Documents d'orientation | DO-9: Concernant le report des évaluations

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[17 septembre 2015]

Préambule

Le Secrétariat doit assumer des frais lorsqu’un demandeur ne se présente pas à son évaluation. Les frais d’annulation varient de 615 $ à 4 147 $. Un préavis insuffisant occasionne aussi des frais de déplacement qui ne peuvent être recouvrés.

En outre, ces rendez-vous manqués bloquent des cases horaires qui auraient pu être consacrées à d’autres demandeurs ayant besoin d’une évaluation. À la suite d’absences répétées, un expert pourrait refuser de faire des évaluations dans le cadre du Processus d’évaluation indépendant.

La procédure de gestion des reports d’évaluation qui fait l’objet du présent document est une version simplifiée et adaptée de celle qui s’applique au report d’une audience (DO-7, Audiences prévues qui n’ont pas lieu).

Notification d’évaluation

1. Si le demandeur est représenté par un avocat :

1. L’avocat du demandeur est responsable d’informer ce dernier de la date, de l’heure et du lieu de l’évaluation. On s’attend à ce qu’il informe le demandeur de la date, de l’heure et du lieu de l’évaluation immédiatement après avoir reçu la confirmation du fournisseur de services de soins psychologiques ou médicaux.
2. Le Secrétariat enverra un rappel à l’avocat du demandeur deux semaines avant l’évaluation.
3. L’avocat du demandeur rappellera à ce dernier la date de l’évaluation au moins deux semaines à l’avance. On recommande à l’avocat de lui faire parvenir un second rappel une semaine avant l’évaluation.

2. Si le demandeur se représente lui-même :

1. Le Secrétariat informera le demandeur de la date, de l’heure et du lieu de l’évaluation dès qu’il aura reçu une confirmation.
2. Au moins deux semaines avant l’évaluation, le Secrétariat enverra un rappel au demandeur. Une semaine avant l’évaluation, le Secrétariat lui fera parvenir un second rappel.

Avis d’annulation

3. S’il n’est pas en mesure de se présenter à l’évaluation, le demandeur, ou son avocat, doit communiquer avec le Secrétariat le plus rapidement possible. Les demandes de report d’évaluation peuvent être soumises sans pénalité jusqu'à deux semaines après la réception de la confirmation par le Secrétariat.

Annulation ou absence – Examen du personnel

4. Si un demandeur annule une évaluation ou ne s’y présente pas, le Secrétariat peut :

1. dans le cas d'une première annulation ou d’une première absence et si un motif satisfaisant est fourni, reporter l’évaluation;
2. demander des directives de l’adjudicateur aux termes de l’article 5.

Annulation ou absence – Examen de l’adjudicateur

5. Lors du renvoi du dossier à l’adjudicateur :

1. le Secrétariat indiquera tout report d’évaluation antérieur figurant au dossier ainsi qu’une évaluation des frais non recouvrables, le cas échéant;
2. l’adjudicateur peut accepter les représentations du client et d’autres parties s’il juge que l’évaluation annulée a eu des effets matériels sur les intérêts de ces parties.

6. L’adjudicateur se penchera ensuite sur les renseignements fournis ainsi que sur les facteurs pertinents, notamment ceux indiqués à l’article 8, et établira une ordonnance de procédure comprenant une ou plusieurs des modalités qui suivent :

1. Demander au Secrétariat d’organiser une nouvelle évaluation;
2. Demander au Secrétariat d’organiser une nouvelle audience, sous réserve de certaines conditions :
   1. l’adjudicateur peut préciser que l’évaluation ne pourra être reportée sans autorisation;
   2. il peut mettre le dossier en suspens en attendant de recevoir une attestation écrite dans laquelle le demandeur indique qu’il est prêt à aller de l’avant;
   3. il peut mettre le dossier en suspens en attendant de recevoir une attestation écrite dans laquelle l’avocat du demandeur ou le Secrétariat confirme que le demandeur a été localisé et qu’il est prêt à participer à une évaluation, et apte à le faire.
   4. il peut demander que tous les futurs avis d’évaluation soient envoyés directement au demandeur par courrier recommandé et à son avocat par courriel.
   5. il peut fixer toute autre condition qu’il juge appropriée.
3. Si l’avocat du demandeur assume la responsabilité de l’annulation ou de l’absence du demandeur, il est possible de tenir compte de ce facteur dans l’établissement d’honoraires justes et raisonnables. Si l’adjudicateur le juge nécessaire, on pourra ajuster les honoraires de l’avocat en fonction des frais non recouvrables.
4. Si le demandeur a refusé de fournir une explication ou si l’explication fournie est insatisfaisante, l’adjudicateur peut procéder aux représentations finales et rendre une décision sans avoir obtenu d’avis médical ou d’expertise.

7. Une ordonnance de procédure ne peut exiger des parties qu’elles renoncent à une évaluation.

Cependant, l’adjudicateur peut décider de ne pas reporter une évaluation si l’indemnité à verser se limite aux gestes, aux préjudices et aux pertes d’occasion qui ne nécessitent pas d’avis médical ou d’expertise.

Facteurs dont l’adjudicateur doit tenir compte

8. L’adjudicateur doit tenir compte des facteurs qui suivent :

1. L’évaluation a-t-elle été organisée de manière adéquate?
2. Le demandeur a-t-il été informé à temps de la date de l’évaluation?
3. Des circonstances inhabituelles entourant l’organisation de l’évaluation ont-elles fait en sorte qu’il était difficile pour le client de s’y présenter?
4. Y a-t-il des antécédents d’annulations ou d’absences?
5. La demande de report de l’évaluation est-elle raisonnable étant donné les circonstances?
6. L’avocat du demandeur a-t-il pris des mesures raisonnables pour s’assurer que son client soit présent à l’évaluation avant de l’annuler?
7. S’il est impossible de localiser le demandeur, l’avocat a-t-il fait preuve d’une diligence raisonnable afin de le localiser et d’assurer sa présence à l’évaluation?
8. Le demandeur ou l’avocat ont-ils fait parvenir un avis d’annulation au Secrétariat à temps pour éviter ou réduire au minimum les coûts non recouvrables?
9. Quel retard découlerait du report d’une évaluation et quelles seraient les répercussions de ce retard sur le traitement de la demande et l’achèvement du Processus d’évaluation indépendant?

Droit de révision

9. Les parties conservent les droits de révision normalement prévus à l’annexe D et dans l’ordonnance de mise en oeuvre. Ces droits peuvent être exercés une fois la décision finale rendue ou lors d’un examen des honoraires de l’avocat. Aucune des modalités énoncées dans le présent article n’empêche la tenue d’un examen sous prétexte que l’ordonnance émise à la section 6 est déraisonnable ou incorrecte.

Interprétation

10. Aux fins du présent document d’orientation, les « frais non recouvrables » comprennent les frais engagés par le Secrétariat relativement à une évaluation annulée ou à laquelle le demandeur ne s’est pas présenté qui ne peuvent être évités ou recouvrés, notamment les frais d’annulation, de déplacement et d’hébergement ainsi que les avances de voyage.