Publications | Rapports annuels

(Taille: 1089 KO - mise à jour: 2016-04-25)

• Gestion du SAPI
• À propos du Secrétariat d’adjudication des pensionnats indiens
• Message de l’adjudicateur en chef
• Principales données
• Processus de règlement négocié
• Changement de composition de la charge de travail
• Reports et annulations
• Achèvement du PEI : initiatives ciblées pour le traitement de la charge de travail restante
  • Collecte des documents obligatoires
  • Gestion intensive des cas
  • Visites d’avocats
  • Processus d’audience accéléré et planification obligatoire des audiences
  • Demandeurs décédés et demandes présentées par une succession
  • Atténuation de l’effet des reports et des annulations
  • Procédure de règlement des dossiers incomplets
  • Amélioration du règlement des dossiers après l’audience
• Accent mis sur le demandeur : mobilisation, soutien et communication
  • L’importance du Programme de soutien en santé - résolution des questions des pensionnats indiens dans le PEI
  • Rétablissement du contact avec les demandeurs
  • Communication avec les demandeurs non participants ou non représentés
  • Soutien à tous les demandeurs non représentés
  • Admissions concernant les cas de sévices entre élèves
  • Sensibilisation et participation de la collectivité
  • PEI collectif
• Questions juridiques : demandes d’instructions à la cour et réponses
  • Demande d’instructions concernant la disposition des documents
  • Demandes d’instructions concernant le pensionnat de St. Anne et le pensionnat Bishop Horden
  • Demandes d’instructions concernant les frais juridiques
  • Blott & Company
  • Le demandeur en qualité d’employé
• Gestion de l’information
  • Recherche de l’équilibre : maintien de l’intégrité et de la neutralité de la gestion de l’information et séparation des documents tout en respectant les initiatives du gouvernement du Canada
  • Protection de la sécurité des renseignements personnels et confidentiels
• Réduction progressive des activités : préparation à l’achèvement du PEI
  • Plan d’action pour la fermeture
  • Ressources financières
  • Ressources humaines
  • Formation du personnel et création de possibilités d’emploi
  • Bien-être et moral des employés
  • Rapport du PEI sur la réalisation des objectifs
• Priorités pour 2016-2017
• En conclusion
  • Avis de décès

• Daniel Shapiro, c.r.
• Adjudicateur en chef

• Catherine Knox
• Alain Hébert
• Rodger W. Linka
• Wes Marsden
• Delia Opekokew, L.S.M. (adjudicatrice en chef adjointe émérite)
• Susan Ross
• Lisa Weber
• Adjudicateurs en chef adjoints

• Shelley Trevethan
• Executive Director

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Le Secrétariat d’adjudication des pensionnats indiens (le Secrétariat), tribunal quasi judiciaire indépendant, assure l’impartialité du traitement des demandes et de la prise de décisions relativement aux réclamations pour des sévices subis dans les pensionnats indiens administrés par le gouvernement fédéral.

Le Secrétariat gère le Processus d’évaluation indépendant (PEI), processus non accusatoire visant le règlement extrajudiciaire des demandes d’indemnisation pour sévices sexuels, sévices physiques graves et autres actes fautifs occasionnant de graves préjudices psychologiques au demandeur. Le PEI, l’un des programmes d’indemnisation créés dans le cadre de la Convention de règlement relative aux pensionnats indiens (CRRPI), représente pour les anciens pensionnaires le seul moyen de régler ces demandes, à moins qu’ils aient choisi de s’exclure de cet accord¹. La date limite de présentation des demandes au titre du PEI était le 19 septembre 2012. Dans le cadre d’une démarche neutre, axée sur les demandeurs, le PEI vise à régler de manière juste et durable les séquelles laissées par les pensionnats indiens.

Le Secrétariat est l’un des plus importants tribunaux quasi judiciaires canadiens. Il rend compte à l’adjudicateur en chef, Daniel Shapiro, c.r., qui a été nommé par le Comité de surveillance du PEI et confirmé dans ses fonctions par les tribunaux.

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Je suis heureux de présenter mon rapport annuel de 2015, dans lequel je décris les activités entreprises par le Secrétariat d’adjudication des pensionnats indiens et par moi-même pour remplir notre mandat d’exécution du Processus d’évaluation indépendant (PEI). Le Secrétariat continue à offrir des services de qualité qui sont axés sur le demandeur et qui règlent les demandes de façon équitable et uniforme. Le personnel du Secrétariat, les adjudicateurs et moi avons travaillé avec assiduité au cours de la dernière année afin d’être en mesure de terminer la vaste majorité des premières audiences des demandeurs dans le cadre du PEI d’ici le printemps 2016. À titre d’adjudicateur en chef, je suis très satisfait des résultats que nous avons obtenus cette année.

Rendement

En 2015, le Secrétariat a réglé plus de 3 537 demandes. Parmi ces cas figurent 2 666 décisions du PEI, 530 demandes réglées dans le cadre d’un processus de règlement négocié (PRN), 250 demandes retirées et 91 demandes considérées inadmissibles, retirées avant l’admission ou refusées. Depuis la mise en œuvre du PEI jusqu’au 31 décembre 2015, des 37 998 demandes soumises au titre du PEI, 33 910 (89 %) ont été réglées. Une somme de 2,95 milliards de dollars, qui inclut les règlements négociés, les montants adjugés par la cour et les honoraires et débours, a été déboursée.

Au 31 décembre 2015, 4 088 demandes étaient toujours en suspens. Quarante-cinq pour cent (1 855) d’entre elles en étaient à l’étape postérieure à l’audience et les 2 233 autres n’avaient pas encore fait l’objet d’une audience. Il importe de souligner que plus de la moitié des demandes non entendues pourraient être réglées sans la tenue d’une audience, ce qui veut dire qu’il reste moins de 1 000 demandes en attente d’une audience. Dans le quart des dossiers restants, le demandeur n’est pas représenté; cette proportion se situe bien au delà des valeurs des années antérieures.

Capacité des adjudicateurs

Tandis que les premières audiences des dernières demandes à traiter sont à portée de vue et que la charge de travail s’allège, les adjudicateurs et les adjudicateurs en chef adjoints (ACA) amorcent la transition vers d’autres postes ou vers l’exercice d’activités personnelles.

L’ACA Kaye Dunlop, de Winnipeg, a été nommée en juin 2015 à la Division de la famille de la Cour du Banc de la Reine du Manitoba. La juge Dunlop été admise au barreau du Manitoba en 1984 et a été nommée au conseil de la Reine en 1994. Elle a exercé abondamment dans les domaines du droit autochtone et du droit de la protection de l’enfance. Elle s’est jointe au premier groupe d’adjudicateurs principaux dans le cadre du processus de règlement extrajudiciaire, en 2003. Elle exerce à titre d’ACA depuis le début du PEI, en 2007, et préside le Sous comité technique du Comité de surveillance depuis août 2013. En sa qualité de présidente, elle a dirigé la mise en œuvre de la procédure de règlement des dossiers incomplets (PRDI), de même que d’autres initiatives essentielles à la conclusion du PEI, y compris les projets « Admissions concernant les cas de sévices entre élèves » et « Demandeurs ayant de la difficulté à se représenter eux-mêmes ».

L’adjudicateur en chef adjoint Rodger Linka, de Regina, qui s’était également joint au processus de règlement extrajudiciaire en 2003, a été nommé pour succéder à la juge Dunlop comme président du Sous comité technique du Comité de surveillance.

Catherine Knox, adjudicatrice en chef adjointe (ACA), achève progressivement ses travaux relatifs au PEI. Elle aurait désiré avoir terminé ses tâches plus tôt, mais a aimablement accepté de rester plus longtemps en fonction pour faciliter la transition des dossiers de l’ACA Dunlop à la suite de sa nomination à la Cour du Banc de la Reine du Manitoba. Nous avons eu l’immense chance d’avoir pu compter sur l’ACA Knox, qui a été très appréciée des autres membres de notre équipe. D’abord adjudicatrice du MARC en 2006, Catherine Knox a été adjudicatrice du PEI à la mise en place du processus, en 2007, et elle occupe le poste d’adjudicatrice en chef adjointe depuis décembre 2012. En plus de superviser et de conseiller les adjudicateurs, l’ACA Knox a toujours joué un rôle clé dans la formation continue des adjudicateurs et s’est profondément engagée dans les dossiers concernant l’intégrité du PEI de mars 2012 à novembre 2014. Depuis le 4 novembre 2015, l’ACA Knox n’exerce plus la fonction de supervision des adjudicateurs.

Je désire féliciter la juge Dunlop pour sa nomination bien méritée et ses nombreuses contributions à nos activités. Je lui suis très reconnaissant pour sa grande contribution au PEI et sa volonté de poursuivre son travail au PEI jusqu’à ce que sa liste de dossiers soit épuisée. Les adjudicateurs en chef adjoints jouent un rôle important dans l’exécution du processus et nous avons le bonheur de continuer à bénéficier du dynamisme des ACA Michel Landry, Delia Opekokew (ACA émérite), Lisa Weber, Wes Marsden, Rodger Linka et Susan Ross.

Un certain nombre d’adjudicateurs ont aussi accepté des charges auprès d’autres tribunaux ou sont partis à la retraite. Les adjudicateurs qui ont choisi de nous quitter continuent de faire tous leurs efforts possibles pour terminer leurs tâches liées au PEI et bon nombre d’entre eux ont demandé ne pas se voir attribuer la responsabilité de nouvelles audiences afin d’atteindre cet objectif. Lorsqu’un adjudicateur nous informe de son intention de quitter le processus, un ACA continue de surveiller sa charge de travail; il lui fournit un soutien lorsque cela est possible et procède à la réaffectation de dossiers lorsque cette mesure s’impose.

Les adjudicateurs ont tenu leur première réunion nationale les 8, 9 et 10 juin 2015, à Winnipeg. En plus de couvrir de nombreux domaines comme la rédaction de décisions, la rédaction de décisions d’examen et les processus de fermeture, les séances comportaient une importante composante culturelle. Les adjudicateurs ont bénéficié largement de la présence d’aînés tout au long de la réunion. Ceux ci ont participé à des discussions de groupes d’experts et présidé des cérémonies. Nous avons demandé à des psychologues de présenter à nos adjudicateurs des exposés sur les problèmes liés au traumatisme vicariant, qui constitue un risque prévisible dans le contexte de leurs travaux. Toutefois, pour la première fois, les aînés ont organisé un salon des aînés pour aider les adjudicateurs, autochtones et non autochtones, à aborder ces questions. Les importants points à l’ordre du jour et la possibilité pour les adjudicateurs de se réunir et de s’entretenir avec tous leurs collègues pour la première fois, ainsi que les discours-programme de Phil Fontaine, ancien chef national de l’Assemblée des Premières Nations, et de Ted Hughes, adjudicateur en chef du processus de règlement extrajudiciaire, ont contribué à inspirer et à motiver les adjudicateurs dans leurs efforts pour terminer les travaux nécessaires à la fermeture du PEI avec un haut niveau de détermination et d’enthousiasme.

Améliorations du processus

À sa réunion de mai 2015, le Comité de surveillance du PEI a accepté la recommandation qu’une date d’audience soit fixée pour toutes les demandes restantes. Depuis cette décision, à la fin de 2015, la vaste majorité des premières audiences avaient été tenues et les audiences de la plupart des autres demandes étaient prévues pour la fin du printemps 2016. L’établissement d’un calendrier pour toutes les premières audiences a constitué une étape importante et nécessaire en vue de la fermeture du PEI. Outre les nouveaux dossiers prêts pour l’audience et ceux pour lesquels on ne peut tenir une audience pour l’instant (p. ex. ceux des demandeurs dont on a perdu la trace et certaines demandes du volet complexe), les responsables de l’établissement du calendrier travaillent actuellement à la planification de l’ensemble des audiences qu’il reste à tenir. L’audition des témoins, l’audition des auteurs présumés et les nouvelles audiences ordonnées à la suite d’un réexamen auront lieu par la suite, parallèlement aux activités postérieures à l’audience comme les évaluations médicales, les expertises, les révisions d’honoraires, les appels et les réexamens.

Après l’approbation par le juge Perell de la stratégie d’achèvement du PEI le 19 juin 2014, le Secrétariat a mis en œuvre la procédure de règlement des dossiers incomplets (PRDI) et le protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace, qui représentent le fondement de nos efforts en vue d’un règlement des dossiers restants axé sur le demandeur et en temps opportun. Ces deux mesures fournissent des garanties extraordinaires aux demandeurs et créent toutes les possibilités raisonnables pour favoriser le cheminement de la demande jusqu’à l’audience. En vertu du paragraphe 25 de la PRDI, approuvée par le Comité de surveillance du PEI, le Comité d’administration national et le juge Perell, les demandeurs dont la demande a été rejetée sans audience aux termes de la deuxième étape de la procédure peuvent s’adresser à l’adjudicateur en chef pour obtenir la permission de faire réexaminer leur demande. En décembre 2015, le Comité de surveillance a fixé au 31 août 2017 le délai pour le réexamen de leur demande, ce qui veut dire que la dernière journée pour la tenue d’une première audience sera le 1er février 2018. Cette échéance a d’importantes conséquences, non seulement pour les demandeurs et les intervenants, mais aussi pour le Secrétariat, qui doit prévoir une capacité suffisante, tant sur le plan des fonctions administratives que sur celui des fonctions adjudicatives afin de clore les dossiers restants.

Le nombre des reports et annulations d’audience est resté élevé en 2015, représentant environ 26 % du nombre total des audiences prévues au cours de l’année, et ces reports et annulations continuent de poser une importante menace à la capacité de conclure les audiences et le PEI. Afin d’atténuer ce risque, une série de nouvelles politiques ont été mises en œuvre :

• des modifications au Document d’orientation 7 - Audiences prévues qui n’ont pas lieu;
• la publication du Document d’orientation 9 concernant le report des évaluations (médicales et spécialisées);
• la publication du Document d’orientation 10 - Présence aux téléconférences, qui autorise les adjudicateurs à aller de l’avant dans une affaire malgré le manque de participation des demandeurs aux téléconférences.

Cette série de mesures devrait avoir un effet dissuasif sur les absences aux audiences, aux évaluations et aux téléconférences : elles fournissent aux adjudicateurs le pouvoir et les outils nécessaires pour apporter les améliorations qui s’imposent dans chacun de ces secteurs. Les adjudicateurs sont maintenant tenus d’adopter une approche proactive, de recueillir des témoignages même si la production de documents obligatoires n’est pas complète et de consulter leur ACA avant d’accorder le report d’une audience. Ces nouvelles mesures maintenant en place, il est à espérer que nous constaterons une baisse considérable du nombre de reports d’audience. Nous continuerons à surveiller étroitement les conséquences des reports et nous envisagerons d’autres mesures s’il devient clair que les mesures qui précèdent ne produisent pas l’effet désiré.

Approches ciblées

Le projet Admissions concernant les cas de sévices entre élèves a pour objet de repérer les cas où le demandeur a soutenu que le personnel du pensionnat était au courant des sévices perpétrés par d’autres élèves. Ces demandes ont été désignées à haute priorité, étant donné qu’elles présentaient les plus fortes chances d’éventuellement produire des admissions en preuve par le Canada de la connaissance des actes par le personnel. De telles admissions pourraient aider les demandeurs qui ont reporté leur audience ou le dépôt de leurs observations au sujet de leur demande dans l’attente d’autres admissions éventuelles par le gouvernement du Canada et favoriser le cheminement de leur dossier jusqu’à la conclusion. Ce projet devrait prendre fin en juin 2016 et le traitement de tous les dossiers restants devrait alors avancer.

Dans le cadre du projet des Demandeurs non représentés du pensionnat de St. Anne, un petit groupe d’adjudicateurs a été désigné pour faire avancer les dossiers; ils ont acquis des compétences spécialisées en traitant l’imposant nombre de nouveaux documents produits par le gouvernement du Canada à la suite des instructions de juin 2015 du juge Perell. Ce projet tire à sa fin et l’ensemble des demandeurs non représentés dont la demande concernait le pensionnat indien de St. Anne sont sur le point de voir leur demande réglée ou ont retenu les services d’un avocat.

Le projet concernant les Demandeurs ayant de la difficulté à se représenter eux-mêmes a contribué à définir les obstacles et à faire cheminer les dossiers des demandeurs qui présentaient des problèmes de capacité ou de maladie mentale. L’intervention des adjudicateurs a permis de fournir à ces demandeurs et à leur famille les renseignements et le soutien nécessaires à l’avancement de leur cas jusqu’à l’étape de l’audience. Deux adjudicateurs, un ancien président de la Commission ontarienne d’examen, organisme qui revoit la situation des personnes inaptes à subir leur procès pour cause de troubles mentaux, et un curateur public de longue date du Manitoba, ont rédigé un article sur les questions liées à la capacité afin d’aider les adjudicateurs et les avocats à traiter ce genre de demandes.

Des mesures comme des efforts ciblés faisant appel à la participation d’adjudicateurs spécialisés et le renforcement de la participation des ACA ont aussi été mises en place pour soutenir les demandeurs non représentés. Ces initiatives visent à communiquer avec les demandeurs non représentés qui étaient réticents à participer au processus, à les encourager à se réinvestir dans leur dossier, à répondre à leurs préoccupations et à les informer des conséquences que pourrait avoir le maintien de la non-participation. Nous avons lancé une autre initiative pour permettre à des adjudicateurs ayant reçu une formation spéciale de participer à des audiences et à des téléconférences préalables à l’audience afin d’aider les demandeurs incapables d’obtenir les services d’un avocat de faire avancer leur dossier.

Nouvelles demandes éventuelles

La juge Brown a donné en juin 2012 ses instructions au sujet des 284 demandes du PEI pour lesquelles le cabinet Blott & Co. avait entrepris des démarches pour le compte des demandeurs et dont les demandes n’avaient pas été présentées au Secrétariat. Ces dossiers ont été considérés comme ayant été soumis avant le délai, mais non admis pour le PEI. Les dossiers « considérés comme soumis, mais non admis » ont été affectés par le coordonnateur de la transition au cabinet d’avocat successeur pour un suivi. Des 284 demandes originales, 126 sont restées en suspens. En septembre 2015, trois ans après le délai du 19 septembre 2012, le coordonnateur de la transition a proposé une stratégie aux tribunaux : il s’agissait de fixer une date au delà de laquelle aucun demandeur du groupe « considéré comme soumis, mais non admis » ne pouvait déposer une demande et a suggéré la date butoir du 20 novembre 2015. Le coordonnateur de la transition et les Services de recours collectifs Crawford devaient prendre les mesures que la Cour estimait justifiées pour faire connaître publiquement cette date butoir.

Avec l’aide du coordonnateur de la transition, les acteurs sont arrivés en fin de compte à un processus dans le cadre duquel les dossiers allaient être considérés comme les dossiers de demandeurs dont on a perdu la trace et transférés au Secrétariat pour le suivi prévu par ce protocole. La firme Crawford a demandé au cabinet d’avocat successeur des copies des demandes qui n’avaient pas déjà été retournées et les a envoyées au Secrétariat pour que la recherche puisse débuter. Nous sommes à élaborer un plan avec le coordonnateur de la transition pour le traitement des autres dossiers non réglés.

Enfin, tandis que nous ne nous attendons pas à ce qu’un nombre important de demandes de Blott and Co. soit présenté au titre du PEI pour une audience, il est raisonnable de penser que certaines demandes seront effectivement déposées.

Le PEI pourrait également recevoir encore d’autres demandes découlant de plusieurs demandes soumises et appels interjetés aux termes de l’article 12, car quatre établissements pourraient être ajoutés à la liste des pensionnats couverts par la Convention de règlement.

• Le juge Gabrielson a rejeté en septembre 2013 une demande en vue de faire ajouter le pensionnat de Timber Bay (Saskatchewan) à la liste. Après une audience tenue en mai 2015 à la cour d’appel de la Saskatchewan afin d’établir si l’appel devait être rejeté pour défaut de poursuite, deux prorogations ont été accordées à l’avocat des appelants pour le dépôt de documents, dont la plus récente en décembre 2015.
• Le juge Schulman a rejeté en octobre 2014 une demande en vue de faire ajouter le pensionnat Teulon Residences (Manitoba) à la liste. La décision a été portée en appel. En août 2015, le juge Chartier, juge en chef du Manitoba, a rejeté une demande de l’Assembly of Manitoba Chiefs visant à annuler l’abandon réputé de son appel. La Cour d’appel du Manitoba a accordé en septembre 2015 une prorogation de 45 jours à un avocat pour interjeter appel à l’encontre de la décision du juge en chef Chartier. Le nouvel avocat des demandeurs a indiqué en novembre 2015 qu’il ne serait pas disponible avant la fin d’avril ou le début de mai 2016.
• L’audience du 18 décembre 2015 au sujet du Kivalliq Hall (Nunavut) a été reportée indéfiniment, à la demande des parties. Une audience auparavant prévue pour les 6 et 7 janvier 2016 a aussi dernièrement été reportée indéfiniment.
• Le juge Perell a rendu en novembre 2015 une ordonnance de paiement des dépenses en avance à l’avantage des demandeurs, pour l’ajout à la liste du pensionnat Fort William Sanatorium School (Ontario). Aucune date n’a été fixée pour l’audience de cette demande d’instructions.

D’après mes entretiens avec l’avocat de la Cour au sujet du nombre de nouveaux membres du recours collectif qui pourraient participer à la CRRPI en vertu des demandes soumises et des appels interjetés aux termes de l’article 12 et selon l’information fournie par le gouvernement du Canada, on pourrait s’attendre, au total, à 2 300 membres admissibles possibles au recours collectif. Ce nombre englobe des membres du recours collectif qui seraient admissibles aux paiements d’expérience commune; toutefois, ils ne déposeraient pas tous une demande au titre du PEI.

Demandes d’instructions

Il existe actuellement trois demandes d’instructions qui entraînent des conséquences opérationnelles considérables pour le Secrétariat et dont je vous entretiendrai brièvement ici.

Demandes déposées après le délai du 19 septembre 2012 : Dans l’affaire Myers v. Canada (Attorney General), 2015 BCCA 95, la Cour d’appel de la Colombie-Britannique a rejeté un appel interjeté par quatre demandeurs au titre du PEI contre une décision de la juge Brenda Brown, de la Cour suprême de la Colombie-Britannique. Celle-ci avait refusé de proroger l’échéance de la demande présentée au titre du PEI, au motif que leurs anciens avocats n’avaient pas présenté à temps le formulaire de demande du PEI. La Cour d’appel a décidé que même si les appelants faisaient l’objet d’une grande compassion, il était clairement énoncé dans la CRRPI que l’échéance était absolue et la Cour n’avait pas compétence pour la modifier ou la proroger. Cette décision est accessible en ligne ici (en anglais seulement).

Causes concernant les années d’exploitation ou la division administrative : De nombreux examens et réexamens ont été suspendus dans l’attente d’instructions des tribunaux de révision en réponse à la contestation par un demandeur de la décision de l’adjudicateur en chef rendue en août 2012. L’affaire a été entendue devant la juge Nation en février 2015. Le juge Nation a conclu ce qui suit :

• Les parties ont estimé que les adjudicateurs ont la compétence pour déterminer si une institution où des mauvais traitements allégués ont eu lieu était réellement exploitée en tant que pensionnat à la période donnée. Cette compétence est nécessaire à l’atteinte des objectifs de la CRRPI.
• Il n’y avait aucune erreur dans la conclusion de l’adjudicateur initial selon laquelle l’établissement Grouard n’était plus exploité comme pensionnat après décembre 1957;
• Étant donné que le demandeur n’a pas été l’objet d’un acte de confiance préjudiciable, le gouvernement du Canada n’est pas empêché de soutenir que l’établissement Grouard n’était plus exploité comme pensionnat en 1957 aux fins du PEI.

Puisque la question des années d’exploitation ou de la division administrative en ce qui concerne les autres pensionnats varie dans les faits et peut-être sur le plan légal, à la lumière de la décision du tribunal de révision, à moins d’un appel, étant donné que le principe général concernant le pouvoir des adjudicateurs relativement à ces questions a maintenant été juridiquement établi, nous sommes maintenant en position de procéder à l’étape finale des décisions de réexamen des affaires qui avaient été mises en suspens². La décision peut être consultée dans l’affaire Fontaine v. Canada (Attorney General), 2015 ABQB 225. (en anglais seulement)

Disposition des dossiers : La Cour d’appel de l’Ontario a pris une décision conservatoire en ce qui concerne une grande partie de l’ordonnance découlant des instructions du juge Perell au sujet de la disposition des dossiers visés par une demande d’instructions, mais préservant la force exécutoire des dispositions sur la confidentialité de l’ordonnance dans l’attente de l’appel. L’audience des appels sur le fond a été tenue les 27 et 28 octobre 2015. Au moment de rédiger le présent rapport, j’attends toujours une décision de la Cour d’appel de l’Ontario au sujet de la disposition des dossiers du PEI; cette décision est toutefois imminente³.

Achèvement du PEI

Le défi pour le Secrétariat consiste à planifier l’achèvement du PEI tout en maintenant une capacité suffisante, non seulement pour conclure les dossiers restants, mais également pour traiter les demandes qui pourraient être reportées pour nouvelle audience conformément à nos procédures d’examen, les dossiers des demandes « soumises mais non admises » de la firme Blott & Co, les demandes rejetées en vertu de la deuxième étape de la procédure de RDUI soumises à l’adjudicateur en chef pour réexamen ou les dossiers renvoyés au Secrétariat par les tribunaux, soit en raison des demandes en suspens visées par l’article 12, soit en raison des demandes aux tribunaux de révision en vue de la réouverture ou de l’obtention d’un réexamen des décisions finales rendues dans le cadre du PEI. Il est à espérer que les tribunaux apporteront une certaine clarté quant aux échéances pour la présentation des demandes de contestation des décisions finales rendues dans le cadre du PEI et aux paramètres de ces demandes.

Puisque le rythme des audiences diminuera au printemps 2016, le Secrétariat devra bientôt réduire la taille et le coût de ses activités et réduire la taille de ses effectifs. Dans le passé, les procédures de dotation en personnel ont constitué un important obstacle aux efforts du Secrétariat pour atteindre ses cibles en matière de dotation. Il pourrait s’avérer encore plus difficile, dans le cas d’une augmentation des activités une fois que la fermeture progressive du processus aura commencé, de faire en sorte qu’un niveau suffisant de ressources, notamment des employés, des adjudicateurs ou des experts, soit en place pour répondre aux demandes au titre du PEI additionnelles et imprévues. Dans le même ordre d’idées, il sera difficile de prévoir la capacité en matière d’adjudication. Je ne désire toutefois pas décourager les adjudicateurs dans leurs efforts pour se trouver un autre emploi, car il est prévisible qu’un jour, aucun des pensionnats ne sera ajouté à la liste et qu’il n’y aura plus de cas à traiter, ou qu’il y en aura très peu.

En outre, afin d’améliorer la vitesse du processus de rédaction des décisions et de réduire autant que possible les cas de retard des activités à l’étape suivant l’audience, j’ai demandé aux adjudicateurs de fixer la date de toutes les conférences de présentations finales en suspens, de rédiger toutes les décisions en retard et d’être prêts à faire avancer les dossiers dont la collecte des documents n’est pas terminée en respectant les délais établis. À la suite de cette instruction, un important mouvement de dossiers des décisions non réglées a été observé en fin d’année.

En conclusion, j’aimerais remercier tous les adjudicateurs en chef adjoints, les adjudicateurs, Shelley Trevethan, directrice exécutive du Secrétariat, et tous les membres du personnel du Secrétariat pour la passion, la créativité et le dévouement dont ils ont fait montre dans leurs activités en vue de l’exécution du PEI. Les temps à venir seront exigeants, mais je suis optimiste à l’égard de nos réalisations au cours des prochaines années.

Fait notable

Je désire souligner le départ à la retraite du juge Schulman en décembre 2015. J’aimerais exprimer lui exprimer ma reconnaissance pour sa large contribution à la Convention de règlement relative aux pensionnats indiens et mes meilleurs vœux pour sa retraite.

Veuillez agréer l’assurance de ma considération distinguée.

Daniel Shapiro, c.r., adjudicateur en chef

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Depuis la mise en œuvre du PEI le 31 décembre 2015, le Secrétariat a reçu 37 998 demandes, dont 33 723 ont été admises. De ce nombre, 46 demandes ont été considérées comme étant actives, soit en attente d’une décision quant à leur admission (la plupart d’entre elles ont été réactivées après un refus antérieur ou la perte de contact avec le demandeur). Enfin, il y avait environ 230 dossiers de demandeurs décédés ou dont on a perdu la trace pour lesquels il n’était pas possible de retirer la demande d’admission.

Au total, 2 712 demandes au titre du PEI ont été traitées⁴ en 2015 (voir la figure no 1), ce qui représente un total de 30 158 demandes traitées depuis le début du processus. Ce pourcentage est considérablement moins élevé que celui de l’année dernière, mais il montre la nature complexe de la charge de travail qu’il reste. La plupart des demandes ont en effet maintenant été traitées et il ne reste que celles qui présentent un caractère complexe ou pour lesquelles des obstacles au traitement persistent. Dans le cadre des projets du processus d’audience accéléré (PAA) et de la planification obligatoire des audiences décrits ci après, une date d’audience est fixée pour toutes les demandes pouvant être entendues en 2015.

Figure no 1 : Nombre de dossiers traités par année civile

Comme le montre le tableau no 1, 3 537 demandes ont été réglées en 2015, par la décision d’un adjudicateur, par règlement négocié ou en raison de leur retrait ou de leur inadmissibilité. Au 31 décembre 2015, 33 910 demandes avaient été réglées, soit environ 89 % de l’ensemble des demandes reçues. Pour la première fois depuis la période initiale d’augmentation de la charge de travail, durant laquelle la plupart des décisions concernaient d’anciennes demandes soumises au processus de règlement extrajudiciaire déjà en cours de traitement, le nombre de décisions des adjudicateurs a dépassé le nombre d’audiences tenues (voir la figure no 2).

Figure no 2 : Nombre d’audiences tenues et de décisions rendues par année civile

Processus de règlement négocié

Les parties ont la possibilité dans le cadre du PEI de négocier le règlement d’une demande. Dans la plupart des cas pour lesquels la négociation est acceptée, on évite la nécessité de tenir une audience et de rendre une décision.

C’est le gouvernement du Canada⁵, plutôt que le Secrétariat, qui est responsable au premier chef du processus de règlement négocié (PRN), processus qui représente une importante voie vers le règlement des demandes. Comme nous l’avons vu précédemment, le nombre de demandes réglées au titre du PRN a diminué en 2014; or, en 2015, les chiffres réels n’étaient pas sensiblement plus élevés, mais la proportion relative des demandes réglées au titre du PRN par rapport à l’ensemble des demandes réglées est passée de 11 % à 15 %.

La plupart des demandes traitées dans le cadre du PRN sont réglées sans la tenue d’une audience. Cependant, dans certains cas, une demande peut être soumise à la négociation après la tenue d’une audience. La proportion de demandes réglées après l’audience est passée de 3,5 % en 2014 à 6 % en 2015; cette hausse est peut-être attribuable à l’augmentation du nombre de demandes entendues avant la production complète des documents dans le cadre du processus d’audience accéléré ou aux efforts ciblés qui ont été déployés pour régler les demandes à haute priorité des demandeurs ayant subi les sévices d’autres élèves.

Le PRN devrait jouer un rôle réduit en 2016, car la vaste majorité des demandes dont la négociation a été jugée acceptable ont cheminé dans le processus. Le Canada s’était initialement engagé à traiter 708 demandes dans le cadre du PRN pour chacun des exercices 2014 2015 et 2015 2016, mais les représentants ont avisé le Secrétariat en janvier 2015 que la cible serait abaissée à 500 demandes par année et, en septembre, la cible pour 2015 2016 a encore une fois été réduite et ramenée à 450 demandes.

Le Canada a annoncé qu’il ne prévoyait pas maintenir son processus de règlement négocié après la fin de l’exercice 2015 2016.

Figure no 3 : Nombre de règlements négociés par année civile

Changement de composition de la charge de travail

Une proportion de plus en plus grande de la charge de travail restante est composée de demandes qui ont été entendues, mais qui n’ont pas encore fait l’objet d’une décision. Cette situation est normale en raison de l’objectif de tenir toutes les audiences restantes avant la fin du printemps 2016. Toutefois, ces efforts se heurtent à la difficulté de concilier les besoins liés au traitement de la charge de travail avant et après l’audience; il faut éviter un retard dans le règlement de la demande, la publication des décisions et la réception de l’indemnité.

Figure no 4 : Nombre de demandes admises, avant et après l’audience, 2015

De plus, dans les années précédentes, pour la plupart des demandes au titre du PEI, le demandeur était représenté; il s’agissait de dossiers ordinaires qui ont pu être traités sans difficulté après la production des documents obligatoires. Ces demandes se prêtaient bien aux règlements négociés, au nouveau processus d’audience accéléré et aux décisions abrégées (décision rendue à l’audience, avec le consentement des parties, donnant lieu à une conclusion rapide du processus et à une indemnisation du demandeur).

Principalement en raison des importants efforts déployés au cours des deux dernières années par le Secrétariat, le Comité de surveillance, les adjudicateurs et les parties, la vaste majorité de ces demandes « ordinaires » ont maintenant été traitées; nous constatons maintenant un important changement dans la composition des dossiers restants à l’étape précédant l’audience. Comme le montrent les figures nos 5 et 6, tandis que les demandes de la filière ordinaire et les dossiers dont le demandeur est représenté constituent toujours la majorité des cas, les cas où le demandeur n’est pas représenté, les demandes du volet complexe, les dossiers des demandeurs décédés ou dont on a perdu la trace et les demandes présentant des enjeux individuels complexes forment maintenant une proportion bien plus importante de la charge de travail restante. Ainsi, en décembre, dans 40 % des dossiers, le demandeur n’était pas représenté et dans 30 % des dossiers, la demande était traitée dans le volet complexe. Compte tenu des difficultés ou obstacles posés par ces demandes, celles ci cheminent vers l’audience ou vers le règlement beaucoup plus lentement que les autres demandes.

Figure no 5. Proportion des dossiers de demandeurs représentés par rapport à ceux des demandeurs non représentés à l’étape précédant l’audience, 2015⁷

Figure no 6. Demandes complexes et demandes ordinaires à l’étape précédant l’audience, 2015

Malheureusement, il ne convient pas, pour ces dossiers difficiles et complexes, d’utiliser des stratégies d’amélioration de l’efficacité comme les décisions abrégées et les règlements négociés (figure no 7). Ces dossiers nécessitent des heures de travail accrues et une intensification des efforts de gestion des dossiers par le personnel du Secrétariat, les adjudicateurs et les parties au règlement. Les demandes du volet complexe sont en outre susceptibles d’être entendues immédiatement sous le modèle du processus d’audience accéléré, en raison de la nécessité de tenir une ou plusieurs conférences préalables à l’audience.

Figure no 7. PRN et décisions abrégées, 2015

Reports et annulations

La capacité du Secrétariat de tenir des audiences repose grandement sur la capacité et la participation des parties. Dans les années antérieures, le plus grand obstacle à la planification des audiences était l’exigence de produire des documents obligatoires; cet obstacle a été en grande partie surmonté par l’élargissement du processus d’audience accéléré et par la planification obligatoire des audiences. Toutefois, le nombre d’audiences et l’efficacité de la planification continuent d’être tributaires de la disponibilité des parties pour assister aux audiences et pour participer au processus, particulièrement celle des demandeurs et des avocats.

La date des audiences est fixée en fonction des dates de disponibilité fournies par les demandeurs et la politique en matière de report autorise les modifications nécessaires lorsque la demande en est faite promptement. Le nombre de reports et d’annulation d’audience a toutefois augmenté, malgré les meilleurs efforts pour enrayer le problème. Les reports et les annulations se sont imposés pour la première fois comme un problème grave en 2010 et en 2011 et une politique en matière de report a été mise en place en 2011. Selon cette politique, on exigeait que l’autorisation des adjudicateurs soit donnée pour le report d’une audience dans les 10 semaines suivant la date prévue et habilitait les adjudicateurs à imposer des conditions et exigences aux parties lorsqu’ils accordent un report. Pour diverses raisons, toutefois, le nombre élevé de reports et d’annulations des audiences a de nouveau un effet nuisible sur l’efficacité et la capacité du Secrétariat de tenir des audiences.

Comme le montre la figure no 4, au début de 2015, environ 77 % des demandes avaient été entendues à la date initialement prévue et 8 % d’entre elles avaient reçu une nouvelle date à l’intérieur du délai précisé dans la politique. Toutefois, au fur et à mesure que l’année avançait, le nombre d’annulations et de reports au delà du délai imparti par la politique a augmenté sensiblement. À la fin de l’année, 29 % des audiences avaient été reportées au delà du délai prescrit. Naturellement, les reports étaient légèrement plus nombreux dans le cas des demandes au titre du processus d’audience accéléré. De plus, le nombre de reports était plus élevé chez les demandeurs non représentés que chez ceux qui étaient représentés.

Figure no 8. Demandes pour lesquelles une audience a été prévue et augmentation de l’incidence des reports

Il faut mentionner que les annulations ne sont pas toujours un événement négatif; une annulation donne parfois le signal que la demande a été ou sera réglée par une autre voie, comme le règlement négocié ou le retrait. Elles nuisent toutefois à la capacité du Secrétariat de planifier efficacement les audiences et de faire un usage optimal des ressources.

Les reports posent par ailleurs d’importantes difficultés, plus particulièrement lorsqu’ils sont demandés à une date proche de la date prévue, alors que les mesures logistiques ont déjà été prises ou lorsqu’ils résultent d’un défaut de comparaître. Le report des audiences des demandeurs peut aussi mener à l’interruption des autres dispositions en cours pour une demande, comme l’audition des auteurs présumés.

Bon nombre des reports sont inévitables ou nécessaires, comme ceux qui découlent d’un problème de santé ou de capacité du demandeur, d’un changement dans les conditions de vie du demandeur (p. ex. urgence familiale, déménagement ou incarcération) ou de l’état de préparation émotionnel à comparaître. Les audiences peuvent aussi être reportées en raison de problèmes de déplacement (p. ex. temps violent), ou dans les cas où le demandeur ne se présente pas, pour des raisons inconnues. Il faudrait prendre note que, dans un grand nombre de ces cas, le motif du défaut de comparaître n’est tout simplement pas connu ou n’a pas été mentionné et il ne faudrait pas l’interpréter de façon trop négative. De plus, un nombre important de reports sont attribuables aux modifications de dernière minute quant à la représentation ou à de nouveaux éléments dans les exigences liées à la procédure de la demande (p. ex. modification du volet ou ajout d’un nouvel élément de preuve). Par contre, un nombre important de reports est également attribuable à des faits qui, dans certains cas, auraient pu être évités, comme l’identification tardive de problèmes de compétence ou la documentation insuffisante de la demande, la non-disponibilité de l’avocat (autre que pour des motifs médicaux ou en cas d’urgence), des erreurs, des malentendus ou la communication tardive de modifications nécessaires aux besoins logistiques. Comme il est mentionné ci après, une mise à jour du Document d’orientation de l’adjudicateur en chef concernant le report des évaluations et de nouveaux documents d’orientation sur le report des téléconférences et les évaluations d’experts ont été publiés à l’été et à l’automne 2015 pour corriger ce problème. Il est à espérer que les effets de ces modifications seront observés en 2016.

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Les parties à la Convention de règlement désiraient une solution durable et définitive aux allégations de sévices dans le réseau des pensionnats. À la mise en œuvre du processus, il avait été prévu que toutes les demandes au titre du PEI allaient être traitées⁸ avant septembre 2013. Toutefois, à la date d’échéance de la présentation des demandes, le nombre de demandes reçues était trois fois plus élevé que le nombre estimatif⁹ et il a fallu proroger le délai imparti pour le règlement de toutes les demandes. D’autres problèmes comme le retard dans la collecte des documents obligatoires devant être produits par les demandeurs, les cas de demandeurs dont on a perdu la trace, le manque de capacité des avocats de soutenir le rythme rapide des audiences et les questions juridiques complexes ont aussi nui au respect du délai d’achèvement du PEI.

L’adjudicateur en chef a présenté aux tribunaux en janvier 2014 une stratégie d’achèvement dans laquelle il décrivait le projet du Secrétariat de tenir toutes les premières audiences des demandeurs avant le printemps 2016. Cette stratégie, consultable dans sa version intégrale sur le site Web du PEI, était accompagnée du Protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace et de la Procédure de règlement des dossiers incomplets (RDI), qui a pour objectif de conférer aux adjudicateurs le pouvoir de régler des questions non initialement prévues dans la Convention de règlement et, en fin de compte, de régler des demandes sans la tenue d’une audience quand toutes les autres options ont été épuisées.

Le Secrétariat est en voie d’achever la tenue de presque toutes les premières audiences des demandeurs pour le printemps 2016, comme prévu dans la stratégie d’achèvement. Certaines demandes seront toutefois réglées sans audience et un petit nombre de demandes qui stagnent seront peut-être entendues après le printemps 2016. Il peut s’agir de demandeurs dont on avait perdu la trace et qui ont été retrouvés, de demandes comportant des difficultés juridiques devant être levées, de demandes où une succession a été identifiée et désire la tenue d’une audience, etc. Enfin, même si le délai pour la présentation de nouvelles demandes est expiré, il est toujours possible que de nouvelles demandes soient admises, en raison de la réception de nouveaux renseignements sur les dossiers non admis antérieurement de demandeurs dont on avait perdu la trace, d’anciens demandeurs de Blott, ou dans le cas où d’autres pensionnats deviennent admissibles au titre du PEI à la suite d’actions en justice, comme les demandes et appels en vertu de l’article 12.

La présente section fournit une description des diverses initiatives ciblées et améliorations des processus mises en œuvre cette année afin de favoriser l’achèvement en temps voulu du PEI.

Collecte des documents obligatoires

Dans le passé, l’un des plus importants facteurs du retard dans la tenue d’une audience était la collecte des documents obligatoires, condition préalable à la planification de l’audience. Or, malgré d’importants efforts déployés pendant plusieurs années par les avocats et le Secrétariat (pour le compte des demandeurs non représentés) afin d’obtenir les dossiers en temps voulu, le nombre important de dossiers demandés auprès des divers établissements qui les détenaient a entraîné des retards inévitables, souvent de plusieurs mois. Au printemps 2013, le Secrétariat a mené une enquête auprès des avocats des demandeurs pour définir les problèmes les plus graves auxquels ils devaient faire face dans la collecte des documents obligatoires. En fonction des résultats, le Secrétariat a ensuite collaboré avec les organisations qui avaient fourni les documents afin d’élaborer des mécanismes pour corriger ces problèmes, notamment des protocoles d’entente avec certains organismes pour réduire les arriérés.

Gestion intensive des cas

La gestion intensive des cas (GIC) avait pour objet de traiter les demandes de longue date qui n’étaient pas encore prêtes pour l’audience et stagnaient depuis une longue période de temps et visait à ouvrir le dialogue avec l’avocat afin de définir la source du problème et de l’enrayer, si possible. Chaque demande a été examinée en détail et a fait l’objet d’un suivi au moyen d’une lettre et d’appels téléphoniques à l’avocat, au besoin, afin d’obtenir des bilans de l’état de la demande. Le processus a par ailleurs servi de préexamen menant au renvoi de certaines demandes à la PRDI.

Le processus de GIC, tel qu’il avait initialement été conçu, est maintenant achevé. Au total, 1 163 demandes ont fait l’objet d’un suivi ciblé aux termes de cette initiative depuis le début du projet, en avril 2013. Au cours du projet, la GIC présentait un taux de réponse moyen des avocats de 83 %. Après l’achèvement du processus de GIC, environ 59 % des demandes sont restées dans la filière de la gestion des cas ordinaires, une réponse satisfaisante quant à l’état d’avancement ayant été reçue. Environ 17 % des demandes ont été renvoyées à la PRDI en raison de l’absence de réponse ou de l’insuffisance de la réponse; 11 % des demandes ont été renvoyées au Protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace et le reste des demandes étaient des retraits, des retraits d’avocat ou des dossiers de demandeurs décédés.

La GIC a représenté une importante fonction dans la préparation des dossiers restants à l’étape préalable à l’audience en vue de la mise en œuvre de la PRDI et de la planification obligatoire des audiences, comme il est décrit ci après.

Visites d’avocats

À la fin de 2014 et au début de 2015, la directrice exécutive a effectué une série de visites en personne à 36 cabinets d’avocats au pays, s’attardant à des firmes qui représentaient le plus grand nombre de cas du PEI ou aux firmes qui semblaient à risque de ne pas terminer la tenue des audiences au printemps 2016, d’après les antécédents de participation et les dossiers restants. Ces visites avaient pour objectif de renforcer les relations de travail, d’échanger de l’information et de contribuer au mouvement des dossiers vers leur règlement.

Les visites englobaient un entretien sur la stratégie d’achèvement, des bilans des initiatives entreprises par le Secrétariat, comme le processus d’audience accéléré et la PRDI, un examen des dossiers de chaque cabinet d’avocats et des délais de fermeture des dossiers, ainsi qu’une discussion sur les problèmes auxquels les avocats ont dû faire face dans le processus de règlement des demandes. Pendant ces visites, le principe de la planification obligatoire des audiences a été présenté aux cabinets et l’accueil favorable qu’il a reçu de la part de nombreux cabinets est probablement en partie attribuable à leur mobilisation avant le lancement de la nouvelle approche.

Dans de nombreux cas, les visites semblent avoir eu d’importantes répercussions sur la participation des cabinets à des initiatives comme le processus d’audience accéléré (avant les audiences obligatoires) et ont contribué à ouvrir des dialogues avec les avocats. En août 2014, ces cabinets représentaient 3 205 demandes à l’étape précédant l’audience, soit 72 % de l’ensemble des demandes rendues à cette étape. À la fin de juin 2015, dans seulement 420 des dossiers, une date d’audience n’avait pas encore été fixée et dans 476 autres cas, il avait été établi que le demandeur était décédé ou qu’on avait perdu sa trace, ou encore que la demande allait probablement devoir être soumise à la PRDI ou à des initiatives spécialisées connexes.

Les visites et activités afférentes de communication avec les avocats ont eu un important effet d’atténuation sur les conséquences possibles de la capacité des avocats de tenir les premières audiences des demandeurs en temps opportun.

Processus d’audience accéléré et planification obligatoire des audiences

Le processus d’audience accéléré (PAA) est devenu une méthode clé pour améliorer l’efficacité et pour atténuer les conséquences des documents obligatoires incomplets sur les audiences, car il permet de faire entendre en audience les demandes pour lesquelles la production des documents obligatoires n’est pas encore complète et de recueillir le témoignage des demandeurs. Le processus de collecte des documents est achevé après l’audience.

Vers la fin de 2014, le Secrétariat a commencé à approcher proactivement les avocats pour évaluer leur intérêt à l’égard de l’option de la planification des dates d’audience pour leur inventaire de demandes restantes, au moyen des mécanismes du processus d’audience accéléré afin de faire avancer les dossiers qui n’étaient pas encore prêts pour l’audience. Ces efforts ont d’abord été déployés auprès d’un groupe initial de douze cabinets chargés d’un nombre important de dossiers. Menés de concert avec une série de visites en personne dans certains cabinets, ces efforts se sont avérés hautement fructueux et ont pavé la voie vers la tenue d’une audience pour des centaines de demandes qui stagnaient. De plus, le processus d’audience accéléré a été élargi de sorte à inclure les demandeurs non représentés.

En vue d’atteindre son objectif de tenir l’ensemble des premières audiences dans l’année, le Secrétariat, avec l’approbation du Comité de surveillance, a mis en œuvre en mai 2015 l’exigence de la planification obligatoire de toutes les audiences, utilisant le modèle du processus d’audience accéléré au besoin pour amener toutes les demandes restantes, lorsque cela était possible, à l’étape de la première audience.

Dans le cadre du processus, les dates des téléconférences préalables à l’audience, s’il y avait lieu, et des audiences ont été fixées pour tous les dossiers à l’étape précédant l’audience. Nous avons demandé aux avocats de collaborer avec les agents de gestion de cas et de planification des audiences afin d’établir le rang de priorité des dates pour leurs dossiers et de fournir au Secrétariat un bilan de l’état des dossiers. La planification obligatoire a aussi contribué à déterminer quels dossiers nécessitaient une approche ciblée comme le retrait, le retrait de l’avocat du demandeur, le protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace, le protocole pour les successions et la PRDI.

À la fin de l’année, le processus de planification obligatoire des audiences avait produit un effet considérable : il a permis la tenue de la première audience dans les meilleurs délais, dans tous les cas où cela était possible, et il a contribué à repérer les demandes pour lesquelles il existait des obstacles à l’avancement non définis précédemment et qui nécessitaient une approche ciblée ou une autre intervention.

Parmi les seuls dossiers à l’étape précédant l’audience pour lesquels une date d’audience n’avait pas encore été fixée ou qui n’avaient pas encore été transférés vers une autre approche ciblée à la fin de l’année figuraient ceux de demandeurs non représentés essayant de retenir les services d’un avocat, les dossiers présentant d’autres problèmes liés à la représentation, les dossiers en cours de vérification de demandeurs ne participant pas activement au processus et de demandeurs dont on n’avait pas les coordonnées, les demandes présentées par une succession et un petit nombre de demandes du volet complexe actuellement à l’étape de la téléconférence.

Demandeurs décédés et demandes présentées par une succession

Les cas des demandeurs décédés posent une difficulté particulière, surtout si les demandeurs sont décédés sans avoir eu l’occasion de livrer un témoignage suffisant. Un blocage de longue date de ces dossiers a été levé en janvier 2015, lorsque trois examens clés et décisions en matière de réexamen ont établi que les demandes présentées sur la base d’une preuve par ouï-dire n’allaient pas être acceptées; toutefois, les cas présentés sans le témoignage du demandeur, mais pour lesquels il existe le témoignage d’un témoin oculaire ou des transcriptions du témoignage du demandeur sous serment dans des conditions où le Canada avait la possibilité de participer à l’interrogatoire, pourraient mener à une indemnisation pour les actes prouvés si les critères requis étaient remplis.

Depuis que le blocage a été levé en janvier, le Secrétariat a reçu 78 demandes de téléconférence préalable à l’audience. De ces demandes, 36 ont été retirées ou rejetées et 43 sont toujours actives. À ce jour, sept audiences ont été tenues pour des successions.

Il y a environ 700 dossiers de demandeurs décédés pour lesquels une succession ne s’est pas présentée pour continuer le processus de demande. Les programmes d’administration des successions et du patrimoine d’Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC) ont fourni au Secrétariat les résultats de leurs recherches d’administrateurs des affaires des demandeurs décédés, mais leurs efforts pour prendre contact avec ces successions n’ont pas été très fructueux. Ces cas seront fort probablement réglés par la PRDI, si les efforts persistants pour prendre contact avec les successions ne portent pas ses fruits.

Atténuation de l’effet des reports et des annulations

Comme on l’a mentionné précédemment, les reports et les annulations d’audiences ont une incidence marquante sur la capacité du Secrétariat de planifier et de tenir des audiences de façon efficace et d’atteindre les cibles établies. Des difficultés semblables se posent quant aux reports et au défaut de se présenter à des téléconférences et quant au défaut de se présenter à un rendez-vous pour une évaluation par un expert. Ces derniers cas sont préoccupants, car le nombre d’évaluateurs experts disponibles n’est pas très élevé et que les rendez-vous manqués ou reportés entraînent des coûts élevés et des retards dans l’avancement du dossier, occupent des plages horaires que d’autres demandeurs auraient pu utiliser et peuvent nuire à la relation entre le Secrétariat et les évaluateurs.

L’adjudicateur en chef a demandé que les adjudicateurs, qui doivent accepter ou refuser les demandes de report à l’extérieur de la fenêtre de planification fixée par la politique, resserrent leur position à l’égard des parties qui demandent un report et n’accordent ces reports que sous réserve d’un motif suffisant. De plus, après des travaux approfondis avec le Secrétariat, les adjudicateurs en chef adjoints et le Comité de surveillance à la fin de l’été et à l’automne 2015, l’adjudicateur en chef a apporté un certain nombre de modifications à la politique en matière de reports (Document d’orientation 7r1) et a rédigé de nouveaux documents d’orientation pour la gestion des reports et du défaut de se présenter aux téléconférences (Document d’orientation 9) et aux évaluations (Document d’orientation 10). Ces trois documents d’orientation ont été affichés sur le site Web du PEI à l’adresse http://www.iap-pei.ca/directives-fra.php.

Les documents d’orientation décrivent un processus semblable pour chaque situation (audiences, téléconférences et évaluations) dans lesquels on donne aux adjudicateurs des lignes directrices sur l’octroi ou l’imposition de conditions pour les demandes de report, sur les délais qui doivent être respectés par les personnes qui désirent demander un report, sur les situations où il peut être justifié de demander une téléconférence pour poursuivre le processus en l’absence d’un participant attendu, d’imposer une pénalité financière à un avocat ou de tenir compte des reports injustifiés lors de l’évaluation des frais juridiques et sur les cas où une demande peut être traitée ou être refusée sans la tenue d’une nouvelle audience.

En raison du moment de leur mise en œuvre, il est difficile de constater, à l’examen des données disponibles pour la période se terminant en décembre 2015, l’incidence des modifications à la politique, mais il est à espérer qu’elles envoient un signal clair aux parties que les reports et annulations doivent être considérés comme des mesures exceptionnelles à n’utiliser qu’en cas de réelle nécessité.

Procédure de règlement des dossiers incomplets

La procédure de règlement des dossiers incomplets (RDI), soumise aux tribunaux en janvier 2014 en même temps que la stratégie d’achèvement et le protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace, est un processus à deux étapes ayant pour objectif de régler les demandes dont l’avancement est gêné par des obstacles qui les empêchent de cheminer jusqu’à l’audience ou d’être réglées selon la filière normale du PEI. La PRDI a été approuvée par le juge Perell de la Cour supérieure de justice de l’Ontario en juillet 2014. La mise en œuvre de la deuxième étape de la PRDI nécessitait l’approbation du Comité de surveillance, qui l’a donnée le 20 janvier 2015.

À la première étape de la PRDI, le Secrétariat et/ou un adjudicateur de gestion des dossiers doivent travailler avec les parties afin de régler les problèmes qui nuisent à l’avancement d’une demande et renvoyer la demande au processus de l’audience dans tous les cas où cela est possible. La deuxième étape confère à l’adjudicateur du processus de règlement spécial un nouveau pouvoir, soit celui d’ordonner une audience, de fixer les conditions de l’audience ou de rejeter une demande sans la tenue d’une audience si tous les efforts pour régler cette demande par la filière normale ont échoué. Il existe quatre grandes catégories de dossiers pouvant être traités par la PRDI : les dossiers des demandeurs qui ne participent pas; les dossiers de demandeurs décédés pour lesquels il n’y a pas de représentant de la succession; les dossiers des demandeurs décédés dont la succession ne participe pas et les demandeurs dont on a perdu la trace avec qui le protocole pour les demandeurs dont ont a perdu la trace ne peut rétablir le contact. Les adjudicateurs spécialisés ont reçu une formation en matière de PRDI au printemps et à l’automne 2015 et la mise en œuvre de la procédure a commencé au cours de l’automne.

Aux termes de la PRDI, les demandeurs dont la demande est rejetée sans audience conformément à la deuxième étape peuvent s’adresser à l’adjudicateur en chef pour obtenir la permission de faire réexaminer leur demande. À sa réunion de décembre 2015, le Comité de surveillance a approuvé le délai de réexamen du 1er août 2017 et la date butoir du 1er février 2018 pour la tenue d’une audience.

Amélioration du règlement des dossiers après l’audience

Dans la perspective de l’achèvement du PEI, le Secrétariat fait passer l’axe central de ses activités de la simple tenue d’audiences au processus complet du règlement des demandes; il doit donc chercher à réaliser d’autres économies sur le plan du traitement et du règlement des demandes qui se trouvent à l’étape postérieure à l’audience. Les travaux menés à cette étape se sont hautement complexifiés depuis l’élargissement du processus d’audience accéléré et en raison de la complexification des dossiers restants, situation qui a donné lieu à une baisse du nombre de décisions abrégées et à une hausse de l’activité après audience. Plusieurs mesures ont été mises en place cette année pour améliorer l’efficacité des activités après audience et pour atténuer les facteurs contribuant aux retards.

Les activités qui influent sur le temps nécessaire à la réalisation de cette étape englobent, entre autres, la production des documents obligatoires additionnels, les évaluations d’expert, le témoignage de témoins ou d’auteurs allégués et les conférences de présentations finales. L’incidence élevée du défaut de se présenter aux évaluations d’expert prévues constitue un facteur aggravant. Comme on l’a mentionné précédemment, le document d’orientation no 10 a été publié à l’automne 2015 en vue de résoudre le problème des absences aux évaluations d’expert.

Les cas qui nécessitent la collecte de documents après l’audience continuent de représenter la plupart des dossiers à l’étape postérieure à l’audience et cette tendance devrait se poursuivre avec la hausse du nombre d’audiences prévues avant la production complète des documents obligatoires.

Les adjudicateurs ont fait montre d’une plus grande fermeté qu’avant à l’égard des avocats représentant des cas qui ne progressent pas à une vitesse acceptable, surtout en ce qui concerne les exigences non encore remplies après l’audience, comme la production des documents obligatoires. En même temps, le Secrétariat a renouvelé son intérêt pour lutter contre certains problèmes comme celui des demandes qui stagnent dans le processus de révision judiciaire et les demandes présentées après l’audience des cas de sévices entre élèves. Le Secrétariat joint ses efforts à ceux des adjudicateurs afin de trouver des façons de répondre aux besoins administratifs liés à ces demandes et de favoriser l’utilisation optimale du temps des adjudicateurs.

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Les législateurs qui ont rédigé la Convention de règlement ont créé le PEI à titre de processus axé sur le demandeur doté de plusieurs mesures intégrées dans le modèle, afin de garantir le respect des besoins et des droits des demandeurs d’indemnités au titre du PEI tout au long du processus, et de maintenir un processus d’adjudication équitable et équilibré. Ce principe est intégré dans les valeurs de base et les objectifs stratégiques du Secrétariat. Voici quelques exemples de la façon dont cette valeur a été intégrée dans les réalisations de 2015.

L’importance du Programme de soutien en santé - résolution des questions des pensionnats indiens dans le PEI

L’aide fournie par Santé Canada aux termes du Programme de soutien en santé - résolution des questions des pensionnats indiens est une composante essentielle du PEI. Ce programme offre des services de santé mentale et de soutien affectif aux anciens élèves des pensionnats indiens et à leur famille à toutes les étapes établies dans la Convention de règlement, sauf en Colombie-Britannique où ces services sont fournis par l’Autorité sanitaire des Premières Nations. Le programme de soutien est offert par l’entremise d’organisations autochtones locales.

Le Programme de soutien en santé compte plusieurs composantes, notamment des services de soutien affectif offerts par des travailleurs en santé communautaire à des demandeurs lorsqu’ils doivent parler de leur expérience des pensionnats dans le cadre des audiences; des services de soutien culturel offerts par des aînés; des services de counseling professionnel; une aide financière pour couvrir les frais de déplacement nécessaires pour obtenir des services de counseling; et les services d’un aîné ou d’un guérisseur traditionnel.

Santé Canada continue d’être un partenaire à part entière dans la prestation de services de soutien à la santé et au mieux-être émotionnel, et ce, en tout temps pendant le PEI et non seulement lors des audiences. Au cours des ans, le Secrétariat et de nombreux travailleurs en santé communautaire ont formé des partenariats de travail productifs. Par exemple, les travailleurs en santé communautaire ont aidé à retrouver des demandeurs dont les coordonnées avaient été perdu, ce qui a permis à ces derniers de poursuivre leurs démarches aux termes du PEI, de recevoir l’aide demandée et de faire valoir leurs demandes.

Rétablissement du contact avec les demandeurs

Il existe un certain nombre de demandeurs au titre du PEI avec qui on a perdu contact; les demandes de cette population de petite taille, mais d’importance, stagnent donc dans le processus. Dans le passé, le Secrétariat ne disposait que d’un petit nombre de possibilités pour le suivi des demandes visées par des préoccupations en matière de protection des renseignements personnels. En 2015, grâce à des activités de sensibilisation du public, à des efforts soutenus pour trouver les demandeurs dont on a perdu la trace et à la mis en œuvre d’un protocole pour cette catégorie de demandeurs, d’importants progrès ont été réalisés dans le rétablissement des voies de communication avec ces personnes.

Le protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace, approuvé par le juge Perell de la Cour supérieure de justice de l’Ontario en juillet 2014, fournit au Secrétariat une orientation et le pouvoir nécessaire pour prendre une série de mesures progressives afin de trouver et de rétablir le lien entre ces personnes et leur demande. Le protocole, qui est publié sur le site Web du PEI dans sa version intégrale, a pour objet de protéger les renseignements personnels des demandeurs à chaque étape, tout en donnant au Secrétariat l’accès à d’autres sources d’information et en respectant le secret professionnel de l’avocat.

Les essais intensifs pour joindre les demandeurs dont on a perdu la trace ont commencé en 2014 par un avis public et une campagne sur le site Web en anglais, en français et en inuktitut, dans lesquels les demandeurs étaient invités à communiquer avec la ligne d’information sur le PEI pour rétablir le contact au sujet de leur demande. Ces initiatives ont été suivies au début de 2015 par une campagne dans les médias sociaux et traditionnels : un message vidéo de l’adjudicateur en chef a été publié sur les comptes YouTube du Secrétariat d’adjudication des pensionnats indiens et sur le site Web du PEI, des gazouillis ont été publiés sur les comptes Twitter du Secrétariat, un communiqué de presse a été publié et des messages d’intérêt public radiophoniques ont été diffusés en anglais, en français et dans deux dialectes du cri. Tous ces documents peuvent être consultés sur le site Web du PEI.

Avant que le Secrétariat ne prenne des mesures possiblement intrusives pour retrouver un demandeur, l’avocat du demandeur ou les membres du personnel du Secrétariat dans le cas des demandeurs non représentés doivent déployer tous les efforts possibles pour retrouver la personne par les canaux normaux. Pour le Secrétariat, il s’agit de faire une série d’appels téléphoniques et d’envoyer des lettres par courrier recommandé pour vérifier si le demandeur peut être retrouvé. À la fin de 2015, le Secrétariat était en voie de faire le suivi auprès de 121 demandeurs pour lesquels il n’avait aucune coordonnée. Il y a eu pendant l’année environ 171 cas par trimestre de rétablissement de la communication et de réactivation des dossiers des demandeurs non représentés qui avaient été désactivés en raison de la perte de contact ou de la non participation.

Lorsqu’il est établi que l’on a perdu la trace d’un demandeur, son cas est envoyé au protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace. Trois mesures progressives sont prises pour rétablir la communication avec le demandeur : l’examen des sources d’information publiques comme les répertoires téléphoniques et les outils de recherche en ligne, la consultation des bases de données gouvernementales et autres et l’utilisation de ressources extérieures, dans la collectivité, pour obtenir de l’aide.

À ce jour, la méthode la plus efficace a été la consultation de bases de données de l’extérieur pour obtenir les coordonnées des demandeurs. Le Secrétariat a créé des partenariats avec AANC, Santé Canada, Service Canada, le Service correctionnel du Canada et les bureaux des véhicules automobiles et les sociétés d’immatriculation de la plupart des provinces et territoires, entre autres.

Au 31 décembre 2015, 589 demandes avaient été envoyées au protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace et 250 demandeurs avaient été trouvés, leur dossier avançant vers les étapes suivantes. Le groupe des adjudicateurs chargés des dossiers des demandeurs dont on a perdu la trace examine actuellement 339 dossiers, Pour 119 d’entre eux, de nouvelles coordonnées possibles ont été reçues et seront validées au cours du trimestre à venir. Des efforts pour faire appel à la participation de groupes communautaires à la mise en œuvre de la troisième étape du protocole sont en cours; ce protocole autorise le Secrétariat à communiquer avec des ressources communautaires, comme le Programme de soutien en santé – résolution des pensionnats indiens, la Gendarmerie royale du Canada ou la police des Premières Nations.

Communication avec les demandeurs non participants ou non représentés

Un petit nombre de demandeurs dont les coordonnées semblent valides ne réagissent pas aux efforts visant à faire avancer leur dossier ou sont réticents à participer ou refusent catégoriquement de participer aux étapes nécessaires au traitement de leur demande.

Le Secrétariat poursuit ses efforts pour prendre contact avec les demandeurs non participants afin de définir les motifs de leur non-participation, de répondre à leurs préoccupations et de les dissiper, de leur fournir des renseignements et du soutien additionnels et de les encourager à participer de nouveau au processus de règlement s’il y a lieu.

En plus de ces tentatives ponctuelles pour prendre contact avec les demandeurs, le Secrétariat a présenté au printemps 2015 une proposition pour la tenue de séances d’information dans des lieux accessibles, afin de fournir aux demandeurs des occasions de participation en personne à des activités d’information sur le processus visant à éliminer les craintes non fondées et de fournir aux demandeurs des occasions d’entraide mutuelle, l’occasion de discuter avec un adjudicateur des exigences liées à leur demande et, si possible, l’occasion de déterminer en personne avec un adjudicateur la date de leur audience. Un adjudicateur et des employés des services de soutien de la santé, fournis par Santé Canada, seraient présents à ces séances, et le Canada a offert l’aide d’un représentant d’expérience. Une séance de ce genre était prévue en Saskatchewan pour l’été, mais n’a finalement pas eu lieu. Des 14 participants possibles attendus, trois avaient retenu les services d’un avocat et deux avaient choisi de passer directement au processus d’audience accéléré. Les autres étaient devenus des demandeurs dont on a perdu la trace, avaient refusé de répondre ou avaient refusé de participer. L’organisation d’une séance du genre dans une autre région reste possible si les participants manifestent suffisamment d’intérêt, mais le Secrétariat se consacre surtout depuis aux communications individuelles.

Les efforts se poursuivent pour retrouver la trace d’autres demandeurs qui pourraient bénéficier d’une aide personnelle et pour atteindre l’objectif du plus grand nombre possible de dossiers de demandeurs non représentés passant à l’étape de l’audience. Les dossiers dont le demandeur ne participe toujours pas au processus de règlement après de nombreux efforts sont renvoyés à la PRDI pour intervention par un adjudicateur.

Soutien à tous les demandeurs non représentés

Au fur et à mesure que l’inventaire des demandes à l’étape précédant l’audience diminue, la proportion de demandeurs non représentés prend de l’importance. Bien que les membres du personnel de soutien aux demandeurs du Secrétariat interviennent directement auprès de ces demandeurs pour leur fournir de l’information, atténuer les obstacles et faciliter le respect des exigences administratives afin que les demandes puissent être traitées, ils ne peuvent remplacer un avocat qualifié et bon nombre de demandeurs non représentés continuent de faire face à d’importantes difficultés.

De plus, même si les demandeurs ont le droit de se représenter eux-mêmes, de plus en plus de demandeurs deviennent des demandeurs non représentés malgré eux, lorsque leur avocat choisit de se retirer de leur dossier. Le traitement de ces demandes est alors inévitablement retardé, car il faut rétablir la communication, fixer une date ou une nouvelle date d’audience, amorcer le processus de collecte d’autres documents au besoin et, dans de nombreux cas, fournir de l’aide pour la recherche d’un autre avocat. En décembre 2014, le Comité de surveillance a approuvé une liste de noms d’avocats¹⁰ acceptant les renvois de demandeurs non représentés; toutefois, les cas d’une importante proportion de demandeurs non représentés malgré eux ont été refusés par deux avocats ou plus.

D’importants travaux ont été consacrés au soutien aux demandeurs non représentés en 2015, tant ceux qui ont choisi de ne pas être représentés que ceux qui cherchent activement un avocat ou dont les tentatives pour obtenir des services de représentation ont échoué. Parmi les efforts déployés, mentionnons les analyses ciblées au cas par cas visant à définir et à éliminer les obstacles; la communication individuelle pour encourager la participation et offrir un soutien en santé et d’autres mesures de soutien; les efforts pour aider les demandeurs à obtenir des services de représentation; le renvoi de demandes vers les processus spécialisés, comme le protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace et la PRDI; le développement d’une spécialisation et de pratiques exemplaires chez les adjudicateurs pour appuyer les demandeurs qui ont de la difficulté à se représenter ou qui ont une maladie mentale ou d’autres besoins spéciaux; et l’élaboration de procédures pour favoriser l’inclusion des demandeurs non représentés dans des initiatives ciblées comme le processus d’audience accéléré.

L’élaboration d’un nouveau processus pour les demandeurs non représentés qui désirent retenir les services d’un avocat, mais qui ne sont pas capables de le faire, a été achevée vers la fin de l’année et ce processus est entré en vigueur en janvier 2016. Les dossiers de ces demandeurs ont donc pu cheminer avec l’aide d’adjudicateurs ayant reçu une formation spéciale. De plus, un projet qui simplifiera divers genres de téléconférences préalables à l’audience pour les cas des demandeurs non représentés traités dans le volet complexe est en cours d’élaboration; il a pour objectif de favoriser l’efficacité et de réduire le stress chez les demandeurs.

Admissions concernant les cas de sévices entre élèves

Le Comité de surveillance a approuvé en décembre 2013 une stratégie pour le traitement prioritaire des demandes liées aux allégations de sévices entre élèves. Parce que les demandes liées aux sévices entre élèves peuvent reposer sur des admissions selon lesquelles le personnel des pensionnats était au courant de la présence de cette forme de violence dans l’établissement à l’époque, on a instauré ce processus pour autoriser la tenue d’audiences qui seraient susceptibles de produire de nouvelles admissions avant celles d’autres demandeurs qui pourraient ensuite tirer avantage des preuves présentées.

Lorsque le projet a été initialement proposé, environ 650 demandes ont été considérées comme étant des cas possibles; cependant, un grand nombre de ces dossiers se sont rendus sans intervention spécialisée à l’étape de l’audience ou au processus du règlement négocié, ou ont été déclarés non admissibles en raison du retrait, de la perte des coordonnées ou de problèmes en matière de compétence ou autre. Le nombre de demandes repérées pour lesquelles le demandeur ne s’est pas manifesté a baissé de façon marquée.

Au début de l’été 2015, toutes les demandes admissibles en étaient rendues à l’étape de la fixation d’une date d’audience. À l’automne, environ les deux tiers des affaires où le demandeur avait allégué que le personnel du pensionnait était au courant des sévices étaient rendues à l’étape de l’audience et pour environ la moitié des cas, une décision avait été rendue.

Vers la fin de 2015, une version à jour du plan d’action a été élaborée de concert avec des représentants du gouvernement canadien qui font le suivi des admissions pertinentes et en distribuent la liste. Le plan visait à améliorer le traitement des demandes liées aux sévices entre élèves, y compris l’amélioration des communications et de la fréquence des bilans sur l’état des demandes et des mises à jour sur le format des bilans des admissions du gouvernement du Canada, afin de faciliter l’émission de messages aux adjudicateurs lorsqu’en raison de nouvelles admissions, des décisions en suspens pouvaient être prises. À la fin de l’année, 146 demandes à l’étape postérieure à l’audience étaient en suspens, dans l’attente de déclarations de connaissance des faits à traiter. Environ 199 demandes des premier et deuxième rangs de priorité¹¹ sont en cours de traitement et présentent le potentiel d’avoir une incidence sur 1 046 autres demandes.

Pour seize écoles, il a été établi qu’il n’y aurait vraisemblablement plus d’autres admissions mises au jour. Une fois la confirmation reçue qu’aucune demande pouvant donner lieu à d’autres admissions pour ces pensionnats ne restera entre les mains des adjudicateurs, ceux ci rédigeront les décisions en suspens pour les demandes concernant ces pensionnats, qui seront traitées en priorité.

Sensibilisation et participation de la collectivité

L’un des éléments clés de la Stratégie nationale de sensibilisation du Secrétariat est la mobilisation des intervenants pour aider à définir les besoins de demandeurs et à y répondre ainsi qu’à mieux faire connaître les droits des demandeurs au titre du PEI. Pour cela il faut établir des partenariats avec des organisations autochtones et non autochtones pour la fourniture de produits et de services d’information sur le PEI qui répondront au vaste éventail de besoins des anciens élèves, de leur famille, de leur collectivité, des intervenants et des partenaires.

Cette année, d’importants progrès ont été réalisés sur le plan de la mobilisation des intervenants en vue de la sensibilisation au PEI au niveau communautaire. Des travaux ont été réalisés relativement au dernier exercice, soit pour la période se terminant le 31 mars, dans le cadre de trois contrats avec des organisations communautaires pour l’exécution d’activités de sensibilisation : les services d’incendie de Toronto, Williams Lake, et le Grand conseil du Traité no 3. Quatre contrats avec des organismes communautaires pour l’exécution d’activités d’information sur le PEI sont en cours à Vancouver, au Manitoba, en Saskatchewan et en Ontario. Ces activités englobent l’offre de séances d’information, la distribution de produits d’information et le soutien au volet de sensibilisation du public (première étape) du protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace.

Le Secrétariat a par ailleurs élaboré et distribué plusieurs produits d’information pour aider les demandeurs et leur avocat dans le processus, outre la campagne de sensibilisation du public concernant les demandeurs dont on a perdu la trace. Cette année, parmi ces produits ont figuré les documents suivants : Après votre audience, description étape par étape de ce à quoi les demandeurs doivent s’attendre dans le processus d’audience; des fiches d’information sur une demande au titre du Plan de soins futurs du PEI, le processus de révision des frais juridiques, la ligne d’information du PEI et le rôle de l’auteur allégué dans le PEI; des produits d’information sur le programme de PEI collectif, y compris le profil d’un groupe de la Saskatchewan; des renseignements administratifs pour les avocats ou les demandeurs non représentés sur l’obtention de dossiers des écoles dans les provinces et territoires; et des mises à jour de documents déjà publiés. De plus, le Guide à l’intention des avocats, guide en ligne complet pour les cabinets qui participent à l’exécution du PEI, a été mis à jour; plusieurs Avis aux avocats ont été publiés sur diverses questions de procédures et de droit. Enfin, le Secrétariat s’est joint à Santé Canada pour fournir aux avocats des demandeurs de l’information sur les services qu’offre aux demandeurs le Programme de soutien en santé - résolution des questions des pensionnats indiens.

Le Secrétariat a maintenu une présence visible à la Commission de vérité et réconciliation du Canada, par le biais d’un kiosque d’information, et a fourni du soutien sur place aux demandeurs qui désiraient se renseigner au sujet de leur demande ainsi qu’obtenir de l’information générale.

PEI collectif

Le PEI collectif est un programme de contribution dont l’objectif est de faciliter les activités de guérison et de réconciliation de groupes de demandeurs au titre du PEI. Les groupes reçoivent des fonds après avoir participé à un appel de propositions annuel.

Douze ententes de contribution (pour 19 groupes) totalisant 654 500 $ ont été signées pour 2015 2016 dans le cadre du PEI collectif; cette somme représente la totalité des fonds de contribution disponibles. Parmi les activités financées cette année figurent des ateliers d’information sur les conséquences des pensionnats, la planification du mieux-être, la violence dans les relations intimes, l’alimentation, les compétences parentales, la gestion financière, les troubles de stress post-traumatique (comment les reconnaître et demander de l’aide) et des activités culturelles, notamment des cérémonies du lever du soleil, des pow-wow et des sueries. Les groupes comptent de 2 ou 3 personnes à 55 personnes et proviennent de cinq provinces (C. B., Alberta, Saskatchewan, Manitoba et Ontario) et d’un territoire (T.N. O.)

Un groupe du PEI en Saskatchewan a accepté cette année de faire l’objet d’un portrait public visant à faire connaître le programme et à illustrer le genre d’activités qui peuvent être financées et les effets positifs de former un groupe du PEI. Ce profil peut être consulté sur le site Web du PEI, à l’adresse http://www.iap-pei.ca/information-fra.php?act=2015-06-10-fra.php.

En plus de réaliser des activités de sensibilisation et de communication du PEI, les membres du personnel du PEI collectif ont tenu de nombreuses séances d’information et de sensibilisation au pays, afin de favoriser un large accès et d’encourager les offres de proposition de nouveaux groupes, particulièrement dans les régions qui n’ont pas présenté un taux élevé de participation dans les années passées.

L’appel de propositions pour de nouveaux projets du PEI collectif a été lancé en septembre 2015 et la date limite de présentation des propositions était le 1er décembre 2015. Plus de 100 demandes de renseignements ont été reçues et 37 propositions ont été présentées avant la date limite. La sélection initiale a eu lieu et on procède actuellement à l’évaluation et à la sélection des propositions.

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Les rapports antérieurs contenaient de l’information sur les initiatives lancées par l’adjudicateur en chef pour répondre aux plaintes et aux préoccupations au sujet de l’intégrité du PEI. Toutefois, conformément aux instructions de la cour du 25 novembre 2014 concernant la façon dont les plaintes et les préoccupations liées aux questions de l’intégrité sont signalées et traitées, le présent rapport ne contient pas d’information à ce sujet. Le Secrétariat continue de suivre les procédures mises en place après la mise en œuvre du protocole relatif à l’intégrité, de surveiller les effets possibles de la planification de nos travaux et d’appuyer le travail du conseiller spécial indépendant et du surveillant des décisions judiciaires en ce qui concerne ces questions d’intégrité.

Demande d’instructions concernant la disposition des documents

Comme il est mentionné ailleurs dans le présent rapport, la Commission de vérité et réconciliation (CVR) a demandé l’accès à tous les dossiers du PEI et à une quantité importante de renseignements personnels aux fins d’archivage. L’adjudicateur en chef a quant à lui déclaré que ces documents devraient être détruits, conformément aux promesses faites aux demandeurs et aux autres participants aux audiences, selon lesquelles le processus et les renseignements qu’ils ont divulgués allaient être tenus confidentiels. Tant l’adjudicateur en chef que la CVR ont déposé une demande d’instructions devant les tribunaux sur cette question.

Le 6 août 2014, le juge Perell de la Cour supérieure de justice de l’Ontario a rendu sa décision selon laquelle les documents du PEI devaient être détruits après une période de conservation de 15 ans et un programme de notification devait être mis en œuvre pour informer les demandeurs de la possibilité de fournir certains documents du PEI au Centre national pour la vérité et la réconciliation (CNVR), s’ils choisissent de le faire. Par la suite, de nombreuses parties ont interjeté appel devant la Cour d’appel de l’Ontario. En février, le juge Perell a rendu l’ordonnance rendant sa décision exécutoire; toutefois, cette ordonnance est en grande partie restée en suspens pendant l’achèvement du processus d’appel. De plus, le commissaire à la protection de la vie privée du Canada a présenté une demande d’autorisation d’intervenir dans l’appel, laquelle a été accueillie.

Une question particulière se rattachant à cet enjeu est l’exigence, prescrite par la Convention de règlement, d’établir une archive dans laquelle les demandeurs pourraient déposer leurs transcriptions d’audience. La forme et le contrôle de cette archive et le programme de notification qui tiendrait les demandeurs informés des choix s’offrant à eux font actuellement l’objet d’un débat. La CVR a déposé une demande d’instructions au sujet du programme de notification en décembre 2014, mais les audiences complètes sur ce programme ne devraient pas être closes avant que la décision concernant les appels interjetés à l’encontre de la décision d’août 2014 ne soit rendue.

L’adjudicateur en chef a soumis à l’été 2015 des mémoires aux tribunaux dans lesquels il affirme que [traduction] « la [convention de règlement] n’autorise pas le Canada, le CNVR ni la CVR à faire tout autre usage des renseignements hautement privés divulgués dans le cadre du PEI et aux fins de ce processus, à moins que le demandeur donne son consentement. »

La Cour d’appel de l’Ontario a tenu l’audience d’appel à ce sujet les 27 et 28 octobre 2015. Des présentations ont été effectuées par les Sœurs de Saint-Joseph de Sault-Sainte-Marie, les 22 entités catholiques, les 9 entités catholiques, le procureur général du Canada, la Commission de vérité et de réconciliation, le Centre national pour la vérité et réconciliation, le commissaire à la protection de la vie privée du Canada (intervenant), l’Assemblée des Premières Nations et l’adjudicateur en chef. Le jugement a été mis en délibéré et en fin d’année, une décision n’avait pas encore été rendue.

Une nouvelle section d’information sur la question de la disposition des dossiers a été ajoutée au site Web du PIE; son contenu, de l’information sur les demandeurs et des renseignements destinés au public, est formulé de la façon la plus neutre possible. Il s’agit notamment d’information pour les demandeurs sur la façon d’obtenir des copies de leurs transcriptions de l’audience : http://www.iap-pei.ca/records/main-fra.php

Demandes d’instructions concernant le pensionnat de St. Anne et le pensionnat Bishop Horden

La Cour supérieure de justice de l’Ontario a décrété le 14 janvier 2014 que le gouvernement du Canada doit divulguer les documents concernant les sévices subis par les élèves du pensionnat indien de St. Anne à Fort Albany, en Ontario. Ces documents proviennent des enquêtes menées par la Police provinciale de l’Ontario ou se rattachent aux procès criminels tenus dans les années 1990. Une demande semblable a été déposée ultérieurement concernant le pensionnat Bishop Horden. Comme on l’a mentionné ailleurs dans le présent rapport, le Canada a examiné et fourni les dossiers, ce qui a mené au dépôt d’autres demandes d’instructions par les demandeurs qui ont remis en question les pratiques du Canada en matière de production de documents, l’exposé des faits concernant l’histoire du pensionnat fourni par le gouvernement et l’expurgation des documents produits.

En mai 2015, le juge Perell a appuyé la décision du Canada de refuser, lorsqu’il a été interrogé, de fournir certains détails sur son processus de codage des documents. Il a fourni en juin 2015 les motifs de sa décision et a rendu une ordonnance accueillant en partie la requête des demandeurs. Dans cette ordonnance, il demandait au Canada de revoir son exposé des faits concernant le pensionnat et les rapports sur les PI pour le pensionnat indien de St. Anne, de sorte à fournir d’autre information sur les sévices et à fournir des versions non expurgées de tout dossier de la cour qui étaient en tout temps consultables par le Secrétariat et, sur demande, par les demandeurs ou leur avocat en vue des audiences du PEI concernant le pensionnat indien de St. Anne ou le pensionnat Bishop Horden. Le Canada n’était pas tenu de fournir des copies expurgées de tout autre document ni de mettre à jour l’exposé des faits concernant le pensionnat indien Bishop Horden.

L’adjudicateur en chef a choisi de ne pas participer à cette demande d’instructions, car il s’agissait principalement d’un différend entre les demandeurs et le Canada. Toutefois, le Secrétariat a surveillé activement cette affaire, car ses résultats auraient des conséquences sur les responsabilités de l’organisation et la disponibilité de l’information pour les adjudicateurs et les parties. De plus, le Secrétariat a entrepris d’apporter des améliorations à la base de données des décisions relatives au PEI afin de faciliter l’accès par les avocats à l’imposant volume de nouveaux documents produits par le Canada conformément aux instructions du juge Perell.

En juin 2015, le juge Perell a rendu des instructions en réponse à une autre demande d’instructions concernant le pensionnat indien Bishop Horden. Dans cette affaire, la cour a rejeté la demande des demandeurs qui souhaitaient que le Canada reprenne la recherche de ses registres de façon beaucoup plus étendue qu’auparavant; il a toutefois délivré une ordonnance obligeant le Canada à effectuer des recherches supplémentaires. [traduction] [78] « D’après mes interprétations, ma conclusion définitive est que lorsque le requérant indique dans sa demande la date approximative et le lieu d’un incident particulier d’agression avec suffisamment de détails pour permettre la tenue des recherches documentaires, le Canada est alors tenu de donner suite à la demande de recherche de documents pouvant fournir des informations sur les sévices. »

Le juge Perell a conclu que, sous réserve de ces demandes, les obligations du Canada en matière de production de documents ne devaient pas être interprétées selon les Règles des procédures civiles de l’Ontario, mais plutôt en fonction des méthodes applicables au processus de règlement extrajudiciaire des demandes qui précédait la Convention de règlement, qui consistaient principalement à effectuer une recherche dans les documents de Bibliothèque et Archives Canada.

Le juge Perell n’a pas accepté la demande exigeant que le Secrétariat « régisse » la production de documents par les défendeurs. Il a rejeté la demande des requérants, qui souhaitaient que le Secrétariat s’engage dans un exercice de « jumelage de témoins », en concluant que cela modifierait fondamentalement le rôle du Secrétariat tel qu’il est énoncé dans la Convention de règlement relative aux pensionnats indiens et irait à l’encontre des dispositions relatives à la vie privée et à la confidentialité incluses dans cette même Convention. (paragraphes 83 91).

Le juge Perell a fourni des motifs supplémentaires pour justifier sa décision le 17 août 2015.

Le Secrétariat continue de surveiller étroitement cette question, car il est toujours possible que l’issue de cette affaire ait des répercussions sur la disponibilité de l’information pour les adjudicateurs, mène à des retards dans les dossiers actuellement ouverts et déclenche la réouverture de demandes réglées.

Suivant la décision du juge Perell de la Cour supérieure de justice de l’Ontario en juin 2015, le Canada a maintenant remis au Secrétariat une mise à jour de son exposé des faits et versions non expurgées des documents. Ces documents ont été affichés dans le module sur le pensionnat de St. Anne de la base de données des décisions consultables par les parties aux fins d’utilisation lors des audiences. En raison du manque de temps pour fournir les renseignements à jour, le Canada a aussi distribué des rapports révisés sur les PI directement aux participants à l’audience, comme on l’a demandé.

D’autres demandes d’instructions ont maintenant été déposées, y compris une demande de nouvelle audience relative à une demande concernant le pensionnat de St. Anne, au motif que l’adjudication avait été compromise par le défaut du Canada de divulguer des documents conformément à la Convention de règlement. Les requérants, en plus d’une nouvelle audience, demandent que les avocats du ministère de la Justice soient retirés de la liste des avocats représentant le Canada; que certaines instructions soient fournies aux adjudicateurs sur des questions de preuve et de procédure; que l’on empêche les avocats du Canada et des entités religieuses de s’opposer à la recevabilité de la preuve; que la cour demande au Canada de payer des frais juridiques fixes à l’avocat des requérants pour les nouvelles audiences, quelle que soit la décision; que l’on exige de l’adjudicateur en chef qu’il tienne une brève liste d’avocats pour les nouvelles audiences; que l’on exige du Secrétariat qu’il finance une conférence d’information juridique sur le processus de nouvelle audience et, enfin, que le Comité de surveillance formule des recommandations de modifications au PEI visant à faciliter la tenue de nouvelles audiences. L’adjudicateur en chef continue à exercer une surveillance étroite de cette demande d’instructions.

Demandes d’instructions concernant les frais juridiques

Plusieurs demandes d’instructions ont été déposées cette année au sujet des frais juridiques prévus dans le PEI. Après la conclusion d’une demande au titre du PEI et d’une révision par un ACA de la décision concernant les honoraires prise par l’adjudicateur de la demande, un cabinet d’avocats du Manitoba, REO Law, a déposé une demande d’instructions à la Cour du Banc de la Reine du Manitoba, soutenant que les frais approuvés ne pouvaient être inférieurs à ceux qui étaient suggérés dans les lignes directrices pour les adjudicateurs sur les décisions en matière de frais juridiques publiées antérieurement. REO Law a allégué que les lignes directrices devaient être considérées comme exécutoires et a demandé l’annulation de la décision. L’adjudicateur en chef, le Canada et l’Assemblée des Premières Nations ont soutenu que la demande d’instructions n’était pas fondée, citant un précédent de la décision dans une affaire portée devant les tribunaux ontariens par Duboff Edwards Height and Schachter, qui établissait des conditions précises et pointues dans lesquelles il était possible d’interjeter appel des décisions de l’adjudicateur en chef devant les tribunaux.

Le 7 octobre 2015, le juge Schulman de la Cour du Banc de la Reine du Manitoba a rejeté la demande d’instruction de REO Law dans son intégralité, puisqu’elle se situait hors du champ de compétence de la Cour et que le demandeur n’avait pas réussi à établir l’affaire comme étant une question sérieuse à juger. Le juge Schulman a établi que le document d’orientation de l’adjudicateur en chef n’étant pas contraignant. L’adjudicateur en chef a reçu le 21 janvier 2016 un avis l’informant que REO Law en appelait de cette décision devant la Cour d’appel du Manitoba.

Le 20 novembre 2015, l’avocat d’un demandeur a déposé une demande d’instructions au sujet des frais juridiques et d’autres questions connexes. Cette demande visait à obtenir une instruction établissant que le gouvernement du Canada est tenu de payer la taxe sur les produits et services et les taxes provinciales applicables sur sa contribution aux frais juridiques, ainsi qu’une instruction selon laquelle les adjudicateurs ne doivent pas effectuer une révision des honoraires à moins de suivre certains processus et une instruction exigeant que le gouvernement canadien fasse des admissions au sujet des sévices entre élèves au pensionnat indien de St. Anne. L’adjudicateur en chef continue de surveiller étroitement cette question.

Par ailleurs, l’adjudicateur en chef est un intimé nommé dans une demande d’instructions déposée par le cabinet Merchant Law Group (MLG), qui vise à contester les pratiques des adjudicateurs en matière de révision des honoraires d’avocats dans les cas où le demandeur a été représenté par plus d’un cabinet. L’affaire porte sur un différend entre le cabinet MLG et les avocats de Butz Law, qui travaillaient auparavant chez MLG. L’affaire devrait être traitée par voie d’observations écrites au début de 2016.

Blott & Company

Au cours de l’enquête qui a mené à la radiation du cabinet Blott & Company du PEI en 2012, on a découvert que le cabinet était en possession de demandes remplies qui n’avaient pas été déposées. Dans sa décision dans l’affaire Blott & Co, la cour a déclaré que les demandeurs visés devaient être considérés comme ayant respecté l’échéance fixée pour le dépôt de la demande.

Le coordonnateur de la transition nommé par la cour, l’honorable Ian Pitfield, et les Services de recours collectif Crawford continuent d’effectuer un suivi des demandes non réglées. Environ 125 demandes attendues n’ont toujours pas été déposées. De ce nombre, 77 ont été acheminées vers le protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace et les dossiers restants font l’objet d’un examen du coordonnateur de la transition. Certaines de ces demandes concernent des demandeurs décédés ou devant faire face à certaines difficultés, comme une incapacité.

À ce jour, aucune instruction n’a été donnée au sujet du délai pour le dépôt des demandes. D’autres instructions de la cour seront peut-être nécessaires pour le règlement des demandes non réglées restantes.

Le demandeur en qualité d’employé¹²

Le juge Schulman de la Cour du Banc de la Reine du Manitoba a annulé en octobre 2014 une décision de réexamen de l’ancien adjudicateur en chef Daniel Ish, qui avait décidé que le fait pour un demandeur d’être un employé d’un pensionnat le privait de son droit à l’indemnisation. Il a conclu dans sa décision qu’aux fins du paragraphe 1 de la page 2 et du paragraphe A.1, à la page 31 du PEI, le terme « résident » devrait être interprété comme incluant un employé si cette personne était mineure (mais dans le cas présent, pas un « élève »), et que les autorités scolaires tenaient lieu de parents. Par conséquent, l’employé mineur, qui vivait dans un logement du personnel, au pensionnat indien, était un demandeur admissible. C’était la première décision de l’adjudicateur en chef à être annulée par les tribunaux de révision.

Il convient de souligner que l’adjudicateur en chef n’a pas participé à cette affaire judiciaire. La décision du juge Schulman peut être consultée à l’adresse http://www.manitobacourts.mb.ca/site/assets/files/1042/fontaine_et_al_v_canada_a_g_e_b_2014_mbqb_200-1.pdf (en anglais).

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Le Secrétariat se trouve dans une position particulière au chapitre de la gestion de l’information. Comme il est mentionné ailleurs dans le présent rapport, les nombreux appels interjetés à l’encontre des instructions données par la cour l’an passé au sujet de la disposition des dossiers du PEI, les autres poursuites en cours, le lancement d’un nouveau système de gestion et de communication de l’information gouvernementale et le début de la réduction progressive des activités du PEI confèrent un important degré de complexité à la tâche de planification de la gestion de l’information.

Recherche de l’équilibre : maintien de l’intégrité et de la neutralité de la gestion de l’information et séparation des documents tout en respectant les initiatives du gouvernement du Canada

Le rôle neutre du Secrétariat dans le PEI fait de la séparation de ses dossiers avec ceux du Ministère une exigence importante mais difficile à remplir. Depuis le début de ses activités, le Secrétariat n’utilise pas le Système global de gestion intégrée des documents (SGGID) d’Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC) pour l’archivage et le dépôt de ses dossiers; toutefois, jusqu’à tout récemment, il n’existait pas de système comparable pour la gestion des dossiers du Secrétariat. Par conséquent, en plus des bases de données et disques partagés pour l’entreposage des dossiers des demandes et des dossiers administratifs du PEI, un volumineux contenu électronique était accumulé dans les boîtes de courriels et les archives. Le lancement de l’Initiative de transformation des services de courriel (ITSC) a donc posé un réel défi pour le Secrétariat qui a dû veiller à ce qu’aucune donnée ne soit perdue ni corrompue pendant la migration vers le nouveau service de courriel.

Le Secrétariat prend des mesures rigoureuses pour faire en sorte que ses dossiers soient bien organisés et tenus. En 2015, le Secrétariat a réussi à négocier un report de l’échéance pour la mise en œuvre de l’ITSC afin d’élaborer et de mettre à l’essai des solutions, car une mise en œuvre prématurée aurait pu entraîner la corruption de dossiers protégés par d’actuelles ordonnances de la cour. Le Secrétariat a collaboré étroitement avec le sous-ministre, le dirigeant principal de l’information, AANC et Services partagés Canada sur le plan des questions de la gestion de l’information. Il est résulté de cet exercice un inventaire complet des banques de données, une vaste initiative de nettoyage de courriels afin de repérer et d’organiser les dossiers de valeur détenus dans les comptes de courriels, et l’élaboration de nouvelles politiques et d’outils électroniques pour l’organisation et l’entreposage de l’information, y compris un système séparé, mais complémentaire du SGGID pour entreposer et gérer les dossiers électroniques. Une nouvelle date de mise en œuvre de l’ITSC n’a pas encore été fixée, mais l’exercice devrait avoir lieu au printemps 2016.

Protection de la sécurité des renseignements personnels et confidentiels

La sécurité des renseignements personnels et généraux demeure l’une de nos priorités clés. Le Secrétariat veille activement à la sécurité de l’information, plus particulièrement, mais non exclusivement, à la sécurité des dossiers électroniques. En décembre 2014, le Secrétariat a travaillé de concert avec la firme KPMG à la réalisation d’un examen des procédures et processus en matière de sécurité et à la définition des lacunes sur le plan de la sécurité. Il a reçu les résultats de cet examen au début de 2015 et a mis en place un plan d’action pour corriger les principaux problèmes soulevés dans le rapport de KPMG.

D’autres séances de formation obligatoires en matière de sécurité ont été offertes à l’ensemble des employés; le Secrétariat a mis en place des mesures de sécurité renforcées, comme l’installation d’armoires de sécurité additionnelles dans tous les bureaux. Un inventaire à l’échelle de l’organisation des dispositifs d’entreposage des données mobiles (ordinateurs portatifs, clés USB, etc.) a été dressé afin de définir les risques potentiels et de faire en sorte que tous ces dispositifs respectent les exigences de sécurité. En outre, le Secrétariat a effectué régulièrement des ratissages de sécurité dans chaque bureau, en commençant par le bureau de la région de la capitale nationale, afin de garantir la conformité aux lignes directrices sur la protection des documents. Une campagne de sensibilisation a été lancée à l’automne 2015 pour bien faire comprendre aux membres du personnel l’importance de la sécurité et des règles concernant la protection de l’information.

Le manuel de sécurité des adjudicateurs, qui a été rédigé en 2014, fait l’objet d’un suivi; un volet de formation additionnel a été fourni aux adjudicateurs au cours de l’année 2015.

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Dans la perspective de la fin des premières audiences du PEI et du règlement des dossiers du PEI, le Secrétariat planifie une réduction progressive, efficace et contrôlée de ses activités organisationnelles au fil des années à venir. Cette planification exige de concilier une charge de travail à la baisse avec la nécessité de conserver une capacité suffisante pour fournir un service efficace et de qualité à tous les demandeurs des dossiers restants et exécuter les tâches connexes.

Plan d’action pour la fermeture

Le Plan d’action pour la fermeture est le document exhaustif et évolutif qui guide le processus administratif de réduction progressive des activités de façon transparente et réfléchie. Le plan comporte de nombreux thèmes, chacun d’entre eux renfermant plusieurs activités et étapes clés. Comme il s’agit d’un processus évolutif, les plans d’activités sont régulièrement revus et modifiés. Le Secrétariat a élaboré et mis en œuvre un plan de communication ayant pour objet de favoriser une circulation rapide et uniforme de l’information sur le plan vers les membres du personnel et les intervenants externes.

Les incertitudes quant à la disposition des dossiers du PEI et des autres affaires judiciaires, notre dépendance à l’égard des tiers, comme les avocats, pour le respect de nos échéances et la disponibilité des fonds ajoutent des difficultés au processus de planification de l’achèvement. Plus particulièrement, il sera essentiel de conserver un effectif compétent et dévoué nécessaire à l’exécution de toutes les activités qui s’imposent tout en gérant une réduction progressive contrôlée des activités au cours des années à venir.

Un important élément du plan concerne l’offre d’information et de soutien au personnel qui sera touché alors que l’organisation commencera à réduire sa taille au cours des prochaines années. Ainsi, la création de possibilités d’emploi et la planification de la relève sont deux activités critiques du plan. Une stratégie de maintien en poste a été élaborée et est actuellement à l’étape de la mise en œuvre. De plus, dans la foulée d’un examen approfondi des postes existants au Secrétariat, un certain nombre de postes clés ont été désignés « essentiels » en ce qui concerne la planification de la relève.

Ressources financières

Dans le Budget de 2012, on prévoyait financer le PEI jusqu’en 2015 2016 seulement. Le Secrétariat travaille de concert avec AANC et Santé Canada à une présentation au Conseil du Trésor afin d’obtenir de bénéficier d’un financement pour 2016 2017 et 2017 2018 et il exerce actuellement ses activités au moyen de fonds reportés de l’exercice précédent et de fonds provenant d’AANC. On prévoit que d’autres présentations au Conseil du Trésor pourraient être nécessaires d’ici l’achèvement du mandat du PEI. Le report de fonds a permis d’atténuer le déficit budgétaire auparavant prévu pour l’exercice en cours, mais il y a certains coûts imprévus, particulièrement les frais juridiques, les frais de déplacement et les coûts des adjudicateurs découlant de la participation accrue à des initiatives spéciales et au nombre élevé de dossiers du volet complexe, qui doivent être traités par des adjudicateurs ayant reçu une formation spéciale. On prévoit un excédent budgétaire pour l’exercice en cours attribuable en grande partie à l’incapacité de tenir le nombre d’audiences prévues et les activités s’y rattachant.

Au cours de 2014 et de 2015, des exercices de surveillance ont été tenus dans un certain nombre de secteurs à coût élevé (p. ex. la gestion des audiences et les contrats des adjudicateurs). Des plans d’action ont été élaborés et mis en œuvre en fonction des résultats de ces examens. De plus, les lignes directrices sur la facturation à l’intention des adjudicateurs ont été révisées et un processus de production de rapports continu sur les honoraires des adjudicateurs a été mis en place. Le Secrétariat a renforcé la surveillance financière des contrats des adjudicateurs, des contrats de services juridiques et des contrats avec la firme Crawford, ainsi que son soutien administratif à la gestion de ces contrats, afin de garantir une responsabilité financière solide.

Des progrès considérables ont été réalisés sur le plan de l’approvisionnement pendant l’année civile. Le PEI s’échelonne sur un plus grand nombre d’années qu’initialement prévu; il vise un nombre de demandes beaucoup plus important et ces demandes comportent un degré de complexité de loin plus élevé qu’initialement prévu. Les contrats avec les adjudicateurs et les contrats de services de représentation juridique à l’adjudicateur en chef et d’autres ont atteint les limites autorisées par la Loi sur la gestion des finances publiques pour des ministères. Après de longues négociations sur la question de garantir un processus transparent tenant compte de la nécessité de la continuité du service, pratiquement tous les contrats ont maintenant été transférés à Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), anciennement Travaux publics et services gouvernementaux Canada (TPSGC), qui détient un pouvoir de passation des marchés plus important. Un appel d’offres limité est en cours d’élaboration pour l’année à venir.

Ressources humaines

Le Plan de ressources humaines intégré que le Secrétariat a élaboré pour 2015 2018 accordait une grande importance au perfectionnement, à la formation et au bien-être des employés actuels et récemment embauchés, de sorte à faciliter le maintien en poste et le mouvement des membres du personnel entre les postes pour répondre aux nouveaux besoins dans les secteurs opérationnel et administratifs aux étapes postérieures à l’audience, tandis que les activités préalables à l’audience diminuent.

Le Secrétariat se trouve maintenant dans la situation complexe où il doit doter certains postes tout en planifiant la réduction graduelle de son effectif, car l’achèvement du PEI approche. Le recours à un certain nombre de processus de dotation et à des affectations à l’interne permet de régler le problème des postes clés vacants et de conférer de la stabilité à certains postes spécialisés ou postes de direction; plusieurs bassins de dotation ont été créés à plusieurs niveaux. Le nombre de postes vacants a diminué, mais le Secrétariat a recours dans une certaine mesure à l’embauche de travailleurs occasionnels et d’étudiants, pratique qui est devenue une stratégie particulière, plutôt que d’ajouter des équivalents temps plein. Le maintien en poste d’un personnel qualifié et la capacité d’attirer des employés supplémentaires pour occuper des postes clés continueront d’être une priorité croissante du Secrétariat.

Au printemps 2015, il y a eu une légère compression des effectifs au Secrétariat. De plus, un vaste exercice de planification a été tenu; il a mené à d’autres réductions contrôlées des effectifs prévues en 2016 2017, tandis que la suppression et la fusion de certaines fonctions précises se poursuivront. Il est raisonnable de s’attendre entretemps à ce que les membres du personnel chevronnés commencent à trouver de nouvelles possibilités. Pendant ce temps, il sera essentiel de maintenir un équilibre entre le maintien en poste, le recyclage et la réduction du personnel pour veiller à ce qu’il y ait un effectif suffisant possédant les compétences et l’expérience nécessaires jusqu’à la fin du processus. Le bien-être, la formation continue et un suivi étroit du moral des employés seront des éléments cruciaux.

Formation du personnel et création de possibilités d’emploi

Un aspect clé du plan de gestion des ressources humaines et de la stratégie de maintien en poste du Secrétariat est la formation des employés et des gestionnaires, tant au chapitre de la formation polyvalente pour répondre aux besoins opérationnels actuels dans le but d’accroître la souplesse des déplacements du personnel entre postes qu’au chapitre du perfectionnement professionnel des employés et du développement des compétences en vue de gérer le changement. On espère qu’un accès élargi aux possibilités de perfectionnement professionnel sera avantageux pour le Secrétariat en ceci qu’il devrait lui permettre de compter sur du personnel qui aura acquis de nouvelles compétences, qu’il incitera les employés en poste à rester au Secrétariat et qu’il réduira les coûts associés au réaménagement des effectifs. La formation pratique et opérationnelle du personnel pour l’exercice des fonctions actuelles et de nouvelles fonctions exigera de plus en plus de ressources au fil du temps, car avec le déclin de l’effectif expérimenté, le Secrétariat devra se tourner de plus en plus vers des étudiants, des employés occasionnels et d’autres employés temporaires.

En plus de fournir de la formation collective et individuelle, le Secrétariat a également déployé des efforts pour trouver et faire valoir les possibilités d’emploi et de carrière pour ses employés tandis qu’il réduit graduellement ses activités. Ces initiatives sont importantes, car elles contribuent à conserver le moral des employés, à réduire le stress et le fardeau administratif des mesures de réaménagement des effectifs et à maintenir en poste du personnel qualifié jusqu’à la fin du mandat.

La directrice exécutive et avocate principale a rencontré les représentants de nombreux ministères fédéraux dans les villes de chacun des bureaux du Secrétariat afin de discuter du profil de compétences des postes et du moment des activités de fermeture graduelle du processus. Le Secrétariat a rédigé un questionnaire facultatif sur les intérêts et l’expérience destiné aux employés qui permet d’apparier les personnes intéressées à des possibilités d’emploi. En septembre, les employés du bureau de Regina ont eu l’occasion d’assister au salon de l’emploi All Nations, où les exposants étaient surtout issus du secteur privé. En décembre, le Secrétariat a tenu sa première activité d’information sur les carrières; les employés ont eu accès à des kiosques d’information et ont pu assister aux exposés des représentants de divers ministères provinciaux et fédéraux ainsi que d’établissements d’enseignement locaux.

En août, le Secrétariat a offert à ses employés des guides exhaustifs sur les ressources en matière d’emploi adaptés à la réalité de chaque région (Vancouver, Regina, Winnipeg et capitale nationale). Ces guides renferment des renseignements au sujet des outils de recherche d’emploi, des possibilités d’emploi au sein des administrations municipales et des gouvernements provinciaux et fédéral, des options de réseautage, des principaux employeurs et des possibilités d’études et d’échanges professionnels.

Bien-être et moral des employés

En raison de la nature des activités du PEI, de nombreux employés du Secrétariat sont exposés sur une base régulière à du matériel pouvant être troublant ou avoir des effets traumatisants. Étant donné ces effets négatifs ajoutés aux préoccupations relatives à la charge de travail, au stress croissant lié à la réduction graduelle des activités et à la fatigue causée par le changement, le bien-être des employés devient une priorité élevée.

Le Secrétariat a mis en place une stratégie de bien-être complète dirigée et renouvelée par une équipe du bien-être interorganisationnelle dont la championne est la directrice exécutive. L’équipe du bien-être pour l’exercice financier 2015-2016 avait pour thème « Regardez devant : c’est vous qui conduisez », et l’accent était mis sur l’habilitation des employés à passer à l’action en ce qui concerne leur perfectionnement personnel et professionnel, à voir les possibilités inhérentes au changement et à tirer avantage du soutien et des occasions d’amélioration de leur santé et bien-être, tant sur les lieux de travail qu’à l’extérieur.

L’une des priorités du Secrétariat pour l’exercice à venir consistera à faire la promotion des valeurs et de l’éthique afin de consolider ses pratiques de gestion, à contribuer à soutenir le moral et à favoriser le bien-être des employés. Le Secrétariat a reçu au printemps 2015 les résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF), un sondage pangouvernemental sur diverses questions comme les pratiques de gestion, la satisfaction des employés et la santé en milieu de travail et la santé organisationnelle. D’après les résultats, le Secrétariat a réalisé des progrès au cours des dernières années dans divers secteurs désignés comme posant problème dans le sondage de 2011, mais les réponses indiquent aussi qu’il s’impose de mieux comprendre et de mettre en œuvre les valeurs et l’éthique de la fonction publique dans notre organisation, surtout en ce qui concerne les questions des interactions interpersonnelles dans le lieu de travail. Le Secrétariat travaille actuellement à l’élaboration d’un plan d’action pour la promotion des valeurs et de l’éthique afin de faire en sorte que les valeurs et l’éthique soient intégrées dans la culture organisationnelle. Il inclura dans ce plan les façons d’engager le personnel à tous les niveaux dans un dialogue rassembleur ainsi que des initiatives de formation et de sensibilisation qui s’inspireront de questions comme la culture autochtone, la création d’un lieu de travail respectueux de la diversité et la prévention de pratiques inacceptables comme le harcèlement et la discrimination. Le plan d’action mettra à profit les programmes existants pour faire en sorte que les valeurs et l’éthique soient intimement intégrées aux pratiques décisionnelles et à ce qu’elles soient bien comprises de tous les employés, à tous les niveaux du Secrétariat.

On continuera d’appliquer le cadre de santé et sécurité au travail (SST) dans tous les bureaux du Secrétariat afin de trouver des solutions aux enjeux de santé et de sécurité inhérents au milieu de travail. Les membres des comités de SST poursuivront la sensibilisation des gestionnaires et des employés afin de leur inculquer des habitudes de travail sécuritaires qui favoriseront la création d’un milieu de travail sûr; les mesures de prévention pourront ainsi être privilégiées et on réduira le recours aux mesures correctives réactives pour les blessures au travail.

Rapport du PEI sur la réalisation des objectifs

Au printemps 2013, le Comité de surveillance a chargé le Secrétariat de rédiger un rapport sur le degré de réalisation des objectifs du PEI.

Le Secrétariat poursuit ce projet pluriannuel en vue de présenter le rapport final au Comité de surveillance en 2017. Bien qu’il s’adresse au Comité de surveillance, ce rapport pourrait constituer un important dossier historique au sujet du PEI, et éventuellement intéresser les demandeurs au titre du PEI, des organisateurs autochtones, des entités gouvernementales et non gouvernementales et des chercheurs universitaires; il pourrait aussi guider des processus semblables de réconciliation et restitution.

À compter du début de 2016, le Secrétariat commencera à tenir des consultations, entrevues et groupes de discussion auxquels participeront de nombreux intervenants représentant les parties à la convention et autres acteurs. Des guides d’entrevue et documents d’information ont été rédigés. En décembre, la directrice exécutive et les cadres supérieurs ont rencontré sept fournisseurs de services communautaires, afin d’évaluer leur intérêt pour l’organisation de séances de consultation auprès des demandeurs à Vancouver, à Lethbridge, à Yellowknife, à Montréal, à Winnipeg, à Sault St. Marie et à Saskatoon. De plus, pour accroître la sensibilisation et la participation, le Secrétariat a commencé à communiquer avec les avocats des demandeurs pour les informer des séances d’entrevue à venir.

En plus des demandeurs, plus de 20 autres groupes d’intervenants ont été désignés pour contribuer au rapport final, dont les parties à la Convention de règlement, les membres du Comité de surveillance, les travailleurs en santé communautaire, les adjudicateurs, les administrateurs et les autres acteurs qui ont participé à la création et à la réalisation du PEI.

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Comme nous nous tournons vers les années à venir, nous nous attendons à ce qu’il y ait de nombreuses possibilités et de nombreuses difficultés, comme de nouvelles actions et les poursuites en cours, le degré de complexité des demandes restantes et le processus de réduction graduelle des activités. Nos travaux exigeront des efforts constants et dévoués de la part de tous les acteurs du PEI.

Pour éliminer ces difficultés et le guider dans ses efforts au cours de l’exercice 2016 2017, le Secrétariat a établi les objectifs et priorités stratégiques exposés ci après :

• Objectif stratégique no 1 : Traiter les demandes rapidement
  Priorité stratégique : Traiter les demandes de manière efficace pour garantir la rapidité du mouvement des dossiers vers le processus postérieur à l’audience et éliminer les obstacles au règlement des demandes restantes.
• Objectif stratégique no 2 : Assurer une approche axée sur le demandeur
  Priorité stratégique : Favoriser la guérison et la réconciliation auprès des anciens élèves, de leur famille et de leur collectivité, en mettant l’accent sur l’échange d’information au moyen de partenariats et de communications.
• Objectif stratégique no 3 : Gérer les ressources de façon économique, efficace et efficiente
  Priorité stratégique : Harmoniser et gérer les ressources humaines et financières nécessaires et élaborer une approche intégrée de planification des investissements et de production de rapports afin de permettre au Secrétariat de réaliser son mandat et d’atteindre les objectifs établis.
• Objectif stratégique no 4 : Gérer l’information de manière efficace
  Priorité stratégique : Protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels en mettant en œuvre des stratégies en matière d’entreposage, d’échange et d’élimination des données contenues dans les dossiers.
• Objectif stratégique no 5 : Fournir du soutien à l’adjudicateur en chef
  Priorité stratégique : Fournir en temps utile des conseils d’expert et des analyses de politiques et de données et autres mesures de soutien à l’adjudicateur en chef et à ses délégués.
• Objectif stratégique no 6 : Favoriser la création d’un milieu de travail sain ainsi que le mieux-être organisationnel
  Priorité stratégique : Faire en sorte que le personnel possède les compétences nécessaires pour continuer à fournir un service exceptionnel aux demandeurs au titre du PEI et gérer le changement organisationnel en mettant l’accent sur le mieux-être, la formation et les possibilités de perfectionnement professionnel.
• Objectif stratégique no 7 : Mettre fin au PEI
  Priorité stratégique : Mettre en œuvre, communiquer et surveiller le plan d’action pour la fermeture afin de mener le PEI vers la fermeture officielle; travailler à la rédaction du rapport final sur le PEI destiné au Comité de surveillance du PEI.

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La dernière année a été marquée par d’importants changements et des difficultés considérables, mais c’est une année dont nous pouvons être fiers. Grâce aux efforts dévoués de tous les acteurs concernés et la mise en œuvre de nombreuses approches cibles, nous avons réalisé d’importantes avancées en tenant la plupart des premières audiences avant le printemps 2016, comme il était prévu dans la stratégie d’achèvement. Nous avons communiqué avec les demandeurs avec qui nous avions perdu contact et avons rétabli le lien avec le processus de règlement de leur demande. Nous avons mis en place des mesures pour fournir un soutien aux demandeurs non représentés et pour mettre en relation avec un avocat ceux qui désiraient être représentés. Nous avons également mis en œuvre la PRDI et nous nous attardons maintenant surtout au travail postérieur à l’audience. Nous avons appuyé les collectivités et les demandeurs dans leurs activités de guérison et de sensibilisation par des services d’action directe et de PEI collectif. Nous avons assisté et participé à un certain nombre d’actions en cour historiques visant à protéger les droits des demandeurs à la protection de leurs renseignements personnels et à affirmer le pouvoir des adjudicateurs qui leur ont été accordés par la Convention de règlement. Nous avons amorcé le difficile, mais nécessaire travail qui consiste à mener vers la fermeture le processus de PEI et le mandat du Secrétariat.

Avis de décès

Mme Bonnie Grohs, employée de longue date du Secrétariat au bureau de Regina, est décédée le vendredi 5 février 2016, des suites d’une maladie. Mme Grohs était une agente de gestion des audiences chargée de fournir aux demandeurs un soutien sur le plan de l’organisation de leur audience. Elle mettait toutes ses énergies au service du demandeur. Elle a travaillé sans relâche pour donner aux demandeurs la possibilité d’être entendus. Nous offrons nos sincères condoléances à la famille et aux amis de Mme Grohs.

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