Comité de surveillance des Procès-verbaux | 20 juin 2017 - Toronto (Ontario)

Membres présents

Également présents

1. Mot de bienvenue

Tara Shannon présente Juliet Donnici, représentante du gouvernement du Canada au Comité de surveillance du PEI ainsi qu’au sous-comité technique (SCT). Mme Donnici remplace Karen Cuddy et contribue au dossier des pensionnats depuis le tout début, remontant au cas Blackwater.

Au nom des membres du Comité de surveillance, Mayo Moran souhaite la bienvenue à Mme Donnici.

2. Rapport du sous-comité technique

L’adjudicateur en chef adjoint, Rodger Linka, présente un compte rendu de la réunion du sous-comité technique (SCT) tenue le 19 juin 2017.

Le point sur les approches ciblées

Au total, 323 dossiers ont repris le processus d’audience à partir de l’étape 1 et 58 à partir de l’étape 2. Actuellement, 365 dossiers restent à l’étape 2, dont plus de 200 ont reçu une décision de règlement, mais sont en attente d’un administrateur de succession.

Admissions dans les cas de sévices entre élèves (SEE)

La discussion sur le projet relatif aux SEE porte en grande partie sur la façon de résoudre le problème d’engorgement lié aux admissions de la connaissance du personnel. Des demandes liées au projet des admissions de SEE sont résolues, mais de nombreuses demandes sont ajournées, en attente des évaluations d’experts ou des documents obligatoires. Une analyse fournie par le Secrétariat révèle qu’au total, 60 dossiers pourraient être repris. L’analyse du gouvernement du Canada montre 97 dossiers au total, dont 17 pourraient être repris aux fins de décision, sous réserve des commentaires d’un adjudicateur. Des analyses additionnelles sont nécessaires.

Règlement des dossiers incomplets (RDI) - Date limite pour le réexamen

La date limite pour le réexamen dans les cas de RDI, soit le 1er août 2017, approche rapidement, et plus de 400 dossiers sont en cours. Comme il reste six semaines avant la date limite, le SCT a convenu que la date devait changer. La date limite pour le réexamen a été reportée au 1er janvier 2018 par consensus. Toutefois, cette date n’est peut-être pas réaliste. Le rythme actuel est de 30 décisions par mois, mais ce rendement pourrait s’améliorer, car un adjudicateur s’est récemment ajouté au projet. La discussion porte en grande partie sur les raisons expliquant pourquoi les décisions sont rendues à un rythme si lent. Le SCT recommande que le Comité de surveillance organise une téléconférence pour fixer une date lorsque le Secrétariat pourra fournir plus de détails sur la méthodologie de prévisions employée. Ce sujet est discuté en détail au point 9.

Réunions futures du SCT

Les membres discutent des réunions futures du SCT. La plupart conviennent qu’il n’est pas utile d’assister à une réunion seulement pour examiner les deux ou trois mêmes rapports. Le Comité accepte de discuter des points à l’ordre du jour un mois à l’avance et si aucun point autre que des mises à jour ne nécessite une réunion, il n’est peut être pas nécessaire de tenir une réunion en personne.

3. Rapport du conseiller juridique

Brian Gover fournit un aperçu des demandes d’instruction (DI) et des appels devant les tribunaux en date du 15 juin 2017.

4. Approbation du procès-verbal

Le Comité de surveillance approuve le procès-verbal de la réunion du 31 janvier 2017 et de la réunion à huis clos du 11 avril 2017 du Comité de surveillance, avec des modifications mineures, sous réserve qu’un membre fournisse le libellé des autres modifications suggérées.

5. Indicateurs de rendement clés

Statistiques du Secrétariat d'adjudication.

Shelley Trevethan mentionne qu’à la dernière réunion, le Comité a demandé que le Secrétariat révise le modèle des Statistiques du Secrétariat d’adjudication, notamment par l’ajout de définitions. Une version révisée est présentée au Comité aux fins de commentaires. Les membres du Comité approuvent la version révisée avec des révisions mineures.

Indicateurs de rendement

Shelley Trevethan présente les indicateurs de rendement en date du 15 mai 2017 :

• Demandes reçues – 38 098
• Réclamations admises – 33 802
• Réclamations non admises – 4 272 (11,2 %)
• Réclamations en attente d’admission – 24, seulement 5 actives
• Réclamations réglées jusqu’à maintenant – 96,8 % (36 895)
• Réclamations en cours – 3,2 % (1 203)
  • Étape suivant l’audience – 536
  • N’ayant pas fait l’objet d’une audience : 667 réclamations dont 65 pourront être instruites dans le cadre d’une audience (par rapport à 50 prévues en mars); et environ 602 seront réglées sans audience.
• Le Protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace continue d’être très efficace pour reprendre le processus d’audience. Il est prévu qu’une trentaine de réclamations dans le cadre du Protocole seront instruites dans le cadre d’une audience.
• Demandeurs se représentant eux-mêmes : 498 réclamations (41 %) – seulement 17 sont actives. Il est prévu que les réclamations des demandeurs se représentant eux-mêmes seront réglées au cours des six prochains mois.
• Montants adjugés/règlements négociés jusqu’à maintenant (excluant les frais d’avocat et les dépenses judiciaires) : 2,58 G$

Les membres demandent quels renseignements sont accessibles sur les demandeurs, comme leur répartition par région, les dates où ils ont séjourné au pensionnat et les taux de réussite/l’indemnisation selon le sexe. Shelley Trevethan mentionne que certains renseignements figureront dans le rapport final du PEI et accepte de préciser quelles données sont accessibles.

6. Rapport de la directrice exécutive

Approches ciblées

Shelley Trevethan fait le point et mentionne que les approches ciblées ont connu un franc succès, ce qui signifie que le nombre de réclamations admises et exigeant une audience augmente. Les indicateurs de rendement clés sont les suivants :

• Examen de la compétence : 11 (ce nombre était de 17 en mars)
• Demandeurs décédés/réclamations successorales : 28 décès (ce nombre était de 27); 95 successions (ce nombre était de 92)
• Demandeurs se représentant eux-mêmes et ne répondant pas : 6 (ce nombre était de 12)
• Protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace : 13 (ce nombre était de 20)
• Règlement des dossiers incomplets : 64 à l’étape 1 (ce nombre était de 84); 140 à l’étape 2 (ce nombre était de 155); 225 en attente d’une décision de règlement (ce nombre était de 246); 325 rejetés (ce nombre était de 282). Aussi, quatre demandeurs ont demandé que la décision de rejet soit réexaminée (2 décisions de rejet sont en cours de réexamen; 2 ont été renvoyées au processus d’audience).

Activités postérieures aux audiences

Shelley mentionne que 536 réclamations sont actuellement à l’étape postérieure aux audiences (ce nombre était de 658 en mars) :

• Réclamations actives postérieures aux audiences : 179
• Conclusions finales en attente : 130
• Décisions en attente : 84
• Réclamations en attente : 143 (32 en attente de documents de succession; 3 partages administratifs; 108 admissions de réclamations liées aux SEE.)

Les membres du Comité de surveillance mentionnent les progrès notables que le Secrétariat a réalisés pour résoudre les dossiers.

Réclamations en attente

Shelley mentionne qu’en date du 15 mai, 386 réclamations sont en attente (ce nombre était de 466 en mars). De ce nombre :

• RDI en attente d’une décision : 205 (ce nombre était de 227)
• Audiences ajournées en attente de l’admission des réclamations liées aux SEE : 108 (ce nombre était de 121)
• Demandeurs décédés : 55 (ce nombre était de 58)
• En attente – autres : 12 (ce nombre était de 29)
• Partage administratif : 3 (ce nombre était de 21)
• Demande à AANC (administrateur d’AANC) : 3 (ce nombre était de 10)

7. Statistiques pour le site Web

Russ présente le nouveau site Web du PEI du Secrétariat. Il comprend un nouveau contenu conçu pour permettre aux visiteurs de repérer l’information et de mieux comprendre le PEI. La nouvelle section « Historique du PEI » (sous l’onglet « À propos du programme ») décrit les réussites du PEI jusqu’à maintenant. Les statistiques sur le PEI (sous l’onglet « À propos » et les onglets « Médias ») comprennent maintenant des données additionnelles sur le pourcentage des réclamations acceptées dans le cadre du PEI, le montant moyen des indemnisations, les montants totaux accordés par les adjudicateurs et les paiements totaux payés par le gouvernement du Canada. La page des statistiques est mise à jour habituellement vers le 15 de chaque mois.

Le site Web révisé, en plus de l’ajout de renseignements pour les visiteurs, est très bien accueilli par le Comité. Un membre demande si le site contient un compteur qui enregistre le nombre de connexions et de visiteurs uniques.

8. Rapport de l’adjudicateur en chef

L’adjudicateur en chef fournit une mise à jour sur les décisions et les mesures des tribunaux ainsi que les demandes d’instructions (DI).

Élimination des documents

Le jeudi 25 mai, la Cour suprême du Canada a entendu la plaidoirie relativement à la cause sur la disposition des documents. Les arguments ont été présentés devant sept membres, à savoir le juge en chef McLachlin et les juges Karakatsanis, Wagner, Gascon, Côté, Brown et Rowe. Joseph Arvay, c.r., Catherine Boies Parker et d’adjudicatrice en chef adjointe Susan Ross formaient l’équipe juridique et John Trueman a joué aussi un rôle clé. Le factum de l’adjudicateur en chef est encore accessible sur le site Web de la Cour suprême du Canada.

Au chapitre de l’élimination des documents, l’adjudicateur en chef, avec le soutien de responsables clés du Secrétariat, continue de rencontrer les parties concernant le programme de notification. Une rencontre est prévue au début de septembre, probablement la dernière avant que la Cour suprême du Canada rende sa décision, afin de créer un consensus sur les points qui constituent un problème, et si la Cour suprême accueille la décision de la Cour d’appel de l’Ontario, afin qu’une demande d’instruction pour établir les modalités d’un programme de notification puisse être présentée le plus rapidement possible. Shelley Trevethan et des membres de son personnel organisent des groupes de discussion afin d’examiner la façon de mieux joindre les survivants des pensionnats indiens pour leur communiquer la décision de la Cour suprême du Canada et leur expliquer quelle sera la suite de leurs dossiers au CNVR. Il est important que tous les messages aux survivants des pensionnats indiens soient respectueux de leurs cultures et que les survivants reçoivent le soutien nécessaire.

9. Date limite de réexamen des dossiers incomplets

La procédure de règlement des dossiers incomplets (RDI) exige que le Comité de surveillance du Processus d’évaluation indépendant fixe une date limite pour le réexamen six mois avant la dernière date où se tiendront les premières audiences de demandeurs. Les membres du comité acceptent que la date limite du 1er août 2017 soit révisée.

Afin de fixer la nouvelle date limite de réexamen des dossiers incomplets, le Secrétariat a analysé le nombre de cas qui suivent actuellement la procédure de RDI en plus de procéder à un examen des délais moyens de traitement dans les différentes étapes de la procédure de RDI. Compte tenu de cela, il est recommandé que la date limite de réexamen des dossiers incomplets soit révisée au 1er juin 2018. Les membres s’inquiètent du fait de prolonger l’échéance de près d’un an. Shelley Trevethan explique que la date initiale recommandée à l’adjudicateur en chef était août 2018; toutefois, certains dossiers évoluent plus rapidement que prévu, alors la date limite de juin semble possible. Elle mentionne aussi que des quelque 350 dossiers rejetés à ce jour, seulement cinq ou six ont fait l’objet d’une demande de réexamen. Par conséquent, la nouvelle date limite ne devrait pas entraîner un afflux de demandes.

Les membres demandent s’il est possible d’éviter certains obstacles, notamment en affectant plus d’adjudicateurs au RDI. L’adjudicateur en chef répond qu’il ne croit pas que le problème soit du côté des adjudicateurs. Shelley Trevethan ajoute que les problèmes semblent plutôt liés à l’affectation des administrateurs de succession par le gouvernement du Canada, ainsi qu’aux organisations externes qui fournissent les documents obligatoires aux fins des dossiers. Un membre demande si certains types de réclamation pouvaient avoir des dates limites différentes. On répond que des dates limites différentes entraîneraient une grande confusion chez les demandeurs et leur avocat et qu’il n’est pas clair si la procédure de RDI prévoit différentes dates limites de réexamen.

Shelley Trevethan accepte de fournir des détails additionnels sur la méthodologie utilisée pour déterminer la date limite de réexamen. Le Comité de surveillance accepte de changer la date limite de RDI au 1er juin 2018.

APPROUVÉ par le Comité de surveillance : changement de la date limite de réexamen des dossiers incomplets du 1er août 2017 au 1er juin 2018

10.Mise à jour sur le partage administratif

Tara Shannon présente une mise à jour sur la progression du projet du Canada relatif au partage administratif. À ce jour, 69 offres ont été présentées et 51 demandeurs les ont acceptées, donnant lieu à des règlements totaux d’environ 4,8 M$. Des 40 dossiers antérieurs à la seconde révision que le gouvernement du Canada a demandé au SAPI de garder en attente après l’annonce de l’approche qu’il a adoptée, 24 ont été réglés avec succès; 17 de ceux-ci sont postérieurs à l’audience, mais antérieurs à la décision (processus de règlement négocié dans le cadre du PEI); 7 sont postérieurs à la décision.

Les représentantes du Canada continuent de joindre les adjudicateurs qui ont des dossiers de partage administratif. La liste fournie à l’adjudicateur en chef et au Secrétariat en mars a été mise à jour et sera transmise au Secrétariat sous peu.

À la dernière réunion du Comité de surveillance, les membres ont demandé au Canada ce qu’il ferait dans le cas des réclamations Blott. Le Canada a répondu qu’il avait fait appel à M. Pitfield qui a grandement aidé à trouver un avocat spécialisé dans les successions; certaines réclamations ont déjà été réglées avec succès.

Shelley Trevethan mentionne que l’information relative à l’indemnisation, peu importe l’étape, aurait une incidence sur les statistiques concernant les indemnités versées aux demandeurs. Elle ajoute que l’absence d’information relative au règlement de chaque réclamation présente des défis pour le Secrétariat, car ces dossiers ne sont fermés sur le plan administratif qu’après le règlement ou à la suite des processus de seconde révision.

Le Canada mentionne que certains règlements sont essentiellement des paiements à titre gracieux versés hors du cadre du PEI. Toutefois, il prévoit qu’il pourra fournir au Secrétariat suffisamment d’informations pour satisfaire aux besoins du Secrétariat, ce qui est, du point de vue du Canada, un paiement à titre gracieux.

L’adjudicateur en chef demande si une décision a été rendue concernant les réclamations retirées. Le Canada répond que chaque réclamation est examinée individuellement. Le défi consiste à savoir pourquoi la réclamation a été retirée. Le Canada n’est pas sûr si des réclamations ont suivi le processus de partage administratif. Un membre demande au Canada comment des dossiers non soumis, non admis, de demandeurs dont on a perdu la trace ou décédés peuvent être traités. Dans le cas des demandeurs se représentant eux-mêmes, le Canada paiera les honoraires d’un conseiller juridique indépendant.

11. Mise à jour sur les réclamations successorales

Tara Shannon présente une mise à jour sur les progrès réalisés par le Canada quant aux réclamations successorales. Le Canada croit que 38 dossiers requièrent son attention : 13 dont la compétence doit encore être déterminée; et 25 pour lesquels un administrateur doit être nommé.

Shelley Trevethan mentionne que ces chiffres ne comprennent pas les 110 réclamations pour lesquelles le Canada cherche un membre de la famille comme administrateur, ni les 132 dossiers antérieurs à l’admission et non admis, qui ne peuvent être réglés tant que le Canada n’a pas trouvé les administrateurs. Tara Shannon retournera discuter la question avec le groupe responsable des successions d’Affaires autochtones et du Nord Canada.

L’obstacle pour certains dossiers de succession demeure la réception de documents du bureau de l’état civil de la Saskatchewan. Le groupe responsable des successions d’Affaires autochtones et du Nord Canada adopte désormais une approche différente, soit de nommer des tiers administrateurs au même moment qu’il demande aux membres de la famille s’ils veulent être administrateurs.

12.Réunions futures du Comité de surveillance

La prochaine réunion se tiendra les 11 et 12 septembre à Brantford, en Ontario, et comprendra une visite dans la réserve des Six Nations.