Information

Accès aux dossiers des écoles publiques du Canada

27 October 2015

INTRODUCTION

Pour les dossiers du PEI où la fréquentation du demandeur n’a pas été établie dans les registres des pensionnats, il peut être utile d’obtenir les dossiers des responsables provinciaux pour établir la présence ou l’absence du demandeur au sein des autres établissements scolaires.

Le Secrétariat d’adjudication a élaboré cette fiche d’information pour offrir des directives sur l’endroit où ces registres peuvent être obtenus et de quelle manière.

ALBERTA

Résumé :

  • En Alberta, une liste des écoles fréquentées par les élèves et des dates d’inscription (lorsqu’elles sont connues) se trouve dans le « dossier de l’élève ».
  • Les conseils scolaires de l’Alberta sont responsables de la conservation et de l’élimination des dossiers des élèves.
  • Les dossiers des élèves sont conservés par les conseils scolaires régionaux pendant 7 ans après que l’élève cesse de fréquenter l’établissement administré par le conseil, ou jusqu’à ce que le dossier de l’élève soit acheminé à une école différente.
  • Les dossiers des élèves qui quittent un établissement pour fréquenter une école à l’extérieur de la province sont conservés pendant 7 ans après la date à laquelle il est prévu qu’ils terminent leur douzième année.
  • Les conseils peuvent décider de garder les dossiers des élèves pendant plus longtemps que 7 ans si une période de conservation plus longue est autorisée par résolution du conseil.
  • Lorsque la période de conservation minimale est dépassée, le conseil peut détruire le dossier de l’élève.
  • Pour obtenir une copie du dossier de l’élève, l’élève ou une personne qui agit en son nom doit soumettre une demande au conseil scolaire qui administrait le dernier établissement que l’élève a fréquenté.

Source :

Province de l’Alberta. School Act. Règlement sur les dossiers des élèves. Règlement de l’Alberta 225/2006 avec les modifications, y compris le Règlement de l’Alberta 170/2012. Edmonton : Alberta Queen’s Printer, 2012.

COLOMBIE-BRITANNIQUE

Résumé :

  • En Colombie-Britannique, une liste des écoles fréquentées par les élèves et des dates d’inscription (lorsqu’elles sont connues) se trouve dans le « dossier permanent de l’élève – formulaire 1704 ».
  • Les districts et conseils scolaires de la Colombie-Britannique sont responsables de la conservation et de l’élimination des dossiers des élèves, y compris du dossier permanent de l’élève – formulaire 1704.
  • Le dossier permanent de l’élève est conservé pendant 55 ans après que l’élève ait quitté l’établissement ou qu’il ait terminé ses études.
  • Lorsque la période de conservation minimale est dépassée, le conseil scolaire peut détruire les dossiers.
  • Pour obtenir une copie du dossier permanent de l’élève – formulaire 1704, l’élève ou la personne qui agit en son nom doit soumettre une demande au conseil ou district scolaire qui administrait le dernier établissement que l’élève a fréquenté.

Source :

Ministère de l’Éducation de la C.-B – Instructions relatives aux dossiers permanents des élèves.
https://www.bced.gov.bc.ca/classroom_assessment/psr_instruct.htm [consulté le : 15 juin 2015]

MANITOBA

Résumé :

  • Au Manitoba, une liste des écoles fréquentées par les élèves et des dates d’inscription (lorsqu’elles sont connues) se trouve dans le « dossier de l’élève du Manitoba ».
  • Les divisions et districts scolaires du Manitoba sont responsables de la conservation et de l’élimination des dossiers de l’élève, y compris du dossier de l’élève du Manitoba.
  • Les dossiers des élèves sont conservés pendant au moins 10 ans après que l’élève cesse de fréquenter une école administrée par la division ou le district scolaire, ou jusqu’à ce que le dossier soit acheminé à une autre école.
  • Après la période de conservation minimale, les dossiers sont détruits ou acheminés vers une archive.
  • Les dossiers identifiés en tant qu’« archives » peuvent être entreposés aux Archives du Manitoba, dans les archives régionales ou parmi les archives de l’établissement.
  • Les divisions et les districts scolaires peuvent conserver des dossiers plus longtemps que la période minimale de conservation afin de s’adapter aux préférences ou besoins locaux.
  • Pour obtenir une copie du dossier de l’élève, l’élève ou la personne qui agit en son nom doit soumettre une demande à la division ou au district scolaire qui administrait le dernier établissement que l’élève a fréquenté.

Source :

Manitoba. Lignes directrices sur la rétention et la disposition des dossiers des divisions et des districts scolaires, révisé en janvier 2010.
Manitoba. Lignes directrices sur les dossiers des élèves du Manitoba, révisé en janvier 2012.

NOUVEAU-BRUNSWICK

Résumé :

  • Au Nouveau-Brunswick, une liste des écoles fréquentées par les élèves et les dates d’inscription (lorsqu’elles sont connues) se trouve dans le « dossier cumulatif ».
  • Les districts scolaires du Nouveau-Brunswick sont responsables de la conservation et de l’élimination des dossiers des élèves, y compris du dossier cumulatif.
  • Le dossier cumulatif est conservé pendant au moins 10 ans après que l’élève cesse de fréquenter une école administrée par le district scolaire ou jusqu’à ce que le dossier soit acheminé à une autre école.
  • Après la période de conservation minimale, le dossier est acheminé vers les archives provinciales où il est copié sur microfiche et conservé à perpétuité.
  • Pour obtenir une copie du dossier cumulatif d’un élève, l’élève, ou une personne qui le représente, doit communiquer avec les Archives provinciales du Nouveau-Brunswick :

Archives provinciales du Nouveau-Brunswick
Boîte postale 6000
Fredericton (Nouveau-Brunswick) E3B 5H1
506-453-2122
provincial.archives@gnb.ca

Source :

Nouveau-Brunswick, Bureau des documents du ministère de l’Éducation.
Archives provinciales du Nouveau-Brunswick.

TERRE-NEUVE-ET-LABRADOR

Résumé :

  • À Terre-Neuve-et-Labrador, une liste des écoles fréquentées par les élèves et des dates d’inscription (lorsqu’elles sont connues) se trouve dans le « dossier scolaire ».
  • Les conseils scolaires de Terre-Neuve-et-Labrador sont responsables de la conservation et de l’élimination des dossiers des élèves. Récemment, la province a regroupé tous ses conseils scolaires en un seul district scolaire. Les dossiers conservés par les divers conseils scolaires sont en transition.
  • Il n’y a actuellement aucune politique régissant la conservation et l’élimination des dossiers scolaires, toutefois, une nouvelle politique est en cours d’élaboration.
  • Pour obtenir une copie du dossier scolaire d’un élève, l’élève, ou une personne qui le représente, doit communiquer avec :

Agent administratif principal des services ministériels
District scolaire anglophone de Terre-Neuve-et-Labrador
Bureau 601, Atlantic Place
215, Water Street
St. John’s (T.-N.-L.) A1C 6C9
1-709-758-2372

Source :

District scolaire anglophone de Terre-Neuve-et-Labrador. https://www.nlesd.ca/parents/faqs.jsp#records

NOUVELLE-ÉCOSSE

Résumé :

  • En Nouvelle-Écosse, une liste des écoles fréquentées par les élèves et les dates d’inscription (lorsqu’elles sont connues) se trouve dans le « dossier cumulatif de l’élève ».
  • Les districts scolaires de la Nouvelle-Écosse sont responsables de la conservation et de l’élimination des dossiers des élèves, y compris du dossier cumulatif de l’élève.
  • Les alinéas 63(2) e) et f) de la Nova Scotia Education Act proscrivent « la destruction de dossiers relatifs à la fréquentation scolaire des élèves; des dossiers concernant les progrès des élèves ». [traduction] Par conséquent, il semble que le dossier cumulatif de l’élève soit conservé à perpétuité.
  • Pour obtenir une copie du dossier cumulatif de l’élève, l’élève ou une personne qui agit en son nom doit soumettre une demande au conseil scolaire qui administrait le dernier établissement que l’élève a fréquenté.

Source :

Nouvelle-Écosse. Politique sur les dossiers des élèves. Août 2006.
Nouvelle-Écosse. Education Act: Chapter 1 of the Acts of 1995-96. Halifax, 2015.

TERRITOIRES DU NORD-OUEST

Résumé :

  • Dans les Territoires du Nord-Ouest, une liste des écoles fréquentées par les élèves et des dates d’inscription (lorsqu’elles sont connues) se trouve dans l’« historique des inscriptions ».
  • L’école et le ministère de l’Éducation, de la Culture et de la Formation sont tous deux responsables de la conservation des dossiers de l’élève, y compris de l’historique des inscriptions.
  • L’historique des inscriptions est conservé par la dernière école fréquentée par l’élève pendant jusqu’à 10 ans après que l’élève ait terminé ses études ou qu’il est prévu qu’il les termine. Après 10 ans, les dossiers sont acheminés par le ministère de l’Éducation, de la Culture et de la Formation à un centre régional des dossiers, où ils sont conservés pendant un minimum de 50 ans.
  • Après la période de conservation, les dossiers sont détruits ou conservés par le ministère de l’Éducation, de la Culture et de la Formation.
  • Pour obtenir une copie de l’historique d’inscription dans les 10 années suivant la fin des études, l’élève, ou une personne qui le représente, doit communiquer avec le dernier établissement scolaire que l’élève a fréquenté.
  • Pour obtenir une copie de l’historique d’inscription 10 ans et plus après la fin des études :
    • Un ancien élève peut déposer une demande à :
      Agent des dossiers de l’élève
      Ministère de l’Éducation, de la Culture et de la Formation
      Boîte postale 1320
      Yellowknife (T.N.-O.) X1A 2L9
      1-867-920-6235
      www.ece.gov.nt.ca
    • Un représentant de l’élève doit soumettre une demande par écrit à :
      Coordonnateur à la protection de l’accès à l’information et à la vie privée
      Ministère de l’Éducation, de la Culture et de la Formation
      Tour Lahm Ridge, 3e étage
      4501-50th avenue
      Boîte postale 1320
      Yellowknife (T.N.-O.) X1A 2L9
      867-873-7719

Source :

Territoires du Nord-Ouest. Ministère de l’Éducation, de la Culture et de la Formation. http://www.ece.gov.nt.ca/early-childhood-and-school-services/school-services/student-records


Territoires du Nord-Ouest. Ministère de la Justice. Répertoire sur l’accès et la protection des renseignements personnels. 14 juillet 2015. https://www.justice.gov.nt.ca/en/access-to-information-held-by-public-bodies/page/4/

NUNAVUT

Résumé :

  • Au Nunavut, une liste des écoles fréquentées par les élèves et des dates d’inscription (lorsqu’elles sont connues) se trouve dans le « dossier de l’élève ».
  • Le dossier des élèves est conservé par la dernière école fréquentée par l’élève pendant au moins 10 ans après que l’élève ait terminé ses études ou qu’il était prévu qu’il les termine. Après la période de 10 ans, le dossier de l’élève est acheminé vers un centre régional de dossiers du gouvernement, où il est conservé pendant 55 ans.
  • À la fin de la période de conservation, les dossiers peuvent être détruits.
  • Pour obtenir une copie du dossier d’un élève, l’élève ou une personne qui le représente a plusieurs possibilités.
    • Si l’élève est un finissant récent, une demande pour le dossier de l’élève peut être présentée au dernier établissement scolaire fréquenté par l’élève.
    • Si l’élève est diplômé depuis plus de 10 ans, une demande peut être présentée au registraire des dossiers d’élèves au ministère de l’Éducation du Nunavut.
    • Sinon, une demande pour le dossier de l’élève peut être présentée directement à l’unité de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée du ministère de l’Éducation.

Source :

Nunavut. Consolidation of Education Act. S.Nu. 2008, c.15 [Partie 9 – Dossiers relatifs aux élèves]
Nunavut. Ministère de l’Éducation.
http://www.gov.nu.ca/education/information/student-records-and-student-information-system-sis

ONTARIO

Résumé :

  • En Ontario, une liste des écoles fréquentées par les élèves et des dates d’inscription (lorsqu’elles sont connues) se trouve dans le « dossier scolaire de l’Ontario ».
  • Les conseils scolaires de l’Ontario sont responsables de la conservation et de l’élimination des dossiers des élèves, y compris du dossier scolaire de l’Ontario.
  • Les dossiers cumulatifs sont conservés pendant au moins 55 ans après que l’élève cesse de fréquenter une école administrée par le district scolaire ou jusqu’à ce que le dossier soit acheminé à une autre école.
  • À la fin de la période de conservation, les dossiers peuvent être détruits.
  • Pour obtenir une copie du dossier scolaire de l’Ontario, l’élève ou une personne qui agit en son nom doit soumettre une demande au conseil scolaire qui administrait le dernier établissement que l’élève a fréquenté.

Source :

Ontario. Ministère de l’Éducation. Ligne directrice du dossier scolaire de l’Ontario (DSO). 2000.

ÎLE-DU-PRINCE-ÉDOUARD

Résumé :

  • À l’Île-du-Prince-Édouard, une liste des écoles fréquentées par les élèves et des dates d’inscription (lorsqu’elles sont connues) se trouve dans le « dossier permanent de l’élève (bulletin cumulatif) ».
  • Les conseils scolaires de l’Île-du-Prince-Édouard sont responsables de la conservation et de l’élimination des dossiers des élèves, y compris du dossier permanent de l’élève (bulletin cumulatif).
  • Le dossier permanent de l’élève (bulletin cumulatif) est conservé pendant un minimum de 73 ans à partir de la date de naissance de l’élève.
  • À la fin de la période de conservation, les dossiers peuvent être détruits.
  • Pour obtenir une copie du dossier permanent de l’élève (bulletin cumulatif), l’élève ou une personne qui agit en son nom doit soumettre une demande au conseil scolaire qui administrait le dernier établissement que l’élève a fréquenté.

Source :

Île-du-Prince-Édouard. Ministère de l’Éducation et du Développement de la petite enfance. Lignes directrices sur les dossiers permanents des élèves, mai 2011.

QUÉBEC

Résumé :

  • Au Québec, une liste des écoles fréquentées par les élèves et des dates d’inscription (lorsqu’elles sont connues) se trouve dans l’« attestation de fréquentation ».
  • Les commissions scolaires du Québec sont responsables de la conservation et de l’élimination des dossiers des élèves, y compris de l’attestation de fréquentation.
  • La période de conservation minimale et les détails concernant l’élimination sont inconnus.
  • Pour obtenir une copie de l’attestation de fréquentation, l’élève ou une personne qui agit en son nom doit soumettre une demande à la commission scolaire qui administrait le dernier établissement que l’élève a fréquenté.

Source :

Commission scolaire English-Montréal. http://www.emsb.qc.ca/fr/index_fr.asp

*Remarque : Le Secrétariat d’adjudication n’a pas pu obtenir de document écrit précisant la conservation et l’élimination des dossiers d’élève au Québec. Le ministère de l’Éducation du Québec confirme que les relevés de notes des écoles secondaires sont conservés depuis les années 1960, mais que d’autres dossiers sont conservés par les commissions scolaires.

SASKATCHEWAN

Résumé :

  • En Saskatchewan, une liste des écoles fréquentées par les élèves et des dates d’inscription (lorsqu’elles sont connues) se trouve dans le « dossier d’inscription » qui lui, se trouve dans le « dossier cumulatif ».
  • Les divisions scolaires de la Saskatchewan sont responsables de la conservation et de l’élimination des dossiers des élèves, y compris du dossier d’inscription et des dossiers cumulatifs.
  • La plupart des dossiers cumulatifs sont conservés pendant au moins 3 ans après que l’élève atteigne 22 ans, toutefois, le dossier d’inscription est un document permanent qui est conservé pendant « 99 plus 2 ans ».
  • À la fin de la période de conservation, les dossiers peuvent être détruits.
  • Pour obtenir une copie du dossier d’inscription, l’élève ou une personne qui agit en son nom doit communiquer avec la division scolaire qui administrait le dernier établissement que l’élève a fréquenté.

Source :

Saskatchewan. Ministère de l’Éducation. Lignes directrices sur le dossier cumulatif de l’élève. Septembre 2012.
Association des commissions scolaires de la Saskatchewan. Guide de rétention et de disposition à l’intention des divisions scolaires de la Saskatchewan, décembre 2012 – version 2.

YUKON

Résumé :

  • Au Yukon, une liste des écoles fréquentées par les élèves et de la date d’inscription (lorsqu’elle est connue) se trouve dans le « dossier de l’élève ».
  • Le dossier de l’élève est conservé par le ministère de l’Éducation après quoi il est envoyé aux archives territoriales.
  • Il n’y a pas de politique de conservation ou d’élimination officielle. Les dossiers sont conservés à perpétuité, bien que plusieurs dossiers plus anciens n’existent plus.
  • Pour obtenir une copie du dossier de l’élève, l’élève ou une personne qui agit en son nom devrait soumettre une demande au ministère de l’Éducation, Division de l’évaluation et des renseignements sur les élèves. Les formulaires de demande sont également accessibles sur le site Web du Ministère :

Ministère de l’Éducation,
Division de l’évaluation et des renseignements sur les élèves
Gouvernement du Yukon
Boîte postale 2703,
Whitehorse (Yukon) Y1A 2C6
1-867-667-5170
http://www.education.gov.yk.ca/transcripts.html

Source :

Territoire du Yukon. Ministère de l’Éducation. http://www.education.gov.yk.ca/transcripts.html

Résumé – Accès aux dossiers scolaires provinciaux et territoriaux


Prov.Nom du dossierConservation minimaleÉlimination après conservation minimale ResponsabilitésPersonne-ressource du ministère
Alb.Dossier de l’élève7 ans après avoir terminé ou abandonné les études.DétruitConseil scolaireAlberta Education
1-780-427-7219
C.-B.Dossier permanent de l’élève – formulaire 170455 ans après avoir terminé ou abandonné les études.DétruitConseil ou division scolaireMinistère de l’Éducation
Direction générale des attestations des élèves
1-250-356-7270
Man.Dossier de l’élève du Manitoba10 ans après avoir terminé ou abandonné les études.Détruit ou acheminé vers les archivesDistrict ou division scolaireMin. de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur
1-204-945-3744
N.-B.Dossier cumulatif3 ans après avoir complété ou abandonné les études, puis acheminé aux archives provinciales.Ne peut être détruitArchives provinciales du Nouveau-Brunswick
506-453-2122
Provincial.archies@gnb.ca
Ministère de l’Éducation et du Développement de la petite enfance
1-506-453-3678
T.-N.-L.Dossier de l’élèvePas de politique de conservationPas de politique d’éliminationDistrict scolaireMinistère de l’Éducation et du Développement de la petite enfance
1-709-729-5097
N.-É.Dossier cumulatif de l’élèvePas de période minimale de conservation.Ne peut être détruitConseil scolaireMinistère de l’Éducation et du Développement de la petite enfance
1-902-424-5168
T.N.-O.Historique des inscriptions60 ans après avoir terminé ou abandonné les études.Détruit ou conservé par le ministère de l’Éducation, de la Culture et de la Formation.Établissement scolaire etministère de l’Éducation, de la Culture et de la FormationMinistère de l’Éducation, de la Culture et de la Formation
Agent des dossiers de l’élève :
1-867-920-6235
Coordonnateur à la protection de l’accès à l’information et à la vie privée:
1-867-873-7719
Nun.Dossier de l’élève10 ans après que l’élève ait terminé ses études plus 55 ans au centre régional des dossiers.DétruitÉtablissement scolaire et ministère de l’ÉducationMinistère de l’Éducation
Registraire des dossiers de l’élève
1-867-473-2612
Ont.Dossier scolaire de l’Ontario55 ans après que l’élève ait quitté l’école.DétruitConseil scolaireMinistère de l’Éducation
1-416-397-3000
Î.-P.-É.Dossier permanent de l’élève (bulletin cumulatif)73 ans après la date de naissance de l’élève.DétruitConseil scolaireMinistère de l’Éducation et du Développement de la petite enfance
1-902-368-4600
Qué.Attestation de fréquentationInconnuInconnuCommission scolaireMinistère de l’Éducation, de l’Enseignement supérieur et de la Recherche du Québec
1-418-643-7095
Sask.Dossier d’inscription99 plus 2 ans après avoir terminé ou abandonné les études.DétruitDivision scolaireMinistère de l’Éducation
1-306-787-1024
YnDossier de l’élèveConservé à perpétuité.Acheminé aux archives territorialesMinistère de l’ÉducationMinistère de l’Éducation
1-867-667-5170