Comité de surveillance des Procès-verbaux | Réunion du 9 avril 2019 - Toronto,(Ont.)

Membres présents

Également présents

Absent

1. Mot de bienvenue

La présidente Mayo Moran souhaite la bienvenue à tous les participants et les remercie de leur présence.

2. Approbation du procès-verbal de la réunion précédente

Le Comité approuve le procès-verbal de la réunion du 9 janvier 2019 qui leur est présenté, sous réserve de modifications mineures.

3. Indicateurs de rendement clés

Roger Tétreault présente certains des principaux indicateurs statistiques en date du 11 mars 2019 :

• 99,8 % des 38 257 réclamations reçues ont été réglées;
• Parmi les 88 réclamations en traitement :
  • 81 sont à un stade postérieur à l’audience et on attend une décision;
  • 7 sont des réclamations admises qui devraient être réglées sans audience.
• Il y a 28 réclamations à divers stades postérieurs à la décision:
  • 10 réclamations sont au stade de l’examen ou du réexamen;
  • Dans le cas de 18 réclamations, on attend une décision sur les honoraires.
• Au total, 523 réclamations ont été réglées au cours du présent exercice, parmi lesquelles :
  • 381 (72,8 %) ont été réglées par une décision de l’adjudicateur (dont 137 qui ont été rejetées);
  • 16 sont des règlements négociés;
  • 126 ont été retirées ou non admises.

Successions

En date du 29 mars 2019, il y avait 28 dossiers de succession en traitement :

• Stade préalable à l’audience :
  • 1 examen en cours;
  • 1 réexamen en cours;
  • 1 règlement négocié en attente de la signature
• Stade postérieur à l’audience :
  • 12 à un stade postérieur à l’audience en cours
  • 13 en attente de documents relatifs à la succession (8 pré-décision, 5 post-décision)

L’adjudicateur en chef indique que la plupart des dossiers de succession comportent une indemnisation et ont fait l’objet d’une prorogation d’homologation. Le problème, c’est le manque de connaissance du processus d’homologation. Des lettres ont été envoyées sur les étapes à suivre.

Réclamations relatives à des sévices entre élèves

En date du 11 mars 2019, il restait 45 réclamations dans le projet d’aveux relatifs à des sévices entre élèves (une réduction de 78,5 % par rapport aux 210 réclamations depuis avril 2018), parmi lesquelles :

• 1 est une Priorité 1 car elle pourrait avoir une incidence sur d’autres réclamations;
• 9 sont une Priorité 3 car elles n’ont d’incidence sur aucune autre réclamation;
• 35 sont une Priorité 4 car elles ne présentent aucune allégation relative à la connaissance des sévices.

4. Rapport du directeur général

Roger Tétreault présente ses observations sur les activités suivantes :

Élimination des documents

À ce jour, le SAPI a éliminé 4 782 dossiers physiques (11,39 %), dont 1 372 l’ont été en mars. De plus, 16 400 dossiers électroniques (39,05 %) ont été éliminés, dont 3 000 l’ont été en mars. Ces dossiers sont tous des dossiers non conservés.

Accord de transfert des dossiers liés au MARC entre RCAANC et le Secrétariat

L’accord de transfert a été signé par Karen Turcotte et Roger Tétreault le 28 janvier 2019. L’accord couvre plus de 7 600 dossiers liés au MARC détenus par RCAANC, y compris l’accès aux données dans AURELI pour tous les dossiers et quelque 70 enregistrements des audiences. À ce jour, RCAANC a transféré plus de 3 600 dossiers au Secrétariat.

Élimination des dossiers administratifs

Le Secrétariat a récemment reçu une confirmation écrite de la Gestion de l’information de RCAANC concernant l’utilisation de l’autorisation de disposer de RCAANC pour traiter les documents administratifs du SAPI qui ont été créés dans l’exercice de fonctions de prestation de services généraux au nom du Canada. Jusqu’en février 2019, le SAPI ne figurait pas dans les plans de disposition des documents de RCAANC. Au début de mars 2019, le personnel du SAPI a rencontré des cadres supérieurs de RCAANC et de Bibliothèque et Archives Canada pour discuter de la demande du Secrétariat, qui souhaite que ses dossiers des ressources humaines et financières soient visés par la politique de RCAANC sur la GI. Depuis sa création, le Secrétariat a accumulé des dizaines de milliers de documents qui occupent un espace de stockage considérable et dont la moitié environ ont dépassé leur cycle de vie. Vers la fin du mois, le SAPI commencera à mettre en œuvre le cadre de disposition pour les documents qui ont atteint la fin de leur cycle de vie.

PEI collectif

En février, un comité d’évaluation s’est réuni et a examiné les propositions pour le prochain exercice (d’avril 2019 à mars 2020). Les candidats retenus ont été informés que le financement de leurs activités du PEI de groupe a été approuvé. Au total, 10 groupes composés de 140 membres admissibles recevront un financement de 490 000 $ au cours de l’exercice 2019-2020. Une fois que les ententes pour ces groupes seront en place, ils seront tenus de faire rapport régulièrement pour continuer de recevoir des paiements pour leurs activités. Les groupes sont répartis dans tout le Canada, notamment en Ontario, au Nunavut, au Manitoba, en Saskatchewan, en Alberta et en Colombie-Britannique.

Comme le PEI collectif prend fin après le présent exercice, nous ne prévoyons pas lancer d’autres appels de propositions; toutefois, des fonds ont été réservés pour des groupes de Kivalliq Hall dans l’éventualité où le programme susciterait de l’intérêt. Un grand nombre d’activités du PEI collectif comprennent un retour à la terre, des sueries traditionnelles, des services de counseling en matière de violence conjugale et de counseling en matière de drogues et d’alcool. Depuis la mise en œuvre du programme, 90 groupes ont été approuvés, pour un financement total de 5,7 millions de dollars.

Programme de notification

Conformément au plan, le Programme de notification a été lancé le 14 janvier 2019. La distribution de matériel d’information et de promotion a été effectuée auprès d’environ 1 400 organismes, dont les organismes des TSC-R, les Premières Nations et les conseils tribaux, les centres d’amitié, les établissements correctionnels et les collectivités inuites et métisses. Les trousses comprenaient des affiches grandeur nature, des dépliants, des cartes postales, des formulaires de consentement et des formulaires pour que les demandeurs puissent demander des copies de leurs propres documents conservés, et une clé USB contenant tous les renseignements sous format électronique. Des trousses d’information ont également été envoyées aux demandeurs qui se trouvent à l’étranger, soit 297 au total.

Un plan multimédia a été préparé pour le lancement, ce qui comprend le tournage et la diffusion des publicités télévisées, des avis aux journaux nationaux, des publications autochtones et des capsules radio et la création de comptes Twitter, Facebook, Instagram et YouTube.

Les séances de formation en personne à l’intention des travailleurs régionaux de soutien en santé, ainsi que de l’APN et de Crawford, ont pris fin en mars 2019. Une autre séance de formation a eu lieu par téléconférence au début de février à l’intention des organisations inuites qui n’ont pu assister à la séance à Inuvik.

Tous les produits d’information et de promotion, ainsi que tous les formulaires, sont accessibles sur le site MesDocumentsMonChoix.ca. En ce qui concerne la ligne d’information du PEI, tout le personnel a reçu une formation sur le matériel du Programme de notification pour répondre aux demandes de renseignements pendant la période de conservation (septembre 2027).‎

Jusqu’à présent, le SAPI a reçu 14 formulaires de consentement, dont 5 n’étaient pas des demandeurs et 61 autres demandes, dont 17 provenaient de non-demandeurs.

L’adjudicateur en chef a noté qu’avec ces consentements et ces demandes, entre autres, la contestation du caviardage des documents sonores va maintenant aller de l’avant.

5. Le point sur les réclamations jugées inadmissibles par Blott

Roger Tétreault fait le point sur les éléments suivants :

Sur les 56 demandes reçues, 46 ont été admises (dont 2 appels de non-admission) et 10 n’ont pas été admises.

• En date du 29 mars 2019, il y avait 39 dossiers postérieurs à l’audience et dossiers de PRN, dont 21 font l’objet d’activités après l’audience :
  • 3 en attente d’évaluation;
  • 1 audience de la personne mise en cause tenue (le 14 mars);
  • 3 en attente des conclusions finales;
  • 1 en attente de décision;
  • 11 en collecte de documents;
  • 2 PRN
• 16 demandes pour lesquelles une décision a été rendue avec une indemnité dont le montant varie de 0 $ à 120 000 $;
• 1 demande rejetée après l’audience (défaut de comparution);
• 4 demandes rejetées lors de la TPAS;
• 2 demandes retirées.

6. Mise à jour sur le partage administratif

Karen Turcotte indique que 165 dossiers ont été réglés; parmi ceux-ci, 26 en étaient au stade préalable à la décision, 11 ont été retirés, et 128 étaient au stade postérieur à la décision. Les dossiers de 36 autres demandeurs sont admissibles mais nécessiteront peut-être le recours au Protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace.