Publications | Rapports annuels

Cliquer ici pour la version PDF (taille: 667 Ko - mise à jour: 2013-08-07)

• Gestion du Secrétariat d’adjudication des pensionnats indiens (SAPI ou Secrétariat)
• À propos du SAPI
• Message de l’adjudicateur en chef
• Statistiques clés en matière de rendement
• Favoriser la guérison et la réconciliation auprès des anciens élèves
  • Stratégie d’information nationale
  • DVD—« Racontez votre expérience »
  • PEI collectif
  • Événements nationaux de la Commission de vérité et réconciliation
  • Plan stratégique de communication.
  • Interprétation aux audiences
• Traitement des demandes dans les différentes étapes du PEI en vue de leur règlement
  • Processus d’audience accéléré
  • Gestion intensive des cas
  • Collecte de documents obligatoires et blocages institutionnels
  • Système interactif de gestion des dossiers
  • Processus de règlement des dossiers incomplets
  • Protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace
  • Annulations d’audiences liées au processus de règlement négocié
  • Annexe P
  • Demandeurs décédés/réclamations successorales
  • Conflits non réglés avec des cabinets d’avocats
  • Nouvelles mesures pour trouver un avocat pour les demandeurs non représentés
  • Remplacement d’un demandeur par un autre à une même date d’audience
  • Admission des réclamations liées aux sévices entre élèves
• Soutien à l’adjudicateur en chef
  • Transition de l’actuel adjudicateur en chef au nouveau
  • Nouvelle adjudicatrice en chef adjointe
  • Évaluation de la capacité décisionnelle
• Protection de la confidentialité de l’information personnelle sensible
  • Demande d’instructions concernant la disposition des documents
  • Sécurité des renseignements personnels;
  • Audiences tenues dans les établissements correctionnels
• Respect des droits des demandeurs dans le PEI
  • Blott & Company
  • Réglementation de la conduite des avocats dans le cadre du PEI
  • Williams Lake
  • Remplisseurs de formulaires du Manitoba
  • Protocole relatif à l’intégrité du PEI
  • Protection des demandeurs
  • Foyers de Mistassini ajoutés récemment à la liste des pensionnats indiens
• Progrès vers le règlement des dossiers à l’étude de façon efficace et en temps utile
  • Stratégie d’achèvement
  • Capacité et disponibilité pour exécuter le mandat jusqu’à l’achèvement
  • Priorités pour 2014
  • Plan d’action de fermeture
  • Rapport sur l’atteinte des objectifs dans le cadre du PEI
• En conclusion
  • In Memoriam

Tribunal quasi judiciaire indépendant, le Secrétariat d’adjudication des pensionnats indiens (SAPI ou le Secrétariat) assure l’impartialité du traitement des demandes et de la prise de décisions relativement aux réclamations pour des sévices subis dans les pensionnats indiens administrés par le gouvernement fédéral.

Le Secrétariat gère le Processus d’évaluation indépendant (PEI), un mécanisme non accusatoire qui vise le règlement extrajudiciaire des réclamations pour sévices sexuels, sévices physiques graves et autres actes fautifs ayant occasionné de graves préjudices psychologiques au demandeur. L’un des programmes d’indemnisation établis dans le cadre de la Convention de règlement relative aux pensionnats indiens (CRRPI), le PEI représente pour les anciens élèves des pensionnats indiens la seule possibilité de régler ces réclamations¹, à moins qu’ils ne se soient officiellement exclus de la Convention de règlement. La date limite pour présenter une demande au titre du PEI était le 19 septembre 2012. Suivant une démarche neutre, axée sur les demandeurs, le PEI vise à régler de manière juste et durable les séquelles laissées par les pensionnats indiens.

Le Secrétariat est devenu l’un des plus grands tribunaux quasi judiciaires au Canada et tient plus de 4 000 audiences en personne chaque année, avec l’aide de plus de 100 adjudicateurs et 270 employés. Il relève de Daniel Shapiro, c.r., adjudicateur en chef, dont la nomination par le Comité de surveillance du PEI, confirmée par les tribunaux, a pris effet le 29 juillet 2013.

J’ai le plaisir de présenter le rapport annuel 2013 du Comité de surveillance du PEI, mon premier à titre d’adjudicateur en chef. Alors qu’en 2012 l’accent était mis sur la gestion des nombreux enjeux liés à l’échéance du 19 septembre fixée pour la présentation des demandes au titre du PEI, en 2013 les efforts étaient centrés sur le travail exigeant d’établir et de mettre au point les plans, les outils et les ressources nécessaires pour amorcer le processus d’achèvement du PEI. Nous avons mis en œuvre un certain nombre d’améliorations au processus du Secrétariat en fixant comme objectif de présenter les demandes pour une première audience² , ce qui s’est traduit par des avantages mesurables pour les demandeurs. Le présent rapport met en évidence bon nombre de réalisations et défis du Secrétariat ainsi que les activités entreprises cette année, tout en maintenant notre engagement à assurer un processus axé sur les demandeurs.

Je voudrais tous d’abord rendre hommage à mon prédécesseur, l’ancien adjudicateur en chef Daniel Ish, qui a quitté ses fonctions en 2013. Avant de diriger le PEI depuis son établissement en 2007, Dan a joué un rôle dans le processus de règlement extrajudiciaire des différends et dans les projets pilotes qui ont précédé le PEI. Il nous a fait profiter de sa vaste expérience en tant que professeur de droit, doyen de la faculté de droit de l’Université de la Saskatchewan et arbitre du travail très respecté. À titre d’adjudicateur en chef, Dan a fait preuve d’un leadership exceptionnel pour ce qui est du PEI et a toujours manifesté un engagement sincère à assurer aux demandeurs un processus ferme et juste.

En novembre 2013, le gouverneur général du Canada a nommé Dan Ish Officier de l’Ordre du Canada « [p]our son engagement dans la justice sociale, en particulier lorsqu’il était adjudicateur en chef du Secrétariat d’adjudication des pensionnats indiens. » Toutes mes félicitations à Dan pour cette nomination bien méritée.

Je sais que je parle au nom de tous les adjudicateurs en chef adjoints, les adjudicateurs et le personnel du Secrétariat lorsque je remercie et félicite chaleureusement Dan pour ses nombreuses contributions.

À l’occasion du départ à la retraite du juge en chef de la Cour d’appel de l’Ontario, je voudrais profiter de cette occasion pour souligner ses nombreuses et remarquables contributions à la Convention de règlement, notamment le PEI, qu’il s’agisse de son approbation ou de sa supervision, et ce, jusqu’à son départ à la retraite à la fin de décembre 2013.

Achèvement du PEI.

À la fin de 2013, le Secrétariat a reçu un total de 37 919 demandes. Ce chiffre représente près de trois fois le nombre de demandes prévu au départ (12 500 demandes). De ce nombre, 25 261 demandes (ou 67 %) ont été réglées.

Je suis très satisfait de nos progrès dans le règlement des dossiers restants du PEI. Certes, les choses n’avancent jamais assez rapidement du point de vue des demandeurs qui attendent une audience, mais nous sommes en bonne voie d’atteindre les cibles et de tenir toutes les audiences restantes d’ici le printemps 2016.

Au cours de l’année 2013, j’ai travaillé avec le Secrétariat à l’élaboration d’une stratégie d’achèvement pour les tribunaux. Cette stratégie, qui s’intitule « Clore le chapitre, permettre la réconciliation : un plan d’action pour régler les dossiers restants du PEI », a été préparée pour a) définir les objectifs de production et les délais d’achèvement avec plus de précision et b) demander l’autorisation de mettre en œuvre un processus de règlement des dossiers incomplets (PRDI) et un protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace, qui sont décrits en détail plus loin dans le présent rapport. Le PRDI a fait l’objet de négociations très poussées pendant presque une an, au sous-comité technique du Comité de surveillance. Il aborde les lacunes fondamentales que comporte le PEI. Celui-ci, en effet, ne prévoit aucun outil de règlement pour les demandes qui ne peuvent pas respecter les processus prescrits, et les adjudicateurs ne sont pas habilités à rejeter des demandes en l’absence d’audience. Il ne prévoit pas non plus de directives permettant de déterminer les méthodes les plus appropriées pour contacter les demandeurs dont on perdu la trace, les attentes légitimes des demandeurs en matière de confidentialité risquant dès lors d’être déçues du fait que leurs demandes pourraient être rejetées pour « défaut de poursuite. »

En septembre 2013, le président du Comité de surveillance, les cadres supérieurs du Secrétariat et moi-même avons rencontré le Comité d’administration national (CAN) au sujet de la stratégie d’achèvement du PEI. Au terme des consultations, et une fois apportée la seule et unique modification recommandée, le PRDI et le protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace ont été appuyés à l’unanimité tant par le Comité de surveillance que par le CAN. Le dossier relatif à l’achèvement a été déposé auprès des tribunaux de révision au moyen d’une demande d’instructions le 28 janvier 2014.

Le sort réservé aux dossiers du PEI lorsque ce dernier aura pris fin

Reste encore à régler l’importante question du sort des dossiers du PEI lorsque ce dernier aura pris fin et que le Secrétariat aura été démantelé. À cette réflexion vient aussi se greffer la volonté exprimée par la Commission de vérité et réconciliation (CVR) d’obtenir bon nombre des dossiers du PEI. Les demandeurs, les auteurs présumés, le gouvernement du Canada, les églises et d’autres intervenants s’y intéressent également de très près.

Cette question revêt une importance vitale pour le PEI depuis sa création. En nous appuyant sur des pratiques qui remontent aussi loin que 2003 dans le règlement des conflits, nous avons donné toutes les garanties aux demandeurs et autres témoins quant à la confidentialité de notre processus d’audience. Le Comité de surveillance et les adjudicateurs en chef ont fait preuve de fermeté dans leur engagement à maintenir la confidentialité quant au processus du PEI.

Deux demandes d’instructions séparées ont été déposées à cet égard auprès des tribunaux. Elles font l’objet d’une présentation détaillée dans les pages qui suivent.

C’est pour moi extrêmement préoccupant de penser au débat public et à toute l’attention dont cette question fera l’objet, ce qui pourrait aussi devenir une source d’anxiété et d’inquiétude pour les personnes qui ont participé au PEI, ou qui pourraient y participer à l’avenir, et pour leurs collectivités.

Intégrité du PEI.

Les préoccupations que suscite l’intégrité du PEI représentent un défi continu, pour moi-même en ma qualité d’adjudicateur en chef, et pour tout le Secrétariat. Le suivi du travail des avocats et des organismes remplisseurs de formulaires a toujours été une source d’inquiétude pour mon prédécesseur, et elle le reste pour moi. En tant que tribunal indépendant et impartial, notre mandat ne comporterait normalement aucune fonction d’enquête et de réglementation. Cependant, étant donné qu’aucune autre entité n’exerçait ces fonctions, un adjudicateur en chef adjoint a accepté la responsabilité de présenter les plaintes à examiner dans le cadre du PEI, de mener les enquêtes préliminaires et d’entrer en contact avec les avocats pour la préparation des demandes d’instructions. Par exemple, des demandes d’instructions aux tribunaux sont en cours concernant des allégations faites à Williams Lake (Colombie-Britannique) et des questions soulevées à l’égard des organismes remplisseurs de formulaires au Manitoba. On en trouvera un exposé détaillé dans la section « Respect des droits des demandeurs dans le PEI ».

Je pense en particulier que la nature extrême des allégations qui sont à la base du dossier Williams Lake et qui n’ont été abordées que partiellement un an après la date de l’ordonnance initiale continue de menacer sérieusement l’intégrité du PEI. Au cours de la période qui s’est écoulée depuis la demande d’instructions auprès du tribunal, et pendant toute la durée de la révision ordonnée par le tribunal, le cabinet d’avocats a touché des honoraires substantiels dans le cadre du PEI tandis que les anciens élèves de la région continuent de s’inquiéter vivement de ses agissements, ce qui ne saurait durer.

Je partage le point de vue de mon prédécesseur lorsqu’il affirme que le rôle du bureau de l’adjudicateur en chef dans ce genre d’affaires a été très important et qu’un modèle différent d’enquête sur les plaintes doit être envisagé. À cette fin, je me suis entretenu régulièrement avec les intervenants et le surveillant des décisions judiciaires afin d’étudier les autres moyens et méthodes pour répondre aux préoccupations et plaintes concernant les avocats et autres personnes qui prétendent agir au nom des demandeurs dans le cadre du PEI. Ces discussions devaient aboutir à un projet de protocole relatif à l’intégrité du PEI qui prévoira des mécanismes pour aborder les plaintes reçues à con sujet. Le protocole a été approuvé par le Comité de surveillance et se trouve actuellement devant les tribunaux.

En conclusion

Depuis le début du Processus d’évaluation indépendant (PEI), en 2007, nous avons aidé des dizaines de milliers d’anciens élèves des pensionnats indiens en les soutenant tout au long du processus d’audience, en leur permettant de raconter leur expérience et en les aidant durant leur processus de guérison. C’est là un véritable exploit dont chaque personne qui a joué un rôle dans le PEI devrait être fière.

Je suis réellement reconnaissant aux six adjudicateurs en chef adjoints pour leur engagement et leur énorme contribution au PEI. Je tiens également à exprimer mes sincères remerciements à tous les adjudicateurs pour leur travail exceptionnel durant la dernière année. Nos réalisations sont également le produit de la détermination du personnel professionnel dévoué du Secrétariat dirigé par Shelley Trevethan, directrice exécutive. Le travail des adjudicateurs, dont moi-même, n’avancerait pas sans l’aide des membres du personnel du Secrétariat et je les remercie tous et toutes de leur contribution à nos réalisations collectives.

Encore une fois, je suis très fier des réalisations abordées dans le rapport suivant. Compte tenu des mesures prises cette année, je suis optimiste au sujet de la voie que nous avons tracée pour l’achèvement du PEI.

Rendement

Sur les 38 000 demandes individuelles reçues, le Secrétariat prévoit que 33 500 environ seront admises au titre du PEI. Cette prévision demeure approximative étant donné que bon nombre des dernières demandes étaient incomplètes bien que la date limite de dépôt des demandes ait été fixée au 19 septembre 2012. Au début de 2013, environ 7 000 demandes étaient en attente d’évaluation et ce chiffre a baissé à moins de 1 700 en date du 31 décembre 2013. Sont toujours en suspens aussi les demandes des anciens clients de Blott and Company. Étant donné que le processus d’admission comprend la possibilité pour les demandeurs de fournir des renseignements supplémentaires et un délai d’appel, le nombre total des demandes admises pourrait continuer de changer jusqu’à l’automne 2014.

Le Secrétariat a traité 4 880 demandes au titre du PEI en 2013, chiffre légèrement plus élevé qu’en 2012 alors que 4 865 demandes ont été traitées³. De même, le nombre de décisions des adjudicateurs a légèrement augmenté puisque 3 949 ont été émises en 2013 comparativement à 3 936 en 2012.

Dossiers traités par an (depuis la mise en œuvre jusqu’à 2013)

En 2013, 6 368 demandes ont été réglées, soit une augmentation de 22 % par rapport à 2012. De plus, le Secrétariat a franchi une étape importante en décembre 2013 avec: le règlement de la 25 000e demande au titre du PEI, soit le double du nombre des demandes (12 500) prévues au tout début du processus. À la fin de 2013, 25 128 demandes étaient réglées, soit environ 66 % de l’ensemble des demandes reçues.

	2007	2008	2009	2010	2011	2012	2013	Depuis la mise en œuvre
Demandes reçues	3,828	5,435	4,747	5,157	5,525	12,889	338	37,919
Demandes réglées	402	1,486	3,010	4,152	4,489	5,211	6,378	25,128
Décisions d’adjudicateur	322	1,082	2,089	3,213	3,387	3,936	3,949	17,978
Règlements négociés	0	36	373	438	618	702	806	2,973
Demandes non admissibles/retirées	80	368	548	501	484	573	1,623	4,177

Audiences tenues et décisions rendues par année (depuis la mise en œuvre jusqu’à 2013)

Règlements négociés par an (2008-2013)

Dans le cadre du PEI, les parties ont le choix de négocier un règlement sans recourir à une audience, si les deux parties sont en mesure de conclure un accord.

Bien que le gouvernement du Canada4 soit responsable au premier chef du processus de règlement négocié (PRN), à l’extérieur du Secrétariat, il est utile de souligner la contribution de ce processus au règlement des demandes. Tel qu’il est illustré à la figure 2 ci-dessous, le PRN a eu un impact croissant sur le mouvement des demandes au cours du PEI, et il a contribué jusqu’à maintenant à régler environ 3 000 demandes (voir le tableau 1 ci dessus) – cela représente environ 12 % de l’ensemble des demandes réglées.

Production

La Convention de règlement a établi une cible de 2 500 premières audiences par année. Cependant, en raison du grand nombre de demandes reçues, il a été convenu en 2011 que le Secrétariat viserait 4 500 premières audiences par année. Le nombre d’audiences a considérablement augmenté au fil des ans, avec 4 168 premières audiences tenues en 2102 et 4 074 en 2013.

La capacité du Secrétariat de tenir des audiences dépend largement des efforts déployés par les parties concernées. Dans ces conditions, plusieurs hypothèses ont été avancées dans l’établissement de la cible de 4 500 premières audiences par exercice financier : les demandes seraient prêtes à être entendues5 à raison d’une moyenne de 375 par mois; les avocats des demandeurs et le gouvernement du Canada auraient la capacité de participer en moyenne à 1 125 audiences par trimestre; le Secrétariat et le gouvernement du Canada auraient les ressources nécessaires pour traiter le nombre nécessaire de demandes.

De nombreux problèmes doivent encore être réglés pour atteindre les objectifs et mener à terme le mandat du PEI : en particulier, le nombre de dossiers « prêts pour l’audience » que l’on peut inscrire au calendrier; la disponibilité et la préparation des demandeurs à présenter des preuves au cours des audiences; la disponibilité des avocats des demandeurs, des représentants du Canada, des aînés, des interprètes et des travailleurs en santé communautaire pour assister aux audiences; la disponibilité de salles d’audience convenables; la capacité du personnel du Secrétariat de préparer et la capacité des adjudicateurs de mener les audiences inscrites au calendrier; ainsi que la disponibilité des ressources nécessaires. La « mise à l’échelle » de tous ces facteurs au même rythme comptait parmi les principales difficultés éprouvées. Toute initiative visant à répondre à un facteur ne pouvait réussir que si elle tenait compte des autres pour accroître le nombre total d’audiences.

En 2013, le Secrétariat, en collaboration avec les intervenants, a réalisé d’importants progrès dans l’élaboration et la mise en œuvre des stratégies visant à augmenter le nombre de demandes qui passent à l’étape de première audience. Il s’agit d’un élément crucial pour l’exécution du mandat du Secrétariat, le volume des demandes qui sont prêtes pour l’audience ayant un impact direct sur la durée du PEI et la capacité du Secrétariat de tenir les audiences. Parmi les nouveaux processus mis en place en 2013 figurent la gestion de cas intensive, un processus d’audience accéléré et de nouveaux efforts pour atténuer les impacts des annulations et reports d’audiences. Ces initiatives sont discutées en détail plus loin dans le présent rapport. Par ailleurs, de nouveaux processus et projets sont en cours pour aborder les effets négatifs des reports/annulations des audiences et pour appuyer les demandeurs tout au long du processus d’audience.

Stratégie d’information nationale

En avril 2013, une stratégie d’information nationale révisée et renouvelée a été approuvée. Elle appuie les objectifs stratégiques du Secrétariat visant à assurer une approche axée sur les demandeurs quant au PEI, et représente le fondement de son travail continu dans le but de mobiliser les demandeurs, les familles et les collectivités dans le PEI.

Cette stratégie quadriennale met en évidence l’importance de fournir de l’information accessible, cohérente et claire aux demandeurs, à leurs familles, aux partenaires clés, aux intervenants et aux collectivités au cours du processus s’administration du PEI. Elle comporte trois grands objectifs : faire connaître le PEI et sensibiliser à cet égard; faire avancer la participation des intervenants; contribuer à la guérison et à la réconciliation auprès des anciens élèves.

En 2013, les activités réalisées dans le cadre de la stratégie d’information étaient axées sur le partage d’information, la création de nouvelles sources d’information, l’établissement de liens avec les intervenants et les collectivités clés et l’amélioration de l’accès au financement de contribution par l’entremise du PEI collectif (voir plus loin).

DVD—« Racontez votre expérience »

Dans le cadre de la stratégie d’information nationale, le Secrétariat a fait appel aux Native Counseling Services of Alberta pour produire une courte vidéo accompagnée d’un livret pour fournir aux demandeurs de l’information au sujet des audiences du PEI. On espère que cet outil contribuera à réduire l’anxiété qui précède les audiences, qu’il aidera les demandeurs à avoir des attentes claires et réalistes à l’égard du processus ainsi qu’à bien comprendre leurs droits dans le cadre du PEI, et clarifiera les rôles et responsabilités des participants aux audiences. À la fin de 2013, la version anglaise était prête et la version française en était aux étapes finales de production. En plus du format DVD, les deux versions seront disponibles par l’entremise du site Web du Secrétariat en parallèle avec son lancement officiel à l’occasion de l’événement national d’Edmonton de la Commission de vérité et réconciliation en mars 2014.

PEI collectif

Le programme de PEI collectif lancé en 2008 fournit du financement de contribution aux groupes de survivants des pensionnats indiens afin de réaliser des activités centrées sur la guérison ou la réconciliation. Cinq ententes de contribution totalisant 648 500 $ ont été approuvées en 2013. Elles représentaient neuf groupes séparés formés de 187 demandeurs d’indemnités dans le cadre du PEI.

En 2013, le Secrétariat a approuvé et mis en œuvre un plan stratégique quadriennal pour le PEI collectif. Ce plan définit les responsabilités clés de l’Unité du PEI collectif, s’harmonise aux résultats et priorités stratégiques du Secrétariat et détermine les mesures efficaces et efficientes du programme de financement de contribution. Le nouveau plan préconise une approche proactive à l’égard de la mobilisation des intervenants et des partenaires et vise notamment à accroitre la sensibilisation quant au PEI collectif. Dans le cadre de cette initiative, le Secrétariat a révisé son processus de demande dans le cadre du PEI collectif et créé un nouveau processus de demande de propositions pour l’exercice 2014-2015.

Dans le cadre du PEI collectif, il est possible d’obtenir jusqu’à 3 500 $ par membre d’un groupe admissible pour les propositions sélectionnées. Les groupes peuvent proposer diverses activités pour soutenir les membres dans leur processus de guérison. Parmi les activités admissibles figurent les séances de counselling, les ateliers, les activités traditionnelles et culturelles, par exemple, les sueries, les danses en rond, les pow-wow, les cercles de partage, les cercles de guérison et les potlatch.

Événements nationaux de la Commission de vérité et réconciliation

En mai et septembre 2013, le personnel du Secrétariat a eu le privilège d’assister aux événements nationaux de la Commission de vérité et réconciliation (CVR) à Montréal et à Vancouver. Au kiosque de renseignements installé sur place lors des deux événements, les visiteurs ont pu obtenir de l’information à propos du PEI, et les demandeurs ont bénéficié de soutien ou reçu des mises à jour individuels concernant leurs demandes. À Montréal, le personnel a servi plus de 800 personnes, et à Vancouver, environ 2 400 visiteurs ont fait le déplacement, dont 360 ont reçu des services personnalisés. Le personnel a également assisté aux événements, a écouté les orateurs et participé à la Marche de la réconciliation.

Le Secrétariat sera présent à l’événement de la CVR de mars à Edmonton, pendant lequel on prévoit le lancement du DVD « Racontez votre expérience ». Par ailleurs, un groupe d’adjudicateurs présentera un « geste de réconciliation ».

Plan stratégique de communication

En mars 2013, un nouveau plan stratégique de communication a été approuvé. Ce plan met l’accent sur les produits d’information liés au PEI qui sont destinés aux demandeurs et à leurs avocats, aux intervenants et à l’ensemble des Canadiens. Il porte aussi sur les communications au sein du Secrétariat et avec les adjudicateurs. Parmi les importants aspects du plan, il faut citer la mise à jour des produits d’information dans le site Internet, l’accent mis sur les produits d’information concernant les conseillers juridiques et la relance du bulletin interne du personnel, le Tambour.

Interprétation aux audiences

Au cours de 2013, le Secrétariat a travaillé à l’élaboration d’une stratégie visant à améliorer la qualité des services d’interprétation sur place. Les disparités culturelles et le caractère délicat des sujets abordés au cours des audiences du PEI font en sorte que le recours à des interprètes qui prennent en compte les différences culturelles est essentiel. Une liste d’interprètes qualifiés est en cours d’élaboration et devrait être prête au printemps 2014. Le poste d’interprète de liaison au sein du Secrétariat a été doté; les outils, processus et ressources nécessaires ont été établis, y compris une mise à jour du formulaire « Demande d’audience » afin de permettre la détermination précoce des besoins du demandeur en matière d’interprétation. Les mises à jour du processus de recrutement et de paiement des interprètes sont en cours, et ce, dans le but d’améliorer la régularité et la qualité des services. La documentation destinée aux adjudicateurs et de nouvelles ressources sont en cours d’élaboration.

Processus d’audience accéléré

En juin 2013, le Secrétariat a annoncé l’adoption d’un nouveau « Processus d’audience accéléré », élaboré par le sous-comité technique et approuvé par le Comité de surveillance. Ce projet vise principalement à augmenter le nombre d’audiences pouvant être tenues chaque semaine, tout en augmentant la possibilité que les demandeurs à haute priorité soient entendus en temps utile. Les demandeurs sont éligibles à ce processus qu’ils soient représentés ou non.

Les audiences sont habituellement prévues en « blocs » afin d’utiliser au mieux le temps de disponibilité des adjudicateurs et des parties concernées. Inspirées des leçons apprises dans le cadre du projet pilote pour les plus de 65 ans, exécuté en 2012 dans le cadre du processus d’audience accéléré, des mesures ont été prises pour que, dans les cas où il reste une place dans un bloc et où aucune demande n’est prête à être entendue dans cette région, l’on puisse le compléter en y ajoutant une demande non prête. Ces dossiers doivent être étudiés par un adjudicateur avant l’audience en vue de combler les lacunes. »

Lorsque ce processus a été conçu, le Secrétariat avait de grandes difficultés à rassembler un nombre suffisant de dossiers prêts pour l’audience, mais depuis, l’augmentation du nombre de ces dossiers a fait en sorte que le recours au processus d’audience accéléré n’est pas vraiment nécessaire – seulement deux audiences ont eu lieu jusqu’à présent dans le cadre du processus d’audience accéléré. Le recours à ce processus ou à ses variantes augmentera inévitablement dans les années à venir face au nombre de plus en plus limité des dossiers prêts à être entendus seront peu nombreux pour compléter les blocs d’audiences

Gestion intensive des cas (GIC)

La GIC vise à traiter les demandes de longue date qui ne sont pas encore prêtes pour l’audience. Ce processus met l’accent sur les demandes pour lesquelles aucune correspondance n’a été reçue pour indiquer l’avancement de la collecte des documents et vise à ouvrir le dialogue avec les conseillers juridiques pour déterminer les sources de blocage et permettre d’assurer le suivi approprié.

À la fin de 2013, 389 dossiers ont été traités sous le régime de la GIC, pour lesquels le taux de réponse des conseillers juridiques était d’environ 90 %. De ce nombre, 61 (16 %) étaient prêts pour l’audience et ont été transférés aux fins d’inscription au calendrier, 155 (40 %) ont été retransférés pour un suivi supplémentaire dans le cadre du processus traditionnel de collecte de documents, et 80 (20 %) ont été retirés ou les demandeurs identifiés comme étant décédés ou pour lesquels tout contact est perdu. Pour 25 demandes, les conseillers juridiques ont retiré leurs services. On estime que dans l’ensemble 30 % des demandes traitées dans le cadre de la GIC seront finalement transférées pour être traitées dans le cadre de la procédure de règlement des dossiers incomplets (voir ci-dessous) pour un règlement particulier. Pour 2014, on prévoit l’adaptation du processus de GIC aux demandeurs non représentés et le renforcement de l’intégration avec d’autres initiatives, particulièrement le règlement des dossiers incomplets.

Collecte de documents obligatoires et blocages institutionnels

Pour qu’une demande soit jugée prête à être entendue, la principale condition est la présentation par les demandeurs ou leurs avocats des documents obligatoires exigés aux termes de la Convention de règlement. Pour obtenir ces documents, il faut en faire la demande à différents organismes gouvernementaux, du secteur privé et à but non lucratif, dont bon nombre ont jugé difficile le fait de répondre à l’exigence de production des dossiers dans le cadre du PEI.

Le Secrétariat travaille à étudier et déterminer les difficultés éprouvées par les avocats des demandeurs qui entraînent des retards dans la collecte des documents obligatoires. Une première analyse a permis de cerner des points de blocage au niveau de la réception de certains documents provenant des services correctionnels et du Régime de pensions du Canada (RPC), et les avocats des demandeurs ont parfois dû attendre plus d’un an.

Le Secrétariat a réussi à mettre en place un protocole d’entente avec Alberta Corrections et des discussions sont en cours avec Saskatchewan Corrections afin de trouver une solution au problème. Service correctionnel du Canada a entrepris d’améliorer ses méthodes de présentation des documents aux avocats. Des échanges avec Service Canada/EDSC (anciennement RHDCC) ont abouti à l’élaboration d’un formulaire propre aux demandes liées au PEI afin de permettre de traiter avec plus d’efficacité les demandes relatives aux dossiers du RPC; ces éléments ont été affichés au site Web du PEI en août 2013.

Système interactif de gestion des dossiers (SIGF)

Le Système interactif de gestion des fichiers (SIGF) est un outil interactif en ligne conçu pour améliorer la communication en temps réel entre l’avocat du demandeur et le Secrétariat au sujet de l’état des demandes des personnes concernées. Il a été lancé pour la première fois en 2011 en collaboration avec un groupe pilote de cabinets d’avocats, puis à l’échelle nationale en 2012 et maintient des comptes actifs pour des cabinets d’avocats dans l’ensemble du pays.

En 2013, on a réalisé un important travail de développement et d’élargissement par suite de la rétroaction des avocats des demandeurs et du personnel du Secrétariat. Les nouveaux procédés annoncés en novembre permettent aux utilisateurs : de consulter les dossiers à l’étape de l’inscription au calendrier des audiences alors que cela était auparavant limité au processus de collecte des documents obligatoires; d’obtenir une information à jour sur la disponibilité quant à la participation aux audiences et aux appels; d’avoir accès à un calendrier interactif des audiences; de soumettre électroniquement les besoins logistiques; de soumettre des demandes de modification; de consulter l’état du dossier après l’audience; d’obtenir de l’information sur l’avancement des décisions, des jugements pour ce qui est des frais juridiques et des révisions.

Processus de règlement des dossiers incomplets

Le processus de règlement des dossiers incomplets (PRDI) vise à traiter les demandes qui n’ont pas atteint l’étape de règlement malgré les efforts déployés. Il s’agit notamment des demandes pour lesquelles les efforts de collecte de documents obligatoires n’ont pas abouti ou, pour une raison ou une autre, les circonstances empêchent que la demande passe à l’étape du règlement en suivant le processus normal des audiences (p. ex. demandeurs décédés sans livrer de témoignage, demandeurs qu’on n’a pas pu localiser). Le PRDI vient combler les lacunes relevées dans le PEI. En effet, celui-ci ne prévoit aucun outil permettant au Secrétariat de mettre fin aux demandes impossibles à régler, et les adjudicateurs ne sont pas habilités à rejeter une demande en l’absence d’audience.

Le PRDI a fait l’objet de négociations très poussées au cours de l’exercice 2012-2013, au niveau du sous-comité technique du Comité de surveillance. Il a ensuite été renégocié après consultation du CAN. À la fin de 2013, la procédure de règlement des dossiers incomplets a été approuvée par le Comité de surveillance et le CAN; elle a depuis été soumise à l’approbation du tribunal accompagnée de la stratégie d’achèvement.

La première étape du PRDI, dont la mise en œuvre est prévue au printemps ou à l’été 2014, permettra au personnel du Secrétariat et aux adjudicateurs d’avoir un cadre pour aider les demandeurs et les avocats pour ce qui est des dossiers « bloqués » de façon à ce qu’ils soient traités autant que possible dans le cadre des audiences. La deuxième étape du processus, si celui-ci est approuvé, permettra à un adjudicateur de recevoir des demandes des parties et de formuler une « directive de règlement », ce qui pourra supposer, dans certains cas, le rejet de la demande. À l’heure actuelle, de 1 200 à 1 500 dossiers devraient être traités dans le cadre du PRDI.

Le document expliquant le PRDI est accessible au site Web du PEI à l’adresse http://www.iap-pei.ca/pub-fra.php?act=ifrp-fra.php.

Protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace

Un nombre peu élevé, mais non négligeable, de demandes ne peuvent toujours pas être traitées parce que l’avocat ou le personnel du Secrétariat chargé des dossiers des demandeurs non représentés ne sont pas en mesure de contacter les demandeurs concernés en dépit de tous les efforts déployés. Une proposition élaborée à cet égard par le sous-comité technique et le Comité de surveillance, avec la contribution du Comité d’administration national a été présentée au tribunal dans le cadre de la stratégie d’achèvement. Font partie des idées proposées le contact avec les personnes désignées par le demandeur comme étant des soutiens fiables, l’accès à l’information publique comme les répertoires en ligne, l’accès aux bases de données tenues par Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) ou d’autres organismes gouvernementaux, ainsi que la communication avec des organisations communautaires qui pourraient avoir des contacts avec le demandeur.

Dans l’attente de l’approbation du protocole proposé, le travail opérationnel en 2013 s’est concentré principalement sur la poursuite de l’identification, de l’examen et des tentatives d’entrer en contact avec les demandeurs dont on a perdu la trace. À la fin de 2013, environ 300 demandeurs ont été identifiés en tant que demandeurs dont on a perdu la trace.

Annulations d’audiences liées au processus de règlement négocié (PRN)

Une nouvelle approche approuvée le 20 août 2013 par le Comité de surveillance permettra au Secrétariat d’améliorer l’efficacité du traitement des dossiers par l’annulation immédiate des audiences sur réception d’un avis indiquant qu’un demandeur a entamé un PRN. Les dates redevenues disponibles seront publiées dès que possible afin que d’autres dossiers prêts pour l’audience pissent être inscrits au calendrier. Auparavant, ces annulations créaient des difficultés qu’elles se produisaient souvent après que les dispositions logistiques eurent été prises, et trop tard pour remplacer l’audience annulée.

Si une demande n’est pas réglée par le truchement du PRN, ce qui est peu probable, le Secrétariat organisera une audience pour cette demande à titre prioritaire.

Annexe P

Au paragraphe 11.02(1) de la Convention de règlement, on peut lire que « …les demandeurs non-pensionnaires devront, lorsqu’ils accéderont au PEI, signer une quittance sous la forme apparaissant à l’annexe P des présentes ». Ces demandeurs doivent signer cette quittance afin que, sauf en ce qui concerne leur demande soumise au titre du PEI, ils soient eux aussi « réputés avoir donné quittance aux défendeurs de toute réclamation résultant de leur fréquentation des PI ou des expériences qu’ils y ont vécues » (sous alinéa 3 (a)(i) de l’annexe D) (page 7).

Auparavant, le Secrétariat avait convenu d’exiger que cette quittance soit signée immédiatement après admission au PEI, sans quoi les demandes ne pourraient pas passer à l’étape de l’examen des documents et de l’audience. En pratique, l’obtention de la quittance dûment signée pouvait prendre des mois, voire des années, et nécessiter beaucoup d’efforts concentrés.

En novembre 2013, après des négociations avec les représentants du gouvernement du Canada, le Secrétariat a annoncé que, étant donné le besoin pressant de faire passer plus rapidement les demandes à l’étape de l’audience, les demandeurs représentés auxquels s’appliquent les dispositions de l’annexe P seraient autorisés à passer de l’étape de la collecte de document à celle de l’audience si la quittance est signée avant le début de l’audience. Si le demandeur refuse de signer, l’audience sera reportée ou annulée. Environ 296 demandes qui étaient auparavant en attente pour cette raison sont maintenant en traitement. Les dossiers des demandeurs non représentés auxquels s’appliquent les dispositions de l’annexe P restent en attente pour le moment en raison d’exigences juridiques qui leur sont propres.

Demandeurs décédés/réclamations successorales

Les dossiers des demandeurs décédés représentent un défi unique, particulièrement lorsque le demandeur décède sans avoir la possibilité de livrer un témoignage suffisant. À la décembre, le nombre des dossiers non réglés dont les titulaires sont décédés était d’environ 840 selon les informations dont dispose le Secrétariat. Pour seulement une faible proportion de ces cas, un représentant de la succession s’est manifesté pour poursuivre la demande d’indemnités. La majorité des dossiers des demandeurs décédés sont toujours en suspens dans l’attente du règlement des demandes de révision, qui déterminera si oui ou non, et dans quelle mesure, les demandes pourront être traitées dans le cadre du PEI. Les dossiers des demandeurs décédés qui ne peuvent pas être réglés suivant la procédure normale devraient être traités dans le cadre du PRDI.

Conflits non réglés avec des cabinets d’avocats

Lorsque les demandeurs changent d’avocats, le Secrétariat doit recevoir et examiner la documentation pertinente afin de s’assurer que le demandeur a manifesté clairement son intention de se faire représenter, que les procédures applicables sont respectées et que toutes les parties sont informées sans retard. Au cours de la dernière année, le nombre des changements de représentant et la nécessité de fournir des réponses cohérentes et spécialisées à des situations particulières sont venus s’ajouter au fardeau administratif déjà lourd du Secrétariat.

À l’été 2013, l’unité des changements juridiques a été créée au sein du Secrétariat, mettant en pratique bon nombre des leçons apprises au cours du transfert de milliers de dossiers à de nouveaux avocats après que David Blott eut été écarté du PEI. Le fait de confier cette tâche à une seule unité s’est traduit par une efficacité et une cohérence accrues. Cette unité est maintenant responsable du suivi des changements d’avocats et des mises à jour, en plus de travailler pour résoudre les conflits juridiques lorsque plus d’un cabinet d’avocats réclame en même temps la représentation d’un demandeur.

En fin d’année, on a relevé 80 dossiers pour lesquels des conflits juridiques ne sont toujours pas réglés. Parmi eux, 61 sont considérés comme étant des « conflits à long terme ».

Nouvelles mesures pour trouver un avocat pour les demandeurs non représentés

Tout demandeur a le droit de choisir de ne pas être représenté. Cependant, l’expérience montre que ceux qui ont retenu les services d’un avocat ont un avantage quant aux indemnités accordées. Après la date limite pour la présentation des demandes, le nombre de demandeurs non représentés est monté en flèche. Les informations anecdotiques reçues par le personnel du Secrétariat indiquent que de nombreux demandeurs étaient ouverts à l’idée de retenir les services d’un avocat, mais demeuraient incertains quant à la manière de procéder ou avaient besoin de plus d’information afin de dissiper leurs craintes ou de comprendre les avantages qu’ils pouvaient en tirer.

À l’automne 2013, le Secrétariat a lancé un projet pilote destiné à venir en aide aux demandeurs non représentés qui sont intéressés à retenir les services d’un avocat. Le personnel a communiqué directement aux personnes concernées des précisions sur le rôle des avocats et des agents de soutien des demandeurs du Secrétariat, sur le cadre de travail du PEI, notamment les plus récentes statistiques sur les indemnités, et sur les étapes suivantes, afin de les aider à prendre une décision éclairée. Tous les efforts sont déployés pour éviter d’exercer des pressions sur les demandeurs, et le choix des demandeurs de ne pas retenir les services d’un avocat est respecté. Selon les données recueillies dans le cadre du projet pilote, amorcé en octobre 2013, 97 % des demandeurs non représentés contactés étaient intéressés à retenir les services d’un avocat.

Remplacement d’un demandeur par un autre à une même date d’audience

En septembre 2013, le Comité de surveillance a approuvé une initiative dont l’objectif est de réduire au minimum les répercussions des reports d’audiences et le temps d’attente des demandeurs en coordonnant les substitutions des audiences entre les demandeurs représentés. Lorsque l’audience d’un demandeur représenté est annulée, l’avocat peut, en observant certaines directives rigoureuses, demander le remplacement dudit demandeur par un autre client qui se présentera à l’audience à la même date afin de réduire au minimum les coûts et de profiter des dispositions logistiques déjà en place. Cela permettra à un autre demandeur de se présenter pour une audience et réduire les coûts et les pratiques non efficientes découlant des reports d’audiences. Un avis aux avocats sera affiché au site Web du PEI le 8 janvier 2014.

Admission des réclamations liées aux sévices entre élèves

Le PEI permet aux anciens élèves des pensionnats indiens qui ont subi des sévices perpétrés par un autre élève de recevoir des indemnités. Cependant, les indemnités reposent largement sur les admissions indiquant que le personnel du pensionnat était au courant des sévices perpétrés. En 2013, deux importantes modifications ont été introduites concernant le traitement de ces réclamations.

Liste de contrôle des admissions : L’intégrité du PEI exige que l’avocat du demandeur soit informé par le Canada des admissions que le personnel était au courant desdits sévices et des défaillances de la supervision (cette liste ne contient pas des informations personnelles des demandeurs). C’est la raison pour laquelle le Canada maintient une liste de contrôle desdites admissions.

En mai 2013, l’adjudicateur en chef a rendu une décision selon laquelle la liste de contrôle serait accessible pour tous les avocats des demandeurs d’indemnités dans le cadre du PEI. Les avocats doivent pour cela s’engager, en leur qualité d’avocats agréés et de professionnels, de limiter leur utilisation du document. Pour les demandeurs non représentés, les adjudicateurs joueront un rôle plus important quant à la détermination et la communication des admissions pertinentes aux demandeurs. La liste de contrôle des admissions est devenue disponible aux avocats en septembre 2013.

Ordonner la tenue de l’audience relative aux réclamations liées aux sévices entre élèves : Pour chaque réclamation liée aux sévices entre élèves, on tient compte des admissions découlant des causes entendues auparavant. L’une des difficultés que présente cet arrangement est le fait que lorsqu’une décision est prise, le demandeur n’a aucun moyen valable de tirer parti des admissions ultérieures. Pour ces motifs, le Comité de surveillance a approuvé en décembre 2013 une stratégie visant à permettre aux demandeurs jugés susceptibles de produire lesdites admissions (selon l’information contenue dans la réclamation) d’être entendus avant les demandeurs qui pourraient éventuellement en tirer avantage. À l’automne 2013, le Canada a fourni une liste de quelque 2 200 demandes de cette catégorie qui en sont à l’étape préalable à l’audience; de ce nombre, 647 ont été jugées comme présentant de meilleures chances de générer de nouvelles admissions. La stratégie aura recours à un processus de téléconférence pour déterminer si oui ou non des causes précises pourraient être entendues avant l’achèvement du document. Un lancement officiel accompagné de communications est prévu au printemps 2014.

Transition de l’actuel adjudicateur en chef au nouveau

En février 2013, Daniel Ish a annoncé qu’il quitterait ses fonctions à titre d’adjudicateur en chef lorsque son successeur serait nommé. À la suite d’une demande de propositions, la nomination de Daniel Shapiro, c.r., approuvée par le Comité de surveillance et ratifiée par le juge administratif de la région de l’Est, a pris effet le 29 juillet 2013.

M. Shapiro a obtenu son diplôme en droit à l’Université de la Saskatchewan en 1978 et il est membre du Barreau de la Saskatchewan. C’est un des membres fondateurs du cabinet d’avocats Brayford Shapiro de Saskatoon. Il a été nommé conseiller de la reine en 1996. M. Shapiro a été avocat à tous les échelons du système judiciaire de la Saskatchewan et de l’Alberta, ainsi qu’auprès de la Cour suprême de la Colombie Britannique, de la Cour canadienne de l’impôt et de la Cour suprême du Canada. Il a également présidé de nombreux tribunaux administratifs et du travail. Il a enseigné à la faculté de droit de l’Université de la Saskatchewan ainsi que dans le cadre de nombreux programmes de formation continue en droit.

M. Shapiro a occupé le poste d’adjudicateur en chef adjoint pour le PEI de 2007 jusqu’à sa nomination au poste d’adjudicateur en chef. Auparavant, il avait exercé les fonctions d’adjudicateur principal dans le cadre du système de règlement extrajudiciaire des différends. En qualité d’adjudicateur en chef adjoint, M. Shapiro s’est spécialisé dans le domaine des décisions concernant le volet complexe et la détermination de la perte de revenu réelle par les demandeurs. Il a présidé le sous-comité technique du Comité de surveillance et a joué un rôle pour faciliter l’élaboration de la décision abrégée, des documents d’orientation abordant les réclamations examinées dans le volet complexe et les frais juridiques et le Processus d’audience accéléré.

Durant l’été et en début d’automne, l’adjudicateur en chef a participé aux réunions du personnel, aux réunions avec les adjudicateurs en chef adjoints, aux séances d’information organisées par les gestionnaires, et les réunions avec les sous-ministres d’AADNC et de Santé Canada, l’APN, le conseil de discipline des différents barreaux canadiens, et autres.

Nouvelle adjudicatrice en chef adjointe

Les adjudicateurs en chef adjoints jouent un rôle de leadership essentiel dans le PEI. En août 2013, une demande de propositions a été affichée pour le poste d’adjudicateur en chef adjoint, devenu vacant avec le départ de Dan Shapiro au moment de sa nomination au poste d’adjudicateur en chef. En novembre 2013, le Comité de surveillance a approuvé la nomination de Susan Ross, de Victoria (Colombie-Britannique), à titre d’adjudicatrice en chef adjointe. Mme Ross est une adjudicatrice d’expérience. En effet, elle travaille dans le cadre du PEI depuis sa création et elle a exercé les mêmes fonctions pendant un certain temps sous le régime du précédent programme de règlement des différends. Mme Ross possède une expérience considérable des fonctions de conseillère en droit administratif et des questions liées au droit relatif au respect de la vie privée. Elle est un ajout précieux à « l’équipe de la direction » des adjudicateurs.

Les adjudicateurs en chef adjoints doivent détenir un diplôme en droit et être membres du barreau depuis au moins 10 ans, posséder de l’expérience du travail des membres de la magistrature ou du règlement de demandes, et avoir une connaissance approfondie des peuples autochtones du Canada, de leur histoire, de leur culture et des enjeux actuels qui les touchent directement.

Évaluation de la capacité décisionnelle

Au cours de la dernière année, le Secrétariat a noté une réduction de la capacité des adjudicateurs attribuable aux départs, à la maladie, au décès ou à la limitation par les adjudicateurs eux-mêmes du nombre de dossiers qu’ils sont prêts à traiter dans le cadre du PEI. Au moment de la rédaction du présent rapport, 93 adjudicateurs et six adjudicateurs en chef adjoints traitaient des dossiers dans le cadre du PEI.

À l’automne 2013, une enquête a été réalisée pour évaluer la capacité de l’effectif actuel d’adjudicateurs d’exécuter le travail nécessaire pour mener à terme le PEI. Jusqu’à présent, l’adjudicateur en chef n’a recommandé aucune demande de propositions pour recruter de nouveaux adjudicateurs, mais on surveille la situation de près. La présence d’un nombre suffisant d’adjudicateurs est essentiel à la réussite du PEI, particulièrement en ces dernières années d’audiences. Les cibles établies à cet égard sont ambitieuses, et bon nombre des initiatives décrites dans le présent rapport représentent un fardeau supplémentaire pour les adjudicateurs.

En plus d’examiner le nombre des adjudicateurs disponibles actuellement, il sera essentiel de prendre des mesures pour appuyer leur bien-être, satisfaction et résilience continus. Les adjudicateurs sont appelés à exécuter un travail difficile qui suppose de nombreux déplacements et impose des délais parfois impossibles. Le bien-être des adjudicateurs fera partie des priorités au fur et à mesure que nous nous approcherons de la fin de notre mandat. Des efforts particuliers ont été déployés afin d’assurer les meilleures pratiques possible pour faire face aux défis liés au recrutement et au maintien en poste d’adjudicateurs autochtones, et offrir des occasions favorisant l’épanouissement et l’avancement. Par exemple, pendant les réunions des adjudicateurs régionaux du printemps 2013, une séance d’une journée entière sur le traumatisme transmis par personne interposée a été organisée au profit des adjudicateurs.

La planification des réunions des adjudicateurs régionaux qui auront lieu à Vancouver et à Montréal en avril 2014 est en cours. Deux jours sont prévus pour chaque séance.

Demande d’instructions concernant la disposition des documents

On a soulevé la question de la propriété et de la disposition éventuelle des documents liés au PEI à la suite de la fin du programme. La Commission de vérité et réconciliation (CVR) a demandé à avoir accès aux documents utilisés dans le cadre du PEI, et le gouvernement du Canada, les églises et autres intervenants ont manifesté le même intérêt.

Vu la nature très sensible de l’information que contiennent ces documents, il devient évident que cette question devra être réglée par les tribunaux. Bien qu’il y ait eu au départ des discussions prometteuses concernant la possibilité de présenter une demande d’instructions conjointe, la CVR a finalement choisi de déposer sa propre demande. Avec l’aide et le soutien du Comité de surveillance, l’adjudicateur en chef a déposé le 11 octobre 2013 une demande d’instructions auprès des tribunaux de révision décrivant la position du Secrétariat. Les deux demandes sont en voie d’être entendues ensemble à Toronto les 14 et 15 juillet 2014.

Sécurité des renseignements personnels

Le Secrétariat est résolu à protéger la sécurité des renseignements personnels qui lui ont été confiés. En plus d’appuyer la demande d’instructions de l’adjudicateur en chef concernant la disposition des documents utilisés dans le cadre du PEI, le Secrétariat renforce les mesures internes pour protéger les renseignements des demandeurs.

En 2013, un nouveau poste axé sur la sécurité a été créé. Tout le personnel du Secrétariat a suivi une formation obligatoire sur le traitement sécuritaire des renseignements et des biens, et des inspections de sécurité régulières ont été prévues dans tous les bureaux. La sécurité des données a également été renforcée du fait de la distribution aux adjudicateurs d’enregistreurs audio encodés et de clés de stockage USB sécurisées, ainsi que de la préparation d’un guide sur les exigences liées à la sécurité pour les adjudicateurs. L’élargissement du Système interactif de gestion des fichiers (SIGF) a amélioré davantage la capacité du personnel de discuter avec les avocats dans un environnement sécurisé. De plus, la protection de l’information que détient le Secrétariat est abordée dans le cadre de gestion stratégique de l’information, élaboré l’année dernière afin de traiter tous les aspects de la gestion de l’information dans les années à venir.

Le 14 novembre 2013, des renseignements concernant 43 demandes traitées dans le cadre du PEI ont été volés à bord d’un véhicule appartenant à un adjudicateur engagé à contrat par le Secrétariat. Celui-ci a immédiatement pris les mesures qui s’imposaient, notamment le déclenchement d’une enquête, la communication de l’incident au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ainsi qu’aux personnes directement visées par ce manquement à la sécurité. D’autres mesures ont étés mise en place à l’intention des adjudicateurs, notamment un guide sur les exigences liées à la sécurité et d’autres séances de formation.

Audiences tenues dans les établissements correctionnels

À la suite d’un incident survenu au cours d’une audience tenue dans un établissement correctionnel à l’été 2013, le Secrétariat a examiné de nouvelles approches quant aux audiences dans les prisons afin d’assurer la sécurité de tous tout en maintenant des normes élevées de services axés sur les demandeurs. Une nouvelle initiative devant permettre de faire en sorte que les audiences se tiennent autant que possible dans les pavillons administratifs des prisons plutôt que dans ceux réservés à la population carcérale générale a été mise en œuvre à l’automne 2013. Le personnel du Secrétariat communique également avec les responsables de certains établissements au sujet de l’échange d’information concernant la nature et l’organisation appropriée d’une audience dans le cadre du PEI et les besoins particuliers en matière de sécurité pour les audiences individuelles.

Blott & Company

Au cours de l’enquête qui a mené au retrait de Blott and Company des dossiers du PEI en 2012, on a découvert que le cabinet était en possession de demandes dûment remplies qui n’avaient jamais été déposées. Dans sa décision, la cour a déclaré que les demandeurs touchés étaient considérés comme ayant respecté la date limite du dépôt des demandes. Tout au long de l’année, le Secrétariat et le surveillant des décisions judiciaires ont travaillé en collaboration avec les nouveaux avocats chargés de ces dossiers à remédier à cette situation. À la fin de 2013, environ 300 demandes non réglées avaient déjà été transférées aux nouveaux avocats, mais n’avaient pas encore été déposées, ce qui était attribuable dans de nombreux cas à l’incapacité de contacter les demandeurs. L’adjudicateur en chef et le Secrétariat travaillent en collaboration avec le surveillant des décisions judiciaires et les intervenants afin de trouver une solution juste pour ces demandes non déposées.

Réglementation de la conduite des avocats dans le cadre du PEI

La conduite des avocats a un impact important sur la capacité du PEI d’atteindre ses objectifs. Certes, la majorité des avocats du PEI font leur travail de bonne foi dans l’intérêt des demandeurs et du processus en général, mais les agissements d’une petite minorité d’avocats peuvent être lourds de conséquences et porter préjudice aux demandeurs et autres parties. C’est pour cette raison que le Secrétariat a maintes fois appuyé l’adjudicateur en chef dans ses efforts pour veiller à ce que les demandeurs demeurent protégés et conscients de leurs droits, et pour orienter les avocats dans leurs interactions avec le processus.

En mars 2013, l’adjudicateur en chef a émis la directive DAC-10 concernant les étapes que devrait suivre l’avocat lorsqu’il cesse de représenter un demandeur, et plus particulièrement en ce qui a trait aux efforts déployés pour informer le demandeur.

En septembre 2013, l’adjudicateur en chef a présenté un document de travail à Ottawa à l’occasion d’une conférence qui réunissait de 50 à 60 administrateurs du conseil de discipline des différents barreaux du Canada et qui avait pour objet de discuter des domaines de responsabilité partagée concernant la réglementation de la conduite des avocats.

Tel qu’indiqué plus loin, l’adjudicateur en chef a diffusé en octobre le document « Attentes à l’égard des conseillers juridiques ». Au même moment, des révisions ont été apportées au Document d’orientation qui décrit les responsabilités de l’adjudicateur quant à l’examen des frais juridiques et un nouveau formulaire annexé a été distribué, indiquant clairement aux demandeurs et aux avocats que les demandeurs doivent recevoir le montant net total approuvé par l’adjudicateur.

Après le retrait du cabinet Blott & Company en 2012, la perturbation causée au PEI et à ses anciens clients était considérable. Le Secrétariat a créé un plan d’urgence pour répondre à de telles situations, s’efforçant de tirer parti des leçons apprises de ces expériences afin de réduire au minimum la perturbation au processus et protéger les droits des demandeurs.

Il est prévu que le protocole d’intégrité et les résultats de la demande d’instructions en cours concernant des enquêtes précises (discutées ci-dessous) aideront également à maintenir le rôle vital que jouent les avocats des demandeurs dans le PEI.

Williams Lake

À la fin de l’été 2012, l’adjudicateur en chef à l’époque, Dan Ish, a lancé une enquête sur les activités d’une personne résidant dans le district de Williams Lake, en Colombie-Britannique, soupçonnée d’avoir extorqué des fonds d’un demandeur d’indemnités dans le cadre du PEI, de même que sur des possibilités de falsification de demandes et de traduction inexacte aux audiences. À l’époque, cette personne était présumée être associée à un cabinet d’avocats de Vancouver. À l’automne 2012, l’adjudicateur en chef a présenté les résultats de l’enquête au surveillant des décisions judiciaires, qui a déposé par la suite une demande d’instructions auprès des tribunaux de révision demandant une enquête officielle.

À la suite d’une audience tenue à Vancouver, le juge Brown, de la Cour suprême de la Colombie-Britannique, a émis le 30 janvier 2013 une ordonnance interdisant à la personne, qui était en liberté conditionnelle à la suite d’une condamnation pour meurtre, toute participation au PEI. La liberté conditionnelle a été par la suite révoquée en raison de ces allégations.

Le 11 février 2013, par ordonnance du tribunal, le Secrétariat a émis un avis, que l’on peut consulter sur le site Web du PEI, au sujet de l’interdiction faite à M. Ivon Johnny de prendre part de quelque manière au Processus d’évaluation indépendant. L’avis a été transmis aux organisations communautaires, aux demandeurs et aux médias dans la région de Williams Lake. Au cours de la semaine du 11 au 15 mars 2013, des représentants du Secrétariat ont pris part à une série de réunions communautaires dans la région de Williams Lake afin de présenter de l’information au sujet du PEI aux demandeurs et aux membres de la collectivité qui pourraient avoir été touchés par les incidents.

Dans une ordonnance sur consentement émise le 22 février 2013⁶, le juge Brown a ordonné au surveillant des décisions judiciaires de procéder à l’examen de la question du cabinet d’avocats visé par les allégations. L’ordonnance exigeait que le cabinet retienne les services d’un conseiller pour établir un plan de pratique, et assurer la conformité à ce plan, pour le reste des demandes dans le cadre du PEI.

En septembre 2013, le surveillant des décisions judiciaires a déposé une autre demande d’instructions afin de contraindre le cabinet à procéder à une divulgation plus complète des documents. L’adjudicateur en chef a appuyé la demande d’instructions; cependant, étant donné l’absence de progrès réels dans l’examen du surveillant à ce moment, et du fait qu’aucune rencontre n’a eu lieu, le conseiller juridique de l’adjudicateur a enjoint au tribunal de prescrire d’autres mesures concrètes afin de protéger les intérêts des demandeurs et l’intégrité du PEI. Le Canada a appuyé l’une de ces mesures supplémentaires. Le 15 octobre 2013, le juge Brown a ordonné au cabinet de produire d’autres documents, mais il a préféré ne pas ordonner d’autres mesures correctives, jugeant que cela devrait être fait au moyen d’une demande séparée.

Le surveillant des décisions judiciaires a rencontré l’avocat impliqué pendant deux jours en décembre 2013. L’avocat a refusé de prêter serment ou de faire une déclaration solennelle durant l’interrogatoire et de nombreuses objections ont été soulevées à cet égard par son conseiller juridique. Les parties ont donc convenu de reprendre l’interrogatoire en février 2014.

Le Secrétariat continue d’appuyer le rôle de l’adjudicateur en chef dans la demande d’instructions et dans l’enquête en cours, et de donner des directives concernant d’autres vérifications nécessaires pour le traitement des dossiers des demandeurs représentés par ce cabinet.

Remplisseurs de formulaires du Manitoba

En novembre 2012, l’adjudicateur en chef de l’époque, Dan Ish, a soumis une demande d’instructions aux tribunaux concernant un certain nombre de questions soulevées au sujet des organismes remplisseurs de formulaires, principalement au Manitoba. Le conseiller juridique de l’adjudicateur en chef a reçu pour instruction de demander au tribunal de rendre d’abord son verdict sur la question de compétence, à savoir si le pouvoir en matière d’examen des frais juridiques, délégué aux adjudicateurs dans les ordonnances des tribunaux relativement à la mise en œuvre du PEI, est suffisamment large pour englober la conduite des personnes autres que les avocats. Dans une décision provisoire du 28 juin 2013, le juge Brown, de la Cour suprême de la Colombie-Britannique, a ordonné que les faits qui sous-tendent les allégations de l’adjudicateur en chef soient présentés au tribunal avant de déterminer la question de compétence, renvoyant la décision définitive à cet égard au juge superviseur du Manitoba. Le bureau de l’adjudicateur en chef a donc dû rassembler des éléments de preuve par affidavit devant être présentés au tribunal sous forme de « cause pilote ». Ces documents ont été soumis à la cour le 13 décembre 2013. Il est prévu que le juge superviseur du Manitoba prendra une décision sur la question au printemps 2014.

La version mise à jour du document de l’adjudicateur en chef « Attentes en matière de pratique juridique dans le PEI » (voir plus loin) comprend les attentes propres aux organismes remplisseurs de formulaires et leurs relations avec les demandeurs et les avocats.

Protocole relatif à l’intégrité du PEI

Tel qu’il a été mentionné dans l’introduction du présent rapport, les efforts considérables déployés et les négociations importantes amorcées se sont traduits cette année par un progrès certain vers la création d’un protocole relatif à l’intégrité du PEI, qui servira de modèle dans le cas des plaintes déposées contre les avocats, ou autres personnes censées agir au nom des demandeurs, qui pourraient faire objet d’une enquête et être réglées. Ce protocole devrait protéger les demandeurs en offrant un mécanisme qui permettrait un examen équitable et rapide en plus de contribuer à alléger le fardeau des enquêtes qui pèse sur le bureau de l’adjudicateur en chef, appuyant ainsi sa neutralité et sa capacité de mener à bien le travail lié au PEI.

Au terme de négociations poussées, un accord sur un protocole initial a été conclu avec le Canada, l’adjudicateur en chef et le surveillant des décisions judiciaires en décembre 2013. Au moment de la rédaction du présent rapport, le protocole a été approuvé par le Comité de surveillance et soumis aux tribunaux.

Protection des demandeurs

En octobre 2013, l’adjudicateur en chef Shapiro annoncé des mises à jour au document « Attentes en matière de pratique juridique dans le PEI », qui présente les normes minimales de la pratique dans le cadre du PEI. Les nouvelles mesures visent à protéger les demandeurs contre les avocats dont la conduite est inique ou illégale. Ce document est affiché sur le site Internet du PEI.

Les nouvelles lignes directrices visent à compéter les règles existantes établies selon le PEI, l’association d’avocats et les barreaux provinciaux en limitant les pratiques telles que les suivantes :

• faciliter les prêts à des tiers et les avances de fonds aux demandeurs, qui pourraient entraîner des violations à la Convention de règlement et à la Loi sur l’administration financière;
• confier à des gens qui ne sont pas avocats le soin de remplir les formulaires des demandeurs et réclamer à ces derniers des frais importants pris à même la somme touchée à l’issue du règlement;
• omettre de communiquer toute l’information sur tous les frais facturés aux demandeurs, ce qui nuit aux adjudicateurs qui doivent examiner les frais juridiques;
• imposer aux demandeurs des frais inadéquats.

Les foyers de Mistassini ajoutés récemment à la liste des pensionnats indiens

Le 27 mars 2013, le juge Rolland, juge en chef de la Cour supérieure du Québec, a approuvé une ordonnance autorisant les anciens élèves des foyers Mistassini au nord du Québec à présenter des demandes au titre du Paiement d’expérience commune (PEC) et du PEI jusqu’au 2 septembre 2013.

Selon les prévisions initiales d’AADNC, il pourrait y avoir plus de 180 nouvelles demandes dans le cadre du PEI; cependant, le Secrétariat en avait reçu moins de 20 à la date limite fixée pour le dépôt des demandes.

Il est difficile de prévoir pour l’heure si oui ou non d’autres pensionnats viendront s’ajouter en vertu de l’article 12. Dans l’état actuel des choses, opter pour un nouvel examen et pour les appels au Comité d’administration national ou aux tribunaux, par exemple, pourrait avoir pour conséquence que règlement des demandes existantes pourrait prendre plus d’une année. Dans cette éventualité, il est clair que le Secrétariat doit se préparer au traitement de nouvelles demandes dans le cadre du PEI avec la même détermination et la même équité dont elle a fait preuve dans le traitement des demandes précédentes.

Stratégie d’achèvement

Appuyé par le Secrétariat, l’adjudicateur en chef a présenté une stratégie d’achèvement aux tribunaux de révision en janvier 2014. La stratégie présente un survol des progrès du PEI jusqu’à présent et décrit le plan proposé par l’adjudicateur en chef pour le règlement des dossiers restants du PEI, et ce, de manière équitable, impartiale et axée sur le demandeur.

La stratégie d’achèvement souligne les nombreuses mesures adoptées par le Secrétariat afin d’accroître la capacité annuelle de traitement des dossiers :

• accélérer les audiences des demandeurs âgés ou dont la santé est fragile;
• programmer des « blocs » d’audiences dans la mesure du possible afin de permettre d’inscrire plus d’audience au calendrier et gérer efficacement le temps des adjudicateurs et des parties;
• travailler en collaboration avec les organismes qui détiennent les documents médicaux, liés à l’emploi et autres qui sont nécessaires pour appuyer les demandes au titre du PEI dans le but de réduire les délais.

Tel que discuté plus haut, les projets de processus de règlement des dossiers incomplets (PRDI) et de protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace, de même que la stratégie d’achèvement, ont été soumis; ces mesures appuient le plan de fermeture proposé et des parties de chacune d’elles sont assujetties à l’approbation des tribunaux.

Le Secrétariat prévoit que les premières audiences des demandeurs auront toutes lieu d’ici le printemps 2016, et que le travail postérieur aux audiences sera terminé au printemps 2018, après quoi nous passerons aux activités de fermeture finale.

Capacité et disponibilité pour exécuter le mandat jusqu’à l’achèvement

Ressources humaines : Le recrutement et le maintien en poste du personnel qualifié et d’expérience demeurent un enjeu prioritaire en 2013. L’effectif du Secrétariat au 31 décembre 2013 était de 241, ou 88 % de la pleine capacité. Atteindre l’objectif fixé de 4 500 audiences par année est directement lié à la possibilité d’atteindre notre pleine capacité. Il ne faut pas oublier non plus les effets néfastes sur le mieux-être et l’efficacité du personnel existant d’une charge de travail toujours plus élevée.

Le Secrétariat a mis en place un certain nombre de stratégies avec l’accord du sous-ministre d’AADNC afin de permettre plus de souplesse dans le recrutement. Cela comprend d’autres services consultatifs sur les ressources humaines afin d’aider à éliminer les obstacles au ressourcement et le recours aux détachements, aux affectations, aux contrats d’employés temporaires et à l’aide temporaire pour combler les lacunes opérationnelles et administratives dans des secteurs clés.

Par ailleurs, le Secrétariat organise des séances de formation sur la résilience et le traumatisme transmis par personne interposée pour améliorer le bien-être du personnel, et offre des conditions de travail flexibles pour appuyer la conciliation travail-vie personnelle.

Ressources financières : Le Budget de 2012 prévoit du financement pour la période allant de 2012-2013 jusqu’à 2015-2016, et l’on s’attend à ce que le PEI cesse graduellement ses activités en 2014-2015 pour prendre fin en 2015-2016. En raison d’un volume élevé de demandes non prévues dans les dernières semaines précédant la date limite de dépôt des demandes, le Secrétariat connaîtra une insuffisance budgétaire en 2014 ainsi qu’en 2015 et aura besoin de financement pour les années à venir.

On a entrepris un travail approfondi à l’automne et à l’hiver 2013 afin de déterminer les besoins de financement pour les années à venir. Le Secrétariat travaille en étroite collaboration avec ses homologues à AADNC à faire en sorte que le financement nécessaire sera disponible jusqu’à la conclusion de son mandat.

Approvisionnement : Le Secrétariat est responsable de la gestion d’un grand nombre de contrats, c’est-à-dire pour environ 100 adjudicateurs/adjudicateurs en chef adjoints, les membres du Comité de surveillance, les professionnels en médecine, en psychologie et en évaluation actuarielle, et les services juridiques. Il occupe une position unique par rapport aux marchés en raison des exigences établies dans la Convention de règlement et de la nécessité de se conformer aux politiques relatives à la passation de marchés du gouvernement fédéral.

En 2013, le Secrétariat a dû faire face à d’autres problèmes issus de certains marchés qui ont atteint les limites financières prescrites à AADNC. Sans l’augmentation des limites d’approvisionnement, le Secrétariat pourrait être sévèrement touché pour ce qui est de la conduite de ses activités. Il travaille donc en collaboration avec AADNC aussi bien qu’avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada en vue d’obtenir des autorisations de financement plus importantes.

Priorités pour 2014

Le Secrétariat a établi sept objectifs stratégiques à long terme, dont chacun est appuyé par une priorité qui vise à améliorer la mise en œuvre du PEI tout en renforçant l’expérience des demandeurs et en protégeant leurs droits. Les priorités déterminées pour 2014 mettent l’accent sur l’importance de faire le meilleur usage possible des ressources disponibles, d’améliorer le mouvement des dossiers, de maximiser les relations des intervenants autochtones, de faire le meilleur usage des technologies disponibles, du perfectionnement du personnel, et de travailler en collaboration avec les intervenants et autres ministères fédéraux pour appuyer l’exécution du mandat du PEI.

Plan d’action de fermeture

Le Secrétariat prépare actuellement un plan d’action de fermeture détaillé en collaboration avec nos homologues à AADNC. Dans le contexte de la stratégie d’achèvement, la planification initiale a commencé à l’été 2013 en vue de formuler des hypothèses concernant la charge de travail pour chaque année jusqu’à la fin du PEI. De plus, des discussions ont eu lieu à l’automne 2013 entre le Secrétariat et la haute direction d’AADNC pour cerner les besoins opérationnels et les aspects à prendre en compte pour orienter le processus de planification. L’équipe de la direction du SAPI a pris connaissance des hypothèses et prépare des organigrammes pour chaque année du PEI, ainsi que les besoins au titre des frais de fonctionnement et d’entretien. Le Plan d’action de fermeture définira les mesures nécessaires pour veiller à ce que le gouvernement s’acquitte de ses obligations à l’égard de la Convention de règlement, tout en assurant une gestion efficace des ressources humaines, des budgets, de l’information et technologie et de l’infrastructure et modifier la gestion lorsque le PEI arrive à sa fin. Étant donné les nombreuses facettes de la Convention de règlement, le Secrétariat doit travailler en collaboration avec des partenaires pour s’assurer que des ressources suffisantes sont disponibles pour appuyer la mise en œuvre continue jusqu’à la fin de son mandat.

Rapport sur l’atteinte des objectifs dans le cadre du PEI

En février 2013, le Comité de surveillance a approuvé l’élaboration d’un rapport sur l’atteinte des objectifs dans le cadre du PEI. Ce rapport vise à informer le Comité de surveillance des activités mises en œuvre par le Secrétariat an vue d’atteindre ses objectifs. Le rapport décrira le PEI et la manière dont il a été mis en œuvre, résumera les circonstances menant à apporter des améliorations au processus, traitera des questions d’intégrité et analysera les résultats réels par rapport à chaque objectif défini. Il mettra également en évidence les gains d’efficacité, les pratiques exemplaires et les leçons apprises.

Il était important pour commencer d’avoir une idée claire des objectifs du PEI. Pour ce faire, un premier exercice de mobilisation a été amorcé auprès des intervenants et du personnel responsable de la mise en œuvre du PEI. De plus, des groupes de discussion ont été consultés afin de définir les objectifs du PEI et de fournir de l’orientation au sujet du type d’information qui pourrait s’avérer utile dans le rapport.

Il est prévu que la version définitive du rapport sera présentée au Comité de surveillance au printemps 2016.

Le Secrétariat se retrouve dans une position qui l’oblige à atteindre les taux de productivité les plus élevés jamais atteints depuis l’établissement de la Convention de règlement, parallèlement à la préparation de la fin du mandat du PEI. Cela revient à dire qu’il doit traiter le reste des dossiers de façon efficace et rapide tout en maintenant des niveaux de ressource suffisants jusqu’à la fin du processus.

Son rôle plus proactif dans ses liens avec les avocats des demandeurs et dans la mise en œuvre de différentes améliorations au processus a facilité le traitement des dossiers des demandeurs, de l’étape des audiences à celle de la décision finale. Ces améliorations ont contribué à atteindre un nombre suffisant de dossiers prêts à être entendus, au point que l’on prévoit 4 500 premières audiences en 2014. Cependant, la capacité d’atteindre ce but reste tributaire d’un certain nombre d’inconnus indépendants de la volonté du Secrétariat.

La stratégie d’achèvement décrite dans ces pages vise à permettre au Secrétariat de limiter les effets de nombreux facteurs éventuels inconnus mentionnés dans le présent rapport. Elle constitue un guide pour le traitement des dossiers restants de façon efficace et en temps voulu et de régler la question des demandeurs qui ne peuvent pas se manifester.

Avis de décès

Au nom de ceux et celle qui participent, et ayant participé, au PEI, je voudrais annoncer le décès de certains collaborateurs qui ont mis leurs talents au service du PEI.

Randy Bennett, avocat de la Cour pour la Convention de règlement relative aux pensionnats indiens, est décédé le 3 janvier 2013 en soirée des suites d’une courte maladie.

Bob Pelton, adjudicateur du PEI depuis 2007, est décédé le 22 janvier 2013; il a succombé à des complications liées à la fibrose pulmonaire.

Firoz Dossa, adjudicateur du PEI depuis 2008, est décédé le 20 décembre 2013.

Nous offrons nos sincères condoléances aux familles et aux collègues.