Comité de surveillance des Procès-verbaux | Réunion du 14 octobre 2020 - Vidéoconférence

Membres présents

Également présents

1. Mot de bienvenue

La présidente, Mme Mayo Moran, souhaite la bienvenue aux membres du Comité et dit espérer que tous, ainsi que leurs proches, se portent bien en cette période sans précédent.

2. Approbation du procès-verbal de la réunion précédente

Le Comité approuve, après de légères modifications, le procès-verbal de la réunion du 19 mai 2020.

3. Indicateurs de rendement clés

Roger Tetreault présente les principaux indicateurs statistiques en date du 1er octobre 2020 :

• une (1) réclamation en est toujours à l’étape post-décisionnelle en attendant qu’une décision sur les honoraires d’avocat soit prise;
• deux (2) audiences ont eu lieu depuis le 1er avril 2020;
• le total des montants adjugés par les adjudicateurs (excluant les règlements négociés, les honoraires d’avocat et les dépenses judiciaires) s’élève à 2,141 milliards de dollars;
• le total des montants adjugés et des règlements négociés (excluant les honoraires d’avocat et les dépenses judiciaires) s’élève à 2,621 milliards de dollars;
• le total des indemnités (montants adjugés, règlements négociés, honoraires d’avocat et dépenses judiciaires y compris) s’élève à 3,233 milliards de dollars.

Un membre demande en quoi consiste une décision relative aux honoraires d’avocat. L’adjudicateur en chef répond qu’il s’agit d’une analyse des honoraires facturés par l’avocat du demandeur, qui est réalisée par un adjudicateur chargé d’évaluer le travail effectué par l’avocat dans le dossier. Dans le dossier en question, l’avocat du demandeur refuse de produire la convention d’honoraires ou un relevé de temps. Normalement, dans ces circonstances, l’adjudicateur limite les honoraires d’avocat à la contribution de 15 % qui est versée par le Canada.

4. Rapport du directeur exécutif

Roger Tetreault présente ses observations sur les activités suivantes.

Réclamations relatives à Kivalliq Hall

En date du 1er octobre 2020, 16 demandes ont été reçues relativement au pensionnat indien Kivalliq Hall :

• six (6) demandes n’ont pas été admises parce qu’elles ne répondaient pas aux critères d’admissibilité du Processus d’évaluation indépendant (PEI);
• trois (3) demandes ont été refusées parce qu’elles ont été reçues après la date limite;
• une (1) demande a donné lieu à un montant adjugé dans le cadre du processus de règlement négocié;
• deux (2) réclamations ont été retirées après avoir été admises;
• quatre (4) réclamations ont fait l’objet d’une audience (et un montant a été accordé pour chacune d’elles), et deux d’entre elles ont été réglées par une décision du volet ordinaire alors que les deux autres l’ont été par une décision abrégée.

Le total des indemnités versées aux demandeurs de Kivalliq Hall s’élève à 347 k$.

Un membre demande si les deux demandes reçues après la date limite pourraient être renvoyées. L’adjudicateur en chef fait observer qu’en ce qui concerne les réclamations qui ne sont pas réputées être acceptées, les demandeurs ont le droit d’en appeler de la décision directement au Canada en vertu de la Convention de règlement.

Réclamations jugées inadmissibles par Blott

Au 15 septembre 2018, sur les 159 dossiers jugés inadmissibles, 56 demandes avaient été soumises au Secrétariat. De ce nombre :

• quarante-six (46) réclamations ont été admises, dont deux (2) l’ont été en appel d’une décision de non-admission et dont 39 ont fait l’objet d’une audience;
• dix (10) réclamations n’ont pas été admises.
• Les 46 réclamations étaient réglées en date du 1er octobre 2020, dont :
  • quatre (4) réclamations successorales qui n’ont pas été admises;
  • une (1) réclamation rejetée;
  • trois (3) réclamations retirées après avoir été admises;
  • deux (2) réclamations réglées au moyen d’un règlement négocié;
  • vingt-sept (27) réclamations réglées par une décision du volet ordinaire;
  • neuf (9) réclamations réglées par une décision abrégée.

Le total des indemnités pour les réclamations jugées inadmissibles par Blott s’élève à 2,4 M$.

Le conseiller spécial indépendant s’est vu remettre un rapport sur les dossiers de Blott reçus depuis sa nomination, y compris sur les dossiers jugés inadmissibles.

Réclamations successorales

Approximativement 1520 demandeurs sont décédés avant la tenue de leur audience ou peu de temps après. En tout, 290 réclamations successorales ont donné lieu à une indemnisation. Le total des montants ainsi adjugés s’élève à 21,7 M$. Par ailleurs, 382 réclamations successorales ont été rejetées. Les autres réclamations successorales ont été refusées, n’ont pas été admises, ont été retirées, ont été résolues par voie de règlement négocié ou encore ont été rejetées parce que le dossier était incomplet.

Élimination des documents

En raison de la COVID-19, l’élimination des dossiers physiques a été suspendue jusqu’à ce qu’un petit groupe d’employés réintègre le bureau, en juillet 2020.

Au 30 septembre 2020, nous avions éliminé 39 000 dossiers physiques (90 %), dont 4 505 l’ont été entre le 20 juillet et le 30 septembre. Par ailleurs, 43 000 documents électroniques (99 %) ont été éliminés, dont 7 594 l’ont été entre le 15 mars et le 30 septembre. Ces dossiers sont tous des dossiers non conservés et certains sont liés au Mode alternatif de règlement des conflits (MARC).

PEI collectif

Les groupes avaient jusqu’au 30 octobre 2020 pour réaliser les activités et jusqu’au 30 novembre 2020 pour produire leurs rapports définitifs. Un suivi a été effectué auprès des groupes pour leur demander de faire le point sur les activités qu’il reste à réaliser et de confirmer que leurs rapports seront terminés d’ici le 30 novembre 2020.

Programme de notification

Au 30 septembre, le Secrétariat avait reçu au total 189 demandes d’exemplaires de documents du demandeur ou formulaires de consentement de communication de documents au Centre national pour la vérité et la réconciliation (CNVR). De ce nombre, 137 demandes étaient valides et 52 ne l’étaient pas. Les 26 formulaires de consentement ont été traités et les documents envoyés au CNVR. Roger Tetreault souligne que dans son compte rendu au Comité de surveillance du 19 mai 2020, il s’est trompé en déclarant que 32 formulaires de consentement valides avaient été reçus.

Le Secrétariat en est actuellement à la phase 3 du Programme de notification, laquelle consiste à communiquer par téléphone avec les fournisseurs de services dans les collectivités et à leur transmettre des renseignements par courrier électronique. La fin de cette phase est prévue pour le 31 décembre 2020.

Les travaux de planification et de préparation du Secrétariat et d’Epiq (notre agent de gestion des documents) entourant l’accord de transfert du Programme de notification progressent. Le transfert devrait être effectué à compter de la mi-janvier 2021.

Cérémonie de clôture du SAPI

Le 17 septembre 2020, le Secrétariat a tenu une cérémonie virtuelle pour les employés et les adjudicateurs anciens et actuels. Les conférenciers étaient l’aîné Gertie Pierre, ancien pensionnaire, Dan Shapiro, adjudicateur en chef, Daniel Quan-Watson, sous-ministre de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada, ainsi que le chef Robert Joseph en tant que conférencier invité spécial. Au cours de la cérémonie, on a procédé au dévoilement du médaillon de défi, qui est remis à tous les anciens employés en souvenir de leur service au Secrétariat. La cérémonie s’est conclue sur un jeu-questionnaire interactif. Une vidéo de l’activité sera rendue accessible aux personnes qui n’ont pas pu y assister.

Accès au milieu de travail

Tous les nouveaux employés ont maintenant accès au réseau et aux systèmes du Secrétariat. À l’heure actuelle, 10 employés du bureau travaillent à temps plein sur les dossiers physiques. À moins que d’autres perturbations surviennent, ces travaux devraient être terminés d’ici la fin du mois de décembre 2020.

Malheureusement, en raison de la deuxième vague de COVID dans la région de la capitale nationale, le personnel de cette région a reçu comme consigne de travailler à domicile jusqu’à nouvel ordre et de ne se rendre au bureau qu’en cas de nécessité absolue.

6. Le point sur les demandes liées au partage administratif

Karen Turcotte signale que le Canada continue de chercher les demandeurs qui n’ont pas encore été retrouvés et utilise pour ce faire diverses méthodes, dont des services d’enquête privée.

7. Processus post-décision administré par le Canada dans le cadre du processus de règlement des réclamations relatives à des sévices entre élèves

Karen Turcotte rapporte qu’il reste 14 dossiers en suspens dans le cadre du processus. De ce nombre, deux sont des dossiers successoraux relevant de la compétence du Canada, et des administrateurs de succession sont désignés pour chacun d’eux; cinq ne relèvent pas de la compétence du Canada, et tous les moyens sont mis en œuvre pour faire avancer ces dossiers; dans un dossier, l’avocat du demandeur est décédé, et le Canada collabore avec le barreau pour faire en sorte que le dossier soit réglé; deux demandeurs ont été retrouvés avec l’aide d’enquêteurs privés; un dossier est en attente d’une offre; trois demandeurs sont introuvables, et des enquêteurs privés tentent de les retrouver.