Comité de surveillance des Procès-verbaux | 31 janvier 2017 - Vancouver (Colombie-Britannique)

Membres présents

Également présents

Absents

1. Mot de bienvenue

Mayo souhaite la bienvenue à tous. Elle présente Wes Marsden, adjudicateur en chef adjoint, au Comité de surveillance.

Shelley Trevethan présente Nicole Hansen, qui travaille pour le Secrétariat et agira à titre de secrétaire pour la présente réunion du Comité de surveillance, car Russ Vallee est malade.

2. Rapport du sous-comité technique

Rodger Linka, ACA, présente un compte rendu de la réunion du sous-comité technique (SCT) tenue le 30 janvier 2017.

Approches ciblées

Il y a eu un important acheminement de dossiers par l’entremise des approches ciblées. Plus précisément, la procédure du règlement des dossiers incomplets (RDI), approuvée par les tribunaux en 2014 aux fins du règlement des réclamations n’ayant pas pu faire l’objet d’une audience, fonctionne.

Admission des réclamations liées aux sévices entre élèves

Le projet d’admission des réclamations liées aux sévices entre élèves détermine et accélère les décisions qui pourraient mener à de nouvelles admissions sur lesquelles d’autres réclamations pourraient s’appuyer. Même s’il reste relativement peu de cas qui pourraient mener à de nouvelles admissions, le projet est très en retard par rapport à la date d’achèvement initialement prévue.

Les membres du SCT abordent la manière d’achever le projet d’admission des réclamations liées aux sévices entre élèves et de régler les questions connexes, mais aucune décision n’est prise.

Demandes successorales

Wes Marsden, ACA, décrit la différence entre les demandes successorales et les dossiers de demandeurs décédés. Les demandes successorales peuvent faire l’objet d’un PEI quand le demandeur décède, et l’administrateur de la succession peut produire un témoignage fait sous serment antérieur ou des éléments de preuve de témoins pour appuyer la demande. Les demandes successorales font l’objet de la procédure successorale. Si on ne peut trouver d’administrateur de la succession, ou si ce dernier ne souhaite pas poursuivre la demande, la demande peut être rejetée dans le cadre de la procédure du RDI.

Holly Beaton, directrice de la Direction des fonds des Indiens, des successions et des annuités découlant des traités, a présenté un aperçu de la manière dont Affaires autochtones et du Nord Canada trouve les administrateurs de la succession et les nomme au SCT. Quand un membre de la famille ou un ami ne peut agir à titre d’administrateur de la succession, le Canada tente de nommer un administrateur tiers qui représentera les intérêts du demandeur. Ce point sera abordé ultérieurement pendant la réunion d’aujourd’hui (voir le point 10).

Politique de révision de 30 jours

Le SCT a passé en revue l’ébauche des révisions de la Politique de révision de 30 jours et renvoie le point au Comité de surveillance. Cela est traité au point 8.

Stratégie d’achèvement

Shelley Trevethan discute de la mise à jour de la Stratégie d’achèvement avec le SCT, y compris les échéanciers pour certains secteurs de risque qui pourraient avoir une incidence sur l’achèvement du PEI d’ici 2020. Les représentantes du Canada demandent plus de temps pour formuler des commentaires sur le rapport et les échéanciers. Cela est traité au point 6.

3. Approbation du procès-verbal

Le Comité de surveillance approuve le procès-verbal des réunions du Comité de surveillance du 8 novembre et du 19 décembre 2016 et du 13 janvier 2017, sous réserve de modifications mineures.

4. Indicateurs de rendement clés

Shelley Trevethan présente les indicateurs de rendement en date du 3 janvier 2017. Elle indique que les approches ciblées ont connu un franc succès, ce qui signifie que le nombre de réclamations admises et exigeant une audience augmente. Par conséquent, le Secrétariat prévoit maintenant 277 audiences d’ici mars 2017 et 33 en avril 2017 ou plus tard. Voici d’autres indicateurs de rendement clés :

• 38 096 réclamations ont été reçues;
• 33 794 réclamations ont été admises à ce jour et 39 sont en attente d’une décision d’admission (à l’exclusion des demandes visant des demandeurs dont on a perdu la trace ou des demandeurs décédés);
• 1 815 réclamations ont été réglées au cours du présent exercice, dont 265 sont des réclamations non admises et 113, des ententes négociées;
• 36 403 réclamations (96 %) ont été réglées à ce jour;
• 1 693 réclamations (4 %) sont toujours en cours;
  • 777 réclamations sont à l’étape suivant l’audience;
  • 916 n’ont pas fait l’objet d’une audience – de ce nombre, 70 pourraient être instruites dans le cadre d’une audience. Au nombre des 831 réclamations qui pourraient être réglées sans audience, 196 ont été rejetées dans le cadre du RDI et sont en suspens, car le demandeur est décédé et le Canada n’a pas encore nommé d’administrateur de la succession.
  • Seulement 69 des réclamations actives n’ayant pas été instruites proviennent de demandeurs qui se représentent eux-mêmes, et 60 autres dossiers à l’étape suivant l’audience concernent des demandeurs se représentant eux­mêmes.
• En moyenne, il faut aux adjudicateurs 90 jours pour rédiger les décisions relatives aux dossiers réguliers suivant le processus normal, environ le même délai qu’au moment du dernier rapport. Cependant, un nombre restreint de décisions en attente depuis longtemps a haussé la moyenne.
• Parmi les 777 dossiers à l’étape suivant l’audience, 241 sont actifs, 144 sont en attente des observations finales et 127 sont en attente d’une décision. Les 257 dossiers restants sont en suspens en raison de l’admission des réclamations liées aux sévices entre élèves, du partage administratif ou de l’attente de la nomination du représentant de la succession. Dans la Stratégie d’achèvement de 2014, nous avons informé les tribunaux que toutes les activités liées à l’étape suivant l’audience seraient terminées d’ici 2018. Les dossiers qui sont maintenant en suspens et la possibilité qu’un autre Pensionnat Indien soit ajouté pourraient faire en sorte que le Secrétariat ne soit pas en mesure de respecter ce délai.
• Au total, il y a environ 550 réclamations en suspens. La plupart sont en suspens à l’étape suivant l’audience ou concernent un demandeur décédé ou une demande successorale. Il y a un certain nombre de réclamations en suspens à court terme (comme les réclamations en attente de la mise au rôle) qui pourraient cesser d’être en suspens sous peu. Il se peut que le nombre de dossiers en suspens augmente pour le prochain rapport, car les cas de partage administratif passent par toutes les étapes actives et sont placés en suspens jusqu’à ce qu’une décision soit rendue.

Les membres du Comité de surveillance formulent des suggestions d’améliorations à apporter au rapport statistique aux fins de discussion pendant la prochaine réunion. L’adjudicateur en chef présente une mise à jour sur les révisions déjà apportées au site Web, et Shelley décrit les changements proposés aux messages figurant sur le site Web afin de mieux présenter l’historique du PEI. Les changements seront présentés au Comité de surveillance pendant la prochaine réunion.

Tara Shannon offre de partager les réponses à une question parlementaire concernant le Processus d’évaluation indépendant posée au Parlement. Mayo Moran lui demande de les envoyer à la secrétaire du Comité aux fins de diffusion.

5. Rapport de la directrice exécutive

Shelley fournit une mise à jour sur les approches ciblées :

• Les approches ciblées ont beaucoup changé depuis le dernier rapport, car il ne reste plus de réclamations dans les catégories « Demandeurs ayant de la difficulté à se représenter eux-mêmes », « Demandeurs qui se représentent eux­mêmes et qui ne peuvent obtenir les services d’un avocat » et « Retrait de l’avocat du demandeur ». Par conséquent, elles sont retirées du rapport.
• Procédure relative à la compétence : Il reste 20 réclamations, ce qui constitue une diminution par rapport aux 24 réclamations signalées dans le cadre de la réunion de novembre.
• Demandeurs qui se représentent eux-mêmes et qui n’ont pas répondu : 15 (légère diminution par rapport aux 16 demandeurs signalés au cours de la réunion de novembre).
• Demandeurs décédés : 55 demandeurs décédés (diminution par rapport aux 66 demandeurs décédés en novembre) et 78 demandes successorales (diminution par rapport aux 88 demandes successorales en novembre).
• Protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace : Il reste seulement 19 réclamations (diminution par rapport aux 188 réclamations en novembre) – le nombre a diminué grandement, car bon nombre des demandeurs restants n’ont pas été trouvés et leur dossier a été renvoyé à la procédure du règlement des dossiers incomplets. Jusqu’à maintenant, parmi les 766 demandeurs dont on a perdu la trace, 478 ont été trouvés.

Shelley fournit une mise à jour sur le rapport final du PEI et un sommaire préliminaire des résultats des entrevues auprès des demandeurs. Le rapport final du PEI abordera les objectifs du PEI et déterminera la mesure dans laquelle ces objectifs ont été atteints. Le Secrétariat en est à la phase de collecte de renseignements du rapport et a interviewé 180 demandeurs, notamment en tenant 15 groupes de discussion avec des demandeurs. Voici quelques conclusions initiales découlant des entrevues auprès des demandeurs :

• Les demandeurs ont indiqué qu’ils avaient de la difficulté à distinguer le PEI, le PEC et la CVR, et que les renseignements auraient dû être mieux coordonnés.
• La plupart d’entre eux ont affirmé qu’ils avaient besoin de plus de renseignements sur le processus. Seulement la moitié d’entre eux considéraient avoir reçu de l’information sur le PEI avant l’audience (habituellement, ils ont reçu l’information de leur avocat).
• Environ les deux tiers ont dit ne pas avoir choisi le lieu de leur audience ou le sexe de l’adjudicateur dans le cadre de leur audience. Ils ignoraient qu’ils avaient le choix.
• Les deux tiers des demandeurs avaient un travailleur de la santé communautaire (résolution) (TSC-R) présent pendant leur audience, et presque tous ont été satisfaits des services fournis par le TSC R. Cependant, la plupart d’entre eux ignoraient qu’ils auraient pu recevoir l’aide d’un TSC R avant leur audience.
• La plupart des demandeurs ont exprimé leur satisfaction à l’égard de l’audience elle-même, y compris l’emplacement, les aspects culturels et la durée de l’audience. Bon nombre d’entre eux ont insisté sur l’importance d’avoir le temps de parler de leurs expériences et d’être entendus.
• Environ les trois quarts étaient satisfaits de l’adjudicateur affecté à leur audience. Même ceux qui n’ont pas reçu d’indemnité avaient tendance à dire qu’ils considéraient avoir été entendus et respectés par l’adjudicateur. La plupart des demandeurs ont affirmé qu’il était plus important d’être entendus et respectés que de recevoir une indemnité.
• Règle générale, les demandeurs ayant reçu des excuses pendant l’audience ont dit qu’ils en étaient satisfaits. L’éventail de réponses aux excuses présentées par écrit était vaste : certains n’ont pas reçu d’excuses par écrit, et certains ayant reçu de telles excuses ont dit que cela ne changeait rien.
• Les plans de soins futurs n’étaient pas bien compris par les demandeurs. Seulement la moitié de ces derniers ont dit avoir soumis un plan. Ceux qui ont dit avoir soumis un plan de soins futur ont affirmé que cela avait eu une incidence sur leur guérison.
• Environ les deux tiers des demandeurs considéraient que l’audience et le fait de participer au PEI en général avaient contribué à leur guérison.
• Certains demandeurs ont dit connaître des gens qui n’avaient pas présenté de demande, car ils ignoraient l’existence du PEI ou n’étaient pas prêts à le faire.

Shelley mentionne que, jusqu’à maintenant, les entrevues qu’il reste à faire incluent celles auprès des demandeurs qui se représentent eux-mêmes et des demandeurs du Nord. Elle mentionne également que des entrevues auprès de membres du Comité de surveillance et du CAN seront menées. Elle explique que les entrevues constituent jusqu’à maintenant une expérience formidable et que certains demandeurs ont dit que le fait d’avoir participé aux entrevues ou à des groupes de discussion avait contribué à leur guérison.

6. Stratégie d’achèvement

Shelley Trevethan aborde la mise à jour de la Stratégie d’achèvement qui a été préparée après la discussion tenue dans le cadre de la réunion du Comité de surveillance du 8 novembre 2016. Elle mentionne que le PEI atteint largement les objectifs concernant les jalons relatifs aux audiences énoncés dans la Stratégie d’achèvement de décembre 2013 fournie aux tribunaux, et, à l’exception du nombre élevé de réclamations en suspens, il atteindra vraisemblablement le jalon de l’achèvement de l’étape suivant l’audience en 2018. Cependant, le PEI est confronté à un certain nombre de risques. Le risque le plus important est l’ajout de nouveaux pensionnats en vertu de l’article 12. Des échéanciers estimés sont fournis au Comité de surveillance, si les pensionnats visés à l’article 12 de Kivalliq, Timber Bay et Fort William étaient ajoutés. Les membres du Comité de surveillance sont également informés des « meilleurs délais estimatifs » pour les réclamations touchées par la question du partage administratif et les demandes successorales. Le pire scénario surviendra si le pensionnat de Fort William est ajouté, ce qui pourrait faire en sorte que le Secrétariat ferme en juillet 2022. Elle explique que l’échéance pour les appels non admis, l’échéance de réexamen du RDI et la dernière première audience possible peuvent tous être à risque dans les scénarios présentés.

L’adjudicateur en chef mentionne que les échéanciers ont pour objet de permettre au Secrétariat de déterminer les ressources humaines et financières requises et de fournir des renseignements pour présenter à la cour un compte rendu sur la Stratégie d’achèvement et les risques touchant l’achèvement et les besoins en ressources. Dans le cadre de la réunion de novembre avec le CAN, ce dernier a demandé une mise à jour, et il est important de discuter avec lui de la Stratégie d’achèvement. Shelley traite des risques entraînés par la possibilité d’avoir à congédier des employés, puis de procéder à des exercices de dotation si d’autres pensionnats sont ajoutés à la Convention de règlement relative aux pensionnats indiens. L’adjudicateur en chef explique que, pour l’instant, le Secrétariat compte sur des employés et des adjudicateurs pour tenir les audiences supplémentaires. Cependant, plus il faut de temps pour régler les questions en suspens relatives aux pensionnats visés à l’article 12, plus la capacité diminue. On souligne que, peu importe la taille de la classe, un programme de notification doit être établi si de nouveaux pensionnats visés à l’article 12 sont ajoutés.

Les membres du Comité discutent du fait que la Stratégie d’achèvement initiale était accompagnée de deux procédures devant être approuvées par les tribunaux : la procédure de règlement des dossiers incomplets (RDI) et la procédure du protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace. L’adjudicateur en chef mentionne que cette mise à jour de la Stratégie d’achèvement ne nécessitera pas d’approbation, car la Stratégie d’achèvement initiale a été présentée aux tribunaux à titre d’information seulement. On ajoute que les échéanciers sont importants et révèlent la diligence raisonnable nécessaire, car ils fournissent des explications détaillées sur la raison pour laquelle le traitement de la charge de travail pourrait nécessiter une autre période de cinq ans.

On discute de la raison pour laquelle il est important de présenter une mise à jour aux tribunaux dès maintenant. Les membres du Comité affirment qu’il est important de faire preuve de transparence auprès des parties en ce qui concerne les risques touchant l’achèvement et d’informer ces dernières des éléments qui pourraient empêcher le Secrétariat de traiter les réclamations, comme prévu. Il est également important que le Comité de surveillance explique pourquoi certains cas (p. ex. ceux en suspens aux fins du partage administratif ou de la succession) pourraient coûter plus cher que prévu aux contribuables canadiens.

Les membres du Comité de surveillance formulent des commentaires sur certains points liés aux échéanciers et sur le document d’hypothèses. On convient que les échéanciers pour les admissions des réclamations liées aux sévices entre élèves et le pensionnat de Teulon visé à l’article 12 devraient être inclus. On convient également que le Comité de surveillance formulera des commentaires sur les documents d’ici le 13 février 2017, et une téléconférence de suivi sera tenue au cours des six prochaines semaines pour aborder toute modification supplémentaire et le contenu de la trousse destinée au CAN. L’adjudicateur en chef tentera d’organiser une réunion avec le CAN vers la mi mars.

7. Rapport de l’adjudicateur en chef

L’adjudicateur en chef fournit une mise à jour sur les décisions et les mesures des tribunaux ainsi que les demandes d’instruction en instance.

Dan annonce que Cathy Knox, adjudicatrice en chef adjointe, a terminé son service auprès du Secrétariat. Elle était restée pour contribuer à la transition après le départ de Kaye Dunlop. Le Comité de surveillance la remercie d’être restée et d’avoir continué à agir à titre d’ACA au cours de la dernière année et demie.

8. Période prévue pour les demandes de révision/Prolongation de la période (période de révision de 30 jours)

L’adjudicateur en chef souligne que le modèle du PEI ne comporte pas d’échéance pour les révisions. En 2008, le Comité de surveillance a établi une échéance de 30 jours à partir de la date de la décision pour que les demandes de révision soient soumises à l’adjudicateur en chef. Ce dernier a reçu un certain nombre de demandes de révision ayant excédé de beaucoup l’échéance de 30 jours. Par le passé, les demandes individuelles qui excédaient l’échéance de 30 jours étaient traitées en tant que cas unique, et une consultation était tenue avec le Canada avant qu’une demande de révision tardive ne soit approuvée. Vu le volume élevé de demandes tardives, l’adjudicateur en chef demande au Comité de surveillance s’il faut maintenir l’échéance de 30 jours ou la réviser. Une ébauche modifiant l’échéance a été fournie aux membres du sous-comité technique, mais ils ne se sont pas encore entendus.

Les membres du Comité abordent de multiples points de vue concernant la révision de l’échéance de 30 jours.

Les membres du Comité de surveillance conviennent que le Canada pourrait fournir une version révisée du texte proposé et la soumettre à Russell Vallee, qui la remettra au Comité de surveillance d’ici le 20 février.

9. Mise à jour sur le partage administratif

Les représentantes du gouvernement du Canada font le point sur l’examen du partage administratif que la ministre a annoncé en février 2016. Tara Shannon explique que le Canada a écrit au Comité d’administration national pour lui présenter les résultats de l’examen le 30 janvier 2017. Mayo demande à la représentante du Canada d’envoyer la lettre à la secrétaire du Comité de surveillance pour qu’elle la remette aux membres du Comité.

10. Mise à jour sur les demandes successorales

Les représentantes du Canada indiquent que le processus de nomination d’administrateurs tiers chargés de traiter les demandes successorales dans les cas où le Canada est l’administrateur va bon train, et elles s’attendent à ce que des administrateurs commencent à être nommés en février 2017.

Une fois un certificat de décès reçu, Affaires autochtones et du Nord Canada tente de trouver l’ensemble des héritiers potentiels pour déterminer si l’un de ces derniers pourrait agir à titre d’administrateur de la succession. Il peut être long avant de trouver tous les héritiers potentiels. Une fois que tous les héritiers ont été trouvés, on leur alloue un délai maximal de 45 jours pour décider s’ils veulent devenir l’administrateur de la succession. Si aucun membre de la famille ne souhaite être l’administrateur, le Canada nomme un administrateur tiers. Le Canada a mis en œuvre un nouveau processus dans le cadre duquel tous les membres de la famille sont joints à la même occasion – cela devrait accélérer le processus.

11. Rapport du conseiller juridique

Le conseiller juridique, Brian Gover, fait le bilan des appels et des demandes d’instruction devant les tribunaux à l’heure actuelle. M. Gover ajoute qu’il est également au courant du nombre de demandes d’instruction qui devraient être présentées avant l’échéance du 27 février 2017 établie par la juge Brown.

12. Prochaines réunions

La prochaine réunion du Comité de surveillance doit avoir lieu à Vancouver (Colombie­Britannique), le mardi 11 avril 2017.

On convient d’envisager de déplacer la réunion de juin à Brantford afin que les membres du Comité de surveillance puissent visiter le centre culturel au Mohawk Institute.

Une téléconférence sera tenue peu après le 17 février 2017 pour aborder la Stratégie d’achèvement. Russ discutera avec les membres du Comité de surveillance pour déterminer leur disponibilité et examinera également la possibilité d’ajouter une réunion en personne du Comité de surveillance en septembre.