Avis aux Avocats

Politique sur la substitution des demandeurs

6 janvier 2014

Le Comité de surveillance du PEI a approuvé une politique sur la substitution des demandeurs aux audiences, c’est-à-dire un processus qui autorise la présence d’un substitut dans les cas où l’annulation ou le report de l’audience a été demandé. Cette politique contribuera à préserver les témoignages des demandeurs, à diminuer le nombre d’heures perdues en raison d’un report ou d’une annulation, ainsi qu’à réduire le risque qu’un adjudicateur demande à l’avocat d’en régler lui même les coûts. Les demandes en ce sens devront toutefois être soumises au moins deux semaines avant la date prévue pour la tenue de l'audience.

Première étape

L’avocat qui demande le report ou l’annulation d’une audience peut également proposer le nom d’un substitut qui se présenterait sur les lieux de l’audience à la date prévue, à la condition toutefois de respecter certains critères. Il devra joindre à sa demande le formulaire Besoins logistiques pour les audiences du PEI http://www.iap-pei.ca/media/information/publication/pdf/forms/form-logisti-2013-03-15-eng.pdf.

Les critères à respecter sont les suivants :

  • le dossier doit faire partie du volet ordinaire et être prêt pour une audience dont la date n’a pas encore été fixée;
  • le dossier doit avoir été confié au cabinet qui présente la demande;
  • le demandeur n’a exprimé aucune préférence quant au sexe de l’adjudicateur, ou l’adjudicateur qui doit présider l’audience correspond aux préférences exprimées;
  • votre cabinet est en mesure de recevoir le dossier de la preuve par l’intermédiaire du système d’échange de données informatisé (EDI) du Secrétariat;
  • la présence d’un interprète n’est pas requise, ou dans le cas contraire, les dépenses ont déjà été approuvées et seront remboursées directement par le Secrétariat;
  • aucun voyage par avion ou autres moyen de déplacement exceptionnel ne sera nécessaire, ou, dans le cas contraire, l’avocat est disposé à se charger des préparatifs sous réserve d’une approbation préalable des dépenses par le Secrétariat.

Deuxième étape

Si l’adjudicateur approuve le report ou l’annulation de l’audience, le Secrétariat examinera la demande de substitution qui lui a été soumise. Si celle-ci est jugée recevable et réaliste, le Secrétariat informera toutes les parties de la nouvelle date choisie pour l’audience. En outre, nous vous ferons savoir si nous sommes en mesure de nous occuper des préparatifs du voyage ou si vous devez vous en charger.

Si la demande est jugée non recevable, le Secrétariat vous communiquera les motifs de sa décision.

Troisième étape

Si vous vous chargez vous-même des préparatifs, vous devez tout d’abord envoyer au Secrétariat, à l’adresse IAPSHearingMgmtSec@irsad-sapi.gc.ca, un plan de voyage dans lequel devront figurer les dépenses prévues pour tous les voyageurs. Prévoyez un délai d’au moins un jour ouvrable pour la réponse. Ne faites aucun préparatifs de voyage tant que la demande de substitution n’a pas été approuvée.

Si le Secrétariat décide de s’en occuper, les arrangements pris vous seront communiqués en bonne et due forme.

Quatrième étape

Après que l’audience a eu lieu, vous devez soumettre au Secrétariat, selon les modalités habituelles, un formulaire de demande de remboursement.

Le 06 janvier 2014