Comité de surveillance des Procès-verbaux | du 8 novembre 2016 - Toronto (ON)

Membres présents

Également présents

Absents

1. Mot de bienvenue

Mayo Moran souhaite la bienvenue à tous. Elle mentionne que David Iverson l’aidera à présider la réunion, car un rhume l’empêche de parler pendant des périodes prolongées.

Shelley Trevethan présente Russ Vallee, qui est conseillère principale en politique et stratégie par intérim et qui est la rapporteuse des réunions du Comité de surveillance.

2. Rapport du conseiller juridique

Le conseiller juridique, Brian Gover, fait le bilan des appels et des demandes d’instruction devant les tribunaux à l’heure actuelle.

3. Rapport du sous-comité technique

Rodger Linka présente un compte rendu de la réunion du sous-comité technique (SCT) tenue le 7 novembre 2016.

Approches ciblées

Les approches ciblées s’avèrent efficaces pour régler les réclamations. Selon les résultats obtenus à ce jour, les affaires renvoyées aux approches ciblées réintègrent le processus d’audience habituel. Rodger Linka du SCT remercie le personnel du Secrétariat et les adjudicateurs qui travaillent sur ces affaires.

Admissions des réclamations liées aux sévices entre élèves

Le Canada indique qu’en date du 4 novembre 2016, on recense 28 affaires de priorité 1 et aucune de priorité 2 à traiter. Le Canada indique que le Secrétariat et lui font tout ce qu’ils peuvent pour faire progresser ces affaires.

Le Canada étudie toutes les affaires ajournées pour les admissions, qu’il rapproche avec les admissions à mesure qu’elles sont présentées. Le Secrétariat envoie les dossiers aux adjudicateurs dès qu’ils sont disponibles, afin que d’autres décisions puissent être rédigées. Il n’a toutefois pas été possible de respecter l’échéance fixée au 30 septembre pour terminer les affaires de priorité 1, qui avait été présentée au Comité de surveillance lors de la dernière réunion.

Les affaires de priorité 3 et 4 qui dépendent de celles de priorité 1 et 2 sont examinées en ce moment. On convient que le Canada créera un graphique afin de montrer le cheminement des affaires liées aux sévices entre élèves.

Réclamations successorales

Le Canada examine des réclamations successorales afin de déterminer celles qui relèvent de sa compétence. Comme il en a été question lors de la réunion du SCT, même si le Canada a fait des progrès, il n’a pas réussi à terminer l’examen avant l’échéance fixée au 31 octobre. On reparlera de ce point pendant la réunion d’aujourd’hui.

Partage administratif

Le SCT parle de la question du partage administratif. Rodger Linka souligne qu’il règne toujours une confusion entre les affaires liées aux années d’exploitation et celles relatives au partage administratif. Le Canada discutera de cette question pendant la réunion du Comité de surveillance d’aujourd’hui.

Politique d’examen de 30 jours

En septembre 2008, le Comité de surveillance a approuvé une politique selon laquelle les examens doivent être amorcés dans les 30 jours qui suivent la réception de la décision d’un adjudicateur. L’adjudicateur en chef peut, à sa discrétion, autoriser une période supplémentaire de 21 jours pour présenter des observations écrites, à condition de signifier l’avis d’examen dans les 30 jours. Toutefois, les demandes sont souvent présentées après la période de 30 jours indiquée dans la politique. On reparlera de ce point pendant la réunion d’aujourd’hui.

4. Adoption du procès-verbal

Le Comité approuve avec des modifications mineures le procès-verbal de la réunion du 30 août 2016 du Comité de surveillance.

5. Indicateurs de rendement clés

Shelley Trevethan présente les indicateurs de rendement en date du 11 octobre 2016. Elle indique que les approches ciblées ont connu un franc succès, ce qui signifie que le nombre de réclamations admises et exigeant une audience augmente. Par conséquent, le Secrétariat prévoit maintenant que 50 audiences de plus que les 200 projetées en juillet se tiendront au cours de l’exercice. Autres indicateurs de rendement clés :

• 38 094 réclamations ont été reçues;
• 33 774 réclamations ont été admises à ce jour et 21 sont en attente d’une décision d’admission (à l’exclusion des demandes visant des demandeurs dont on a perdu la trace ou des demandeurs décédés);
• 4 263 réclamations (11 %) n’ont pas été admises à ce jour;
• 36 006 réclamations (95 %) ont été réglées à ce jour;
• 2 088 réclamations (5 %) sont toujours en cours;
  • 977 réclamations sont à l’étape suivant l’audience;
  • 1 111 réclamations n’ont pas été entendues – de ce nombre, 74 pourraient passer à l’étape de l’audience, tandis que les autres devraient être réglés sans audience (p. ex. demandeurs décédés ou dont on a perdu la trace et retraits).
• Le taux de report s’élève à 24 %.
• Le temps médian de rédaction d’une décision standard du volet ordinaire par un adjudicateur correspond à 50 jours, en hausse par rapport à 38 jours en juillet – cette hausse s’explique par le règlement de nombreux dossiers plus anciens (p. ex. ceux mis en suspens pour les réclamations liées aux sévices entre élèves et les dossiers renvoyés devant un autre adjudicateur).
• Les dossiers rendus à l’étape suivant l’audience poursuivent leur baisse – depuis juillet, on constate une baisse de 26 %.
• Le nombre de décisions à prendre suivant l’examen diminue – 90 examens sont en cours (une hausse par rapport à 65 en juillet); 15 réexamens sont en cours.
• 396 décisions concernent les honoraires juridiques (une baisse par rapport à 502 en juillet).
• 9 appels ont trait aux honoraires juridiques (une baisse par rapport à 17 en juillet).
• Les indemnités et règlements (à l’exclusion du processus de règlement négocié, des honoraires et des débours) représentent 2,07 milliards de dollars, pour un montant total de 3,07 milliards de dollars.
• 1006 (41 %) des réclamations en cours sont menées par des demandeurs non représentés – toutefois, seulement 90 de ces demandeurs (10 %) participent activement au processus d’audience, 7 % en sont à l’étape suivant l’audience et 83 % sont inactifs (p. ex., réclamations successorales, demandeurs décédés ou dont on a perdu la trace, réclamations relevant de la procédure du règlement des dossiers incomplets, retraits).

6. Rapport de la directrice exécutive

Approches ciblées

• 24 réclamations font actuellement l’objet d’un examen des compétences, ce qui représente une baisse par rapport à 31 en juillet.
• Un demandeur éprouve des difficultés à se représenter lui-même, ce qui représente une baisse par rapport à deux en juillet.
• 16 réclamations sont menées par des demandeurs non représentés et qui ne répondent pas (une hausse par rapport à quatre en juillet) – cette catégorie fluctue.
• Il y a 88 réclamations successorales (une baisse par rapport à 102 en juillet) et 66 réclamations de personnes qui sont décédées avant la tenue de l’audience (une baisse par rapport à 76 en juillet) – dans un certain nombre de ces réclamations, on attend que le Canada détermine s’il a compétence.
• Il y a actuellement 183 demandes traitées selon le Protocole relatif aux demandeurs dont on a perdu la trace (une baisse par rapport à 281 en juillet) :
  • Certaines sont liées à l’affaire Blott.
  • En tout, dans 409 affaires, le demandeur a été retrouvé.
• Trois réclamations ont été sujettes au retrait de l’avocat du demandeur (une hausse par rapport à une en juillet).
• Règlement des dossiers incomplets (RDI) : 223 réclamations en sont à l’étape 1 de la procédure, en collaboration avec des employés ou un adjudicateur (en baisse par rapport à 369 en juillet); 94 en sont à l’étape 2 (en baisse par rapport à 103); 227 sont en attente d’un ordre de règlement (en baisse par rapport à 204 en juillet); 107 affaires ont été refusées à ce jour (en baisse par rapport à neuf en juillet).

Ces éléments font obstacle au traitement des réclamations jusqu’au règlement, y compris les réclamations successorales, les réclamations liées aux sévices entre élèves, les demandes en attentes pour les partages administratifs et certains dossiers de demandeurs dont on a perdu la trace, pour lesquelles nous attendons de recevoir de l’information sur l’étape 3.

7. Rapport de l’adjudicateur en chef

Comité d’administration national (CAN)

Dan Shapiro présente un compte rendu de la réunion que Mayo Moran, Shelley Trevethan, Russell Vallee et lui ont eue avec le CAN le lundi 7 novembre 2016. Il s’était écoulé plus d’un an depuis la dernière réunion (qui avait eu lieu le 6 mai 2015). On a présenté au CAN un aperçu de l’état du PEI; on lui a entre autres mentionné que la quasi-totalité des audiences visant les premiers demandeurs serait terminée d’ici le printemps 2016, comme l’indique la stratégie d’achèvement. La poignée d’audiences qui ont lieu à l’heure actuelle comprend majoritairement des affaires renvoyées dans le volet des audiences régulières à la suite du Protocole relatif aux demandeurs dont on a perdu la trace et à la procédure de règlement des dossiers incomplets (RDI). On a fait état d’interventions réussies, comme les visites de cabinets d’avocats, le processus d’audience accéléré, la création d’une liste d’avocats pour les demandeurs qui se représentent eux-mêmes, les initiatives pour aider les organismes gouvernementaux à régler les blocages en lien avec des documents obligatoires et les approches ciblées, comme le Protocole relatif aux demandeurs dont on a perdu la trace et la procédure de RDI.

Shelley Trevethan a présenté une mise à jour statistique sur le PEI au CAN et parlé des approches ciblées. Dan Shapiro a parlé des risques liés à la poursuite du PEI, indiqués dans la stratégie d’achèvement, qui se sont concrétisés et il a accepté de se présenter de nouveau devant le CAN lorsqu’il aura compilé des renseignements supplémentaires. Le CAN a bien reçu cette information et il a indiqué qu’il était reconnaissant des efforts déployés à ce jour à l’égard des approches ciblées.

On a présenté au CAN un compte rendu sur l’affaire relative à la disposition de dossiers et particulièrement sur les progrès réalisés dans le cadre du programme d’avis.

Enfin, on a présenté au CAN un compte rendu sur le rapport définitif du PEI et on lui a demandé s’il souhaitait le commenter.

Risques liés à l’achèvement du PEI

Dan Shapiro présente au Comité un certain nombre de risques liés à l’achèvement du PEI. Ces risques comprennent les réclamations successorales en suspens, en attendant que le Canada détermine s’il a compétence et qu’il nomme des administrateurs; les réclamations liées aux sévices entre élèves en attente d’autres admissions pour passer à l’étape suivante; les affaires en suspens en attendant que le Canada se penche sur la question du partage administratif; et certaines réclamations liées aux demandeurs dont on a perdu la trace, pour lesquelles il est difficile d’obtenir de l’aide des organismes à l’étape 3. Parmi les autres risques liés au règlement des réclamations conformément au calendrier dont nous avons fait part au tribunal, notons la possibilité que d’autres écoles soient admises en vertu de l’article 12 et les nombreuses demandes d’instructions en cours, y compris celle liée à l’élimination de documents. Le Secrétariat s’emploie actuellement à déterminer les risques à l’achèvement afin de déterminer s’il faut revoir les dates d’échéance liées au PEI (comme l’échéance pour présenter une demande d’examen) et prévoir d’autres réductions de personnel. Une mise à jour sur la stratégie d’achèvement sera rédigée aux fins de discussion avec le Comité de surveillance.

8. Période d’examen de 30 jours

Dan Shapiro mentionne que, comme il a été indiqué pendant le compte rendu de la réunion du SCT, le Comité de surveillance a approuvé, en septembre 2008, une politique selon laquelle les examens doivent être amorcés dans les 30 jours qui suivent la réception de la décision rendue par un adjudicateur. Toutefois, les demandes sont souvent présentées après la période de 30 jours indiquée dans la politique, parfois même de trois à quatre ans après la décision. L’adjudicateur en chef a préconisé une approche qui consiste à évaluer chacune des demandes de façon individuelle et, habituellement, de consulter les parties afin de décider d’accepter les demandes présentées en retard.

Dan Shapiro demande à obtenir les conseils du Comité de surveillance afin de déterminer s’il faut revoir la politique pour assouplir cette échéance. On convient que le SCT examinera le libellé de la politique d’examen de 30 jours et qu’il apportera de nouveau cette question à l’attention du Comité de surveillance pendant la réunion de janvier.

9. Ajouts proposés d’adjudicateurs de révision du «bien-fondé»

Dan Shapiro présente des ajouts proposés à la liste d’adjudicateurs de révision du «bien-fondé». Le Comité de surveillance approuve à l’unanimité l’ajout des adjudicateurs qui suivent à la liste : Donald Murray et Ruth Campbell.

10. Mise à jour sur le partage administratif

Tara Shannon fait le point sur l’examen du partage administratif que la ministre a annoncé en février 2016. Elle indique que le Canada se présentera de nouveau devant le Comité de surveillance au plus tard le 18 novembre afin de lui présenter un compte rendu.

Dan Shapiro indique que ces réclamations sont en suspens depuis février 2016 que la capacité du Secrétariat à les régler en souffre.

11. Mise à jour sur les réclamations successorales

Tara Shannon fait le point sur les progrès que le Canada réalise pour déterminer les réclamations successorales pour lesquelles il a compétence. Elle mentionne que, même si l’échéance du 31 octobre n’a pas été respectée, elle croit que le Canada a fait des progrès considérables – à l’heure actuelle, il reste 119 réclamations pour lesquelles le Canada doit déterminer sa compétence, ce qui constitue une baisse par rapport à 665 en juillet. Pour les réclamations restantes, le bureau de l’état civil de la Saskatchewan n’est pas prêt à fournir les renseignements requis, ce qui pose problème. Le Canada et le Secrétariat se rencontreront toutes les deux semaines afin d’essayer de faire progresser ces dossiers.

Conformément aux exigences de la loi, le Canada recherche des proches qui pourraient agir à titre d’administrateurs des dossiers de successions qui relèvent de sa compétence. S’il ne parvient pas à désigner personne, cependant, le Canada devrait désigner un tiers administrateur. Le Canada est à la recherche de conseillers juridiques qui souhaiteraient agir en tant que tiers administrateurs. Le Canada a rédigé une lettre et, comme le Comité de surveillance en a convenu pendant la réunion du mois d’août, le Secrétariat l’a envoyée au nom du Canada à la liste d’avocats prêts à accepter des demandeurs qui se représentent eux-mêmes.

Shelley Trevethan demande à Tara Shannon d’indiquer combien de temps il faudra au Canada pour déterminer si les dossiers restants relèvent de sa compétence et pour désigner des proches ou des tiers administrateurs, puisque ces dossiers sont en suspens depuis mars 2016, à la demande du Canada. Tara Shannon ne possède aucune information sur le calendrier d’achèvement. Le Comité de surveillance demande au Canada de préparer un calendrier d’achèvement pour ce travail, qui fera l’objet d’une discussion à la prochaine réunion. On convient aussi que Holly Beaton, de l’unité des successions à Affaires autochtones et du Nord Canada participera à la prochaine réunion du SCT afin de présenter une mise à jour sur l’avancement des dossiers de succession.

Shelley Trevethan demande s’il reste d’autres travaux à mener pour régler les dossiers de succession. Karen Cuddy répond que le Canada n’a qu’à régler des questions d’indemnisation. Tara Shannon souligne qu’il faudra peut-être rétablir certaines réclamations qui ont été retirées afin qu’un administrateur tiers détermine la façon de les traiter. Le Canada fournira ces numéros de dossier au Secrétariat et Karen Cuddy confirmera que le Secrétariat n’a pas à gérer d’autres réclamations réglées.

12. Prochaine réunion

La prochaine réunion du Comité de surveillance devrait avoir lieu le lundi 30 janvier 2017, à Toronto, en Ontario.