Comité de surveillance des Procès-verbaux | 24 avril 2013 - Montréal, Québec

Membres présents

Également présents

1. Introduction : Orest Wasarab

Caroline Clark présente Orest Wasarab, qui assiste à la réunion comme représentant substitut du Canada en l’absence de Line Paré. Il est gestionnaire principal des résolutions à Affaires autochtones et Développement du Nord Canada à Vancouver, où il travaille depuis 2003. Il s’est récemment joint au Sous comité technique comme l’un des représentants du Canada.

2. Rapport du sous-comité technique

Dan Shapiro fait le compte rendu de la réunion par téléconférence du Sous comité technique du 12 avril 2013. Le Sous comité propose l’adoption de la procédure de règlement des dossiers incomplets par le Comité de surveillance.

La procédure de règlement des dossiers incomplets permet de traiter les demandes qui ne peuvent être traitées de la manière habituelle. Il s’agit d’une approche en deux étapes qui vise à faire normalement avancer les dossiers qui, sous réserve de l’approbation du tribunal, permettra de clore les demandes qui n’ont aucune chance d’aller de l’avant. À l’achèvement du processus d’analyse des nouvelles demandes, le Secrétariat d’adjudication transformera l’Unité d’admission en unité d’analyse et de règlement des cas pour traiter ces dossiers sur le plan administratif. Si le cas ne peut être réglé, il peut être transmis à un adjudicateur de gestion des dossiers qui peut organiser des téléconférences, établir les échéanciers, obtenir des promesses et prendre d’autres mesures pour régler les enjeux et faire avancer la demande.

Si la demande n’est pas réglée, elle passe à l’étape 2, qui exige l’approbation du tribunal et de la direction responsable de la surveillance de sa mise en œuvre. L’étape 2 vise à protéger les droits des parties tout en autorisant un adjudicateur à traiter une demande. L’adjudicateur aura le pouvoir, après avoir entendu toutes les parties, de prendre une décision concernant les documents, de faire entendre la demande avec ou sans documents, de demander aux conseillers juridiques de justifier pourquoi ils ne devraient pas être retirés du dossier si l’adjudicateur détermine que l’avocat ne respecte pas les instructions données par le demandeur, ou de rejeter la demande dans les cas où il n’est réaliste d’aller de l’avant dans un délai raisonnable. Le processus inclut le droit de révision et la possibilité que la demande soit réévaluée par l’adjudicateur en chef.

Dan Shapiro indique que la procédure proposée est le résultat de négociations approfondies entre les parties, qui ont reconnu que l’on doit pouvoir compter sur un processus pour appuyer la fin du PEI.

En réponse à une question, Dan Shapiro déclare que la demande judiciaire sera probablement déposée à l’été.

Les membres du Comité discutent de la clause de « réexamen » de la procédure proposée, et de la façon dont le délai de réexamen des demandes serait fixé. On explique que l’infrastructure nécessaire pour tenir des audiences doit être en place pour qu’une demande soit réexaminée, mais il n’est pas possible d’actuellement déterminer avec certitude quand les audiences finales auront lieu. La procédure proposée indique que la date sera déterminée par le Comité de surveillance.

Décision : Le Comité de surveillance approuve la procédure de règlement des dossiers incomplets tel que proposé.

3. Approbation du procès verbal

Le Comité approuve le procès verbal de la réunion du 26 février 2013, avec l’ajout de la lettre de Line Paré à Mayo Moran, datée du 5 avril 2013.

4. Indicateurs de rendement clés

Shelley Trevethan distribue le document de deux pages intitulé « IAP Status Report » et discute de son travail pour offrir des renseignements sur le rendement plus ciblés au Comité de surveillance.

Plusieurs membres indiquent qu’ils aimeraient continuer de recevoir le document d’une page « IAP stat overview », qui est utile pour distribution aux électeurs.

Shelley Trevethan souligne certains renseignements qui figurent dans les documents :

• Quelque 37 740 demandes ont été reçues. L’ordonnance de la cour portant sur les Foyers de Mistassini vient d’être approuvée, prolongeant le délai jusqu’au 2 septembre 2013 pour les anciens élèves.
• Quelque 31 000 demandes ont été acceptées, et environ 4 544 sont encore à l’étape de l’admission.
• Jusqu’à maintenant, 16 807 audiences ont été tenues, y compris plus de 4 200 en 2012-2013, très près de l’objectif de 4 500 par année. Actuellement, le nombre de dossiers prêts à être entendus est insuffisant pour respecter l’objectif. Pour y arriver, il faut traiter environ 440 dossiers par mois, compte tenu d’un taux d’ajournement de 13-14 %, mais la production de documents par les demandeurs n’a permis de fixer que 260 audiences par mois en avril et mai 2013, passant à 300 audiences en juin.
• Depuis la mise en œuvre du PEI, 20 531 cas ont été réglés, laissant environ 17 200 cas en cours. Compte tenu des taux historiques des demandes retirées et non admissibles, quelque 15 000 audiences restent à être tenues.
• Le montant total des indemnités s’élève à 1,3 milliard de dollars qui, avec les honoraires et les débours, atteint 1,952 milliard de dollars.
• Le nombre de demandeurs non représentés a grandement augmenté, passant de 636 l’année dernière à 2 233 maintenant, ou 15,2 % de tous les demandeurs.

Kerry O’Shea demande pourquoi l’audience de demandes a été fixée en septembre, alors qu’il y a déjà pénurie de dossiers prêts à être entendus. Shelley Trevethan indique la procédure normale consiste à remplir le calendrier trois mois à l’avance, mais que, dans le cas où le demandeur ou son avocat ne sont pas disponibles, une date ultérieure sera fixée. Un « blocage » efficace d’audiences au même endroit est également un objectif, mais pas au détriment d’un retard.

6. Rapport du directeur exécutif

Shelley Trevethan parle de certaines des mesures prises par le Secrétariat d’adjudication pour corriger la pénurie actuelle de dossiers à être entendus :

• Le Processus d’audience accéléré, qui a été accepté par le Sous comité technique et discuté par le Comité de surveillance durant les réunions de janvier et de février 2013, permettra au PEI de réserver des blocs d’audiences d’une semaine en augmentant le nombre d’audiences prévues de cas qui ne sont pas encore prêts à être entendus, avec l’aide d’un adjudicateur, pour une gestion active des cas. On espère que la préparation des documents sera terminée au moment de l’audience, mais au pire le demandeur aura eu son audience pour préserver le témoignage, et la préparation des documents se poursuivra après l’audience, mais avant qu’une décision ne soit prise.
• Le Secrétariat lance également un projet de gestion intensive de cas à titre de solution provisoire avant le lancement de l’unité d’analyse et de règlement des cas (fait partie de la procédure de règlement des dossiers incomplets). Le groupe de gestion intensive de cas collaborera avec les avocats pour cerner les enjeux qui freinent le traitement de cas et trouver des solutions possibles.
• L’analyse se poursuit afin de mieux comprendre les retards que peuvent rencontrer les avocats des demandeurs pour obtenir les documents obligatoires. Le Secrétariat d’adjudication souhaite afficher des « outils à l’intention des avocats » sur son site Web pour présenter les renseignements actuels, les formulaires et les adresses postales pour les institutions détentrices de documents. On cherche actuellement à mieux comprendre les plus importants blocages et à offrir de l’aide dans la mesure du possible.

Shelley Trevethan discute également des autres initiatives en cours au Secrétariat :

• Beaucoup de travail a été réalisé en matière de dotation, y compris l’approbation de prolonger la période d’embauche de tous les employés nommés pour une période déterminée du Secrétariat d’adjudication jusqu’au 31 mars 2017, offrant ainsi une certaine sécurité d’emploi aux employés.
• De nouvelles caractéristiques seront déployées dans le Système interactif de gestion des dossiers, y compris un calendrier en ligne, qui permettra aux adjudicateurs et avocats des demandeurs d’indiquer leur disponibilité. Cela devrait permettre d’accélérer le processus d’établissement du calendrier.
• Le Secrétariat d’adjudication élabore actuellement une nouvelle stratégie de sensibilisation à la suite de la date limite pour la présentation des demandes, centrée sur l’objectif stratégique visant à « assurer une approche axée sur le demandeur du PEI ». La nouvelle stratégie vise à approfondir les connaissances des demandeurs et à les sensibiliser davantage aux processus en leur offrant de meilleurs produits d’information (p. ex. DVD sur le processus d’audience, des fiches d’information et d’autres produits). L’approche consistera à mobiliser les intervenants et les partenaires afin de faciliter la prestation de renseignements aux communautés. Une petite équipe sera conservée à l’interne pour faciliter le règlement des problèmes soulevés, comme la situation du lac Williams.

6. Rapport de l’adjudicateur en chef

Dan Ish fait rapport des réunions des adjudicateurs régionaux qui ont récemment été organisées à Vancouver et Montréal. Cette année, des réunions de deux jours ont été organisées, avec une séance d’une journée optionnelle sur le traumatisme indirect et la résilience, suivie d’une journée durant laquelle les adjudicateurs pouvaient prendre connaissance des enjeux en cours et des récentes décisions d’importance, et en discuter.

Les adjudicateurs du bloc quatre ont été nommés en juin 2011. En 2012, leur mandat a été renouvelé jusqu’en septembre 2013 pour leur permettre de s’acquitter de suffisamment de travail pour mener une évaluation. Les adjudicateurs en chef adjoints préparent actuellement ces évaluations, qui mèneront à la recommandation de l’adjudicateur en chef à l’intention du Comité de surveillance pour ce qui est du renouvellement des contrats des adjudicateurs. L’adjudicateur en chef demande aux membres du Comité de surveillance de l’informer à l’avance s’ils ont des préoccupations assez sérieuses qui justifieraient le non renouvellement d’un contrat d’un adjudicateur, afin qu’elles puissent être prises en compte durant la préparation finale des recommandations.

On convient que la liste des actuels adjudicateurs du bloc quatre sera distribuée aux membres du Comité de surveillance, qui devront faire état de leurs préoccupations dans les deux semaines suivant la distribution de la liste.

L’adjudicateur en chef souligne que même si les contrats des adjudicateurs des blocs un, deux et trois ont été renouvelés à la fin du PEI, il continuera d’effectuer des évaluations, qui pourraient mener à la formulation d’une recommandation à l’intention du Comité de surveillance pour résilier le contrat d’un adjudicateur.

7. Adjudicateurs de révision

Dan Ish demande au Comité de surveillance d’approuver l’ajout de deux noms à la liste des délégués autorisés à mener des révisions du bien être fondé des décisions des adjudicateurs. Il explique que ses principaux critères pour formuler ces recommandations sont la capacité de l’adjudicateur à rédiger, à analyser et à produire des décisions opportunes.

Décision : Le Comité de surveillance approuve l’ajout de deux adjudicateurs à la liste des délégués de l’adjudicateur en chef autorisés à mener des révisions du bien être fondé des décisions des adjudicateurs.

8. Évaluation du PEI

Shelley Trevethan fait état des travaux menés depuis la dernière réunion pour planifier une évaluation du PEI à l’intention du Comité de surveillance. Le Secrétariat propose de planifier et de mener en 2013-2014 une demande de propositions visant à embaucher un consultant approprié, pour qu’il prépare un rapport provisoire d’ici avril 2015 et publie le rapport final en 2016.

Les comités du Comité discutent de divers volets de ce projet :

• Le lien entre l’évaluation et le projet Héritage sur lequel Akivah Starkman travaille actuellement.
• Déterminer si l’évaluation doit être menée pendant que le PEI est encore en cours.
• L’importance de documenter ce processus, et la crainte voulant qu’une évaluation ne soit pas menée après la fin du PEI.
• Déterminer si l’évaluation devrait examiner les forces et les faiblesses de la Convention de règlement, et non seulement sa mise en œuvre.
• On craint qu’une évaluation menée par le Comité de surveillance ou à son intention puisse donner l’impression d’être biaisée.
• Un auto examen et une évaluation ont été effectués durant toute la durée du PEI, ce qui mène à des initiatives, comme des décisions abrégées et le projet pilote pour les plus de 65 ans. Les rapports annuels de l’adjudicateur en chef parlent également de l’évolution du PEI.
• La façon de mener une évaluation qui tient compte non seulement des statistiques et des gains d’efficacité, mais examine également l’expérience des demandeurs dans le PEI.

On convient que le Secrétariat doit aller de l’avant en 2013-2014 avec un rapport sur les gains d’efficacité et les améliorations pour le PEI, tout en commençant à élaborer un rapport final qui décrit le processus global et la façon dont les objectifs ont été atteints.

9. Prochaine réunion

La prochaine réunion du Comité de surveillance est prévue pour le mardi 28 mai 2013, à Toronto.