Documents d'orientation | DO-7R1: Audiences prévues qui n'ont pas lieu

1 - À des fins de clarté, cette politique s'applique également aux ajournements.

[Le 17 septembre 2015]

Préambule

Le nombre de cas d’audiences relatives à des réclamations liées aux pensionnats indiens qui n’ont pas lieu à la date prévue au calendrier ne cesse d’augmenter. Le plus souvent, les audiences prévues n’ont pas lieu parce que le demandeur ou son avocat en a demandé le report ou a omis de s’y présenter à la date et à l’heure fixées. Des audiences sont également reportées à la demande d’autres participants (le Canada, les entités religieuses), mais en nombre beaucoup moins important.

Dans l’état actuel des choses, plus d’une audience sur cinq n’a pas lieu à la date fixée, ce qui entraîne un énorme gaspillage de ressources et mine grandement la capacité du Secrétariat à gérer le processus d’audience efficacement. Cette situation menace également la capacité de conclure le Processus d’évaluation indépendant (PEI).

À la demande du Comité de surveillance et des tribunaux qui supervisent la Convention, le Secrétariat a été invité à mettre en place des procédures pour réduire l’incidence du report d’audiences, et notamment à envisager la possibilité d’imposer des conséquences financières aux avocats des demandeurs lorsque ces derniers auraient raisonnablement pu éviter de faire reporter l’audience de leur client.

Le Secrétariat a modifié ses procédures afin d’aider les adjudicateurs qui ont à examiner des demandes de report d’audiences.

Les présentes lignes directrices visent à mettre diverses mesures à la disposition des adjudicateurs et à les encourager à adopter une approche uniforme à cet égard. Comme toujours, le pouvoir de décision demeure du ressort de l’adjudicateur au dossier. Il s’agit non pas d’une directive, mais d’une ligne de conduite.

La nouvelle procédure

1. Inscription de l’audience au calendrier

1. Le Secrétariat détermine une date d’audience selon la disponibilité des parties et de l’adjudicateur.
2. Le Secrétariat envoie un avis d’audience aux parties dans lequel il confirme la date, l’heure et le lieu de l’audience.
3. Aux termes du processus d’audience accéléré, une audience peut être planifiée et entendue, même si la documentation obligatoire est incomplète.
4. On ne fixe pas de date d’audience si le demandeur ne peut pas être localisé.
   1. Si l’avocat a perdu le contact avec son client, il doit en informer le Secrétariat avant que le dossier passe à l’étape d’établissement du calendrier.
   2. L’avocat peut demander de l’aide pour localiser son client dans le cadre du Protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace.

2. Demandes de déplacement de la date

1. Une fois l’avis d’audience envoyé, les parties disposent de deux semaines pour demander de faire déplacer la date d’audience.
2. Pour demander le déplacement de la date d’audience :
   1. Les demandeurs non représentés doivent communiquer avec leur agent de soutien.
      • L’agent de soutien avise l’adjudicateur par courriel, en plaçant en copie conforme les autres parties, le planificateur et le registraire.
   2. Tout autre participant doit communiquer avec l’adjudicateur par courriel, en plaçant en copie conforme les autres parties, le planificateur et le registraire.
      • Registraire = postponement-reporter@irsad-sapi.gc.ca
3. Le planificateur fixe la nouvelle date de l’audience selon la disponibilité de l’adjudicateur et des parties.
4. Comme il est mentionné dans la section 1 ci-dessus, on ne déplace pas la date de l’audience si le demandeur ne peut pas être localisé.

3. Demande de report de l’audience – reçue avant l’audience

1. Les demandes de report ou d’annulation d’une audience reçues plus de 2 semaines après l’envoi de l’avis d’audience sont considérées comme des « Demandes de report ».
2. Les reports sont examinés uniquement par l’adjudicateur affecté à la demande.
3. Les demandes de report doivent fournir une raison précise pour le report et comprendre les pièces justificatives pertinentes, s’il y a lieu.
4. Pour demander un report :
   1. Les demandeurs non représentés doivent communiquer avec leur agent de soutien;
      • L’agent de soutien avise le registraire par courriel, en plaçant en copie conforme l’adjudicateur et les autres parties.
   2. Tout autre participant doit communiquer avec le registraire par courriel, en plaçant en copie conforme l’adjudicateur et les autres parties.
      • Registraire = postponement-reporter@irsad-sapi.gc.ca
5. À la réception d’une demande de report :
   1. Le registraire doit :
      • préparer un « Rapport sur les reports d’audience » précisant toutes les demandes de report actuelles et antérieures;
      • préparer une estimation des ressources financières gaspillées (le cas échéant);
      • envoyer une copie du rapport à l’adjudicateur.
   2. L’adjudicateur doit :
      • prendre des dispositions pour rencontrer les parties dès que possible afin de clarifier les raisons du report;
      • consulter le rapport du registraire et tenir compte des reports antérieurs accordés, le cas échéant;
      • entendre la demande de report et tenir compte des points suivants :
        • L’avis d’audience a-t-il été signifié selon les règles et dans les délais appropriés?
        • L’audience a-t-elle été inscrite au calendrier dans des circonstances inhabituelles, qui font qu’il est difficile pour une partie ou une autre de s’y présenter?
        • La demande est-elle raisonnable, dans les circonstances?
        • Toutes les mesures raisonnables ont-elles été prises pour assurer la présence de la partie absente?
        • Les solutions de rechange possibles ont-elles toutes été envisagées pour éviter le report?
   3. consulter son adjudicateur en chef adjoint.
      • Le rôle de l’adjudicateur en chef adjoint consiste à fournir des conseils et à promouvoir l’uniformité.
      • La décision d’accorder ou de refuser le report est du ressort de l’adjudicateur.
      • L’adjudicateur communique l’avis reçu de l’adjudicateur en chef adjoint et tient compte des observations des parties avant de rendre une ordonnance de report.

4. Demande de report de l’audience – reçue le jour de l’audience

1. Dans les situations où une demande de report est reçue le jour de l’audience, l’adjudicateur doit prendre une décision sur-le-champ quant au report.
2. Dans une telle situation, l’adjudicateur tient une rencontre avec les parties disponibles en personne (ou par téléconférence) à l’heure et à l’endroit indiqués sur l’avis d’audience en vue d’examiner les raisons et les circonstances de la demande :
   1. Si la demande de report découle de raisons qui sont entièrement au-delà du contrôle de la partie absente, et que celles-ci ne pouvaient pas être prévues ou prévenues (accident, maladie soudaine, conditions météorologiques perturbatrices, etc.), l’adjudicateur peut accorder le report sans consulter son adjudicateur en chef adjoint; cependant, l’adjudicateur en chef adjoint doit être avisé du report dès que possible. Pour les demandeurs non représentés, l’adjudicateur communique avec l’agent de soutien du demandeur afin de déterminer si ces motifs sont applicables.
   2. Si la demande de report était prévisible, si ses motifs sont douteux ou si elle s’inscrit dans une série d’absences, l’adjudicateur doit tenter de consulter son adjudicateur en chef adjoint avant d’accorder ou de refuser la demande.
      • Le rôle de l’adjudicateur en chef adjoint consiste à fournir des conseils et à promouvoir l’uniformité.
      • La décision d’accorder ou de refuser le report est du ressort de l’adjudicateur.
      • L’adjudicateur communique l’avis reçu de l’adjudicateur en chef adjoint et tient compte des observations des parties avant de rendre une ordonnance de report.

5. Ordonnance de report de l’adjudicateur

1. Après avoir examiné les raisons et les circonstances de la demande de report, l’adjudicateur envoie une ordonnance de report écrite à tous les participants à l’audience indiquant si la demande de report est approuvée, refusée ou transférée à un autre processus au sein du PEI, et précisant les motifs de l’ordonnance.
2. L’adjudicateur peut :
   1. Accepter la demande
   2. Accepter la demande aux conditions suivantes :
      • Avec le consentement du demandeur, l’audience déplacée procédera indépendamment de toute autre absence d’une partie autre que le demandeur.
      • Dans le cas d’un report découlant de la requête du demandeur, si le demandeur ne se présente pas à la date prévue du report, l’audience aura lieu et, faute de preuve à l’appui, la requête du demandeur sera rejetée.
      • Si la responsabilité du report incombe à l’avocat, il pourrait en être tenu compte dans l’évaluation du caractère juste et raisonnable de ses honoraires.
      • À la discrétion de l’adjudicateur, le rajustement des honoraires pourra refléter les coûts que représentent les « ressources perdues ».
      • L’adjudicateur peut ordonner que tout avis d’audience futur soit posté directement au demandeur et transmis par courriel à son avocat.
   3. Reporter la demande à un autre processus au sein du PEI
   4. Refuser la demande et la placer en sursis pour une certaine période :
      • L’adjudicateur peut rejeter la demande et tenir l’audience. S’il en résulte un rejet de la demande faute de preuves, l’adjudicateur peut mettre la demande en sursis.
      • Si l’adjudicateur met la demande en sursis, le demandeur peut demander que la date d’audience originale soit déplacée d’un mois.
      • Si une telle demande n’a pas été présentée dans le délai d’un mois suivant la date de l’audience, le rejet sera maintenu et les motifs de la décision seront fournis par écrit. L’adjudicateur pourra rajuster le délai précité pour tenir compte de la date d’expiration du PEI ou de toute autre circonstance pertinente. Les droits de révision normaux s’appliquent à un tel rejet.
      • Si une indemnité est accordée, l’adjudicateur pourrait revoir les honoraires de l’avocat, comme on l’indique ci-dessus.
   5. Rejeter la demande :
      • L’adjudicateur peut rejeter la demande et tenir l’audience.
      • Faute de preuve à l’appui de la demande, celle-ci est rejetée et l’adjudicateur fournit par écrit les motifs de la décision.
      • Les droits de révision normaux s’appliquent à un tel rejet.
3. Une fois la décision prise d’accorder ou de refuser le report, l’adjudicateur rédige son ordonnance de report à l’intention de toutes les parties, y compris le registraire.
   1. Dans tous les cas de demande de report, le registraire doit être informé par écrit dès que possible, après quoi il prépare un « Rapport sur les reports d’audience. » Si le report est accordé, le registraire prend des dispositions pour fixer la date de la nouvelle audience le plus tôt possible.
   2. Si l’ordonnance de report donne lieu à un rejet, l’adjudicateur rédige un rapport décrivant les circonstances et les motifs du rejet.
   3. Si l’adjudicateur met la demande en sursis, autorisant ainsi le report de l’audience relative à la demande, il remet l’ordonnance de report à toutes les parties, y compris au registraire. Si, à l’expiration du délai autorisé, il n’y a pas eu de demande de report de l’audience, l’adjudicateur rend sa décision et en fait part aux parties.

6. Consigne finale

1. Conformément au sous-alinéa (e)(ii) du PEI (page 9), l’adjudicateur est chargé de mener l’audience. Il doit notamment gérer les reports et donner ses instructions aux parties concernant la procédure à suivre une fois que la date et l’heure de l’audience ont été fixées.
2. Le Secrétariat s’apprête à conclure le PEI. Des mesures supplémentaires doivent être prises pour réduire le nombre de jours d’audience perdus tout en faisant en sorte que le processus demeure équitable pour toutes les parties.