Documents d'orientation | DO-10: Présance aux téléconférences

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DO-10: PRÉSENCE AUX TÉLÉCONFÉRENCES


[12 décembre 2015]

Avis concernant les téléconférences

1. Lorsqu’une téléconférence doit avoir lieu, on fournira un avis aux :

  1. parties qui ont le droit de prendre part à l’audience, si elle n’a pas encore eu lieu;
  2. parties qui ont pris part à l’audience, si elle a eu lieu.

Représentation des demandeurs lors des téléconférences

2. Les demandeurs qui sont représentés par un avocat ont le droit de prendre part aux téléconférences. Cependant, on ne s’y attend pas d’une manière générale.

3. Les demandeurs qui ne sont pas représentés doivent prendre part aux téléconférences, afin que les décisions importantes concernant leur demande ne soient pas prises de manière ex parte.

4. Le Secrétariat d’adjudication aidera à informer les demandeurs non représentés de la tenue de téléconférences et à les inciter à y prendre part. Dans la plupart des cas, un fournisseur de soutien dans le cadre du PEI prendra part à la téléconférence avec le demandeur non représenté. Ce dernier peut aussi inviter des accompagnateurs et/ou personnes offrant un soutien de santé à la téléconférence.

Première absence

5. Si une partie qui doit prendre part à une téléconférence est absente à la première occasion, l’adjudicateur reportera la téléconférence et demandera au Secrétariat d’adjudication d’en organiser une autre.

Deuxième absence ou autre absence subséquente

6. Si une partie qui doit prendre part à une téléconférence est absente à la deuxième occasion ou à une autre occasion subséquente :

  1. si le demandeur est représenté, l’adjudicateur communiquera avec le représentant pour lui demander d’expliquer pourquoi la téléconférence devrait être reportée pour une troisième fois (ou une autre fois);
  2. si le demandeur n’est pas représenté, l’adjudicateur demandera au Secrétariat d’adjudication de fournir un rapport décrivant les mesures prises pour informer ce demandeur de la tenue de la téléconférence, et l’inciter à y prendre part. On demandera à l’agent de soutien des demandeurs de communiquer avec le demandeur non représenté pour lui demander d’expliquer pourquoi la téléconférence devrait être à nouveau reportée.

7. L’adjudicateur prendra ensuite les renseignements fournis et les facteurs pertinents en considération, y compris les facteurs apparaissant à la section 8, avant de décider ce qui suit :

  1. aller de l’avant avec toute téléconférence subséquente, sans égard à la participation de la partie;
  2. demander à ce que la téléconférence soit reportée, avec ou sans conditions;
  3. renvoyer la demande à un autre processus du PEI.

Facteurs dont l’adjudicateur doit tenir compte

8. Parmi les facteurs pertinents dont l’adjudicateur peut tenir compte, il y a les suivants :

  1. La téléconférence a-t-elle été organisée de manière appropriée? La partie absente a-t-elle reçu un avis relatif à la téléconférence?
  2. Y a-t-il des circonstances inhabituelles entourant la téléconférence qui peuvent avoir fait en sorte que la partie a eu de la difficulté à y prendre part?
  3. Y a-t-il eu des annulations ou des absences dans le passé? Quelles étaient les circonstances?
  4. La partie absente a-t-elle fourni une raison appropriée expliquant son absence?

Conditions qui peuvent être imposées lors du report d’une téléconférence

9. Si l’adjudicateur exige qu’une téléconférence soit reportée, il peut imposer une ou des conditions, comme celles qui suivent :

  1. L’adjudicateur peut préciser que tout autre report ne sera pas permis.
  2. L’adjudicateur peut exiger que la partie convienne, par écrit, de prendre part à la téléconférence à une date précise.
  3. L’adjudicateur peut exiger que tout autre avis transmis à la partie soit envoyé par courrier, et nécessite une signature.
  4. L’adjudicateur peut imposer toute autre condition raisonnable qu’il juge appropriée.
  5. Si les conditions convenues ne sont pas respectées, l’adjudicateur peut abandonner ou modifier des conditions et/ou en imposer de nouvelles s’il y a lieu.

Résultats si la téléconférence va de l’avant en l’absence d’une partie

10. Si une téléconférence va de l’avant en l’absence d’une partie, l’adjudicateur doit enregistrer la téléconférence et fournir de brèves raisons, par écrit, expliquant les décisions ou des rapports découlant de la téléconférence.

11. Pour assurer un degré de certitude accru, toute téléconférence qui va de l’avant en l’absence d’une partie peut entraîner le rejet d’une demande uniquement si le PEI ou une directive en découlant1 l’autorise. Les droits habituels d’examen s’appliquent lors d’un tel rejet.

Définition

12. Dans le présent document d’orientation, par partie, on entend l’avocat d’une partie (ou, dans le cas d’un prévenu, son employé) ou le demandeur s’il n’est pas représenté.

1- Par exemple, les sections 22.7 et 22.8 de la procédure de règlement des dossiers incomplets; section 3(d)(ii) du DAC-9 (Procédure d’examen de la compétence dans le cadre du PEI).