Comité de surveillance des Procès-verbaux | Réunion du 30 janvier 2018 - Toronto (Ontario)

Membres présents

Autres participants

Remarque : L’Assemblée des Premières Nations (APN) n’a plus de représentant depuis la nomination de Paul Favel à la Cour fédérale. Un nouveau représentant de l’APN n’est pas encore en service ou n’a pas encore été nommé.

Absent

1. Mot de bienvenue

La présidente, Mayo Moran, souhaite la bienvenue à tous les participants, y compris ceux du Trinity College, où elle est doyenne depuis 2014. Le Trinity College est composé d’une faculté des arts pour les étudiants de premier cycle qui est associée à la faculté des arts et sciences de l’Université de Toronto, et une faculté de théologie qui est associée à l’École de théologie de Toronto.

2. Rapport du Sous-comité technique

Rodger Linka fait un compte rendu du procès-verbal de la réunion du Sous-comité technique qui a eu lieu le 29 janvier 2018.

Le point sur les approches ciblées

À l’heure actuelle, il reste six dossiers à l’étape 1 de la procédure de règlement des dossiers incomplets (RDI) pour lesquels tous les demandeurs sont non représentés, ainsi que 142 dossiers à l’étape 2. Afin de minimiser le risque de reporter la date limite pour le réexamen, les employés du Secrétariat ont trouvé des moyens créatifs d’accélérer le processus de traitement des demandes pour lesquelles il y a eu des problèmes.

De plus, le protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace n’a pas encore été appliqué à cinq ou six dossiers. On s’attend à ce que ce protocole prenne fin dans un avenir rapproché.

Mise à jour sur les aveux liés aux sévices entre élèves

Le Canada signale qu’il y a actuellement un total de 231 demandes visant les sévices entre élèves en attente d’une décision. De ce nombre, 59 ont été ajournées en échange d’aveux liés aux sévices entre élèves.

Mise à jour sur l’administration d’une succession

Le Canada mentionne qu’il y a 276 demandes à l’étape préalable à l’admission, 121 demandes à l’étape préalable à l’audience, 74 demandes à l’étape postérieure à l’audience, et 38 demandes sont en suspens à l’étape de RDI, dans l’attente qu’un administrateur soit nommé. Le Canada note qu’il faut compter l’équivalent d’environ six mois de travail pour régler les problèmes en suspens de certaines demandes restantes. Ce n’est pas tout à fait exact puisqu’il reste des travaux ultérieurs aux audiences à accomplir en ce qui concerne les demandeurs dont on a perdu la trace, la gestion de documents, les successions, ainsi que les demandes préalables à l’audience qui doivent se rendre à l’étape d’audience, qui auront tous une incidence sur le calendrier.

Mise à jour sur la rupture administrative

Le Canada a fait 123 offres. Cent dix offres ont été acceptées pour un total de 8,3 millions de dollars payés en indemnité. Aucune offre n’a été refusée jusqu’à maintenant.

Demandeurs dont on a perdu la trace – Demandes de remboursement non payées

À ce jour, plus de 7 000 demandes remboursement des frais de déplacement ont été réglées. Cependant, 2 280 demandes n’ont pas encore été réglées concernant 1 046 demandeurs. Le Secrétariat veut s’assurer, du mieux qu’il pourra, que les demandeurs sont indemnisés pour les frais de déplacement engagés pour assister à leur audience. Pour ce faire, le Secrétariat propose de se servir du protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace pour « repérer » les demandeurs dont on a perdu la trace (et non les personnes de confiance) afin de savoir si les personnes dont les demandes de remboursement des frais de déplacement sont approuvées ont l’intention de présenter une demande de remboursement.

Un membre du Sous-comité technique note qu’il a déjà vu des demandes de remboursement de frais de déplacement préapprouvées, mais dont les frais n’ont jamais été engagés. Par exemple, certains demandeurs peuvent avoir demandé que deux personnes de confiance assistent à l’audience, mais en réalité, l’une des deux personnes ou les deux personnes n’y ont pas assisté.

Certains membres du Comité posent des questions quant au fait de communiquer avec les demandeurs directement. On conclut que du point de vue du Secrétariat, il s’agit d’un problème de production de rapports ou d’administration pour le Secrétariat.

Décision de la Cour suprême de la C.-B. sur la demande d’instructions (DI) relative à l’équité procédurale

Le Sous-comité technique discute du paragraphe 100 de la décision de la juge Brown publiée le 17 janvier 2018 :

« L’objectif du caractère définitif a été établi pour le SAPI et y a été intégré. Si l’adjudicateur en chef et ses délégués se servent de l’équité procédurale comme moyen de rouvrir des demandes présentées dans le cadre du PEI ou de les garder en suspens en attendant la réception potentielle d’aveux pertinents liés aux sévices entre élèves, cet objectif important pourrait être compromis ou éliminé. La plupart des aveux liés aux sévices entre élèves sont fondés sur les demandes du PEI pour lesquelles des décisions ont été rendues. Selon le raisonnement de l’adjudicateur en chef et ses délégués, chaque demande pour laquelle une décision en faveur du demandeur est par la suite rendue pourrait avoir une incidence positive sur les demandes auparavant rejetées. Les demandes qui ont été rejetées pourraient se traduire par des montants accordés et les demandes où des montants inférieurs ont été accordés au départ par des montants plus élevés. Si l’approche proposée par l’adjudicateur en chef et ses délégués prévalait, il serait impossible ou très difficile d’assurer le caractère définitif. » [Traduction libre] (Non souligné dans l’original.)

On invite les membres du Sous-comité technique à proposer leur interprétation de la formulation de la juge Brown « ou de les garder en suspens » ainsi qu’à expliquer si ceci peut avoir une incidence sur les demandes liées aux sévices entre élèves qui ont été suspendues en échange d’aveux potentiels, et, le cas échéant, de quelle manière. On note que le paragraphe va au-delà de ce que le Canada a demandé dans sa DI. La question est de savoir si le paragraphe 100 de la décision de la juge Brown a eu une incidence sur les 59 demandes en suspens en attente d’aveux éventuels. Un membre du Sous-comité laisse entendre que l’ajournement des demandes n’a aucune incidence sur le caractère définitif du PEI. Par exemple, les 59 cas restants liés aux sévices entre élèves doivent être achevés dans un délai de six mois et, par conséquent, ils n’ont aucune incidence sur la fin du PEI.

Le Canada note que la période d’appel n’est pas encore terminée, et que maintenant que les préoccupations et les points de vue des membres du Sous-comité technique ont été portés à son attention, d’autres discussions internes auraient lieu, à la suite desquelles, l’interprétation du Canada serait communiquée au Sous-comité technique et au Comité de surveillance.

3. Approbation du procès-verbal

Le Comité approuve le procès-verbal de la réunion du 21 novembre 2017 en bonne et due forme, sous réserve de quelques modifications mineures.

4. Indicateurs de rendement clé

Akivah Starkman discute de certains indicateurs statistiques clés en vigueur depuis le 2 janvier 2018.

• 134 cas ont été réglés depuis la dernière réunion du Comité, ce qui représente un total de 98,3 % de demandes réglées. L’exercice financier marque aussi la première fois où un plus grand nombre de demandes ont été réglées par rapport au nombre de demandes encore en traitement. 760 demandes ont été réglées depuis le 31 mars 2017 comparativement à 635 demandes encore en cours.
• Parmi les 635 demandes en cours, environ la moitié sont à l’étape postérieure à l’audience (323) tandis que le reste est à l’étape préalable à l’audience (312).
• Le Secrétariat prédit maintenant que 52 demandes à l’étape préalable à l’audience seront instruites. Il s’agit là d’un nombre plus élevé d’audiences que prévu. 24 demandes seront instruites d’ici la fin de l’exercice financier et 28 autres demandes le seront en 2018-2019.
• Parmi les 323 demandes postérieures à l’audience, la plupart sont actives. Environ 40 % d’entre elles sont en attente d’une décision. Environ 60 demandes sont en attente d’aveux liés aux sévices entre élèves, toutefois, au cours des dernières semaines, les adjudicateurs ont fait progresser les dossiers ajournés liés aux sévices entre élèves. Le volume de décisions rendues à l’égard des honoraires a chuté. Le 2 janvier 2018, les décisions rendues à l’égard des honoraires et les appels en cours étaient en baisse de 14 % comparativement au dernier rapport. Les examens et les réexamens diminuent, à l’instar de la baisse du nombre de décisions.
• Le temps moyen que les adjudicateurs consacrent à la rédaction de leurs décisions, des présentations finales à la date à laquelle le Secrétariat reçoit la décision, est passé à 45 jours. Il s’agit là d’une baisse par rapport à la moyenne de 131 jours en septembre 2017. Il faut noter que cette baisse constitue probablement une exception puisque le mois de décembre semble enregistrer un faible volume de décisions.
• Deux demandes sont en attente d’une décision en vue d’un réexamen par l’adjudicateur en chef selon la procédure de RDI.
• Il ne reste plus de dossier de demandeurs qui ne répondent pas.
• 556 demandeurs ont été trouvés grâce au protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace, et 268 autres demandeurs n’ont pas été trouvés. Les autres dossiers du protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace (10) devraient être terminés au cours du mois prochain.
• On compte actuellement 115 demandes présentées par une succession, ce qui constitue une baisse de 143 depuis la dernière réunion du Comité. Certains de ces dossiers font l’objet d’instructions en suspens. Le Secrétariat se dit préoccupé par les chiffres présentés au Sous-Comité technique hier et ces derniers feront l’objet de discussions à l’échelle du groupe de travail. Le Secrétariat tente aussi de régler le problème des demandes présentées par une succession en suspens.
• À l’heure actuelle, 35 demandes qui avaient été recueillies par le cabinet Blott sont entre les mains du PEI. De ce nombre, 15 sont à l’étape préalable à l’audience et 20 à l’étape postérieure à l’audience.
• Dans l’ensemble, le Secrétariat devra probablement se concentrer sur une ou deux questions, toutefois, nous sommes sur la bonne voie pour respecter notre calendrier d’achèvement.

5. Rapport du directeur exécutif

Akivah Starkman présente ses observations générales sur les activités suivantes :

Programme de notification

Depuis la décision de la Cour suprême du Canada, il y avait beaucoup de travail à accomplir : mener des consultations, élaborer des documents et rédiger une DI accompagnée des affidavits à présenter à la Cour. Les personnes qui ont travaillé là-dessus se sont concentrées sur la protection des renseignements personnels des demandeurs tout en s’assurant d’obtenir leur consentement éclairé. L’adjudicateur en chef parlera davantage du Programme de notification dans son rapport.

Disposition des documents

Les employés du Secrétariat travaillent en collaboration avec Résolution et affaires individuelles (RAI), établi au sein d’AANC, sur la manière dont les deux groupes peuvent mettre en commun des renseignements précis pour l’exhaustivité des dossiers. Dans un souci de cohérence, RAI et le Secrétariat devront revoir la liste de rapports de l’autre sur les dossiers du mode alternatif de règlement des conflits (MARC) ou du PEI. Un groupe de travail a été mis sur pied pour s’assurer de mener à bien cette tâche en temps opportun et de manière ordonnée. Une version préliminaire du protocole d’entente a été envoyée aux fins d’approbation. Il détermine les listes de rapports que RAI et le Secrétariat se fourniront mutuellement. Une version préliminaire de l’accord de transfert est aussi presque achevée. Les discussions entre les deux groupes ont été très coopératives.

Les employés du Secrétariat travaillent aussi sur un plan global concernant la destruction et la conservation de documents afin de respecter la décision de la Cour. L’adjudicateur en chef a présenté sa DI relative à la personne qui sera responsable de la conservation des quatre catégories de documents conservés sur le PEI. À l’heure actuelle, le Secrétariat n’a encore détruit aucun document. Ceci est en partie dû au fait que les dossiers du Secrétariat sont incomplets et que les employés de RAI et du Secrétariat ont eu des réunions afin d’achever les dossiers du Secrétariat. La destruction se fera par bloc. Par exemple, on procèdera d’abord à la disposition des documents associés aux demandes du MARC achevées en 2003, ce qui sera suivi par les demandes achevées en 2004, etc.

Un membre a souligné la nécessité d’assurer une certaine coordination entre les deux parties puisque personne ne veut aller de l’avant pour ensuite se rendre compte que les mauvais documents ont été détruits. L’adjudicateur en chef note que des protocoles sont en place pour la destruction des serveurs. Le Secrétariat mettra en place un protocole semblable pour la destruction des documents. La DI présentée à la Cour comprend une demande visant à conserver AURELI, le système de gestion des données pour les demandes utilisé par le gouvernement du Canada et le Secrétariat pour la gestion des demandes, mais également pour la production de rapports. La DI présentée à la Cour comprend une demande visant à conserver AURELI jusqu’à ce que le Secrétariat n’en ait plus besoin. On espère que le Canada et l’adjudicateur en chef pourront travailler ensemble afin d’expliquer AURELI et son importance pour les deux groupes.

Le rapport final du PEI

Le rapport a été rédigé, mais n’a pas été finalisé. Un examen exhaustif est en cours. Akivah Starkman demande à l’équipe qui s’occupe de la rédaction du rapport de finaliser le coût et le calendrier des prochains jalons.

6. Rapport de l’adjudicateur en chef

L’adjudicateur en chef commence son rapport par un rappel de l’avis envoyé au Comité de surveillance annonçant la retraite de Shelley Trevethan plus tôt ce mois-ci. En tant que directrice exécutive du Secrétariat depuis presque cinq ans, Shelley Trevethan mérite des remerciements pour son rôle dans la mise en œuvre de certains processus clés qui nous ont menés jusqu’ici dans le PEI. Mayo Moran va dans ce sens et rédigera une lettre afin d’exprimer à Shelley la reconnaissance du Comité et lui transmettre ses meilleurs vœux pour ses projets futurs.

Akivah Strakman, sous contrat à titre de directeur exécutif, occupera ce poste jusqu’à la mi-mai 2018, après quoi, on s’attend à ce que son remplaçant soit en poste, avec un certain chevauchement, espérons-le.

Paul Favel a été nommé à la Cour fédérale et l’adjudicateur en chef a eu la chance d’assister à l’assermentation de Paul. De plus, des résidants de la communauté d’origine de Paul, la Nation crie de Poundmaker, ont aussi assisté à l’assermentation. Compte tenu de la retraite d’un autre juge, Paul sera le seul juge autochtone à la Cour fédérale. L’APN n’a pas encore annoncé le nom du représentant qui siégera au Comité. Les discussions avec l’APN se poursuivront dans l’espoir qu’un représentant soit en place lors de la prochaine réunion.

D’une manière générale, dans un passé récent, le Canada a généré environ 50 aveux liés aux sévices entre élèves tous les deux mois. Le dernier lot publié par le Canada comptait seulement 10 aveux. Cela peut être perçu comme une avancée positive et il semble que le projet ralentisse progressivement.

7. Article 12

L’adjudicateur en chef fait le point sur les demandes restantes en vertu de l’article 12 soumises à la cour.

• Kivalliq Hall - l’appel sera instruit le 13 février 2018.
• Sanatorium de Fort William — la demande a été rejetée. On attend de voir si la demande sera portée en appel. Un recours collectif a été lancé hier au sujet des hôpitaux indiens et il ne reste plus qu’à déterminer si les anciens élèves de Fort William en feront partie.