Comité de surveillance des Procès-verbaux | Réunion du 26 juin 2018 - Toronto (Ontario

Membres présents

Également présents

Absent

Assemblée des Premières Nations (APN) : poste vacant par suite de la nomination de Paul Favel à la Cour fédérale. Le nouveau représentant de l’APN était absent ou n’a pas encore été nommé.

1. Mot de bienvenue

La présidente, Mayo Moran, souhaite la bienvenue à tous à la réunion et présente Karen Turcotte, nouvelle membre du Comité, qui remplace Tara Shannon à titre de directrice générale de Résolution et Affaires individuelles (RAI), ainsi que Roger Tétreault, directeur général du SAPI.

Mayo Moran souligne qu’il est malheureux que pour la deuxième réunion de suite, les survivants ne soient pas représentés. Il n’y a eu aucune communication de la part de Les Carpenter avant la réunion, et Russ Vallee n’a pas réussi à le joindre. Sachant qu’il a eu récemment des problèmes de santé, d’autres efforts seront faits pour prendre contact avec lui. L’APN n’a pas désigné de remplaçant par suite de la nomination de Paul Favel à la Cour fédérale; les membres du Comité de surveillance discutent de leur préoccupation à propos de l’absence de représentants des survivants au Comité. L’adjudicateur en chef a communiqué à plusieurs reprises avec l’avocat général de l’APN peu de temps après la nomination de Paul Favel.

Mayo Moran a récemment envoyé une lettre à Perry Bellegarde, chef national, et à Stuart Wuttke, avocat général, pour s’enquérir des intentions de l’APN à propos de la nomination d’un représentant. La lettre est restée sans réponse.

Des membres du Comité font remarquer qu’il est important qu’un représentant de l’APN participe aux réunions. Il est recommandé que Mayo Moran écrive au président du Comité d’administration national (CAN) pour lui demander de collaborer avec l’APN ou de nommer un représentant des survivants et un remplaçant. Conformément à l’annexe XIII du PEI, il appartient au CAN de nommer un représentant si l’APN ne le fait pas. Un membre souligne qu’il conviendrait aussi d’envisager de nommer un remplaçant pour Les Carpenter. L’adjudicateur en chef se porte volontaire pour communiquer avec l’avocat représentant les Inuits afin de demander la nomination d’un remplaçant.

2. Adoption du procès-verbal

Le Comité adopte le procès-verbal de la réunion du 1er mai 2018 qui lui est soumis, sous réserve de modifications mineures.

3. Principaux indicateurs de rendement

Roger Tétreault présente quelques-uns des principaux indicateurs statistiques au 4 juin 2018.

• Il y a 326 réclamations en cours, soit 26 % ou 112 réclamations de moins qu’à la réunion du 1er mai 2018 du Comité de surveillance.
• La date limite du 1er juin 2018 pour le réexamen du Règlement des dossiers incomplets (RDI) étant passée, il ne reste aucune réclamation au titre du processus de RDI ni d’une autre approche ciblée.
• Il reste quelques réclamations dans les procédures successorales; le nombre de réclamations non entendues qui peuvent être réglées sans audience a diminué de 73 % au cours des 12 derniers mois, essentiellement grâce aux succès des approches ciblés.
• 78 % des cas résiduels sont des réclamations successorales/pour des personnes décédées ou s’inscrivant dans les projets d’aveux dans des réclamations relatives à des sévices entre élèves, ou les deux.
• Le nombre de dossiers post-décision a diminué de plus de 20 % depuis la dernière réunion du Comité de surveillance. Seulement 65 réclamations sont à l’étape de l’examen ou du réexamen ou font l’objet d’un appel ou d’une décision concernant les honoraires.
• Le nombre de réclamations de demandeurs non représentés a diminué de 41 % depuis la dernière réunion du Comité de surveillance et représente maintenant 23 % des réclamations en traitement.

À la question de savoir comment le pourcentage de réclamations de demandeurs non représentés avait pu diminuer de plus de 40 % en quelques mois, Roger Tétreault répond que la plupart des demandeurs ont retenu les services d’un avocat. Le Canada soulève un point sur les échéanciers pour les réclamations successorales et les réclamations relatives à des sévices entre élèves dans le sommaire des dossiers restants dans le Processus d’évaluation indépendant, soulignant qu’il s’agit de médianes plutôt que de « moyennes » récentes. La définition des sévices entre élèves devrait être précisée puisque le projet s’est considérablement élargi en 2017. Le Canada et le SAPI suivent désormais toutes les réclamations originales restantes. Enfin, dans la version anglaise, il faudrait ajouter le mot « approximately » (environ) avant la phrase : « The 240 SOS claims that Canada has identified for post-decision » (Les 240 réclamations relatives à des sévices entre élèves que le Canada a répertoriées aux fins d’activités post-décision.

4. Rapport du directeur général

Roger Tétreault présente ses observations sur les activités ci-dessous.

Programme de notification et disposition de documents

L’ordonnance judiciaire relative au Programme de notification reste en suspens. La Cour pourrait ajouter des renseignements à propos des avis juridiques indépendants. Le Programme de notification durera deux ans et devrait se conclure le 31 décembre 2020. Il faudra prévoir une « période de transition » de trois mois par la suite afin de dissoudre le SAPI du point de vue administratif et transférer les documents conservés à l’agent des dossiers. Quand nous aurons reçu l’ordonnance judiciaire, tout sera en place à temps pour la date de lancement de janvier 2019.

La disposition des documents se déroulera simultanément au Programme de notification. Le personnel du SAPI a exécuté un projet pilote qui porte sur 200 demandes au titre du Mode alternatif de règlement des conflits (MARC) et du PEI. Ainsi, 30 boîtes de documents non conservés seront détruites plus tard ce mois ci. Le processus d’élimination des documents englobe l’examen, le tri, le classement, la numérisation et la destruction des documents (tant électroniques que physiques) qui se trouvent dans les lecteurs partagés, les systèmes, les bases de données, les lecteurs personnels et les courriels. En premier lieu, le personnel examine les documents des demandeurs pour vérifier que des versions électroniques des documents « retenus » sont stockées dans le dépôt des documents conservés en vue de leur transfert éventuel aux agents des dossiers. Nous procédons à l’examen de la deuxième vague de 200 demandes présentées au titre du MARC et du PEI et désignés comme étant des documents non retenus à détruire. D’ici les prochains mois, ce chiffre augmentera à 1 000 par mois.

Projet relatif aux sévices entre élèves

Il y a 43 dossiers de moins depuis la dernière réunion. Actuellement, on dénombre dans le projet 130 réclamations relatives à des sévices entre élèves à l’étape préalable à la décision, répartis dans différentes priorités. Une décision devrait être rendue pour 24 d’entre elles d’ici 30 à 60 jours. Ces 24 réclamations pourraient aussi donner lieu à des aveux qui pouvant faciliter d’autres réclamations. Il y a aussi 45 réclamations à l’étape suivant l’audience qui pourraient donner lieu à d’autres aveux et faciliter 10 autres réclamations.

Successions

Soixante-deux réclamations nécessitent d’autres mesures de la part du Canada. Il y a 33 dossiers à l’étape de la téléconférence préparatoire à l’audience de la succession (TPAS) en attente de la nomination d’un administrateur. Afin de respecter la date limite du 1er décembre 2018 pour la tenue d’une audience, l’adjudicateur en chef a fixé au 30 septembre 2018 la date limite à laquelle les adjudicateurs doivent rendre leur décision à savoir si la demande relative à une succession sera rejetée ou nécessitera une audience avec témoin.

5. Rapport de l’adjudicateur en chef

L’adjudicateur en chef commence son rapport en souhaitant la bienvenue à Roger Tétreault dans son nouveau rôle de directeur général du SAPI depuis le 16 mai 2018.

Mise à jour sur le rapport final sur le PEI

Nous espérions que le contrat d’Akivah Starkman aurait été en vigueur au 15 mai 2018 afin que les membres du Comité de surveillance puissent recevoir le projet de table des matières, le sommaire de la méthodologie et un chapitre ou deux à cette date. Malgré l’appui du sous-ministre, la version définitive du contrat n’a pas encore été établie pour la signature de la société avec laquelle Akivah sous-traitera. On pense qu’Akivah pourra se concentrer sur ce projet important sous peu.

Demandes aux termes de l’article 12

Nous ignorons quand une décision sera rendue à propos de Kivalliq Hall dans l’appel entendu en février 2018. La demande d’autorisation de proroger le délai pour interjeter appel de la décision de la Cour d’appel de la Saskatchewan à propos de Timber Bay est encore en instance devant la Cour suprême du Canada (CSC).

Examens en suspens

Il y a 14 réexamens en suspens, soit un de moins que depuis le dernier rapport. De ce nombre, sept portent sur l’équité procédurale, six sur la catégorie SL 1.4 et un sur les obligations de consultation de la Couronne. Ces examens resteront en suspens jusqu’à ce que les décisions soient rendues dans les appels interjetés auprès de la Cour suprême du Canada (interprétation de SL 1.4) et de la Cour d’appel de la Colombie-Britannique (équité procédurale).

Demandes de réexamen de RDI

Au 1er juin 2018, date limite de présentation de demandes aux fins de réexamen, 26 demandes avaient été soumises. De ce nombre, 18 ont été accueillies, trois ont été rejetées, une a été considérée comme ayant été abandonnée puisque les documents requis sur la nomination de l’administrateur de la succession n’avaient pas été transmis à la date limite, deux ont été retirées et deux sont en instance.

Appels du refus d’une réclamation

Un appel a été déposé en avril 2018 et a été tranché depuis. Sous réserve d’éventuels dossiers de Blott non admissibles ou d’autres dossiers aux termes de l’article 12, cela devrait conclure toutes les activités relatives aux réclamations recevables et tous les appels du refus d’une réclamation.

6. Rapport annuel de l’adjudicateur en chef au Comité de surveillance

L’adjudicateur en chef présente un résumé de son rapport annuel au Comité de surveillance 2017. Le rapport décrit les activités menées par l’adjudicateur en chef et le SAPI pour s’acquitter de leur mandat d’exécuter le PEI. Le rapport comporte des mises à jour sur le processus de partage administratif du Canada, le projet relatif aux sévices entre élèves, les réclamations de succession, les adjudicateurs en chef adjoints qui ont terminé leur travail, le rôle d’adjudicateur, les activités relatives à l’achèvement, la disposition de documents, les ressources humaines au sein du SAPI, le rapport final sur le PEI et les nouveaux enjeux et défis.

7. Mise à jour provisoire de la Stratégie de fermeture du PEI

L’adjudicateur en chef présente un résumé de la mise à jour proposée de la Stratégie de fermeture du PEI, se disant ouvert aux commentaires du Comité de surveillance avant qu’il soumette la mise à jour aux tribunaux. L’ébauche de la Stratégie devrait être révisée d’après l’évolution des dossiers non recevables. Dans les versions précédentes, la Stratégie présentait les risques répertoriés jusqu’à l’achèvement; la plus récente mise à jour traite des enjeux qui ont été réglés et de ceux qui demeurent. Il était nécessaire de fixer la date limite au 30 septembre 2018 pour les TPAS afin de donner des orientations aux adjudicateurs sur les mesures nécessaires pour respecter la date limite du 1er décembre 2018 pour les audiences.

Les échéances proposées, telles qu’elles sont établies dans la Stratégie actualisée, sont réalisables. Même si on avait prévu deux ans pour achever les dossiers après l’audience, il s’agit d’un scénario de la pire éventualité puisque peu de dossiers seront aussi longs. À moins que des écoles s’ajoutent aux termes de l’article 12, tous les travaux des adjudicateurs devront être achevés d’ici la fin de décembre 2020 afin de respecter la date de fermeture administrative prévue le 31 mars 2021. En plus du risque que de nouvelles écoles visées à l’article 12 arrivent au SAPI, l’affaire Scout traîne toujours, et il y a un nouveau différend sur les nouveaux éléments de preuve que l’appelant propose de soumettre. La section sur le Programme de notification se conclut en disant que nous pouvons clore ce programme sans répercussion sur le calendrier d’achèvement. L’adjudicateur en chef croit qu’il est important de communiquer au grand public les dates d’achèvement révisées et, espère t il, d’obtenir l’appui d’autres parties pour y arriver.

Dans le passé, les modifications apportées à la Stratégie ont été soumises à l’examen du Comité de surveillance, puis au CAN. La prochaine réunion du CAN est prévue pour l’automne, ce qui est trop tard pour soumettre la Stratégie à son approbation. Mayo fait remarquer que lorsqu’elle et l’adjudicateur en chef ont rencontré le CAN dans le passé, le CAN a fourni une rétroaction importante sur la Stratégie. Toutefois, il n’y a pas grand-chose de nouveau si ce n’est un compte rendu des progrès et les dates importantes.

L’adjudicateur en chef distribuera aux membres du Comité de surveillance les révisions apportées à la Stratégie en fixant une date limite pour les commentaires et il la communiquera au CAN à titre de mise à jour.

8. Mise à jour sur le partage administratif

Karen Turcotte dit qu’il reste 54 dossiers à traiter.

9. Mise à jour sur les réclamations de succession

Karen Turcotte dit que les progrès se poursuivent sur les réclamations de succession. Elle confirme qu’il reste moins de 50 dossiers pour lesquels un avocat doit être nommé. Un nouveau contrat pour les services d’administrateur sera en place d’ici deux ou trois semaines. Karen rencontre l’équipe des successions de façon régulière puisque les réclamations de succession représentent le domaine de risque le plus important pour le Canada. Elle avisera l’équipe des successions que les dates limites du 30 septembre 2018 pour les TPAS et du 1er décembre 2018 pour les audiences sont fermes.

10. Mise à jour sur les réclamations relatives à des sévices entre élèves

Karen Turcotte fait le point sur les différents projets concernant les réclamations relatives à des sévices entre élèves.

Processus post-décision administré par le Canada dans le cadre du processus de règlement négocié concernant des sévices entre élèves

Les avis ont été envoyés aux avocats en mai 2018 en vue de commencer à négocier les 242 réclamations possibles de compensation insuffisante ou d’absence de compensation en raison d’un manque d’aveux. Le Canada a déjà reçu des réponses de quelques avocats.

Projet sur les cas de sévices entre élèves

Sur plus de 2 700 réclamations pour sévices entre élèves inscrites au projet, il en reste 130, et de ce nombre, 34 sont ajournées. L’adjudicateur en chef souligne qu’à la dernière réunion du sous-comité technique, le Canada a dit que le projet devrait être achevé d’ici août 2018. Le Canada pourrait il préciser si cette date sera respectée? Karen répond que le Canada compte encore respecter ces dates, mais que des problèmes surgissent toujours. Il y a toujours des embûches, mais le personnel du SAPI, les adjudicateurs et le Canada ont une bonne relation de travail pour surmonter les obstacles au fur et à mesure. Karen convient de s’entretenir avec l’adjudicateur en chef au sujet du respect de l’échéance du mois d’août.