Comité de surveillance des Procès-verbaux | du 21 juin 2016 - Whitehorse (Yukon)

Membres présents

Également présents

Absent

1. Rapport du Sous-comité technique

Rodger Linka fait le compte rendu de la réunion du sous-comité technique, ayant eu lieu le 20 juin 2016.

Aveux liés aux sévices entre élèves

Le Canada est en bonne voie d’avoir terminé le traitement de la majorité des demandes de priorité 1 ou 2 d’ici l’échéance du 30 juin 2016. Toutes les demandes de priorité 2 ont été traitées et 73 demandes de priorité 1 sont en cours (ces dernières sont en voie d’ajout au calendrier des audiences ou de traitement dans le cadre d’approches ciblées, du protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace ou des procédures de règlement des dossiers incomplets).

Le projet se poursuit pour les demandes de priorité 3 ou 4. Le Canada est maintenant en mesure de s’assurer que les aveux sont obtenus avant les délais établis dans les normes de service, et il fournira d’ici le 30 juin une liste de cas pour lesquels des décisions peuvent être rédigées puisqu’aucun autre aveu n’est prévu.

Le sous-comité technique a convenu de reporter au 30 septembre 2016 la date d’ajournement de toute demande encore en traitement.

Base de données de la liste nominative

Karen Cuddy fait le suivi d’une question posée lors de la réunion du Comité de surveillance d’avril 2016 au sujet de la divulgation de documents tirés de la base de données de la liste nominative. Le Canada s’est engagé à fournir les documents, ainsi que l’information sommaire pour chaque demande pour laquelle la base de données de la liste nominative est utilisée.

Règlement des dossiers incomplets (RDI)

Karen Cuddy demande des précisions au sujet de la participation des représentants du Canada aux procédures de règlement des dossiers incomplets. Rodger Linka répond que le Canada participe au besoin, mais qu’il n’est pas nécessaire qu’un représentant du Canada soit attitré aux dossiers des demandeurs dont on a perdu la trace. Le Canada a demandé à participer dans les cas où des questions de fond sont abordées à l’étape 2. On signale que le fait pour le Canada de ne pas participer à la prise de décision concernant une demande risque de limiter sa capacité de s’assurer qu’il a rempli son rôle et de se prononcer sur des questions qui pourraient être soulevées par la suite.

Pas moins de 60 directives de rejet ont été approuvées et seront diffusées sous peu. Karen Cuddy demande si l’on tient le Canada au courant des rejets de RDI et du passage d’une demande de l’étape 1 à l’étape 2. Par suite de la réunion du sous-comité technique, Shelley Trevethan peut confirmer que le Canada reçoit la directive de rejet grâce à l’Échange de données informatisé.

Distribution de mémoires externes et de documents justificatifs

Karen Cuddy signale que tous les mémoires externes et documents justificatifs ont été fournis au Secrétariat à l’automne 2015, mais seuls les mémoires ont initialement été versés dans la base de données des décisions. Le problème a été réglé lorsqu’il a été découvert au printemps de 2016. Toutefois, le téléchargement des documents justificatifs a déclenché l’envoi d’un avis du Secrétariat aux parties, ce qui a donné l’impression que le Canada avait attendu jusqu’à ce moment pour fournir les documents. Karen Cuddy déclare que tous les documents justificatifs avaient été fournis pour les demandes, mais n’étaient simplement pas accessibles de façon généralisée dans la base de données pendant la période intermédiaire.

Diminution du nombre d’adjudicateurs et de représentants du Canada

Rodger Linka affirme que 17 adjudicateurs ont accepté de nouvelles fonctions, tandis que les autres ont désormais une charge de travail réduite. Les travaux de la majorité des adjudicateurs restants sont à jour. Cependant, pour veiller à ce que la priorité soit toujours que les demandeurs obtiennent une décision opportune, l’adjudicateur en chef a fait savoir aux adjudicateurs en retard dans la rédaction de leurs décisions qu’ils devaient fournir ces décisions d’ici la fin du mois d’août 2016. Dans les cas où les décisions ne sont pas rendues, la demande peut être réattribuée.

Si la demande est réattribuée, les parties doivent décider si son traitement doit être poursuivi sous la responsabilité d’un nouvel adjudicateur en se fondant sur la solidité de la transcription, s’il faut recommencer et tenir une nouvelle audience ou s’il est préférable de recourir au processus de règlement négocié. Jusqu’à maintenant, il y a eu réattribution d’environ 60 dossiers, en grande partie en raison du départ des adjudicateurs vers de nouvelles fonctions. Seuls deux demandeurs ont choisi la tenue d’une nouvelle audience complète.

Deanna Sitter signale que, s’il change de représentants pour une demande, le Canada met désormais immédiatement à jour les renseignements de la demande en y indiquant les détails concernant le nouveau représentant. Un courriel est aussi envoyé à toutes les parties pour les informer du changement.

Rodger Linka soulève des préoccupations quant aux situations où les nouveaux représentants du Canada affectés aux dossiers adoptent des positions au sujet de la crédibilité et de la fiabilité qui ne sont pas les mêmes que lors de l’audience. Le Canada affirme que sa position en matière de crédibilité et de fiabilité ne changera pas à moins de disposer de nouvelles preuves ou d’un fondement valable.

2. Approbation du procès-verbal

Le Comité approuve le procès-verbal de la réunion du 12 avril 2016 avec de légères modifications.

3. Indicateurs de rendement clés

Shelley Trevethan examine les indicateurs de rendement en date du 16 mai 2016 :

• 38 090 demandes ont été reçues;
• 33 755 demandes ont été admises à ce jour et 22 sont en attente d’une décision d’admission (à l’exclusion des demandes visant des demandeurs dont on a perdu la trace ou des demandeurs décédés);
• 34 790 demandes (91 %) ont été réglées à ce jour. Le processus de règlement a ralenti, car de nombreuses demandes sont en suspens ou traitées par le truchement d’approches ciblées;
• À ce jour, 225 demandes ont été réglées en 2016-2017, dont 167 sont des décisions au titre du PEI et 28 relèvent du processus de règlement négocié. Tara Shannon déclare que le Canada examine les demandes susceptibles de faire l’objet d’un règlement négocié après l’audience;
• 3 300 demandes (9 %) sont en cours, dont 1 748 n’ont pas encore fait l’objet d’une audience :
  • 1 552 demandes ont passé l’étape de l’audience,
  • 1 748 demandes n’ont pas encore fait l’objet d’une audience – environ 158 demandes devraient passer à l’étape de l’audience et 1 590 devraient être réglées sans audience (p. ex. demandeurs décédés, demandeurs dont on a perdu la trace, retraits);
• Le taux de report des audiences est de 25 %. La majorité des reports sont causés par des situations indépendantes de la volonté des participants : urgence familiale, maladie, mauvais temps. Très peu ont donné lieu à des rajustements des honoraires pour rendre compte des « ressources perdues »;
• Le temps médian de rédaction d’une décision standard du volet ordinaire par un adjudicateur s’est amélioré, passant de 66 jours en mars 2016 à 40;
• Les indemnités et règlements (à l’exclusion du processus de règlement négocié, des honoraires et des débours) représentent 2,027 milliards de dollars, pour un montant total de 3,013 milliards de dollars;
• 1 145 demandes (35 %) en cours sont menées par des demandeurs non représentés. Seuls 49 de ces demandeurs participent activement au processus d’audience, tandis que les autres ont recours aux approches ciblées.

4. Rapport de la directrice exécutive

Approches ciblées

• 41 demandes font actuellement l’objet d’un examen des compétences, ce qui représente une baisse par rapport à 47 en mars.
• On compte deux demandes où le demandeur a de la difficulté à se représenter seul, ce qui constitue une baisse par rapport à trois en mars.
• Aucune demande ne figure parmi celles présentées par des « demandeurs non représentés qui ne peuvent pas obtenir les services d’un avocat », ce qui constitue une baisse par rapport à 20 en mars.
• Dans deux cas, le demandeur n’est pas représenté et ne répond pas, ce qui constitue une baisse par rapport à 25 en mars.
• Il y a 116 demandes successorales (une hausse par rapport à 102 en mars) et 267 demandes de personnes qui sont décédées avant la tenue de l’audience (une baisse par rapport à 336 en mars).
• 335 demandes relèvent actuellement du protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace, ce qui constitue une baisse par rapport à 371 en mars :
  • En tout, 304 demandeurs ont été retrouvés;
  • La mise en œuvre de recherches de niveau 3 est ardue, car il n’est pas facile d’obtenir l’aide des organisations. Le Secrétariat collabore efficacement avec des travailleurs en santé communautaire régionaux. Les dossiers de personnes dont on a perdu la trace commencent à être acheminés au processus de règlement des dossiers incomplets.
• Trois demandes ont fait l’objet d’un retrait de l’avocat du demandeur, ce qui constitue une baisse par rapport à 9 en mars.
• L’acheminement des demandes vers le processus de règlement des dossiers incomplets s’amorce : 485 demandes sont à l’étape 1 du processus; 88 sont à l’étape 2; 94 sont en attente d’une directive; 9 ont été rejetées.
  • Lorsque les dossiers de personnes décédées ou les demandes successorales atteignent l’étape « en attente d’une directive » (il peut s’agir de demandes où le Canada joue aussi le rôle d’administrateur), on les retient pour que le Canada puisse régler la question de la représentation.

Rapport définitif du PEI

On continue à organiser des réunions, des entrevues et des groupes de discussions avec les intervenants. Des entrevues des demandeurs ont eu lieu à Vancouver, à Montréal, à Winnipeg, à Yellowknife, à Lethbridge et à Saskatoon. Des séances sont en cours d’organisation pour l’Ontario et le Nord. Des groupes de discussions ont été tenus avec des adjudicateurs, des employés du Secrétariat, des gestionnaires de la résolution/des représentants du ministère de la Justice, des travailleurs de la santé communautaire (résolution), des aînés, des travailleurs en soutien culturel et des dirigeants communautaires. Divers partenaires et intervenants et les personnes chargées de la rédaction et de la mise en œuvre de la Convention de règlement ont aussi participé à des entrevues. On organisera d’autres groupes de discussions ou entrevues avec des représentants de l’Église, des avocats des demandeurs et des membres du Comité de surveillance.

5. Rapport de l’adjudicateur en chef

Fermeture du Centre des audiences de Winnipeg

L’adjudicateur en chef fait état de la fermeture du Centre des audiences de Winnipeg. Le Secrétariat a organisé un événement le 7 juin 2016 pour souligner la tenue de 1 200 audiences au Centre, lequel a fermé ses portes à la fin du mois de mai. L’événement était l’occasion de rendre hommage aux nombreux anciens élèves ayant témoigné et de saluer la contribution du personnel, des adjudicateurs, des représentants du Canada, des avocats des demandeurs et de l’Église, et de présenter le Centre comme un lieu sécuritaire, respectueux et adapté à la culture pour la tenue des audiences.

Directive de l’adjudicateur en chef (DAC) no 11

La DAC no 11 (Date d’échéance pour faire appel de la décision de refuser l’admission d’une demande / avis pour les dossiers non admis de demandeurs dont on a perdu la trace ou de demandeurs décédés n’ayant pas de représentant désigné pour leur succession) a été approuvée après la réunion du Comité de surveillance du 12 avril 2016. Les numéros de 229 demandes ont été affichés sur le site Web du Processus d'évaluation indépendant (PEI) dans l’espoir de retrouver des demandeurs dont on a perdu la trace à l’étape de l’admission. La DAC est maintenant sur le site Web du PEI http://www.iap-pei.ca/legal/directives-fra.php?act=cad-11-fra.php.

Taux de réussite des demandes

Les demandes au titre du PEI continuent à avoir un haut taux de réussite, soit le versement d’une indemnité pour 89 % des demandes. En moyenne, l’indemnité s’élève à environ 115 000 $ y compris les honoraires et débours.

Biographie de Ted Hughes

L’adjudicateur en chef signale qu’une biographie de l’ancien adjudicateur en chef, Ted Hughes, est en cours de rédaction.

Décès de Len Marchand, père

Le Comité de surveillance fait état du récent décès de Len Marchand, père, et souligne ses importantes réalisations. Le Comité transmet ses condoléances à la famille.

6. Prochaine réunion

La prochaine réunion du Comité de surveillance aura lieu le mardi 30 août 2016, à Toronto, en Ontario.