Comité de surveillance des Procès-verbaux | du 12 avril 2016 - Toronto (Ontario)

Membres présents

Également présents

1. Rapport du Sous-comité technique

Rodger Linka présente un compte rendu de la réunion du sous-comité technique (SCT) tenue par téléconférence le 11 avril 2016.

Admission des réclamations liées aux sévices entre élèves

Deanna Sitter présente au SCT un compte rendu de l’état d’avancement du projet d’admission des réclamations liées aux sévices entre élèves. Le Secrétariat et le Canada ont poursuivi leur collaboration pour le traitement des demandes. Rodger Linka indique que ce projet compte encore 645 cas, en baisse par rapport à 792 en janvier. Le Secrétariat a beaucoup travaillé avec les adjudicateurs afin de donner la priorité aux décisions pouvant avoir une incidence sur d’autres réclamations. On continue de viser l’échéance de juin pour le projet. À l’heure actuelle, on attend 18 décisions sur des cas de priorité 1 et 2, avec la possibilité d’obtenir des admissions pour 30 décisions supplémentaires.

Deanna Sitter aborde la question de la permanence des représentants du Canada afin d’assurer une constance dans la représentation, de l’audience aux conclusions finales, et exprime le désir que le Canada soit consulté à propos de la disponibilité de ses représentants en vue des conclusions finales. Shelley Trevethan accepte de demander plus d’information au Secrétariat à propos des processus en cours.

Rodger Linka s’engage à communiquer au Canada les numéros des réclamations liées aux sévices entre élèves qui sont en attente d’admission à la suite de mesures raisonnables afin que le Canada puisse effectuer une recherche de réclamations possiblement liées.

Date d’échéance pour les appels relatifs aux demandes dont l’admission est refusée

Rodger Linka présente une proposition de l’adjudicateur en chef visant à fixer une date d’échéance pour les appels relatifs aux demandes dont l’admission est refusée. Le contexte général est que l’Unité d’admission examine les demandes dès leur réception et applique un seuil tolérant pour leur admission. Il y a refus lorsque les demandes ne satisfont pas à ce seuil. Le demandeur dispose alors de 180 jours pour répondre à la décision de ne pas admettre la demande et fournir d’autres renseignements que l’Unité d’admission pourra examiner. La décision de refuser l’admission de la demande devient définitive à la fin de la période de 180 jours, mais le demandeur conserve le droit d’interjeter appel devant l’adjudicateur en chef de la décision de refus.

Le processus ne prévoit pas de date d’échéance pour de tels appels ; or, une échéance permettrait de s’assurer qu’on ait le temps de traiter dans le cadre du PEI toute réclamation admise à la suite d’un tel appel. L’adjudicateur en chef propose le 31 janvier 2017 comme date d’échéance pour les appels relatifs aux demandes dont l’admission est refusée.

L’échéance du 31 janvier 2017 reçoit l’appui général du sous-comité technique et David Paterson propose que l’adjudicateur en chef ait le pouvoir de repousser l’échéance dans les cas où le demandeur est capable de faire la preuve que l’admission de sa réclamation ne perturberait pas la conclusion bien ordonnée du PEI. Ce pouvoir est conforme à celui que l’adjudicateur en chef exerce pour prolonger les échéances d’autres périodes d’examen dans des situations appropriées.

DÉCISION : L’adjudicateur en chef fait circuler la Directive de l’adjudicateur en chef no 11 – Date d’échéance pour faire appel de la décision de refuser l’admission d’une demande/ Avis pour les dossiers non admis de demandeurs dont on a perdu la trace ou de demandeurs décédés n’ayant pas de représentant désigné pour leur succession. Après la réunion, les membres du Comité votent à l’unanimité l’adoption de la DAC-11 communiquée.

Base de données de la liste nominative

David Paterson soulève une question ayant trait à l’allégation du Canada dans le cadre d’une réclamation selon laquelle les renseignements n’étaient pas entrés dans la base de données de la liste nominative dans le but de prouver la fréquentation. Karen Cuddy précise au SCT que la base de données de la liste nominative est la base de données des élèves qu’on prévoit inscrire dans une école donnée au cours d’une année donnée; elle est utilisée à des fins budgétaires et elle ne consigne pas les inscriptions ayant réellement eu lieu. C’est pourquoi on ne l’utilise que si on ne dispose pas d’autres preuves. Karen Cuddy indique que ces renseignements peuvent néanmoins être utiles et que le Canada cherche à savoir pourquoi ils n’ont pas été fournis dans ce cas. On convient que la question sera incluse à l’ordre du jour de la réunion de juin du SCT pour faire l’objet d’un suivi.

Document d’orientation 8 concernant le retrait de demandes aux termes du PEI

Le SCT a étudié les modifications proposées au Document d’orientation de l’adjudicateur en chef concernant le retrait de demandes aux termes du PEI (DO-8R1). Les modifications proposées visent à tenir compte du rétrécissement de la fenêtre de planification des audiences, les demandeurs pouvant maintenant donner avis du retrait dans les deux semaines de la délivrance de la notification de la planification de l’audience. La modification reçoit un appui général. Diane Soroka demande si on devrait lire « nom et numéro de dossier » à la section 2 du DO-8R1 plutôt que « nom ou numéro de dossier »; Rodger Linka indique cependant que ne pas fournir les deux renseignements dans la demande de retrait pourrait entraîner des complications opérationnelles et qu’on peut s’en occuper à l’interne en donnant une orientation aux adjudicateurs et au Secrétariat.

DÉCISION : Le Comité approuve les modifications proposées au DO-8R1.

2. Adoption du procès-verbal

Le Comité approuve avec des modifications mineures le procès-verbal de la réunion du 2 février 2016 du Comité de surveillance du PEI.

3. Indicateurs de rendement clés

Shelley Trevethan a examiné les indicateurs de rendement depuis la réunion du 2 février 2016 :

• On a reçu 38 085 demandes. Le chiffre a augmenté depuis la réunion de décembre en raison de la réception de 109 réclamations de clients de Blott & Company. On attend une décision relativement à l’admission de 33 demandes, qui proviennent toutes de Blott & Company ou qui ont été retournées du Protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace.
  • David Paterson demande si le chiffre de 38 085 est le nombre global de réclamations réglées dans tous les dossiers des pensionnats indiens, y compris ceux du processus de règlement extrajudiciaire, des projets pilotes de processus de règlement extrajudiciaire et des litiges. Shelley Trevethan répond qu’il ne s’agit que des demandes au titre du PEI et des dossiers du processus de règlement extrajudiciaire qui sont passés au PEI.
• On a réglé 34 393 demandes (90,3 %) jusqu’à maintenant, et 3 168 l’ont été au cours de l’exercice financier 2015-2016 (au 4 mars 2016). Le règlement des demandes ralentit car de nombreuses demandes font l’objet d’une approche ciblée, tel que les successions, le projet d’admission de réclamations liées aux sévices entre élèves et le Protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace.
• Le nombre de décisions abrégées en est à 528 (24 %), alors que le pourcentage était d’ordinaire d’environ 50 %. Cela est dû en partie à la planification obligatoire des audiences, la collecte des documents et les conclusions finales ne pouvant avoir lieu qu’après l’audience.
• Le processus de règlement négocié a permis de régler 408 réclamations.
  • Tara Shannon indique que c’est moins que les 450 visés. Le Canada continue d’examiner les dossiers en cours de traitement, y compris ceux qui en sont aux étapes postérieures à l’audience, pour évaluer l’admissibilité à un règlement négocié.
• Il reste 3 692 dossiers en cours de traitement. Parmi ceux-ci, 1 705 sont en attente d’une décision postérieure à l’audience et 1 987 n’ont pas été instruits.
  • Parmi les demandes non instruites, 11 en sont à l’étape de la planification et la planification de l’audience de 167 autres a eu lieu.
  • Parmi les 317 audiences encore prévues, 85 sont planifiées en mars et 230 doivent avoir lieu au début de l’exercice 2016-2017; il s’agit de demandes qui pourraient retourner au processus d’audience après avoir fait l’objet d’une des approches ciblées.
  • On prévoit régler 1 670 demandes sans audience.
• Les taux des reports n’ont pas sensiblement baissé. Le taux net des reports est de 13,8 % et le taux combiné des reports et des annulations est de 26,9 %. Plus de la moitié des reports se produisent à moins de sept jours de l’audience planifiée et 30 % d’entre eux ont lieu pour des raisons hors du contrôle des participants à l’audience, telles que la maladie, une urgence familiale ou les conditions météorologiques. Les adjudicateurs ont refusé 1,4 % des demandes de report.
• Le nombre de dossiers aux étapes postérieures à l’audience a considérablement diminué, passant à 1 705 par rapport à 1 931 en décembre. Le Secrétariat et les ACA ont travaillé à cerner les enjeux et à faire passer les dossiers postérieurs à l’audience à l’étape de la décision. La diminution de la charge de travail des adjudicateurs a aussi permis de consacrer plus de temps à la rédaction des décisions.
• Le temps moyen consacré par un adjudicateur à la rédaction d’une décision est passé à 82 jours, alors qu’il était de 86 jours en décembre et de 99 jours en octobre.
• Quatre-vingts (80) révisions de décision sont en cours, en baisse par rapport à 101 en décembre et en octobre. Vingt-sept (27) réexamens sont en cours, en baisse par rapport à 41 en décembre et à 53 en octobre.
• Le nombre de révisions des frais juridiques est de 618, en baisse par rapport à 650 en décembre et à 635 en octobre. Il y a 17 appels relatifs aux frais juridiques, en baisse par rapport à 20 en décembre et à 19 en octobre.
• Le montant global des indemnisations s’élève à 2,010 milliards de dollars celui des montants adjugés et des règlements négociés est de 2,463 milliards de dollars. Une somme globale de 2,985 milliards de dollars, qui inclut les règlements négociés, les montants adjugés par la cour et les débours, a été déboursée.
• Au total, 1 159 réclamations sont en cours (31 % des demandeurs ne sont pas représentés). Seulement 109 de ces dossiers sont présentement actifs et vont faire l’objet d’une audience. Dans la grande majorité des dossiers restants où le demandeur n’est pas représenté, les demandes font l’objet d’une approche ciblée en raison d’un statut d’inactivité (demandeur dont on a perdu la trace, procédure de RDI ou retrait). Le personnel de soutien aux demandeurs effectue un important travail auprès des demandeurs afin de cerner les raisons pour lesquelles une demande n’avance pas.

4. Rapport de la directrice exécutive

Approches ciblées

• Au total, 47 réclamations se trouvent dans le processus de révision judiciaire, en baisse par rapport à 78 en décembre. Le personnel s’est activé à cerner les problèmes possibles et les adjudicateurs ont placé ces demandes en priorité.
• Le nombre de demandeurs qui tentent d’être non représentés est passé à trois (en hausse par rapport à deux en décembre).
• Le nombre de demandes dans le processus des « demandeurs non représentés qui désirent retenir les services d’un avocat, mais qui ne sont pas capables de le faire » est passé à 20, en baisse par rapport à 39 en décembre. Les demandes continuent d’intégrer puis de quitter ce processus d’approche ciblée, mais le personnel du Secrétariat a maintenant communiqué avec tous les demandeurs non représentés pouvant tirer avantage de cette approche.
• On compte 25 demandeurs non représentés ne donnant pas de réponse, chiffre qui est en baisse par rapport à 29 en décembre.
• Le nombre de demandes de demandeurs décédés avant l’audience est de 336, en baisse par rapport à 641 en décembre, en raison de l’état d’avancement de la procédure de résolution des dossiers incomplets (RDI). Le nombre de demandes des successions est en hausse, de 92 en décembre à 102, ce qui indique qu’on a identifié les représentants des successions de certains demandeurs décédés et augmenté la probabilité que ces demandes passent à l’étape de l’audience.
• Le Protocole des demandeurs dont on a perdu la trace compte actuellement 371 dossiers (en hausse par rapport à 317 en décembre). Les dossiers entrent dans cette catégorie et en sortent, certains dossiers intégrant plus d’une fois cette approche ciblée. Cinquante-neuf (59) des demandes du Protocole des demandeurs dont on a perdu la trace sont des réclamations de Blott & Company que l’Unité d’admission a reçues récemment.
  • Dans l’ensemble, on a retrouvé 260 demandeurs.
  • Les réclamations commencent à passer à l’étape 2 de la procédure de RDI lorsque les mesures de recherche raisonnable ont toutes été épuisées au niveau 3 du Protocole des demandeurs dont on a perdu la trace.
• Le nombre de demandes à l’étape 1 de la procédure de RDI est de 476 (en hausse par rapport à 139 en décembre). Ces dossiers proviennent en majorité de demandeurs décédés n’ayant pas nommé d’administrateur successoral. Cinquante-deux (52) demandes sont sorties de la procédure de RDI pour passer à des approches ciblées et 221 sont retournées au volet régulier des audiences à la suite de l’intervention du personnel ou des adjudicateurs. Quinze (15) demandes en sont à l’étape 2 de la procédure de RDI et 76 demandes sont en attente d’instructions de règlement dans le cadre de l’étape 2, bien que plusieurs soient en suspens jusqu’à ce qu’on obtienne de l’information du Canada à propos de la représentation successorale.

Capacité des avocats des demandeurs

On ne relève pas de problème majeur en ce qui a trait à la capacité des avocats des demandeurs. Seuls trois cabinets d’avocats, représentant 27 demandeurs au total, indiquent qu’ils termineront leur travail après le printemps 2016; cependant, la majorité des demandes dont la conclusion est planifiée après juillet 2016 sont des cas que le cabinet a repris la réclamation d’un demandeur auparavant non représenté.

Rapport final du PEI

La préparation du rapport final du PEI continue à avancer. Le Secrétariat a rencontré des organisations autochtones nationales pour discuter du projet et des façons de collaborer. L’adjudicateur en chef, Shelley Trevethan et l’adjudicatrice en chef adjointe Delia Opekokew ont rencontré l’Assemblée des Premières Nations, l’Association des femmes autochtones du Canada et l’Inuit Tapiriit Kanatami afin de présenter le processus du rapport final du PEI et solliciter des contributions. Le Ralliement national des Métis a décliné l’invitation.

La première série d’entrevues avec des demandeurs et de groupes de discussion d’intervenants pour le rapport final du PEI a eu lieu à Vancouver avec l’Indian Residential School Survivor Society (IRSSS) dans le cadre d’une collaboration très fructueuse. Des entrevues avec des demandeurs sont prévues à Montréal, Winnipeg, Lethbridge et Yellowknife et des discussions sont en cours pour des entrevues en Ontario et dans le Nord. Des groupes de discussion ou des entrevues avec les intervenants ont été menés par les adjudicateurs, le personnel du Secrétariat et les gestionnaires de règlements/des représentants du ministère de la Justice; d’autres sont prévus au cours des prochains mois.

Les thèmes se dessinant jusqu’à présent sont les suivants :

• l’importance de la communication et de la sensibilisation pour assurer l’uniformité du message;
• la nécessité de soutiens en santé tout au long du processus;
• les difficultés associées à l’éloignement géographique;
• la valeur inhérente de l’audience du PEI et de la narration de son expérience par le demandeur.

5. Rapport de l’adjudicateur en chef

Rapport annuel de 2015

L’adjudicateur en chef présente le Rapport annuel de 2015 de l’adjudicateur en chef au Comité de surveillance du Processus d’évaluation indépendant. Le Rapport présente un sommaire des principales statistiques et des approches ciblées, tel que le processus de planification obligatoire des audiences, élaborées par le Secrétariat pour faire avancer les cas restants jusqu’à leur conclusion tout en soutenant les demandeurs et en maintenant la communication avec eux.

Le Rapport offre un survol des questions juridiques ayant une incidence sur le PEI, comme l’élimination de documents, les demandes d’instructions concernant certains pensionnats et les frais juridiques.

Enfin, le Rapport couvre les plans de cessation et de parachèvement des activités du PEI et énonce les priorités pour l’exercice financier 2016-2017.

Le Rapport sera affiché sur le site Web du PEI une fois traduit.

Division administrative

Des articles relatifs aux divisions administratives et à des questions de compétence ont paru dans le Globe and Mail en février. Les articles citaient des cas où le Canada avait allégué lors d’audiences du PEI que l’administration de divers pensionnats indiens avait changé.

En août 2012, l’adjudicateur en chef Ish a rendu une décision dans une demande mettant en jeu des questions de compétence au PI de Grouard de l’Alberta. On a fait appel de cette décision devant le tribunal de révision de l’Alberta. L’enjeu était le mandat des adjudicateurs d’établir si les sévices découlaient de l’exploitation du PI en question ou y étaient liés. Le rejet n’empêchait pas d’instituer un recours en dehors du cadre du PEI lorsqu’on constatait que des sévices s’étant produits à l’externat ne découlaient pas de l’exploitation d’un PI et n’y étaient pas liés, et la quittance prévue à l’annexe P a été signée en bonne et due forme.

Des demandes mettant en jeu des questions de compétence dans plusieurs pensionnats ont été mises en suspens à l’étape du réexamen, en attendant la décision du tribunal de révision sur Grouard. Bien que la juge Nation ait exprimé des réserves quant à la conduite du Canada, sa décision d’avril 2015 indiquait qu’il en allait de la responsabilité de l’adjudicateur d’aller au-delà de l’annexe E ou F de la Convention de règlement relative aux pensionnats indiens pour vérifier si l’école était un PI au moment des sévices. Aucun appel de la décision Grouard n’a eu lieu et l’interprétation du PEI de la juge Nation lie donc les adjudicateurs.

Des rapports dans les médias ont indiqué que des milliers de demandes avaient été rejetées en raison de divisions administratives. Le Secrétariat est au courant d’une question de division administrative à l’étape du réexamen de 69 demandes, pour lesquelles 63 décisions de réexamen refusant une indemnisation ont été rendues.

En réponse aux questions, la ministre des Affaires autochtones et du Nord a informé le Parlement qu’un examen serait mené d’urgence afin de cerner l’étendue du problème.

L’adjudicateur indique que les demandes à l’étape de la décision ont été mises en suspens en attendant les résultats de l’examen du gouvernement du Canada.

Tara Shannon souligne que le Canada poursuit l’examen promis au Parlement. Le Canada a fourni des notes de service sur le traitement de 22 écoles dans le cadre des demandes au titre du PEI. Le Canada ratisse largement en ce qui a trait à l’examen des demandes sur lesquelles une division administrative pourrait avoir une incidence et a étudié en général les changements dans l’exploitation des écoles. Le Canada est conscient de l’importance de l’enjeu et on prévoit la présentation d’un rapport au cours du mois. Le Canada remettra un rapport supplémentaire au Comité à sa réunion du 21 juin 2016 ou avant, si nécessaire, afin de solliciter les commentaires des membres du Comité.

Shelly Trevethan déclare que le Secrétariat a examiné de son côté les demandes sur lesquelles une division administrative pourrait avoir une incidence lorsque le Canada n’avait pas accès aux renseignements de la demande.

Les membres du Comité de surveillance indiquent leur désir d’aider examiner la faisabilité des options. Tara Shannon souligne que le Comité d’administration national a aussi fait part de son désir de contribuer.

Demandes restantes de Blott & Company

Les coordonnées personnelles de bon nombre de demandeurs qui sont d’anciens clients de Blott & Company ne figurent pas dans les bases de données de Blott & Company et le Secrétariat est donc incapable de communiquer avec ces demandeurs afin de terminer la procédure d’admission. Dans le but de joindre ces personnes, on a affiché le 7 avril 2016 un avis sur le site Web du PEI pour inviter les demandeurs n’ayant rien reçu du Secrétariat à propos de leur demande à prendre contact au moyen de la Ligne d’information du PEI.

L’adjudicateur en chef s’attend à ce que le coordonnateur de la transition de Blott & Company dépose une demande d’instructions concernant la fin des responsabilités de transition. Le Secrétariat continue de collaborer étroitement avec le coordonnateur de la transition et utilise les outils disponibles aux termes du Protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace. Le Secrétariat veillera à ce que l’information sur les procédures du Secrétariat soit fournie dans le cas de toute demande d’instructions éventuelle.

Tribunaux de révision

Un nouveau juge de révision, le juge James Edmond, a été nommé au Manitoba pour remplacer le juge Perry Schulman. Le juge Edmond était auparavant avocat dans le cabinet Thompson Dorfman Sweatman LLP et a été nommé à la Cour du Banc de la Reine du Manitoba en 2013.

6. Réclamations successorales

Tara Shannon fait rapport sur la question du conflit d’intérêts réel ou perçu du Canada lorsque le ministre a la responsabilité d’administrer des réclamations successorales de demandeurs qui résidaient ordinairement dans une réserve au moment de leur décès.

Le Canada envisage de déposer une demande d’instructions devant le tribunal afin d’obtenir des éclaircissements sur la façon de s’acquitter de ses obligations tant à titre d’administrateur que de défendeur. Le Canada veut aussi savoir comment il peut s’acquitter de ses obligations de représentation en recherchant des témoins oculaires pour le compte des personnes décédées tout en tenant compte des préoccupations relatives à la vie privée.

L’adjudicateur en chef remarque que les adjudicateurs s’occupant des questions successorales sont conscients de l’enjeu et que les demandes de délai supplémentaire pour convoquer un témoin seront traitées au cas par cas.

Le Canada collabore avec le Secrétariat pour établir dans quels dossiers il n’a pas compétence et dans quels dossiers il est l’administrateur par défaut. Le Canada a confirmé qu’il est l’administrateur dans 21 cas et a repéré plus de 200 cas pour lesquels le Canada serait l’administrateur, mais où d’autres représentants successoraux existent. Dans ces cas, le Canada deviendrait l’administrateur par défaut et serait obligé d’agir si les représentants successoraux se désistaient ou choisissaient de ne pas participer au PEI.

Shelley Trevethan souligne la statistique indiquant qu’environ 600 demandes sont actuellement en suspens. Elle demande au Canada à quel moment la demande d’instructions aura lieu et quand ces réclamations pourront passer à l’étape du règlement, étant donné qu’on dispose actuellement d’adjudicateurs possédant une expertise en matière de succession et que ce pourrait ne plus être le cas lorsque le Secrétariat réduira ses activités. Tara Shannon répond qu’aucun échéancier n’a été établi pour la demande d’instructions.

Mitch Holash demande dans quelle mesure le Canada interviendrait si l’administrateur successoral ne prenait aucune mesure active à propos d’une demande. Shelley Trevethan remarque qu’en général, si aucune mesure n’est prise dans le cadre d’une demande, celle-ci passe à la procédure de règlement des dossiers incomplets et que les adjudicateurs font des efforts pour faire participer le représentant.

Tara Shannon remarque que le Canada pourrait demander de rouvrir certaines demandes dont des administrateurs d’Affaires autochtones et du Nord Canada ont demandé le retrait.

7. Autres affaires

Les membres du Comité de surveillance s’entendent pour transmettre leurs meilleurs vœux à Murray Sinclair, ancien commissaire de la Commission de vérité et de réconciliation qui a été nommé au Sénat du Canada.

8. Dates des réunions de 2017-2018

Le Comité de surveillance approuve quatre dates de réunion pour l’exercice financier 2017-2018 tout en indiquant qu’on peut convoquer d’autres réunions, si nécessaire.

Sous-comité technique	Comité de surveillance	Lieu
10 avril 2017	11 avril 2017	Vancouver (C.-B.)
19 juin 2017	20 juin 2017	Toronto (Ont.)
2 octobre 2017	3 octobre 2017	Vancouver (C.-B.)
29 janvier 2018	30 janvier 2018	Toronto (Ont.)

9. Prochaine réunion

La prochaine réunion du Comité de surveillance est prévue le mardi 21 juin 2016 à Whitehorse (Yukon).