Comité de surveillance des Procès-verbaux | Réunion du 1er mai 2018 - Vancouver (C.-B.

Membres présents

Également présents

Absent

Veuillez noter : Le poste de l’Assemblée des Premières Nations (APN) a été libéré à la suite de la nomination de Paul Favel à la Cour fédérale. Le nouveau représentant de l’APN n’est pas encore nommé et n’est pas présent.

1. Mot de bienvenue

La présidente Mayo Moran souhaite la bienvenue à tous les participants à la réunion et présente quelques personnes. Juliet Donnici présente Louis-Alexandre Guay, qui assiste à la rencontre en remplacement de Karen Turcotte, qui a récemment remplacé Tara Shannon à titre de directrice générale de Résolution et affaires individuelles (RAI) et qui ne peut être présente à la réunion. Akivah Starkman présente Roger Tetreault, directeur des opérations du SAPI depuis 2010, qui a été à l’avant-scène des approches ciblées. Roger sera nommé directeur général du SAPI après le départ d’Akivah, le 15 mai 2018.

2. Rapport du sous-comité technique

Rodger Linka présente le procès-verbal du Sous-comité technique (SCT), tenu le 30 avril 2018.

Mise à jour sur les approches ciblées

Le rapport continue de démontrer que les processus connaissent beaucoup de succès. Il reste une demande en suspens concernant un règlement de dossiers incomplets (RDI) qui devrait être réglée d’ici le 9 mai 2018. Ainsi, le SCT ne voit pas la nécessité de prolonger la date limite du 1er juin 2018 pour le processus du RDI.

Mise à jour sur les aveux liés aux sévices entre élèves

Le Canada rapporte 46 cas ajournés pour des aveux liés aux sévices entre élèves. Les derniers dossiers de réclamations liées aux sévices entre élèves qui font partie du processus devraient possiblement être réglés à la fin du mois de juillet.

Mise à jour sur l’administration des successions

Roger Tetreault rapporte qu’un plan est désormais en place pour mettre fin à la suspension des dossiers de succession pour lesquels le Canada aura nommé un administrateur avant le 1er juin 2018. Roger indique que toutes les directives liées au RDI actuellement en place seront nulles lorsque les administrateurs seront en place.

Politique sur les transcriptions pour les administrateurs de successions qui se représentent eux-mêmes

Le Canada fait une demande pour changer la politique sur la transcription pour un enjeu précis associé aux demandes de successions dont les administrateurs des successions de demandeurs qui se sont représentés eux-mêmes. Le Canada fournit l’exemple suivant :

• La fille d’un demandeur se représentant lui-même ne veut pas savoir ce qui est arrivé à son père dans les pensionnats. Elle a également un témoin. Actuellement, les parties doivent attendre quatre mois pour obtenir les transcriptions. C’est la troisième fois que cette situation se reproduit.

Le Canada demande une exception dans de telles circonstances pour réduire la période de réception des transcriptions. L’audience aurait pu se conclure immédiatement si les transcriptions avaient été obtenues d’avance. Vu qu’il reste très peu de demandes, une demande d’exemption pour circonstances exceptionnelles pourrait être formulée à l’adjudicateur en chef.

La proposition suivante est approuvée par le comité de surveillance :

• Le Comité de surveillance confirme que, dans des cas exceptionnels, l’adjudicateur en chef peut, à sa discrétion, produire les transcriptions avant la période d’attente de quatre mois après la levée de l’audience.

Protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace (PDPT)

Le processus connaît beaucoup de succès. Il reste seulement une réclamation dans le cadre du PDPT. Rodger indique qu’il n’est plus utile de maintenir le protocole et que l’on s’attend à ce que les adjudicateurs gèrent les derniers cas au moyen de leurs procédures normales. Des circonstances futures exceptionnelles pourraient rendre avantageuse l’utilisation du PDPT à nouveau.

SCT

Rodger indique que le recours au SCT a été un processus nécessaire et utile par le passé, mais qu’il est temps de modifier le SCT afin qu’il ne soit plus un comité permanent, mais un comité utilisé de manière ponctuelle. Les membres notent que l’objectif du SCT est d’examiner des enjeux complexes à la demande du Comité de surveillance. Celui-ci a fait exactement cela et il a achevé son mandat.

Au nom du Comité, Mayo remercie tous ceux qui ont participé SCT et souligne les travaux accomplis.

3. Approbation du procès-verbal

Le Comité approuve les procès-verbaux réguliers du 30 janvier 2018 et du 2 mars 2018, ainsi que le procès-verbal de la téléconférence qui les a précédés, sous réserve de légères modifications.

4. Indicateurs clés de rendement

Akivah Starkman présente certains des indicateurs clés de rendement en date du 3 avril 2018.

• Les réclamations reçues sont désormais réglées à 99 %.
• Depuis la dernière réunion du Comité de surveillance, 207 réclamations supplémentaires ont été réglées.
• Cela signifie qu’en date d’aujourd’hui, seulement 438 réclamations sont toujours en cours de traitement, c’est-à-dire qu’elles ne sont pas résolues par une décision d’adjudicateur, la renonciation d’un demandeur ou un règlement négocié. Parmi celles-ci, on prévoit que seulement 25 nécessiteront une audience et, pour la plupart de ces 25 réclamations, on a déjà fixé des audiences ou on travaille activement à en fixer.
• Le nombre de cas à l’étape postérieure aux audiences a baissé de 18 % depuis janvier et se situe désormais à 264. Il est prévu qu’une décision sera bientôt rendue pour 41 % de ces cas.
• La quantité de dossiers à l’étape postérieure à la décision a baissé de deux tiers depuis la réunion du Comité de surveillance en janvier. Seulement 81 demandes sont en cours d’examen, de réexamen ou font l’objet d’une décision liée aux frais judiciaires ou d’un appel.
• L’année dernière, 46,3 % des décisions consistaient en refus. À des fins de comparaison, le taux de refus de la mise à jour jusqu’à maintenant est de seulement 4,1 %. Dans une certaine mesure, ceci illustre le taux élevé de refus de RDI de l’année dernière, mais également une tendance plus globale concernant les types de dossiers.

Akivah présente un nouveau document qui sert de sommaire sur les dossiers restants du Processus d’évaluation indépendant et indique que celui-ci fournit un excellent résumé au Comité de surveillance quant au nombre de dossiers de PEI qu’il reste à régler avant l’achèvement. Le nouveau sommaire sera le point central à compter de maintenant, puisqu’il se concentre sur les demandes qu’il reste à traiter plutôt que sur les données historiques. Il reste actuellement 519 demandes non réglées. Une analyse des 438 demandes en cours de traitement révèle que les deux tiers d’entre elles concernent des successions et des demandes relatives à des sévices entre élèves. De façon générale, ces demandes sont les plus longues à régler. Le sommaire donne une bonne idée des demandes non réglées.

Les membres du Comité de surveillance estiment que le sommaire est très utile. Le Canada indique qu’il calcule le temps de résolution d’une demande de succession d’une manière différente de la méthode de moyenne médiane utilisée dans le sommaire. Akivah annonce qu’il est ouvert aux suggestions.

Certains membres du Comité de surveillance indiquent que le montant moyen des indemnités dans le document de statistiques du SAPI ne comprend pas les chiffres du Processus de règlement négocié (PRN), bien que le nombre total de décisions comprennent les décisions des adjudicateurs et les décisions aux termes du PRN. Dans l’intérêt du processus, il est essentiel de ne pas sous-estimer la compensation globale versée aux demandeurs. Akivah s’engage à réfléchir à la possibilité d’ajouter les montants totaux de compensation liés au PRN. Le Canada déclare également qu’il examinera la possibilité de fournir les chiffres au SAPI pour le rapport.

5. Rapport du directeur général

Akivah présente ses observations générales sur les activités suivantes :

Programme de notification

La demande de directives pour le programme de notification visant à ce que l’on informe les demandeurs de leurs droits et de leurs choix au sujet de leurs « dossiers conservés » a été entendue par le juge Perell à Toronto la semaine dernière. L’adjudicateur en chef fournira plus d’information à ce sujet dans son rapport.

Au cours des derniers mois, le personnel du SAPI s’est préparé à exécuter le programme de notification, selon les directives de la Cour. Entre-temps, le personnel du Secrétariat a travaillé sur le matériel imprimé, enregistré et visuel qui fournira les renseignements sur les choix des demandeurs quant à la disposition de leurs dossiers. Une ébauche du formulaire de consentement, qui servira de fondement pour le reste du matériel, a été préparée et déposée devant la Cour, et il est prévu qu’elle sera adoptée après quelques légères modifications. À l’interne, le Secrétariat prépare les plans et les procédures pour exécuter le programme au cours des deux prochaines années, ce qui comprend une collaboration avec des travailleurs en santé communautaire, Hilsoft et Crawford. Grâce à l’avancement de ces travaux, le Secrétariat sera en mesure de lancer le plan de notification dès qu’il recevra la décision de la Cour.

En même temps, une équipe du Secrétariat a entamé la tâche importante de disposer des documents non conservés. En premier lieu, le Secrétariat a lancé un projet pilote de disposition des documents qui comprend 200 demandes au titre du Mode alternatif de règlement des différends (MARC) et du PEI. Un spécialiste en la matière, désigné à l’intérieur de chaque unité opérationnelle au Secrétariat, doit examiner les demandes, distinguer les documents qui doivent être conservés de ceux qui ne doivent pas l’être, numériser et classer les documents physiques et électroniques conservés, et préparer une liste des documents qui sont admissibles à la disposition. Cette liste sera ensuite examinée par le responsable du secteur d’activité et le directeur général, suite à quoi commencera la destruction des documents non conservés. Il est prévu que le projet pilote s’achèvera dans les prochains jours, après quoi le personnel préparera un rapport qui nous orientera vers l’élaboration et la mise en œuvre de l’exercice plus large de conservation et de destruction des documents. Le Secrétariat est conscient non seulement de l’ampleur de la tâche, mais aussi de son importance. Le personnel fait preuve de grande diligence pour veiller à ce que la disposition soit conforme aux directives de la Cour et aux choix des demandeurs.

Le Canada demande si les documents concernés par le projet pilote feront partie de la stratégie de destruction définitive de tous les documents. Akivah répond qu’ils y seront intégrés et, de fait, qu’ils façonneront la stratégie globale du processus de disposition des documents non conservés. L’adjudicateur en chef indique qu’au 24 avril 2018, le juge Perell a offert son soutien au Canada, lui permettant de conserver ses documents jusqu’à l’élimination graduelle du PEI ou une ordonnance antérieure. Le juge Perell a autorisé le Canada et le Secrétariat à conserver la base de données de l’Accès unique de résolution de litiges (AURELI). On demande si la disposition de documents non conservés pourrait avoir un impact sur les demandes de directives futures. L’adjudicateur en chef répond que s’il advient un cas de demande de directives, le Canada aura à sa disposition les documents nécessaires. Lorsqu’on lui demande si la Cour a fourni d’autres directives pour les Églises, l’adjudicateur en chef indique que l’ordonnance originale sur la disposition des documents s’applique toujours pour celles-ci, ce qui implique une destruction immédiate des documents. Les seules exemptions sont pour le Canada, ainsi que certaines pour le Secrétariat. Le Canada explique qu’il continue à se préparer en vue de l’élimination progressive du PEI, malgré ce soutien récent.

Planification de la fin du mandat

Malgré le fait que les initiatives de disposition des documents représentent un aspect important des travaux du Secrétariat au cours des années de son mandat et qu’elles continueront de l’être, d’importants efforts sont également entrepris pour planifier la fin du mandat du Secrétariat et du PEI. En mars, tous les gestionnaires principaux du Secrétariat se sont rencontrés pour une séance de trois jours traitant de tous les aspects de la stratégie de fin du mandat et de la préparation, y compris les questions opérationnelles, la gestion du risque, les communications, le soutien aux litiges, l’analyse de données, la rédaction de rapports ainsi que, bien sûr, le bien-être, le moral et le maintien de l’effectif. Il a également été question des enjeux qui, par nécessité, survivront au Secrétariat. On a discuté de la manière de se préparer face à ces enjeux qui devront être abordés et traités après le Secrétariat. Ils comprennent, entre autres, la détermination de la personne chargée de répondre aux questions ou aux problèmes liés aux demandes de PEI, l’avenir de notre intranet et de nos sites Web, la détermination de la personne chargée des procédures de réaménagement des effectifs pour les derniers membres du personnel à la fin du mandat et le traitement de ces procédures, la détermination de la personne chargée des demandes d’accès à l’information et des procédures de sécurité pour les dossiers conservés non liés au PEI, etc. Il y a un grand nombre de choses à prendre en considération, non seulement pour assurer une fin ordonnée des travaux du Secrétariat, mais aussi pour aborder les questions administratives restantes qui s’étendront au-delà de la date de fin de mandat. Ces défis font désormais partie des travaux actifs de l’équipe de gestion du SAPI, qui a élaboré un processus et des outils de planification exhaustifs et solides pour y répondre.

Au niveau des ressources, comme il a été mentionné plus tôt à la réunion du Comité de surveillance, le Secrétariat a collaboré avec le Ministère pour préparer une demande au CT afin de veiller à ce que des ressources suffisantes soient affectées pour mener à terme le PEI.

Rapport définitif du PEI

Depuis la dernière réunion du comité de surveillance, le personnel a travaillé pour effectuer les entrevues restantes qui étaient nécessaires afin de combler certains écarts et achever la collecte de données pour le rapport définitif du PEI, notamment auprès de demandeurs francophones, de demandeurs du Nord canadien et d’interprètes qui ont travaillé aux audiences du PEI. Ces audiences sont presque terminées et les renseignements seront ajoutés à l’ébauche du rapport qui est déjà préparée. Le rapport sera alors prêt pour un examen et une mise en forme finaux pour la présentation au Comité de surveillance dans les prochains mois.

Il est convenu que la prochaine étape sera de fournir au Comité de surveillance le cadre et la méthodologie proposés pour le rapport, certains messages clés, une idée de sa longueur et peut-être un chapitre.

Commentaires finaux

Il s’agit de la dernière réunion d’Akivah au Comité de surveillance. Akivah remercie les participants autour de la table pour leur engagement en vue d’aider les survivants des pensionnats et de clore ce chapitre extrêmement important de l’histoire du Canada et des peuples autochtones, ainsi que pour l’occasion qu’il a eue de participer à cette initiative.

Akivah a le plaisir d’annoncer que Roger Tetreault sera nommé directeur général après son départ. Roger a déjà occupé ce poste par le passé, tant pour Shelley Trevethan que pour Akivah. Roger fait partie du Secrétariat presque depuis le début et, en tant que directeur des opérations, il a dirigé plusieurs initiatives qui ont permis au PEI d’entamer un nombre important d’audiences, de gérer les complexités de plusieurs dossiers et de mettre en œuvre certaines des initiatives présentées à cette table et au SCT. Akivah indique qu’il s’est beaucoup fié aux compétences de Roger à diriger les opérations du Secrétariat et, de manière plus générale, à ses conseils sur tous les enjeux. Il indique également que le PEI sera bien servi par la présence de celui-ci à la barre du Secrétariat.

Mayo exprime la reconnaissance du Comité pour l’intervention intérimaire d’Akivah et le remercie pour son excellent travail.

6. Rapport de l’adjudicateur en chef

L’adjudicateur en chef commence son rapport en souhaitant la bienvenue à Roger Tetreault dans son nouveau rôle. Daniel indique que Roger est bien connu et respecté par le sous-ministre et le personnel du Secrétariat, dans tous les bureaux. Pour permettre au PEI d’atteindre la ligne d’arrivée, une connaissance approfondie des enjeux opérationnels est essentielle et les connaissances de Roger sur les particularités du PEI, du RDI aux successions en passant par la complexité des difficultés en matière de ressources humaines dans le contexte de la fonction publique fédérale, le qualifient particulièrement à jouer un rôle clé dans la réduction et la clôture définitive du SAPI.

L’adjudicateur en chef remercie également Akivah d’avoir accepté de revenir pour offrir de l’aide au cours de la transition. Il reconnaît que le retour d’Akivah a représenté un sacrifice pour ce dernier et il est énormément reconnaissant de l’occasion qu’il a eue de travailler à ses côtés une fois de plus.

Observations générales

Les adjudicateurs en chef adjoints (ACA) se sont réunis en personne pour la dernière fois le 30 avril 2018 et ils se réuniront probablement par téléconférence à partir de maintenant.

Les demandes d’examen ont baissé à environ une toutes les deux semaines, ce qui représente une diminution importante par rapport aux dix examens hebdomadaires effectués par le passé. L’affectation d’adjudicateurs chargés de l’examen a été simplifiée afin de maximiser l’uniformité. Il y a actuellement 15 examens en suspens : certains sont en attente d’une décision sur les appels sur l’équité procédurale et certains autres sont en attente du résultat de l’appel à la Cour suprême du Canada sur les demandes de directives sur les contacts sexuels. Deux des sujets actuels de l’examen par le Canada sont : (a) la décision pour savoir si les représentants d’une succession peuvent signer la demande ou si elle doit avoir été signée par un ancien élève, comme le prétend le Canada. L’adjudicateur en chef a récemment rendu deux décisions qui appuyaient la position du Canada; (b) les enjeux liés au savoir ministériel dans les cas de sévices entre élèves.

L’adjudicateur en chef a reçu 18 demandes de révision des RDI. On a accepté de réintégrer 17 d’entre elles dans le PEI et un montant a été accordé pour trois d’entre elles jusqu’à ce jour. Une demande d’appel sur une décision de non-admission a été entendue par l’avocat administrateur d’une succession récemment nommé par le Canada. Il n’y a pas d’appel pour des frais juridiques depuis six à huit mois.

7. Mise à jour sur le partage administratif

Louis-Alexandre Guay rapporte qu’en date du 25 avril 2018, 209 réclamations demeurent touchées. Le Canada a fait 150 offres. Parmi elles, 135 ont été acceptées, pour une valeur totale de 10,2 millions de dollars en indemnités versées.

8. Mise à jour sur les réclamations successorales

Le Canada note que la date limite du 1er juin 2018 pour les révisions ne représente pas un problème. Il nommera des administrateurs pour 43 réclamations successorales bientôt et celles-ci ne seront ainsi pas assujetties à la date limite.

9. Mise à jour sur les réclamations pour sévices entre élèves postérieures à la décision

L’examen par le Canada des dossiers de sévices entre élèves a permis de cerner 242 réclamations possibles de compensation insuffisante ou d’absence de compensation en raison d’un manque d’aveux. Dans le cadre de son plan pour le PRN concernant les sévices entre élèves, le Canada commencera à informer les avocats des demandeurs au sujet de ce processus de négociation externe à partir d’aujourd’hui, le 1er mai 2018. La question est de savoir si ce processus sera plus rapide que le partage administratif. Louis-Alexandre Guay répond que c’est ce qu’il avait compris.

10. Réunion du 5 juin 2018 du Comité de surveillance

Les membres du Comité discutent de la possibilité de déplacer la réunion du 5 juin à la fin de juin et d’opter pour une téléconférence, plutôt que de l’annuler.

On demande à Russ de communiquer des dates possibles aux membres pour juin 2018.