Comité de surveillance des Procès-verbaux | Réunion du 4 mars 2021 - Vidéoconférence
Télécharger
Cliquer ici pour la version PDF
Réunion du 4 mars 2021 - Vidéoconférence
Membres présents
| Nom | Fonction |
|---|---|
| Mayo Moran | Présidente |
| Mary Allin | Représentante du gouvernement du Canada (en remplacement de Karen Turcotte) |
| Juliet Donnici | Représentante du gouvernement du Canada |
| Mitch Holash | Représentant d’une entité religieuse (entités catholiques) |
| David Iverson | Représentant d’une entité religieuse (entités protestantes) |
| David Paterson | Représentant des avocats des demandeurs (consortium national) |
| Diane Soroka | Représentante des avocats des demandeurs (avocate indépendante) |
Également présents
| Nom | Fonction |
|---|---|
| Brian Gover | Conseiller juridique |
| Daniel Shapiro | Adjudicateur en chef |
| Roger Tetreault | Directeur exécutif, Secrétariat d’adjudication des pensionnats indiens (SAPI) |
| Brent Bostrom | Secrétaire de séance, SAPI |
Membres absents
| Nom | Fonction |
|---|---|
| Karen Turcotte | Représentante du gouvernement du Canada |
| Julie McGregor | Représentante de l’Assemblée des Premières Nations (APN) |
| Lucy Kuptana | Représentante inuite |
1. Mot de bienvenue
La présidente, Mayo Moran, ouvre la séance en souhaitant la bienvenue à tous les participants et les remercie de leur présence.
2. Adoption du procès-verbal
Le Comité approuve le procès-verbal de la réunion du 14 janvier 2021.
3. Rapport du directeur exécutif
Élimination des documents
43,549 (99,76 %) des dossiers physiques non conservés des demandeurs ont été éliminés ainsi que 99,5 % des dossiers électroniques.
93,05 % des documents physiques conservés ont été déchiquetés.
La totalité de la collection de documents conservés a été transférée à Epiq.
Programme de notification
195 demandes ont été reçues; 52 ne sont pas valides, ne provenant pas de demandeurs, 143 sont valides, dont 28 demandes à communiquer au CNVR.
Le programme Mes documents, Mon choix a été transféré à Epiq et son personnel a reçu une formation sur les tâches liées à ce programme.
Bases de données du SAPI
La base de données du Système intégré de gestion des dossiers (base interne du SAPI) a été mise hors service.
L’accès à l’EDI sera disponible jusqu’au 31 mars pour un petit nombre d’utilisateurs, après quoi tous les renseignements seront supprimés.
Site Web du PEI
Au départ, la fermeture du site Web était prévue pour le 31 mars 2021. Les membres du CS estiment qu’il est utile de continuer à utiliser le site comme ressource après cette date. L’adjudicateur en chef fait remarquer que l’information contenue sur le site Web doit être transférée au Canada une fois le Secrétariat fermé, de sorte que RCAANC doit accepter de maintenir le site. Le représentant du Canada croit que ce ne sera pas un problème, mais il devra le confirmer.
Si le site Web est conservé après le 31 mars 2021, certains changements devront probablement être apportés pour indiquer clairement que le PEI est terminé et que le site sert à des fins d’archivage seulement.
Collection de dossiers non liés aux demandes
Le Secrétariat rédige actuellement une lettre de clôture énonçant les principes du transfert des dossiers au Canada et de l’examen des documents afin de déterminer s’ils contiennent des renseignements privilégiés. La lettre sera fournie avant le transfert des documents au Canada.
La mise en correspondance, la migration et l’assurance de la qualité de la collection devraient être terminées d’ici la fin de mai, et le transfert aura lieu au cours de la deuxième semaine de juin.
Plus de 135,000 documents seront transférés, à l’exclusion des documents financiers.
PEI collectif
Le rapport final a été reçu en ce qui concerne un contrat qui était en suspens, ce qui clôt ce programme.
Facturation
Les membres du CS doivent envoyer leurs factures à Laura Dorion d’ici le 1er avril. Roger fera un suivi auprès des membres du CS en leur transmettant les coordonnées de Laura et en leur rappelant la date limite.
4. Rapport de l’adjudicateur en chef
Achèvement du PEI
La décision de réexamen définitive rendue dans le cadre du PEI est maintenant complète. Cette demande est toujours devant les tribunaux, mais le processus d’adjudication est maintenant terminé.
La plupart des adjudicateurs ont terminé le processus lié à leur départ. Six adjudicateurs environ devraient conclure leur contrat à la fin du mois.
Mayo remercie Dan et tous les adjudicateurs pour le travail qu’ils ont accompli dans le cadre du processus.
6. Rapport annuel de l’adjudicateur en chef
Le rapport de 2020 a été communiqué au Comité de surveillance avant la réunion de manière à ce que les membres puissent en prendre connaissance. L’adjudicateur en chef a indiqué les points saillants et a répondu aux questions et aux commentaires. Le rapport a été traduit et sera affiché sur le site Web du PEI.