Comité de surveillance des Procès-verbaux | Réunion du 19 mai 2020 - Vidéoconférence

Membres présents

Également présents

1. Mot de bienvenue

La présidente Mayo Moran souhaite la bienvenue aux membres et exprime ses vœux de bonne santé à tous en cette période des plus inhabituelles.

2. Approbation du procès-verbal

Le comité de surveillance approuve le procès-verbal du 6 février 2020 tel que présenté.

3. Indicateurs de rendement clés

Roger Tetreault présente quelques-uns des principaux indicateurs statistiques en date du 1er mai 2020 :

• 38,275 réclamations reçues;
• 4 réclamations ont été réglées depuis le 1er avril;
• 99,98 % des réclamations ont été réglées;
• 13 réclamations sont en cours de traitement, dont :
  • 1 a une date d’audience fixée,
  • 1 est en attente d’une date d’audience,
  • 3 peuvent être réglées sans audience,
  • 2 ont eu leur audience et sont en attente d’une décision,
  • 6 en sont à un stade postérieur à la décision.

Depuis le 1er mai, la charge de travail restante est réduite à 11 réclamations. Il est possible que certaines réclamations relatives à Kivalliq Hall soient réglées sans audience. Un membre fait remarquer que le pourcentage de réclamations indemnisées selon les statistiques du Secrétariat d’adjudication semble élevé. Les données comprennent toutes les décisions de l’adjudicateur et les règlements négociés qui ont abouti à une indemnité pour le demandeur. Les réclamations qui ont été réglées sans audience du demandeur ou qui n’ont pas respecté la date limite de demande ne sont pas incluses dans le calcul. Il est convenu que l’explication doit être revue et que les « réclamations indemnisées » devraient être placées dans la catégorie des « réclamations réglées ».

4. Rapport du directeur exécutif

Roger Tetreault présente ses observations sur les activités suivantes :

Répercussions de la COVID-19 sur les activités du Secrétariat

Le lundi 16 mars 2020, le personnel du Secrétariat a été invité à rester à la maison et à travailler à distance. Tous les déplacements du personnel ont été immédiatement suspendus. Le mardi 17 mars, quelque 20 employés ont été désignés comme fournissant des services essentiels, justifiant ainsi un accès prioritaire au réseau du Secrétariat. Les employés ne fournissant pas de services essentiels ont reçu pour instruction d’accéder au réseau en dehors des heures normales de bureau. Ainsi, la plupart des employés ne pouvaient accéder au réseau que le soir. À la suite de discussions menées avec la Direction générale de la gestion de l’information (DGGI) du Ministère, il est prévu que 15 autres employés du SAPI auront un accès complet au système et au réseau d’ici la mi-mai. Le travail d’élimination des documents physiques effectué par le Secrétariat a pris fin, mais des discussions sont en cours avec le Ministère concernant un possible retour au travail en toute sécurité du personnel chargé des dossiers essentiels à Regina. Roger participe au groupe de travail du Ministère chargé d’envisager le retour au travail. De son côté, le Secrétariat a mis l’accent sur l’accès au réseau à distance pour le personnel. Le moment venu, de 15 à 17 employés devront être présents au bureau de Regina pour travailler sur les dossiers physiques.

Réclamations sans valeur successorale

Au 1er mai 2020, on compte 4 réclamations sans valeur successorale en cours de procédure : 2 antérieures à une décision et 2 postérieures à une décision en attente de nomination d’administrateurs. Sur les 2 réclamations postérieures à la décision, 1 est en attente d’une décision sur les honoraires et l’autre fait l’objet d’une décision par contumace.

Élimination des documents

Au 30 avril 2020, le Secrétariat avait éliminé environ 80 % des fichiers physiques et 89 % des fichiers électroniques.

Programme de notification

Au 30 avril 2020, le SAPI a reçu 181 demandes de documents ou d’archivage au Centre national pour la vérité et la réconciliation (CNVR), dont :

• 52 provenaient de non-demandeurs, donc invalides;
• 129 étaient valides, dont 32 consentements : 19 sont terminés.

Cérémonie de clôture du Secrétariat d’adjudication des pensionnats indiens

En raison de la pandémie, il est peu probable que la cérémonie se déroule en personne dans chacun des quatre lieux comme prévu. La possibilité de tenir un événement virtuel le 19 septembre 2020 est à l’étude.

5. Rapport de l’adjudicateur en chef

L’adjudicateur en chef présente ses observations sur les activités ci-dessous :

Mise à jour générale

Nous avons fait pas mal de progrès malgré les contraintes liées à la pandémie. Il y a actuellement 11 réclamations actives; parmi celles-ci, 4 sont en attente de décisions sur les honoraires, dont 3 ont été rédigées.

En raison des répercussions de la COVID-19 sur les activités, le 17 mars 2020, l’adjudicateur en chef a écrit aux avocats et aux représentants du Canada travaillant sur les trois autres audiences de Kivalliq Hall prévues en avril, pour leur demander d’éviter d’annuler ces dates et de tenir ces audiences en mode virtuel plutôt qu’en personne. Parmi ces audiences, une a été différée, une a été reportée au mois de juin et la troisième a eu lieu par téléphone, l’adjudicateur rendant sa décision quelques jours plus tard. Il est difficile de prévoir quand les activités normales reprendront et si les deux réclamations restantes seront organisées par conférence téléphonique ou éventuellement réglées par le biais du processus de règlement négocié.

6. Le point sur les réclamations jugées inadmissibles par Blott

Roger Tetreault fait le point sur les réclamations jugées inadmissibles par Blott. Au 1er mai 2020, le SAPI a reçu 56 demandes sur un total de 159 dossiers jugés inadmissibles et parmi ceux-ci :

• 46 ont été admis;
• 10 n’ont pas été admis;
• 42 réclamations admises sont réglées;
• Parmi les 4 réclamations en traitement :
  • l’une en est à un stade postérieur à l’audience,
  • 3 sont en attente de décisions sur les honoraires.

Sur les 42 dossiers réglés :

• 9 ont été rejetés;
• 2 ont été réglés par le biais d’un règlement négocié;
• 27 ont abouti à des indemnités;
• 4 étaient des décisions à somme nulle.

Un rejet est une décision rendue par un adjudicateur sans audience.

7. Mise au point concernant Kivalliq Hall

Roger Tetreault fait le point sur les réclamations relatives à Kivalliq Hall. Au 1er mai 2020, le SAPI a reçu 15 demandes dont :

• 6 n’ont pas été admises;
• 2 ont été refusées (reçues après la date limite);
• 2 ont fait l’objet d’un règlement négocié;
• 1 peut faire l’objet d’un règlement négocié;
• 1 peut être réglée sans audience;
• 3 ont été soumises aux décisions de l’adjudicateur, donnant lieu à une indemnité.

Un membre demande s’il y avait des problèmes logistiques liés aux 2 demandes qui n’ont pas été acceptées. L’adjudicateur en chef répond que le Secrétariat n’est pas en mesure d’accepter les demandes reçues après la date limite. Cependant, la Convention de règlement ne ferme pas la porte aux réclamations en litige d’anciens élèves qui n’ont pas déposé de demande au titre du PEI. L’avocat du demandeur en est informé.

8. Mise au point sur les demandes liées au partage administratif

Karen Turcotte indique que le Canada n’a plus que 10 à 15 dossiers en cours. Pour la plupart de ces dossiers, le Canada a du mal à joindre les personnes concernées. Des contrats ont été conclus avec des cabinets d’enquête privés pour localiser les demandeurs. Certaines réclamations restantes concernent des avocats qui n’exercent plus. Le Canada continue de faire de son mieux pour faire avancer ces quelques dossiers restants dans les circonstances actuelles.

9. Processus post-décision administré par le Canada dans le cadre du processus de règlement des réclamations relatives à des sévices entre élèves

Karen Turcotte indique qu’il ne reste qu’un petit nombre de dossiers, confrontés aux mêmes problèmes que ceux indiqués dans la mise au point sur les demandes liées au partage administratif.

10. Rapport annuel de l’adjudicateur en chef

Le Rapport annuel de l’adjudicateur en chef est présenté au Comité. Une section met en évidence les objectifs de l’année et le reste du rapport fait état des progrès réalisés à cet égard.