mise au rôle obligatoire, les avocats retirent celles de longue date.
• 108 demandes en sont à la première étape de la Procédure de règlement des dossiers incomplets, tandis que 16 en sont à la deuxième étape. Dix décisions relatives à des demandes à la deuxième étape pourront être rendues dès que le délai de révision aura été fixé. 247 demandes ont été acheminées vers la Procédure de règlement des dossiers incomplets et ont été réglées d’une quelconque manière.

Le Secrétariat continue d’analyser la capacité des avocats des demandeurs. Seulement quatre sociétés d’avocats (total de 20 demandes) attestent que les audiences s’achèveront après le 31 mars 2016. Par contre, elles démontrent toutes que ces audiences seront terminées en mai ou en juin. Les bonnes relations de travail avec les sociétés d’avocats ont permis à ces dernières de régler des questions.

Des discussions sont en cours au sujet de la façon de réduire la période logistique de huit semaines des audiences pour les demandeurs non représentés. Cette période de huit semaines est importante pour la réservation de salles, la prise des dispositions de voyage et l’approbation des mesures d’accueil, mais le Secrétariat envisage de la réduire dans les cas où les demandeurs non représentés ont déjà fait part de leurs préférences et où aucune avance de voyage n’est requise.

La section des activités après les audiences élabore actuellement une stratégie de renvoi aux échelons supérieurs afin de transmettre à un adjudicateur en chef adjoint les demandes qui ont été confiées à un adjudicateur il y a longtemps et qui n’en sont pas encore à l’étape du règlement. L’adjudicateur en chef souligne que les adjudicateurs en chef adjoints rencontrent les adjudicateurs afin de contribuer à la gestion des dossiers et de voir à ce que les demandes soient acheminées vers la Procédure de règlement des dossiers incomplets ou les approches ciblées, le cas échéant.

On a tenu des rencontres avec de nombreuses organisations autochtones afin de solliciter leur aide pour les entrevues avec les demandeurs en vue du dépôt du rapport définitif dans le cadre du Processus d’évaluation indépendant. Jusqu’à présent, les organisations ont démontré un enthousiasme à l’égard de leur collaboration avec le Secrétariat. On recueillera de diverses façons les suggestions et les commentaires des demandeurs pour le rapport afin d’assurer une souplesse; pour ce faire, on privilégiera les entrevues individuelles, les groupes de discussion, les entrevues téléphoniques et les commentaires écrits. Également, le Secrétariat s’adressera aux avocats des demandeurs dans le cas de questions particulières afin de leur demander s’ils peuvent trouver des demandeurs qui souhaitent participer aux entrevues.

Des groupes de discussion se réuniront au cours des prochains mois en vue du dépôt du rapport définitif dans le cadre du Processus d’évaluation indépendant et regrouperont des adjudicateurs, des membres du personnel, des travailleurs du soutien en santé et des représentants du gouvernement du Canada. On recueillera aussi les commentaires et les suggestions des avocats des demandeurs, de l’Église, des membres du Comité de surveillance et des membres du Comité d’administration national, entre autres. Les membres du Comité de surveillance discutent de la possibilité de demander l’avis d’avocats, du surveillant du tribunal, de membres de la Commission de vérité et réconciliation, d’anciens membres du personnel, et d’anciens membres du Comité de surveillance.

On confirme la nomination de Stacey Lambert en tant que conseillère principale en politique et stratégie au bureau de la directrice exécutive, et en tant que secrétaire du Comité de surveillance.

5. Rapport de l’adjudicateur en chef

Le document d’instructions 10 est maintenant disponible en ce qui concerne la participation aux téléconférences. Il complète l’ensemble des mises à jour des procédures de remise.

Le personnel du Secrétariat collabore avec le coordonnateur de la transition des dossiers de Blott afin de communiquer avec les demandeurs potentiels dont on a perdu la trace et dont la demande est réputée avoir été présentée, mais rejetée. Ces dossiers en suspens de Blott seront transmis à la section des admissions aux fins de leur examen et pour que la section du rapport de l’adjudicateur en chef contribue à retrouver les personnes dont on a perdu la trace. De plus, on attend une demande d’orientation de la part du coordonnateur de la transition par rapport à d’autres catégories de dossier.

Au départ, on a tenté de répartir les autres audiences de façon équitable entre les adjudicateurs, mais la fréquence accrue des audiences uniques a entraîné une augmentation des coûts, et le personnel est maintenant tenu de mettre l’accent sur l’endroit où se trouve l’adjudicateur au moment de planifier les audiences. La majorité des autres demandes ont été présentées en Colombie-Britannique, en Alberta, en Saskatchewan, au Manitoba et en Ontario.

Pour ce qui est des questions de répartition administrative, le gouvernement du Canada avait déjà présenté 17 mises à jour narratives et, en novembre, il en a transmis cinq autres pour les écoles de l’Ouest. Pour assurer la communication des mises à jour, on a décidé de les afficher dans la base de données sur les décisions.

L’adjudicateur en chef fait observer que la Commission de vérité et réconciliation présentera son rapport définitif le 15 décembre 2015 à Ottawa. Les membres signalent les efforts que déploient les parties, les écoles de droit et les chercheurs pour répondre aux appels à l’action.

C’est avec tristesse que l’adjudicateur en chef et les membres du Comité de surveillance ont appris le décès de Bill Wuttunee. Ils soulignent les nombreuses contributions qu’il a faites alors qu’il agissait en qualité de représentant de l’Assemblée des Premières Nations au sein du Comité de surveillance.

Prochaine réunion

La prochaine réunion du Comité de surveillance aura lieu le mardi 2 février 2016 à l’hôtel Listel de Vancouver. La réunion du sous-comité technique, quant à elle, aura lieu le lundi 1er février 2016 au même endroit.