Publications | Rapports annuels

Rapport Annuel: 2014

Cliquer ici pour la version PDF (Taille: 558 KO - mise Ă  jour: 2015-07-09)

Table des matières


IRSAS Management


  • Daniel Shapiro, c.r.
  • Adjudicateur en chef
  • Kaye E. Dunlop, c.r.
  • Catherine Knox
  • Michel Landry
  • Rodger W. Linka
  • Wes Marsden
  • Delia Opekokew, L.S.M. (adjudicatrice en chef adjointe Ă©mĂ©rite)
  • Susan Ross
  • Lisa Weber
  • Adjudicateurs en chef adjoints
  • Shelley Trevethan
  • Directrice exĂ©cutive

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À propos du Secrétariat d’adjudication des pensionnats indiens (SAPI)


En tant que tribunal quasi judiciaire indépendant, le Secrétariat d’adjudication des pensionnats indiens (le Secrétariat) assure l’impartialité du traitement des demandes et de la prise de décisions relativement aux réclamations pour des sévices subis dans les pensionnats indiens administrés par le gouvernement fédéral.

Le Secrétariat gère le Processus d’évaluation indépendant (PEI), un mécanisme non accusatoire qui vise le règlement extrajudiciaire des réclamations1 pour sévices sexuels, sévices physiques graves et autres actes fautifs ayant occasionné de graves préjudices psychologiques au demandeur. L’un des programmes d’indemnisation établis dans le cadre de la Convention de règlement relative aux pensionnats indiens (CRRPI), le PEI représente pour les anciens élèves des pensionnats indiens la seule possibilité de régler ces réclamations1, à moins qu’ils ne se soient officiellement exclus de la Convention de règlement. La date limite pour présenter une demande au titre du PEI était le 19 septembre 2012. Suivant une démarche neutre, axée sur les demandeurs, le PEI vise à régler de manière juste et durable les séquelles laissées par les pensionnats indiens.

Le Secrétariat d'adjudication est devenu l'un des plus grands tribunaux quasi judiciaires au Canada et tient plus de 4 000 audiences en personne chaque année, avec l'aide de plus de 90 adjudicateurs et de 250 employés. Il relève de Daniel Shapiro, c.r., adjudicateur en chef, qui a été nommé par le Comité de surveillance du PEI et confirmé par les tribunaux.

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Message de l’adjudicateur en chef


J’ai le plaisir de présenter mon deuxième rapport annuel au Comité de surveillance du Processus d’évaluation indépendant à titre d’adjudicateur en chef. Il s’agit du septième rapport annuel depuis la mise en œuvre. En ce début de 2015, le Secrétariat et moi continuons de mettre l’accent sur le règlement rapide du PEI tout en maintenant des audiences de haute qualité despour les demandeurs et un engagement à l’égard d’une approche axée sur les demandeurs. En janvier 2014, j’ai présenté aux tribunaux de révision ma stratégie, qui s’intitule « Clore le chapitre, permettre la réconciliation : un plan d’action pour régler les dossiers restants du PEI » pour a) définir les objectifs de production et les délais d’achèvement avec plus de précision et b) demander l’autorisation de mettre en œuvre un processus de règlement des dossiers incomplets (RDI) et un protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace. Certaines parties des deux derniers documents devaient être approuvées par le tribunal. À la suite du consentement unanime du Comité de surveillance et du Comité d’administration national, des ordonnances approuvant les documents ci dessus, qui sont partie intégrante de l’achèvement du PEI, ont été rendues par le juge Perell le 19 juin 2014. DesDepuis, des ordonnances complémentaires ont été rendues par chacun des 9 tribunaux de révision.

Achèvement du PEI

À la fin de 2014, plus de 30 370 demandes avaient été réglées, soit environ 80 % de l’ensemble des demandes reçues. Dans mon rapport de 2013, j’ai présenté les mesures prises pour atteindre l’objectif fixé de 4 500 audiences en 2014. Le nombre d'audiences tenues était en fait de 4 074 – en deçà de l’objectif fixé, mais représentant tout de même la deuxième année où il y a eu le plus grand nombre d’audiences – et 513 autres demandes ont été traitées au moyen du processus de règlement négocié (PRN). L’incapacité d’atteindre l’objectif fixé pour les audiences s’explique par le manque de dossiers prêts pour l’audience et les difficultés importantes, bien qu’en amélioration, concernant l’absence de capacité des avocats des demandeurs. Le Canada a également pris du retard dans son engagement à atteindre 708 règlements dans le cadre du PRN au cours de cette année.

Il faut préciser, toutefois, que malgré le nombre d’audiences inférieur aux prévisions, 2014 a néanmoins été une année réussie sur le plan du règlement des demandes avec un total de 4 852 demandes réglées. Bien que la plupart des demandes admises sont réglées par la tenue d’une audience, ou par un règlement négocié, les demandes peuvent également être réglées lorsqu’un demandeur se retire du processus, lorsqu’une décision de révision juridictionnelle est prise, lorsqu’une demande est jugée inadmissible ou en recourant à d’autres mécanismes.

Pour répondre au manque de dossiers prêts pour l’audience, le Secrétariat a procédé à la mise en œuvre intégrale de l’utilisation du processus d’audience accéléré, comprenant la gestion des dossiers avant l’audience par les adjudicateurs, qui cherchent à préparer chaque dossier à l’audience, tout en permettant aux dossiers de faire l’objet d’une audience même si tous les documents obligatoires que doit produire le demandeur ne sont pas prêts. En outre, au milieu de 2014, j’ai demandé aux cadres supérieurs du Secrétariat de rencontrer les cabinets d’avocats dont les Ces discussions visaient à s’assurer que les avocats disposent d’un plan leur permettant de terminer leurs dossiers du PEI en respectant les délais requis et de rappeler aux avocats les avantages du processus d’audience accéléré et des autres mécanismes conçus pour faciliter l’achèvement du PEI. Dans certains cas, cela a mené des cabinets à accroître leur capacité ou le nombre d’audiences qu’ils tiennent par mois. Dans d’autres cas, les avocats travaillent avec le personnel du Secrétariat pour fixer la date d’audience de tous les dossiers restants ce qui permet aux avocats et au personnel d’entreprendre la planification et la préparation nécessaires.

Étant donné les difficultés particulières associées à l’inventaire actuel des demandes restantes, les méthodes antérieures utilisées pour traiter les demandes ne sont plus, de toute évidence, un indicateur de prédiction de la manière dont les demandes seront réglées à partir de maintenant. Divers outils créatifs ont été élaborés pour aborder ces difficultés. Le processus de règlement des dossiers incomplets (RDI) et le protocole pour les demandeurs, approuvés par les tribunaux de révision, sont uniques dans les tribunaux. De nombreux autres projets et initiatives, notamment la gestion de cas intensive, le projet d’admission des réclamations liées aux sévices entre élèves et le projet s’adressant aux demandeurs ayant de la difficulté à se représenter eux-mêmes, sont en cours. Malgré la nature et la portée de ces difficultés, nous avons l’occasion de continuer de garantir que le processus demeure juste, sécuritaire et respectueux pour tous les participants.

Les travaux avancent bien en ce qui concerne la première étape du processus de RDI qui comprend des mesures administratives pour dégager les raisons pour lesquelles la demande « stagne » ainsi que, dans certains cas, l’acheminement vers un adjudicateur pour la gestion de dossier. Le Comité de surveillance a approuvé à l’unanimité la deuxième étape du RDI en décembre 2014. Cette étape permet aux adjudicateurs d’établir des conditions pour l’audience d’une demande, de régler les demandes selon le degré de préjudices et de perte d’occasion appuyées par les documents obligatoires fournis et, dans certains cas, de rejeter des demandes sans audience.

Le sort réservé aux dossiers du PEI à la fin de ce dernier

Tel qu’il est décrit dans mon rapport précédent, il reste encore à régler l’importante question du sort des dossiers du PEI lorsque ce dernier aura pris fin et que le Secrétariat aura été démantelé. À cette réflexion vient aussi se greffer la volonté exprimée par la Commission de vérité et réconciliation d’obtenir bon nombre des dossiers du PEI. En outre, le gouvernement du Canada, les églises et d’autres intervenants s’y intéressent également de très près.

La question revêt une importance vitale pour le PEI depuis sa création. En nous appuyant sur une pratique élaborée entre 2003 et 2007 dans le règlement des conflits et les dispositions sur la vie privée énoncées dans la Convention de règlement, nous avons donné toutes les garanties aux demandeurs et autres témoins quant à la confidentialité de notre processus d’audience. Le Centre national de recherche à Winnipeg, où seront conservées les archives produites par la CVR, a été autorisé à participer à titre de partie aux demandes d’instructions présentées par la Commission de vérité et réconciliation et l’adjudicateur en chef. L’une des entités religieuses catholiques a remis en question la compétence de l’adjudicateur en chef et de la Commission de vérité et réconciliation de présenter ces demandes d’instructions. Un contre interrogatoire des auteurs d’affidavit a été effectué en mai et en juin 2014et les deux questions relatives aux demandes d’instructions ont été entendues à Toronto, du 14 au 16 juillet 2014, par le juge Perell de la Cour supérieure de l'Ontario.

Après avoir examiné attentivement les preuves d’experts et d’autres preuves, j’ai adopté la position selon laquelle la confidentialité promise aux demandeurs et à d’autres personnes dans la Convention de règlement ne peut être respectée que par la destruction des dossiers du PEI, sauf si le demandeur a explicitement consenti à ce que son dossier soit archivé.

Le 6 août 2014, le juge Perell a donné ses instructions ordonnant que la plupart des documents du PEI soient détruits après la conclusion finale de la demande au titre du PEI, sauf pour 4 catégories de dossiers (formulaires de demande, enregistrements audio des audiences, transcriptions des audiences et décisions des adjudicateurs) qui doivent être conservés pendant 15 ans pour permettre aux anciens élèves de demander que ces dossiers soient archivés au Centre national de recherche. Le juge Perell a également donné l’instruction qu’une nouvelle demande d’instructions soit présentée pour établir les conditions d’un programme visant à aviser les demandeurs de ces droits.

Au total, sept avis d’appel/d’interjection d’appel incident/d’intention d’interjeter appel ont été déposés à l’égard de l’instruction donnée en août par le juge Perell. Les seuls participants qui n’ont pas interjeté appel ont été l’Assemblée des Premières Nations et l’adjudicateur en chef. Étant donné qu’il était devenu évident qu’aucun accord n’était possible entre les participants quant à la forme de l’ordonnance, le tribunal sera appelé à établir les conditions de l’ordonnance ce qui devrait se faire au début de 2015. Les appels à la Cour d’appel de l’Ontario ne devraient pas être entendus avant la fin de 2015. Comme il est possible que d’autres appels soient interjetés, il pourrait s’écouler aux moins deux années avant que le sort réservé à ces dossiers soit confirmé.

Le 23 décembre 2014, la Commission de vérité et réconciliation (CVR) a présenté au tribunal sa demande d’instructions sur le plan de notification. La CVR demande que le plan de notification soit en vigueur pendant les 15 années et touche les activités communautaires.

Intégrité du PEI

Au cours des dernières années, des questions difficiles se sont posées quant au règlement des enjeux touchant l’intégrité du PEI, en particulier sur le plan du traitement des plaintes. Tel qu’il est abordé dans mon rapport de 2013, en m’appuyant sur les travaux entrepris par mon prédécesseur, l’ancien adjudicateur en chef Daniel Ish, et à la suite de vastes consultations avec les parties et les intervenants, j’ai présenté un Protocole relatif à l’intégrité au Comité de surveillance. Le protocole a par la suite été présenté pour discussion au Comité d’administration national pour finalement être soumis aux tribunaux. Le Protocole relatif à l’intégrité visait à établir une procédure juste et impartiale pour le traitement des plaintes à l’égard du PEI.

Le 30 juin 2014, le juge Brown a rendu une ordonnance approuvant le Protocole relatif à l’intégrité et la nomination du juge à la retraite Ian Pitfield à titre de conseiller spécial indépendant du surveillant des décisions judiciaires. Le 25 novembre 2014, les deux tribunaux administratifs ont donné une directive commune délimitant clairement les responsabilités entre le rôle d’adjudicateur en chef, le rôle de conseiller spécial indépendant et le rôle de surveillant des décisions judiciaires en ce qui concerne les questions d’intégrité. La directive commune comprend un nouveau protocole administratif pour traiter et gérer les plaintes. Ce protocole définit la manière dont les renseignements doivent être partagés et le type de renseignements qui doivent être partagés lorsqu’une plainte est reçue. Le Secrétariat et moi continuons et continuerons de travailler avec le bureau du conseiller spécial indépendant Pitfield pour mettre en œuvre le Protocole relatif à l’intégrité du PEI.

Adjudicateurs en chef adjoints et réunion nationale des adjudicateurs

Le 9 septembre 2014, à la suite d’une demande de propositions pour deux adjudicateurs en chef adjoints autochtones, le Comité de surveillance a approuvé la nomination de deux nouveaux adjudicateurs en chef adjoints soient Wes Marsden et Lisa Weber. Wes Marsden est adjudicateur du PEI depuis 2010 et possède une vaste expérience du système juridique autochtone et du travail communautaire depuis son admission au barreau en 1995. Il a notamment assumé un mandat de 4 ans à titre de chef de l’Alderville First Nation (1997-2001). Lisa Weber est adjudicatrice du PEI depuis 2011 et possède également une vaste expérience de travail avec des personnes, des sociétés, des organismes sans but lucratif, des gouvernements et des membres de la magistrature sur des questions juridiques autochtones. Elle a obtenu une maîtrise de l’Université du Manitoba (2005) où sa thèse finale comprenait l’examen et l’analyse de questions constitutionnelles touchant les Autochtones et le règlement négocié de revendications juridiques. Je félicite Lisa et Wes pour leur nomination, et je suis très heureux de travailler avec eux. Le nombre d’adjudicateurs en chef adjoints s’élève maintenant à huit, bien qu’un d’entre eux travaille à temps partiel, à titre d’adjudicateur en chef adjoint émérite.

Dans le passé, les adjudicateurs se rencontraient dans les régions une fois par année dans le but de poursuivre leur formation et d’aider les adjudicateurs à reconnaître et à traiter les questions de traumatisme secondaire et de traumatisme transmis par personne interposée. Pour la première et peut être dernière fois, les adjudicateurs vont participer à une réunion nationale les 9 et 10 juin 2015, à Winnipeg. D’autres réunions pour les adjudicateurs autochtones et francophones auront lieu le 8 juin. On comptera, parmi les conférenciers invités, l’ancien chef national Phil Fontaine, l’ancien adjudicateur en chef Ted Hughes ainsi que le spécialiste de la rédaction de décisions Archie Zareski.

En conclusion

Le PEI est en vigueur depuis maintenant un peu plus de sept ans, et chaque année, des milliers d’anciens élèves des pensionnats indiens sont entendus et reçoivent une décision ou une autre résolution pour leur demande. Toutes les initiatives présentées au cours de la dernière année, et celles à venir, rapprochent le Secrétariat de l’atteinte de son mandat et de l’achèvement du PEI. Nous travaillons chaque jour vers cet objectif, mais nous veillons à garantir que notre service est adapté aux besoins des demandeurs, qu’il est efficace tout en étant flexible. Nous devons continuer d’inciter les demandeurs et les avocats à travailler pour que leurs demandes soient prêtes à être entendues, et régler les questions liées à leur capacité, étant donné qu’il s’agit de la manière la plus efficace de terminer les audiences d’ici le printemps 2016.

J’ai le plaisir incroyable de travailler aux côtés d’un groupe diversifié d’adjudicateurs et de fonctionnaires. Je tiens à exprimer mes remerciements et ma reconnaissance aux membres du Comité de surveillance et aux adjudicateurs en chef adjoints qui ont contribué à orienter le PEI, à la directrice exécutive du Secrétariat, Shelley Trevethan et à tous les membres de la direction et du personnel qui sont tous engagés à l’égard du PEI et de ce qu’il représente. C’est un honneur d’être adjudicateur en chef de ce processus important, je demeure optimiste au sujet de la voie que nous avons tracée pour l’achèvement du PEI.

Le présent rapport met en évidence bon nombre de réalisations et défis du Secrétariat ainsi que les activités entreprises cette année, tout en maintenant notre engagement continu à assurer un processus axé sur les demandeurs.

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Statistiques clés en matière de rendement

Rendement

Sur les 38 000 demandes individuelles reçues, le Secrétariat prévoit qu’au plus 33 800 seront admises2. À la fin de 2014, 33 556 demandes avaient été admises. Environ 500 demandes sont en attente d’une décision à l’égard de l’admission. De ce nombre, 40 % sont jugées « actives » (en attente du résultat d’appels, questions de représentation par un avocat, demandes de renseignements supplémentaires et questions semblables), et les autres sont jugées « inactives », par exemple, des demandes de demandeurs décédés dont les successions n’ont pas poursuivi la demande et les demandes de demandeurs dont on a perdu la trace, avec qui le Secrétariat n’a pas été en mesure de communiquer. Il est également possible qu’un petit nombre de demandes des anciens demandeurs de Blott and Co. n’aient pas encore été reçues (voir page 25).

Au total, 4 583 demandes au titre du PEI ont été traitées3 en 2014, pour un total de 27 446 depuis le début du processus. Même s’il ne correspond pas tout à fait au record de l’année dernière, il s’agit tout de même d’une réalisation importante, en particulier à la lumière de la baisse rapide du rythme auquel les demandes sont prêtes à être entendues au cours de l’année. Le nombre de décisions rendues a diminué légèrement à 3 760, comparativement à 3 947 l’année précédente.

Dossiers traités

Dossiers traités

En 2014, 4 852 demandes ont été réglées. Il s’agit d’une baisse importante par rapport au record de 6 519 établi en 2013, mais le nombre est tout de même plus élevé que pour toute année donnée avant 2012. Tel qu’il est illustré au tableau 1 ci dessous, un facteur important du pic de 2013 a été le nombre de demandes non admissibles et retirées, qui provient de l’examen et du règlement du nombre incroyable de demandes reçus pour la date limite de septembre 2012. À la fin de 2014, 30 373 demandes avaient été réglées, ce qui représente environ 80 % de toutes les demandes reçues. Environ 72 % de ces règlements étaient sous forme de décision rendue par un adjudicateur.

Année civile: 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Depuis la mise en œuvre
Demandes reçues 3849 5418 4750 5148 5494 12786 372 132 37949
Demandes réglées 404 1519 3079 4123 4419 5458 6519 4852 30373
DĂ©cisions des adjudicateurs 322 1081 2087 3211 3380 3938 3947 3760 21726
DĂ©cisions juridictionnelles des adjudicateurs 0 0 0 1 11 21 53 76 162
Règlements négociés 0 55 444 481 626 720 814 513 3653
Inadmissible/retirée 82 383 548 430 402 779 1705 503 4832

Premières audiences tenues et décisions rendues

Premières audiences tenues et décisions rendues

Processus de règlement négocié (PRN)

Dans le cadre du PEI, les parties ont le choix de négocier un règlement, si les deux parties sont en mesure de conclure un accord. Dans la majorité des cas pour lesquels la négociation est acceptée, ce processus évite la nécessité de tenir une audience et de rendre une décision.

Le gouvernement du Canada4, et non le Secrétariat, est responsable au premier chef du PRN, mais il est utile de souligner la contribution de ce processus au règlement des demandes. Comme on peut le constater dans le tableau 1, depuis le début du processus, les PRN ont représenté environ 12 % de toutes les demandes réglées.

Le nombre de demandes réglées au titre du PRN a beaucoup diminué en 2014, et il ne devrait plus augmenter. Le gouvernement du Canada s’était auparavant engagé à effectuer 708 PRN au cours des exercices financiers 2014 2015 et 2015 2016, mais les représentants ont avisé le Secrétariat au début de janvier 2015 que la cible serait diminuée à 500 par exercice financier.

Il importe de reconnaître que la négociation n’est pas appropriée pour toutes les demandes, et étant donné que la majorité des demandes pouvant être réglées par négociation sont traitées, moins de demandes appropriées ne seront pas entendues. Toutefois, le résultat net de cette baisse pourrait totaliser jusqu’à 363 audiences supplémentaires et l’on pourrait s’attendre raisonnablement à ce que bon nombre d’entre elles soient particulièrement difficiles à tenir d’ici mars 2016. Cette situation présente d’autres difficultés pour le Secrétariat, tant sur le plan du temps nécessaire pour les audiences et la prise de décision que sur le plan des ressources nécessaires, y compris les ressources humaines et financières, et les affectations des adjudicateurs.

Règlements négociés par année

Production

La Convention de règlement a établi une cible de 2 500 premières audiences par année, en se fondant sur les prévisions établies à ce moment qu’environ 12 500 demandes continues seraient présentées. Cependant, en raison du grand nombre de demandes reçues, il a été convenu en 2011 que le Secrétariat viserait 4 500 premières audiences par année. Comme l’illustre la figure 2 ci dessus, le nombre d’audiences a considérablement augmenté au fil des ans, avec 4 157 premières audiences tenues en 2012, 4 071 en 2013 et 4 074 en 2014.

En 2014, le Secrétariat, en collaboration avec les intervenants et avec l’appui du Comité de surveillance ainsi que des directives des tribunaux, a réalisé d’importants progrès dans l’élaboration et la mise en œuvre des stratégies visant à éliminer certains obstacles au mouvement des dossiers et à régler rapidement les dossiers restants. Parmi les plus importants, l’on trouve l’approbation et le lancement de la mise en œuvre du Processus de règlement des dossiers incomplets qui prévoit la contribution des adjudicateurs à l’élimination des obstacles au mouvement et au règlement des dossiers et une modification importante du processus d’audience accéléré qui prévoit une stratégie essentielle pour gérer les blocages en raison du retard de la collecte de documents obligatoires.

La capacité du Secrétariat de tenir des audiences dépend largement de la capacité et des efforts déployés par les parties concernées. Dans ces conditions, plusieurs hypothèses ont été avancées dans l’établissement de la cible de 4 500 premières audiences par exercice financier : les demandes seraient prêtes à être entendues5, à raison d’une moyenne de 375 par mois; les avocats des demandeurs et le gouvernement du Canada auraient la capacité de participer en moyenne à 1 125 audiences par trimestre; le Secrétariat et le gouvernement du Canada auraient les ressources nécessaires pour traiter le nombre nécessaire de demandes.

En 2014, deux facteurs en particulier ont contribué à la difficulté de tenir suffisamment d’audiences pour atteindre les objectifs établis. Malgré les efforts déployés au cours des dernières années pour travailler avec les organismes et les ministères détenant des dossiers de demandeurs afin de réduire les dossiers en retard et les efforts importants pour travailler avec les avocats et les demandeurs non représentés pour déterminer et obtenir les documents obligatoires nécessaires pour que les demandes soient prêtes à être entendues, le rythme auquel les demandes sont prêtes à être entendues a diminué au cours de l’année. Sauf une brève pointe en avril, la production de documents n’a pas atteint le rythme nécessaire pour atteindre la moyenne requise de 375 audiences par mois.

Taux de demandes pour audiences

Le nombre moyen de dossiers prêts pour l’audience a baissé à 156 par mois entre août et décembre. Le graphique (figure 46) ci dessus montre une baisse continue depuis avril 2014 (avec un léger bond en octobre), et le nombre est nettement inférieur à la moyenne de 416 demandes prêtes à l’audience par mois enregistrée en 2013 2014. La baisse du nombre de demandes prêtes à l’audience a eu une incidence sur la capacité du Secrétariat de planifier et de maintenir le volume d’audiences nécessaire pour atteindre ses objectifs trimestriels. Il est raisonnable de prévoir une baisse régulière du nombre de dossiers prêts à être entendus dans la planification des audiences.

Les mécanismes permettant de traiter les demandes avant l’obtention de tous les documents obligatoires ont commencé à compenser cette tendance. L’exemple principal de cela porte sur le processus d’audience accéléré, décrit en détail ci dessous, qui a connu un succès encourageant au cours de la dernière portion de l’année et qui promet d’avoir une incidence importante sur le rythme des audiences au cours de la nouvelle année. Les initiatives du Secrétariat pour aider les organismes qui produisent des dossiers à réduire le nombre de dossiers en retard ont également beaucoup aidé.

Un autre facteur qui a eu une grande incidence sur le nombre d’audiences en 2014 a été la capacité des demandeurs et de leurs avocats à garder le rythme d’audiences nécessaire pour traiter les dossiers restants. Le taux de report et d’annulation des audiences est demeuré important, malgré tous les efforts des adjudicateurs pour l’empêcher. De plus, les initiatives entreprises par le Secrétariat pour réduire l’incidence des reports n’ont pas donné de résultats significatifs. Bon nombre de cabinets responsables d’une grande partie des dossiers non entendus trouvent difficile de gérer le nombre d’audiences devant être planifiées afin d’atteindre les objectifs, tout en s’acquittant de leurs responsabilités pour les demandes qui en sont aux étapes avant les audiences et après les audiences. Tel qu’il est décrit en détail ci dessous, une série de visites en personne des cadres supérieurs du Secrétariat, y compris la directrice exécutive, dans de gros cabinets d’avocats dans l’ensemble du pays a permis de réaliser des progrès importants en travaillant avec ces cabinets pour élaborer des plans viables pour le règlement rapide de leurs dossiers. En outre, tel qu’il est abordé en détail ci dessous, des mécanismes individualisés sont en cours pour répondre aux besoins particuliers de la proportion grandissante de demandeurs non représentés dont la participation est entravée par des obstacles, notamment un nombre considérable de demandeurs qui désirent être représentés, mais qui n’ont pas encore réussi à retenir les services d’un avocat.

Tel qu’il a été mentionné dans l’introduction du présent rapport, même si le nombre d’audiences tenues constitue le moyen principal de régler les dossiers, le nombre d’audiences à lui seul ne dit pas tout. Les demandes peuvent être réglées sans audience, au moyen du processus de réclamations successorales (à partir de la nouvelle année), d’une annulation, d’une décision juridictionnelle, de l’inadmissibilité au processus ou d’une clôture administrative au titre du RDI, pour n’en nommer que quelques uns. En 2015, à mesure que les demandes de demandeurs décédés commencent à être réglés (après une longue mise en suspens en attente de décisions stratégiques) et que l’on commence la mise en œuvre de la deuxième étape du RDI, on s’attend à ce qu’augmente la proportion de demandes réglées en ayant recours à d’autres moyens qu’une audience traditionnelle.

Même s’il existe des difficultés, le Secrétariat demeure positif et dévoué à l’égard des engagements pris dans la stratégie d’achèvement à l’égard des tribunaux pour un règlement rapide et durable du PEI, et l’on prévoit que toutes les premières audiences7 seront terminées au printemps 2016.

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Accent mis sur le demandeur : respecter les besoins et les droits des demandeurs d’indemnités dans le cadre du PEI


Depuis ses débuts, le PEI était conçu comme un processus axé sur les demandeurs. Même si chaque demande doit faire l’objet d’un examen juste, et que les demandeurs n’obtiennent pas tous une indemnisation, le maintien d’un processus sécuritaire, accessible et respectueux qui respecte les droits et la dignité des demandeurs a toujours été d’une importance primordiale pour l’adjudicateur en chef et le Secrétariat en tant que principe fondateur. Le Secrétariat travaille à l’intégration de cette valeur à tous les aspects de ses travaux, qu’il s’agisse de respecter les préférences des demandeurs à l’égard du lieu de la tenue des audiences et du genre de l’adjudicateur, d’offrir un soutien individualisé aux demandeurs non représentés ou d’initiatives ciblées pour répondre aux besoins des demandeurs âgés et des demandeurs ayant des besoins particuliers. Vous trouverez ci dessous des exemples de la manière dont cette valeur a été intégrée aux réalisations en 2014.

DVD – « Racontez votre expérience »

Dans le cadre de la stratégie d’information nationale, en mars 2014, de concert avec l’événement final de la Commission de vérité et réconciliation à Edmonton, le Secrétariat a officiellement lancé la courte vidéo « Racontez votre expérience ». Offerte dans les deux langues officielles, cette vidéo d’environ 20 minutes porte sur ce à quoi peuvent s’attendre les demandeurs lorsqu’ils en arrivent à l’étape de l’audience : qui peut être présent, les rôles des participants et les droits des demandeurs à l’égard du soutien personnel, du lieu et ainsi de suite.

Dans la vidéo, on suit un demandeur dans une audience fictive, entrecoupée d’entrevues avec des participants d’expérience aux audiences du PEI, notamment des demandeurs, des aînés, des adjudicateurs, des adjudicateurs en chef adjoints, des avocats, des représentants du gouvernement du Canada et des églises ainsi que des travailleurs de la santé communautaire (résolution) pour créer une histoire accessible et détaillée. Une brochure d’information d’accompagnement de 14 pages utilise un langage simplifié pour traiter des droits des demandeurs, des personnes qui peuvent être présentes, des dispositions relatives à la sécurité et au confort du demandeur ainsi que du processus d’examen des frais juridiques, et fournit les coordonnées des barreaux provinciaux et territoriaux à l’intention des demandeurs qui souhaitent être représentés par un avocat.

Cet outil a été créé en espérant qu’il contribue à réduire l’anxiété qui précède les audiences, qu’il aidera les demandeurs à avoir des attentes claires et réalistes à l’égard du processus ainsi qu’à bien comprendre leurs droits dans le cadre du PEI, et clarifiera les rôles et responsabilités des participants aux audiences.

Filmées séparément en français et en anglais, les vidéos ont été créées en collaboration avec l’organisme Native Counselling Services of Alberta et les entreprises de production autochtones Bear Paw Communications (anglais) et Forest Communications (français). L’outil a été lancé simultanément en format DVD et sur YouTube. À la fin de l’année, plus de 11 000 DVD avaient été distribués, et les vidéos sur YouTube avaient été vues près de 1 200 fois. On peut également consulter une transcription du contenu de la vidéo sur le site Web du PEI.

Interprétation aux audiences

Les demandeurs qui participent à une audience au titre du PEI ont droit à des services d’interprétation, au besoin. Il s’agit de l’une des nombreuses dispositions de la Convention de règlement visant à éliminer les obstacles ou les sources d’inconfort pour les demandeurs lorsqu’ils livrent leur témoignage.

Les disparités culturelles et le caractère délicat des sujets abordés au cours des audiences du PEI font en sorte que le recours à des interprètes qui prennent en compte les différences culturelles est essentiel. Étant donné la nature nationale du PEI et la diversité des cultures et des langues autochtones de nos demandeurs, trouver et embaucher des interprètes qualifiés, objectifs et qui tiennent compte des différences dans des délais très serrés peut s’avérer une tâche difficile. La Stratégie sur les interprètes, introduite dans le rapport annuel de 2013, est maintenant pleinement mise en œuvre.

Au cours des deux dernières années, des améliorations importantes ont été apportées à la manière dont le personnel du Secrétariat trouve et embauche des interprètes, travaille avec eux et les paie. Ces améliorations comprennent notamment la création d’une nouvelle liste d’interprètes disponibles, qui couvre plus de 40 langues et dialectes individuels; des changements procéduraux pour la vérification du dialecte auprès des demandeurs; des changements aux montants et aux méthodes de paiement pour stimuler la participation de professionnels compétents et d’expérience; l’établissement et la dotation d’un poste dédié d’interprète de liaison; et la création de documents de référence et de formation pour les adjudicateurs et les interprètes afin de favoriser une traduction cohérente. Un Manuel à l’intention des interprètes, un Glossaire de termes et un Code de conduite pour les interprètes ont été affichés sur le site Web du PEI en décembre 2014, ainsi que des avis aux avocats et aux demandeurs non représentés, et plus de 80 marchés ont été conclus avec des interprètes.

L’initiative pour les plus de 80 ans

Cette initiative s’appuie sur les travaux du projet pilote pour les plus de 65 ans, exécuté en 2012 2013, et les principes du processus d’audience accéléré afin d’aborder le besoin urgent de préserver le témoignage des demandeurs pour les demandeurs les plus âgés dans le cadre du PEI. Cette proposition, approuvée par le Comité de surveillance en avril 2014, a permis aux demandeurs âgés de plus de 80 ans de procéder à l’étape de l’audience avant que la collecte des documents obligatoires soit terminée (remarque : cela s’est passé avant que le processus d’audience accéléré s’étende au modèle de planification des dossiers).

Lorsque l’initiative a été proposée, on a établi que 118 demandes pouvaient être admises. Près de la moitié de ces demandes ont finalement été exclues parce qu’elles étaient déjà prêtes à être entendues, parce qu’on avait perdu la trace des demandeurs ou parce que le traitement avait été accéléré pour des raisons de santé. À l’avenir, on incitera tous les demandeurs âgés de plus de 80 ans à participer au processus d’audience accéléré.

Protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace

Un nombre peu élevé, mais non négligeable, de demandes ne peuvent toujours pas être traitées parce que l’avocat ou le personnel du Secrétariat chargé des dossiers des demandeurs non représentés ne sont pas en mesure de contacter les demandeurs concernés en dépit de tous les efforts déployés. Pour protéger le droit de ces demandeurs d’être entendus, à la suite de son élaboration par le sous-comité technique et le Comité de surveillance, avec la contribution du Comité d’administration national, une proposition de nouvelles mesures pour trouver ces demandeurs et communiquer avec eux a été présentée, avec la stratégie d’achèvement et le processus de règlement des dossiers incomplets, au tribunal afin qu’il l’approuve. Le protocole, approuvé par le juge Perell de la Cour supérieure de l’Ontario en juin 2014, a été conçu pour accorder au Secrétariat le pouvoir nécessaire de tenter de trouver les demandeurs tout en prenant les précautions appropriées pour protéger la vie privée des personnes.

La mise en œuvre du protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace a commencé par un programme d’avis public où l’on a distribué des affiches dans les collectivités pour inciter les demandeurs à communiquer avec leur avocat ou la ligne info du PEI. Les prochaines étapes comprendront l’utilisation de sources d’information mises à la disposition du public (telles que des répertoires en ligne), l’accès à des renseignements détenus dans des bases de données gouvernementales et non gouvernementales et l’obtention potentielle de renseignements auprès des travailleurs de la santé communautaire (résolution) et d’autres ressources communautaires.

Dans son ordonnance, le juge Perell a modifié la liste des établissements qui seraient tenus de divulguer les coordonnées des demandeurs dont on a perdu la trace pour englober « toute entité, tout établissement ou organisme, privé ou public, qui exerce des activités dans une province ou un territoire du Canada, qu’il s’agisse d’une loi ou d’une législation fédérale, provinciale, municipale ou régionale » [traduction libre]. Tel qu’il est décrit dans le protocole, ce pouvoir ne serait exercé que lorsque des méthodes moins invasives ont échoué.

À la fin de l’année, près de 200 demandes avaient officiellement été acheminées au protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace; d’autres seront ajoutées au cours de la nouvelle année après un examen détaillé.

Admissions des réclamations liées aux sévices entre élèves

Le PEI permet aux anciens élèves des pensionnats indiens qui ont subi des sévices perpétrés par un autre élève de recevoir des indemnités. Cependant, les indemnités reposent largement sur les admissions indiquant que le personnel du pensionnat était au courant des sévices perpétrés.

Pour chaque réclamation liée aux sévices entre élèves, on tient compte des admissions découlant des causes entendues auparavant. L’une des difficultés que présente cet arrangement est le fait que lorsqu’une décision est prise, le demandeur n’a aucun moyen valable de tirer parti des admissions ultérieures. Pour ces motifs, le Comité de surveillance a approuvé en décembre 2013 une stratégie visant à permettre aux demandeurs jugés susceptibles de produire lesdites admissions (selon l’information contenue dans la demande) d’être entendus avant les demandeurs qui pourraient éventuellement en tirer avantage. À l’automne 2013, le Canada a fourni une liste de quelque 2 200 demandes de cette catégorie qui en sont à l’étape préalable à l’audience; de ce nombre, 647 ont été jugées comme présentant de meilleures chances de générer de nouvelles admissions. Un modèle de conférence téléphonique avant les audiences, similaire au processus d’audience accéléré (voir ci dessus) a été introduit pour permettre de déterminer les demandes pour lesquelles l’on doit planifier une audience avant la collecte des documents, s’il y a lieu.

Au cours des premiers mois de 2014, l’équipe des règlements négociés du gouvernement du Canada a réussi à amener une grande partie des demandes établies à l’origine vers le processus de règlement négocié (PRN), et plusieurs autres ont été prêtes à être entendues en suivant le processus normal, de telle manière qu’en mai 2014, le nombre de demandes dans le projet avait diminué d’environ la moitié. Au cours des mois qui ont suivi, la participation des représentants du gouvernement du Canada est demeurée forte, mais la participation des avocats des demandeurs était mitigée, notamment en raison de la capacité des cabinets concernés de planifier des audiences supplémentaires. À la fin de l’année, on avait terminé les conférences téléphoniques avec les demandeurs non représentés participant au processus et il restait seulement 70 demandes qui semblaient susceptibles de produire des déclarations de connaissances des faits à traiter.

Soutien aux demandeurs non représentés

Tout demandeur a le droit de choisir de ne pas être représenté. Cependant, l’expérience montre que ceux qui ont retenu les services d’un avocat ont un avantage quant aux indemnités accordées. Après la date limite pour la présentation des demandes, le nombre de demandeurs non représentés est monté en flèche. Les informations anecdotiques reçues par le personnel du Secrétariat indiquent que de nombreux demandeurs étaient ouverts à l’idée de retenir les services d’un avocat, mais demeuraient incertains quant à la manière de procéder ou avaient besoin de plus d’information afin de dissiper leurs craintes ou de comprendre les avantages qu’ils pouvaient en tirer.

En octobre 2013, le Secrétariat a lancé un projet destiné à venir en aide aux demandeurs non représentés qui souhaitent retenir les services d’un avocat. Le personnel a communiqué directement aux demandeurs des précisions sur les rôles des avocats et des agents de soutien des demandeurs du Secrétariat, ainsi que sur le cadre de travail du PEI, notamment les plus récentes statistiques sur les indemnités et les prochaines étapes à suivre. Au cours de ces consultations, tous les efforts ont été déployés pour éviter d’exercer des pressions sur le demandeur, et dans tous les cas, la décision du demandeur à l’égard de la représentation a été respectée.

Dans le cadre de ce projet, le personnel du Secrétariat a communiqué avec environ 550 demandeurs non représentés, et 97 % de ce nombre ont exprimé un intérêt quant à être représentés. Depuis, environ 270 ont retenu les services d’un avocat et à la fin de l’année, 176 autres cherchaient activement à être représentés, avec l’aide d’un agent de soutien.

En outre, le Secrétariat travaille en collaboration avec les adjudicateurs pour élargir les critères afin de faire progresser les dossiers des demandeurs non représentés qui ont de la difficulté à se représenter dans le PEI en les portant à l’attention des adjudicateurs. On vise ainsi à éliminer les obstacles auxquels sont confrontés ces demandeurs et/ou à régler les dossiers.

L’un des rôles de l’unité de soutien des demandeurs du Secrétariat consiste à présenter les requêtes de documents obligatoires au nom des demandeurs non représentés. À la fin de l’exercice financier, la majorité de ces requêtes de documents avaient été présentées pour les demandes admises. Il s’agit d’une étape importante pour garantir que ces demandeurs puissent être entendus d’ici le printemps 2016.

En 2014, des travaux importants ont été consacrés à l’examen et à l’analyse des dossiers de demandeurs non représentés. Au printemps et à l’été, le Secrétariat a déployé des efforts pour rétablir la communication avec les demandeurs dont on avait perdu la trace. Ces efforts ciblés ont permis de rétablir la communication avec environ le tiers de ces demandeurs; les autres seront acheminés vers le protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace.

Au cours du dernier trimestre de l’année civile 2014, l’unité de soutien des demandeurs a effectué une analyse approfondie des 1 380 demandes en suspens de demandeurs non représentés, qui en étaient à l’étape préalable à l’audience. Au moins 91 de ces demandeurs semblent de bons candidats pour le processus d’audience accéléré. Environ 38 % des dossiers sont des demandes retirées ou de demandeurs décédés, qui ne mèneront probablement pas à une audience; 27 % sont actifs et seront probablement entendus et 35 % sont principalement des demandes de demandeurs dont on a perdu la trace et des demandes pour lesquelles l’on attend d’autres renseignements pour rendre une décision à l’égard de l’admission, qui pourraient ou non devenir actives et être entendues. Le personnel du Secrétariat travaille à l’élaboration des procédures nécessaires pour acheminer ces demandes vers le processus d’audience accéléré, le protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace ou le processus de règlement des dossiers incomplets, comme il convient, dans le but de planifier toutes les audiences de demandeurs non représentés d’ici la fin de 2015.

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Favoriser la guérison et la réconciliation

Sensibilisation et engagement communautaire

En avril 2013, une stratégie quadriennale d’information nationale révisée et renouvelée a été approuvée. Elle appuie les objectifs stratégiques du Secrétariat visant à assurer une approche axée sur les demandeurs quant au PEI, et représente le fondement de son travail continu dans le but de mobiliser les demandeurs, les familles et les collectivités dans le PEI.

Mise en œuvre depuis maintenant deux ans, cette stratégie met en évidence l’importance de fournir une information accessible, cohérente et claire aux demandeurs, à leurs familles, aux partenaires clés, aux intervenants et aux collectivités au cours du processus d’administration du PEI. Elle comporte trois grands objectifs : faire connaître le PEI et sensibiliser à cet égard; faire avancer la participation des intervenants et contribuer à la guérison et à la réconciliation auprès des anciens élèves.

Conformément à l’accent que la stratégie d’information met sur l’acquisition de connaissances et sur l’information, le Secrétariat a élaboré une série de feuillets d’information et d’autres ressources visant à offrir des renseignements clairs et fiables aux demandeurs et à d’autres intervenants sur une variété de sujets, notamment les frais juridiques, la ligne info PEI, le rôle des auteurs présumés, le PRN, les sévices entre élèves, le processus d’audience, le rôle des églises (voir ci dessous) la représentation juridique, le choix de ne pas être représenté, le PEI collectif et bien d’autres.

En 2014, le personnel du Secrétariat, responsable de l’information, a mené une grande partie de ses travaux sur l’échange d’information et l’établissement de liens avec les intervenants et les collectivités clés. Au cours de la dernière année, le Secrétariat a créé des partenariats avec de nombreuses collectivités autochtones et organismes communautaires partout au pays pour diffuser l’information et offrir des séances d’information. À la fin de l’année, des travaux sont en cours pour conclure des marchés pour offrir des activités continues d’information avec trois de ces organisations. Le personnel responsable de l’information a collaboré avec les organismes de santé aux échelles communautaire, régionale et nationale en ce qui concerne la sensibilisation et l’accès aux programmes de soutien en santé, ainsi qu’avec les organismes menant des activités commémoratives et axées sur la réconciliation, tels que Project of Heart, et avec le Toronto Council Fire for Education Day le 13 juin 2014, à Toronto, en Ontario. Le personnel du Secrétariat a également participé à et mis en place des kiosques d’information à l’événement de la Commission de vérité et réconciliation à Edmonton, à l’assemblée générale annuelle de l’Association nationale des centres d'amitié et à la Rencontre nationale spéciale de l’Assemblée des Premières Nations à Winnipeg. De plus, le personnel responsable de l’information participe à divers groupes de travail dont le groupe de travail de la planification des événements de la Commission de vérité et réconciliation.

Mieux faire connaître le rôle des églises dans le PEI

La Convention de règlement donne aux églises le droit à titre de codéfendeurs d’envoyer des représentants pour participer aux audiences au titre du PEI. Dans la plupart des cas, un représentant de l’église, s’il participe, est présent pour trois raisons : 1) pour être témoin de l’expérience du demandeur au pensionnat indien; 2) de s’adresser au demandeur à la fin de l’audience de manière à favoriser la guérison et 3) d’offrir un service de pastorale, si le demandeur le requiert. Bien que dans un nombre assez restreint de demandes le représentant de l’église peut exercer son droit de participer à titre de défendeur, dans la majorité des cas, les églises respectent le souhait exprimé par le demandeur en ce qui concerne leur participation.

À la fin de 2013, les membres du groupe de travail œcuménique avaient fait part de leurs préoccupations à l’égard du fait qu’un nombre appréciable de demandeurs ne voulaient pas que l’église participe et ont demandé de collaborer avec le Secrétariat pour élaborer des documents qui pourraient permettre aux demandeurs, aux adjudicateurs et à d’autres personnes de mieux faire connaître et de mieux comprendre le rôle de l’église aux audiences.

En consultation avec des représentants des églises, l’adjudicateur en chef et le Comité de surveillance, le Secrétariat a élaboré des feuillets d’information dans les deux langues officielles qui décrivent quelles églises participent au PEI, leurs droits et leurs limites à l’égard de leur participation, la manière dont chaque confession conçoit sa participation et la manière dont les demandeurs peuvent exprimer leurs préférences en ce qui concerne la présence de l’église aux audiences.

Même s’ils ont été élaborés avec la contribution des églises, les brochures sont neutres et axées sur la présentation de renseignements précis et objectifs de manière à habiliter les demandeurs à faire un choix éclairé.

Ces feuillets d’information ont été distribués dans le cadre de l’événement de la CVR à Edmonton. Ils seront également distribués à l’événement national de clôture de la CVR à Ottawa en 2015. En outre, ces documents font partie des trousses d’information fournies aux demandeurs, à leurs familles et aux collectivités ainsi qu’à d’autres partenaires et intervenants. Ce feuillet d’information et d’autres documents élaborés dans le cadre de la Stratégie d’information nationale seront bientôt affichés sur le site Web du PEI.

PEI collectif

Le programme de PEI collectif, lancé en 2008, fournit du financement de contribution aux groupes de survivants des pensionnats indiens afin de réaliser des activités centrées sur la guérison ou la réconciliation. À la suite d’un appel de propositions en février et en mars 2014, 13 ententes de contribution totalisant 649 926 $ ont été approuvées, ce qui représente l’ensemble du financement offert.

Cette année, les activités financées comprennent des ateliers visant à apprendre et à comprendre les répercussions des pensionnats indiens, la planification du mieux être, aborder l’intimidation et la violence conjugale, les compétences parentales, la gestion financière, l’état de stress post traumatique – comment reconnaître l’ESPT potentiel et comment demander de l’aide–, ainsi que des activités culturelles telles que des cérémonies de l’aube, des pow wow et des cérémonies de la suerie.

En octobre 2014, le Secrétariat a lancé un autre appel de propositions, qui a pris fin à la mi décembre, pour des projets devant commencer au cours de la nouvelle année. Cet appel de propositions était accompagné du lancement d’un nouvel outil en ligne à l’intention des coordonnateurs de groupe, conçu pour aider les coordonnateurs de groupe à former des groupes, à produire des rapports financiers et des rapports finaux ainsi qu’à planifier, à mettre en œuvre et à évaluer les activités financées.

En tant que point important du plan stratégique quadriennal pour le PEI collectif mis en œuvre en 2013, le Secrétariat a également consacré des efforts importants à mieux faire connaître le programme de PEI collectif et à favoriser l’accès à ce programme. En étroite collaboration avec les activités de la Stratégie d’information nationale, décrites ci dessus, le Secrétariat a organisé des séances d’information avec les groupes établis, des demandeurs potentiels et des partenaires de partout au pays.

Dans le cadre du PEI collectif, il est possible d’obtenir jusqu’à 3 500 $ par membre d’un groupe admissible pour les propositions sélectionnées. Les groupes peuvent proposer diverses activités pour soutenir les membres dans leur processus de guérison. Des modifications aux modalités du programme de contributions de PEI collectif ont été présentées au Bureau du ministre au printemps 2014; elles sont en attente d’approbation.

Le visage du PEI : information publique et relations avec les médias

Dans l’esprit de la vision de la Convention de règlement visant à favoriser la réconciliation et la sensibilisation auprès de toute la population canadienne sur le régime des pensionnats indiens et les séquelles qu’il a laissées, et en tant qu’élément essentiel du maintien d’un processus redevable et transparent, le Secrétariat donne de l’information sur le processus aux demandeurs, aux avocats et aux parties, aux médias et au grand public au moyen de diverses méthodes. Des statistiques sur l’évolution du règlement des demandes, des feuillets d’information, des communiqués de presse, des avis aux avocats, des procès verbaux du Comité de surveillance, des documents de politique et d’autres produits d’information sont régulièrement publiés sur le site Web du PEI à l’adresse http://www.iap-pei.ca. L’équipe responsable des communications répond également aux demandes provenant des médias et organise des entrevues et des demandes de commentaires de l’adjudicateur en chef. Elle travaille également avec les responsables d’initiatives telles que le PEI collectif et la Stratégie d’information nationale afin d’élaborer et de diffuser de nouveaux produits d’information.

Au début de 2014, le Secrétariat a fait son apparition sur les médias sociaux avec la création de comptes Twitter en anglais (@IRSASInfo) et en français (@SAPIinfo), ainsi que des chaînes YouTube pour afficher la vidéo Racontez votre expérience décrite précédemment.

À la fin de l’année, les comptes Twitter avaient produit ensemble 249 gazouillis et comptaient 220 abonnés, notamment des avocats, des journalistes, des membres d’organisations communautaires autochtones, des fonctionnaires et des membres du public.

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Aborder la charge de travail : vers l’achèvement

La stratégie d’achèvement

Appuyé par le Secrétariat, l’adjudicateur en chef a présenté une stratégie d’achèvement aux tribunaux de révision en janvier 2014. Cette stratégie, qui s’intitule « Clore le chapitre, permettre la réconciliation : un plan d’action pour régler les dossiers restants du PEI », présente un survol des progrès du PEI jusqu’à présent et décrit le plan proposé par l’adjudicateur en chef pour le règlement des dossiers restants du PEI, et ce, de manière équitable, impartiale et axée sur le demandeur.

La stratégie d’achèvement souligne les nombreuses mesures adoptées par le Secrétariat afin d’accroître la capacité annuelle de traitement des dossiers :

  • accĂ©lĂ©rer les audiences des demandeurs âgĂ©s ou dont la santĂ© est fragile;
  • programmer des « blocs » d’audiences dans la mesure du possible afin de permettre d’inscrire plus d’audience au calendrier et de gĂ©rer efficacement le temps des adjudicateurs et des parties;
  • travailler en collaboration avec les organismes qui dĂ©tiennent les documents mĂ©dicaux, liĂ©s Ă  l’emploi et autres qui sont nĂ©cessaires pour appuyer les demandes au titre du PEI dans le but de rĂ©duire les dĂ©lais;
  • mettre en Ĺ“uvre le processus d’audience accĂ©lĂ©rĂ© conçu pour que les demande des demandeurs Ă  haute prioritĂ© soit entendue;
  • cerner les sources de blocage au moyen de la gestion intensive des cas (GIC).

Tel que discuté plus haut, les projets de processus de règlement des dossiers incomplets (RDI) et de protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace, de même que la stratégie d’achèvement, ont été soumis. Ces mesures appuient le plan de fermeture proposé et des parties de chacune d’elles sont assujetties à l’approbation des tribunaux.

Le Secrétariat vise l’objectif que les premières audiences des demandeurs seront toutes tenues d’ici le printemps 2016, et que le travail postérieur aux audiences sera terminé au printemps 2018, après quoi nous passerons aux activités de fermeture finale.

On peut consulter la stratégie d'achèvement sur le site Web du PEI.

Le processus d’audience accéléré et la planification des audiences

Inspiré des leçons apprises dans le cadre du projet pilote pour les plus de 65 ans, exécuté en 2012, le processus d’audience accéléré, exécuté par le sous comité technique du Comité de surveillance, a été conçu pour augmenter la possibilité que les demandeurs à haute priorité soient entendus en temps opportun, tout en augmentant l’efficacité de la planification des audiences dans les régions géographiques. Une partie importante de ce processus a été l’inclusion des demandes qui n’étaient pas encore prêtes à l’audience sur le plan de la collecte des documents obligatoires.

Les demandes intégrées au processus d’audience accéléré qui ne sont pas encore prêtes à l’audience font l’objet d’une conférence téléphonique avant l’audience avec un adjudicateur afin de favoriser le règlement rapide des exigences en suspens.

Lorsque le processus d’audience accéléré a été annoncé, son adoption par les avocats a été lente et seulement quelques dossiers ont été fixés sous ce processus au cours des premiers mois en raison d’une combinaison de facteurs comprenant la connaissance du processus et la capacité des avocats de planifier d’autres audiences. Toutefois, à partir du début de l’été 2014, l’intérêt et la participation à l’égard du processus ont commencé à s’intensifier, à mesure que le nombre de dossiers « prêts » diminuait, la connaissance du processus et la participation ont augmenté après que la haute direction du Secrétariat ait effectué des visites auprès des avocats des demandeurs, que certaines restrictions relatives à l’inclusion des dossiers soient atténuées et que le modèle du processus d’audience accéléré soit intégré à d’autres initiatives ciblées (p. ex. l’initiative pour les plus de 80 ans décrite ci dessous).

Une modification importante qui a beaucoup amélioré le taux de demandes faisant l’objet d’une audience est l’élargissement du processus d’audience accéléré, au delà de l’inclusion demandée par les avocats, à la sollicitation proactive de participation, et un accent moindre sur les emplacements géographiques dans la prise en compte des demandes. Le personnel du Secrétariat fait appel aux avocats en ce qui concerne les dossiers restants à l’étape précédant l’audience et les incite à fixer des dates d’audience pour leurs demandeurs en ayant recours aux mécanismes actuels du processus d’audience accéléré. Les visites des cabinets d’avocats, décrites ci dessous, se sont avérées déterminantes pour mieux faire connaître les avantages du processus d’audience accéléré tant aux demandeurs qu’aux avocats ainsi que les mécanismes connexes aux cabinets. À la fin décembre, 11 cabinets d’avocats s’étaient portés volontaires pour participer. Cette initiative établira de nouvelles lignes de communication entre les cabinets d’avocats et le Secrétariat et préparera le terrain pour que d’autres cabinets se portent volontaires en 2015.

Au début de 2014, seulement 2 audiences dans le cadre du processus d’audience accéléré avaient été planifiées. À la fin 2014, environ 140 avaient été prévues et 268 autres étaient en attente d’une date.

Dans la mesure du possible, on répond à toutes les demandes des avocats pour le processus d’audience accéléré et des démarches sont en cours pour adapter le modèle de processus d’audience accéléré afin d’inclure les demandeurs non représentés.

Gestion intensive des cas (GIC)

La GIC vise à traiter les demandes de longue date qui ne sont pas encore prêtes pour l’audience. Ce processus vise à ouvrir le dialogue avec les conseillers juridiques pour déterminer les sources de blocage et permettre d’assurer un suivi approprié. Ce processus donne aux avocats l’occasion de répondre aux exigences restantes relatives aux dossiers avant qu’il soit nécessaire de faire appel à un adjudicateur responsable de la gestion de dossiers dans le cadre du Processus de règlement des dossiers incomplets (voir ci dessous). Les demandes sont examinées dans l’ordre où elles sont admises dans le cadre du processus de manière à traiter d’abord les demandes qui sont en attente depuis une plus longue période.

En 2014, 674 dossiers ont été évalués selon la GIC, avec un taux de réponse de 87 % des avocats. À la suite de l’achèvement du processus de GIC, on avait obtenu, pour la majorité des demandes (69 %), les renseignements requis pour poursuivre le traitement selon le processus régulier de gestion des cas. Les 13 % pour lesquels on n’avait pas obtenu de réponses suffisantes ont été acheminés vers le processus de règlement des dossiers incomplets. Environ 9 % des demandeurs ont été identifiés en tant que demandeurs dont on a perdu la trace et seront acheminés vers le protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace. Les autres cas comprennent des demandes retirées, des demandeurs décédés et des cas où les conseillers juridiques ont retiré leurs services.

Visites des avocats

Précipitée par la présentation de la stratégie d’achèvement et l’approbation du tribunal du processus de règlement des dossiers incomplets et du protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace (décrit ci dessous), la directrice exécutive du Secrétariat a entrepris une série de visites des cabinets des avocats du PEI. Étant donné qu’il est impossible d’effectuer des visites individuelles à tous les avocats participant au processus, des visites sont organisées avec les cabinets représentant le plus grand nombre de demandeurs du PEI ou ceux qui semblent à risque d’être incapables d’être entendus d’ici le printemps 2016.

Ces visites comprennent une description de la stratégie d’achèvement, des mises à jour sur les initiatives entreprises par le Secrétariat ainsi que des discussions sur les difficultés auxquelles sont confrontés les avocats et les échéanciers pour le traitement des dossiers. Ces visites ont permis au Secrétariat d’aborder, dans la mesure du possible, des questions particulières soulevées par les avocats, ont contribué à accroître la participation à diverses initiatives (principalement le processus d’audience accéléré) et ont mené à un meilleur dialogue entre le Secrétariat et les avocats des demandeurs.

Au total, 33 visites de cabinets d’avocats ont été effectuées. À la suite de ces rencontres, le personnel du Secrétariat a élaboré un gabarit de planification des activités que les cabinets doivent remplir pour les demandeurs qui risquent de ne pas être entendus d’ici le printemps 2016 et dans lequel ils décrivent la manière dont ils respecteront l’échéancier relatif à l’audience. Jusqu’ici, 15 cabinets ont reçu le gabarit, et la plupart ont présenté leur plan.

Processus de règlement des dossiers incomplets

Le processus de règlement des dossiers incomplets (RDI), un processus en deux étapes, a fait l’objet de négociations très poussées au cours de l’exercice 2012-2013, au niveau du sous-comité technique du Comité de surveillance. Il a ensuite été renégocié après consultation du CAN. À la fin de 2013, la procédure de règlement des dossiers incomplets a été approuvée par le Comité de surveillance et le CAN, et elle a été soumise à l’approbation du tribunal accompagnée de la stratégie d’achèvement en janvier 2014. L’honorable juge Perell de la Cour supérieure de l'Ontario a signé une ordonnance sur consentement approuvant le processus de RDI en juin 2014. D’autres tribunaux de révision ont emboîté le pas.

Le processus de RDI vise à traiter les demandes qui n’ont pas atteint l’étape de règlement malgré les efforts déployés. Il s’agit notamment des demandes pour lesquelles, pour une raison ou une autre, les circonstances empêchent que la demande passe à l’étape du règlement en suivant le processus normal des audiences (p. ex. demandeurs décédés sans livrer de témoignage, demandeurs qu’on n’a pas pu localiser, demandeurs qui ne vont pas de l’avant avec la demande). Le RDI vient combler les lacunes relevées dans le PEI. En effet, celui-ci ne prévoit aucun outil permettant au Secrétariat de mettre fin aux demandes impossibles à régler, et les adjudicateurs ne sont pas habilités à rejeter une demande en l’absence d’audience.

La première étape du processus de RDI permet au personnel du Secrétariat et aux adjudicateurs désignés à la gestion du dossier, au besoin, d’avoir un cadre pour aider les demandeurs et les avocats pour ce qui est des dossiers « bloqués » de façon à ce qu’ils soient traités autant que possible dans le cadre des audiences. La deuxième étape du processus, qui nécessite l’approbation du tribunal et une directive du Comité de surveillance pour sa mise en œuvre, permet à un adjudicateur de recevoir des demandes des parties et de formuler une « directive de règlement », ce qui pourra supposer, dans certains cas, le rejet de la demande.

La mise en œuvre de la première étape du RDI a commencé à l’été 2014. Au total, 211 dossiers de demandeurs représentés ont été traités dans le cadre du processus de RDI depuis juin 2014; tous les dossiers avaient été traités selon le processus de gestion intensive des cas décrit ci dessus. Au total, 60 de ces demandes ont depuis été traitées selon le processus régulier en vue de recueillir d’autres documents, ont obtenu une requête d’audience ou ont fait l’objet d’un changement de représentation. D’autres demandes ont été retirées, des demandeurs ont été identifiés comme étant décédés ou traités selon le protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace. Au total, 11 dossiers ont été traités par des adjudicateurs de la gestion des cas, et 141 dossiers étaient encore en traitement à la fin de l’année. À partir des tendances actuelles, on s’attend à ce que plus de la moitié de tous les dossiers de demandeurs représentés traités dans le cadre de la première étape du RDI puissent être réglés en ayant recours à des mesures administratives et n’aient pas à être traités par un adjudicateur de la gestion des cas.

À la suite de l’approbation de l’ordonnance sur consentement en juillet, des travaux importants étaient nécessaires pour présenter des procédures et une analyse des dossiers au Comité de surveillance afin qu’il approuve les prochaines étapes. Ces travaux ont été réalisés, et le Comité a approuvé la mise en œuvre de la deuxième étape en décembre 2014.

Le document expliquant le processus de RDI et l’ordonnance sur consentement signé par le juge Perell sont accessibles sur le site Web du PEI.

Demandeurs décédés/réclamations successorales

Les dossiers des demandeurs décédés représentent un défi unique, particulièrement lorsque le demandeur décède sans avoir la possibilité de livrer un témoignage suffisant. Les décisions et les règlements négociés vont de l’avant pour les demandeurs qui ont été entendus ou qui ont livré un témoignage répondant à certains critères, avant leur décès. Les autres réclamations successorales, sans témoignage suffisant, avaient été mises en suspens par l’adjudicateur en chef dans l’attente du règlement de demandes dont les décisions avaient fait l’objet d’un examen ou d’un nouvel examen.

Les trois décisions importantes rendues à la fin de 2014 ont établi que les demandes présentées par témoignage indirect ne seraient pas traitées. Cependant, les demandes pour lesquelles il existe un témoin oculaire pourraient être présentées (même si l’indemnisation est limitée dans les cas « d’actes prouvés »), et l’on pourrait examiner la preuve. Le gel des réclamations successorales a été levé au début de janvier 2015, et de l’information concernant les critères requis pour le traitement des réclamations successorales ont été affichée sur le site Web du PEI. En janvier, des trousses d’information complètes ont été élaborées et envoyées aux demandeurs de réclamations successorales actives à l’étape précédant l’audience. Ils avaient l’option de retirer la demande ou de poursuivre s’ils estimaient pouvoir répondre aux critères de preuve requis. Un suivi pour confirmer le choix de chaque succession sera prioritaire au cours de la nouvelle année.

À la fin de 2014, il y avait 146 réclamations successorales admises et actives à l’étape précédant l’audience ou en préparation. En outre, il y avait 54 réclamations non admises, et l’on attendait les documents de succession pour 165 réclamations afin de rendre une décision à l’égard de leur admission. Environ 529 réclamations admises, à l’étape précédant l’audience, concernaient des demandeurs décédés, mais la succession n’avait pas encore fourni les documents nécessaires pour aller de l’avant.

Les dossiers des demandeurs décédés pour lesquels aucun successeur ne s’est présenté seront acheminés vers un volet spécial pour les demandeurs décédés du protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace. Les dossiers qui ne peuvent être réglés suivant le processus de retrait de la succession ou une décision devraient être traités dans le cadre du processus de règlement des dossiers incomplets.

Remplacement d’un demandeur par un autre à une même date d’audience

En septembre 2013, le Comité de surveillance a approuvé une initiative dont l’objectif est de réduire au minimum les répercussions des reports d’audiences et le temps d’attente des demandeurs en coordonnant les substitutions des audiences entre les demandeurs représentés. Lorsque l’audience d’un demandeur représenté est annulée, l’avocat peut, en observant certaines directives rigoureuses, demander le remplacement dudit demandeur par un autre client qui se présentera à l’audience à la même date afin de réduire au minimum les coûts et de profiter des dispositions logistiques déjà en place. On vise ainsi à permettre à un autre demandeur de se présenter pour une audience et réduire les coûts et les pratiques non efficientes découlant des reports d’audiences. Un avis aux avocats a été affiché sur le site Web en janvier 2014; cependant, seulement quelques remplacements ont été demandés, et dans la plupart des cas, des reports ont été demandés sans remplacement.

Améliorer le règlement des dossiers après l’audience

Au moment où le Secrétariat se tourne vers l’achèvement du PEI, il se concentre sur le règlement complet des demandes plutôt que sur la tenue des audiences, et cela comprend de rendre plus efficaces le traitement et le règlement des demandes qui en sont à l’étape suivant l’audience.

À l’automne 2014, le Secrétariat a commencé la transition des membres du personnel responsables de la gestion des cas avant l’audience pour qu’ils deviennent des agents dédiés à l’étape après l’audience. Ces membres du personnel travaillent de manière étroite et proactive avec les adjudicateurs pour les aider à faire passer leurs dossiers de l’audience à une décision de la manière la plus simple et efficace possible. Les activités ayant une incidence sur le temps nécessaire à cette étape comprennent la production d’autres documents obligatoires, les évaluations d’experts, le témoignage d’un témoin ou de l’agresseur présumé ainsi que les conférences de présentations finales, pour n’en nommer que quelques unes.

À la fin de l’année, 2 326 demandes à l’étape après l’audience étaient en attente d’une décision, sans compter les décisions abrégées. L’introduction d’initiatives visant à augmenter le nombre d’audiences tenues (par exemple, l’élargissement du processus d’audience accéléré) devrait diminuer la portion de cas admissibles aux décisions abrégées et ainsi augmenter le volume de cas nécessitant des activités après l’audience, en particulier en ce qui concerne la collecte de documents obligatoires à la suite des audiences. Dans le cadre de la stratégie d’achèvement, on prévoit que tous les cas restants auront reçu une décision dans les deux années suivant la date de l’audience finale. Pour ce faire, il faudra améliorer de manière continue le rendement après les audiences au moment où d’autres initiatives augmentent le volume de cas nécessitant des travaux après les audiences.

À l’heure actuelle, l’analyse révèle que la majorité des cas reçoivent une décision dans l’année suivant l’audience.

Rapport sur l’atteinte des objectifs dans le cadre du PEI

En février 2013, le Comité de surveillance a approuvé l’élaboration d’un rapport sur l’atteinte des objectifs dans le cadre du PEI. Ce rapport vise à informer le Comité de surveillance des activités mises en œuvre par le Secrétariat en vue d’atteindre ses objectifs. Le rapport décrira la manière dont le PEI a été mis en œuvre, résumera les circonstances menant à apporter des améliorations au processus, traitera des mesures prises pour protéger et favoriser l’approche axée sur le demandeur, décrira les caractéristiques démographiques des demandes présentées et analysera les réalisations par rapport à chaque objectif défini. Il mettra également en évidence les gains d’efficacité, les pratiques exemplaires et les leçons apprises.

Des groupes de discussion ont été formés à la fin 2013et ils ont recueilli au début 2014 de l’information pour définir les objectifs du PEI à examiner. Ils ont également aidé à élaborer la méthodologie pour effectuer cet examen. Les connaissances et la contribution des principaux représentants, notamment des demandeurs ainsi que des représentants d’organisations autochtones, du gouvernement du Canada, des églises, des avocats des demandeurs et des travailleurs du Programme de soutien en santé seront précieuses pour ce processus. Les synthèses des groupes de discussion ont mené à la définition des objectifs du PEI avec la méthodologie qui a été présentée et approuvée par le Comité de surveillance le 1er avril 2014.

Le travail a été achevé sur un rapport, présenté au Comité de surveillance en mars 2014, portant principalement sur diverses améliorations au processus apportées au PEI depuis sa création. Dans ce rapport, on établissait plus de 90 améliorations et initiatives dont 18 étaient jugées comme étant particulièrement influentes et deviendraient le point de mire du rapport de près de 70 pages.

Il est prévu que le rapport complet sera présenté au Comité de surveillance au printemps 2017, afin qu’il l’examine. Bien que l’on ait rédigé le rapport à l’intention du Comité de surveillance, on espère qu’il sera utile aux demandeurs et à leurs familles, aux chercheurs, aux historiens, aux organisations gouvernementales et non gouvernementales ainsi qu’à la collectivité autochtone.

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Protection de la confidentialité de l’information sensible et de l’intégrité du processus

Demande d’instructions concernant la disposition des documents

Tel qu’il est décrit dans le rapport de l’année dernière, la Commission de vérité et réconciliation (CVR) a demandé l’accès à tous les documents utilisés dans le cadre du PEI, y compris de l’information personnelle importante. En 2013, l’adjudicateur en chef et la CVR ont déposé des demandes d’instructions au tribunal sur cette question.

Une question essentielle du dossier était la question du contrôle sur les dossiers produits pour et par le PEI. L’adjudicateur en chef, les avocats indépendants et la plupart des entités catholiques ont fait valoir que les dossiers relèvent des tribunaux, et le gouvernement du Canada et la CVR ont finalement soutenu que les dossiers relèvent du gouvernement du Canada. Après une analyse minutieuse des preuves d’experts et d’autres preuves, l’adjudicateur en chef a adopté la position que la confidentialité promise aux demandeurs dans la Convention de règlement ne peut être respectée que par la destruction des dossiers, sauf lorsque le demandeur a consenti à ce que son dossier soit archivé.

À la suite des audiences en juillet, le 6 août 2014, la cour a ordonné la destruction immédiate de la plupart des documents liés au PEI à la suite du règlement de la demande au titre du PEI et la conservation des formulaires de demande, des enregistrements audio des audiences, des transcriptions des audiences et des décisions pour une période de 15 ans au cours de laquelle le demandeur pouvait consentir à archiver ces quatre classes de dossiers. La cour a également ordonné qu’une demande d’instructions distincte soit présentée pour définir les modalités d’un programme de notification pour aviser les demandeurs de leur option de fournir leurs renseignements personnels au Centre national pour la vérité et réconciliation, s’ils choisissent de le faire. À la fin de l’année, 7 de 9 parties avaient interjeté appel; ces audiences ne devraient pas avoir lieu avant la fin 2015.

Le 23 décembre 2014, la CVR a présenté à la cour son argumentation pour les instructions sur le programme de notification. La CVR demande que le programme de notification soit en vigueur pendant l’ensemble des 15 années et touche les événements communautaires. Il est peu probable que les détails concernant le format et la forme du programme de notification soient finalisés avant que les appels en instance soient entendus.

Comme il est possible qu’il y ait d’autres appels, on pourrait devoir attendre au moins deux ans avant que le sort des dossiers soit confirmé. Des copies des documents pertinents sont accessibles sur le site Web du PEI.

Sécurité et gestion de l’information

Le Secrétariat est résolu à protéger la sécurité des renseignements qui lui ont été confiés. En plus d’appuyer la demande d’instructions de l’adjudicateur en chef concernant la disposition des documents utilisés dans le cadre du PEI, le Secrétariat renforce les mesures pour protéger et maintenir l’information qu’il détient afin de garantir que l’information est organisée et conservée de manière appropriée.

Gestion de l’information

Avec l’ajout en 2014 de ressources dédiées et spécialisées en gestion de l’information (GI) à l’organisation, le Secrétariat a élaboré et approuvé un plan de mise en œuvre de la GI. Il met de l’avant des initiatives connexes, notamment l’élaboration de documents importants de politique et la création d’un système global distinct de gestion de l’information et de documents électroniques. Ce dépôt indépendant permettra au Secrétariat de garantir la séparation appropriée et nécessaire des dossiers entre le Secrétariat et le gouvernement du Canada tout en respectant les politiques gouvernementales pertinentes. Des travaux sont également en cours pour effectuer le suivi du déroulement des activités et la circulation des documents, documenter un dépôt global de dossiers et créer un plan officiel de dossiers.

Sécurité des renseignements personnels et confidentiels

Le Secrétariat continue d’offrir une formation obligatoire sur la sécurité aux membres du personnel et aux adjudicateurs. Des dispositifs sécuritaires mobiles de stockage de l’information ont été fournis aux adjudicateurs et les dispositifs utilisés par les membres du personnel ont été répertoriés pour garantir que les règlements appropriés relatifs à la sécurité de l’information sont respectés. D’autres dispositifs sécuritaires de stockage de documents ont été obtenus pour les bureaux du Secrétariat (p. ex. classeurs sécurisés). Un manuel sur la sécurité a été préparé à l’intention des adjudicateurs.

De plus, au cours de la dernière moitié de l’année, le Secrétariat a travaillé avec les Services conseils de KPMG pour effectuer un examen des procédures et des processus de sécurité afin de cerner les lacunes restantes; les résultats de cet examen sont attendus au début de la nouvelle année.

Au cours des dernières années, les avocats utilisaient principalement la messagerie électronique pour présenter des documents obligatoires par voie électronique au PEI. À la suite d’un projet pilote tenu au cours de l’été avec quatre cabinets d’expérience, il a non seulement été approuvé mais également rendu obligatoire de présenter les documents électroniques au moyen du système d’échange de données informatisé (EDI)qui offre une protection additionnelle des renseignements des demandeurs. La présentation de documents physiques par la poste ou par service de messagerie se poursuivra, mais la présentation électronique par courrier électronique ne sera plus acceptée.

Blott & Company

Au cours de l’enquête qui a mené au retrait de Blott and Company des dossiers du PEI en 2012, on a découvert que le cabinet était en possession de demandes dûment remplies qui n’avaient jamais été déposées. Dans sa décision, la cour a déclaré que les demandeurs touchés étaient considérés comme ayant respecté la date limite du dépôt des demandes. Malgré la détermination du Secrétariat, le surveillant des décisions judiciaires et le coordonnateur de la transition, nommé par la cour, à la fin de 2014, environ 110 demandes non réglées avaient déjà été transférées aux nouveaux avocats, mais n’avaient pas encore été déposées. Dans 60 autres demandes, le nouvel avocat assigné, incapable de communiquer avec le demandeur, a retiré sa représentation. D’autres instructions de la cour pourraient être nécessaires afin de régler les demandes non réglées restantes.

Protocole relatif à l’intégrité du PEI

Dans le rapport de 2013 de l’adjudicateur en chef, des démarches importantes étaient décrites pour la protection de l’intégrité du PEI et la délimitation claire des responsabilités et des rôles relatifs à ce sujet sensible et important.

À la suite de la négociation et de l’élaboration d’un protocole relatif à l’intégrité du PEI en 2013, ce protocole a été présenté aux tribunaux au début de 2014. Le 30 juin 2014, le juge Brown, de la Cour suprême de la Colombie-Britannique a rendu une ordonnance approuvant un protocole modifié relatif à l’intégrité et a nommé l’honorable Ian Pitfield (un juge à la retraite) au rôle de conseiller spécial indépendant (CSI) au surveillant des décisions judiciaires, à la suite du consentement unanime du Comité de surveillance et du Comité d’administration national. Des liens vers cette ordonnance du tribunal sont accessibles sur le site Web du PEI.

Le rôle du CSI consistera à examiner les plaintes présentées au surveillant des décisions judiciaires ou à l’adjudicateur en chef, en lien avec la conduite des avocats des demandeurs et d’autres personnes prétendant agir au nom des demandeurs.

Une instruction conjointe donnée par deux des juges administratifs en novembre 2014 a précisé la délimitation des responsabilités entre les rôles du CSI, de l’adjudicateur en chef et du surveillant des décisions judiciaires. Elle comprenait également un protocole administratif définissant le type d’information à fournir, la manière de le faire et à qui, après avoir reçu une telle plainte.

Demandes d’instructions concernant les pensionnats St. Anne et Bishop Horden

En 2013, une demande d’instructions a été présentée aux tribunaux au nom d’un groupe d’anciens élèves du pensionnat indien de St. Anne à Fort Albany, en Ontario. La demande concernait des documents portant sur les sévices subis par les élèves à St-Anne. Les documents en question découlaient des enquêtes de la Police provinciale de l’Ontario et des procès criminels d’anciens membres du personnel du pensionnat, tenus dans les années 1990. Le 14 janvier 2014, la Cour supérieure de l'Ontario a rendu une décision selon laquelle le gouvernement du Canada doit rendre ces documents aux élèves qui ont fréquenté ce pensionnat et que les documents pouvaient être utilisés pour appuyer les demandes d’indemnisation au titre du PEI. La décision précisait également que les demandeurs pour lesquels une décision avait déjà été rendue pouvaient demander l’autorisation aux tribunaux de rouvrir leur demande.

À la suite de la décision, le gouvernement du Canada a mis à jour l’histoire du pensionnat de St. Anne et sa production de documents sur des cas connexes. Un petit groupe d’adjudicateurs a été nommé pour se spécialiser sur ce pensionnat et les nouveaux documents produits et gérer les demandes connexes concernant des demandeurs non représentés. Le Secrétariat a envoyé des avis aux avocats et aux demandeurs non représentés, et l’adjudicateur en chef a conseillé les adjudicateurs sur le traitement des demandes en cours.

Une deuxième demande d’instructions a été déposée par les mêmes demandeurs afin d’obtenir la divulgation de rapports écrits d’experts qui avaient témoigné pendant les procédures criminelles. Le juge Perell a rejeté cette demande d’instructions.

Des discussions importantes ont suivi en ce qui concerne la rédaction des noms et des renseignements personnels dans les documents produits; cette question est devenue le sujet d’une troisième demande d’instructions. L’adjudicateur en chef ne participe pas à cette demande d’instructions étant donné qu’elle était principalement entre les demandeurs et le gouvernement du Canada.

Plus tard au cours de l’année, le même avocat de l’Ontario a présenté une demande d’instructions semblable à l’égard du pensionnat Bishop Horden pour obtenir la même divulgation de documents du gouvernement du Canada. Ce dernier a affirmé ne détenir aucune autre information concernant les procédures criminelles ou cessations d’emploi de membres du personnel pour ce pensionnat. Cette demande incitait également la Cour à instruire au Secrétariat de communiquer avec les demandeurs pour les informer de la possibilité de témoigner à l’audience d’une autre personne; cette recommandation, si elle est acceptée, représenterait un changement dramatique à la manière dont le PEI a été interprété, imposerait des obligations importantes au Secrétariat et ouvrirait la porte à des risques importants à l’égard de la vie privée pour les demandeurs concernés. Pour ces raisons, l’adjudicateur en chef participe à cette demande d’instructions. L’audience pour cette question est prévue en mai 2015.

Même si aucune demande réglée n’a encore été rouverte à la suite de la décision relative au pensionnat St. Anne, il demeure un risque que des questions découlant de ces cas touchent l’achèvement en temps opportun du PEI si des demandes sont retardées ou rouvertes.

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Capacité et disponibilité pour exécuter le mandat

Plan d’action de fermeture

En s’appuyant sur la stratégie d’achèvement, le Secrétariat élabore un plan d’action de fermeture détaillé afin de garantir une fermeture harmonieuse et efficace du PEI.

À partir de l’analyse présentée dans la stratégie d’achèvement, la planification initiale a commencé à l’été 2013 en vue de formuler des hypothèses concernant la charge de travail pour chaque année jusqu’à la fin du PEI et pour établir l’ordre de priorité des secteurs d’intérêts pour la fermeture éventuelle du Secrétariat.

À la suite de consultations approfondies avec les gestionnaires, un plan, comportant de multiples thèmes, a été préparé au printemps 2014. À la suite de l’examen de l’équipe de la direction, le plan d’action de fermeture a été simplifié de manière à réduire le nombre de thèmes et d’activités ainsi que de garantir un accent sur les activités requises pour la fermeture plutôt que de répéter les priorités actuelles et les activités opérationnelles. Voici les nouveaux thèmes finalisés :

  • Personnes
  • Information
  • Règlement des dossiers
  • Services ministĂ©riels
  • Gouvernance

Une fois terminé, le Plan d’action de fermeture définira les mesures nécessaires pour veiller à ce que le gouvernement s’acquitte de ses obligations à l’égard de la Convention de règlement, tout en assurant une gestion efficace des ressources humaines, des budgets, de l’information et technologie et de l’infrastructure et la modification de la gestion alors que le PEI tire à sa fin. Étant donné les nombreuses facettes de la Convention de règlement, le Secrétariat doit travailler en collaboration avec des partenaires pour s’assurer que des ressources suffisantes sont disponibles pour appuyer la mise en œuvre continue jusqu’à la fin de son mandat.

Adjudicateurs en chef adjoints, nouveaux ou de retour

L’introduction de plusieurs initiatives et projets nécessitant la participation d’adjudicateurs, les retraites et l’importance de maintenir une pleine capacité à l’égard des audiences, des décisions et de l’examen des décisions ont mis à rude épreuve la capacité de l’équipe d’adjudicateurs de répondre à la demande tout en respectant les limites des ressources humaines et des marchés. Par conséquent, le PEI a accueilli l’ajout de deux nouveaux adjudicateurs en chef adjoints à la suite d’un appel de propositions réservé aux Autochtones, lancé au printemps. Wes Marsden et Lisa Weber, deux adjudicateurs en chef du PEI très compétents et expérimentés, ont été nommés en septembre 2014.

En outre, l’adjudicateur en chef était heureux d’accueillir de nouveau en octobre Delia Opekokew à titre d’adjudicatrice en chef adjointe émérite. L’expertise de Mme Opekokew sera mobilisés pour des projets précis tels que les groupes de discussion autochtones, la sensibilisation auprès des intervenants et la participation au Rapport sur l’atteinte des objectifs décrits ci dessus.

L’adjudicateur en chef continue de surveiller les niveaux de capacité de l’équipe plus large d’adjudicateurs, actuellement composée de 91 adjudicateurs. Il sera important de garantir la capacité continue des adjudicateurs de traiter les dossiers à l’étude.

Ressources humaines

Le recrutement et le maintien en poste du personnel qualifié et d’expérience ont été des enjeux continus depuis le début du PEI; ils continuent d’être une priorité en 2014. L’effectif du Secrétariat au 31 décembre 2013 était de 244, comparativement à 241 à la fin de 2013. Avec l’ajout d’employés occasionnels et d’étudiants salariés, ce nombre s’élève à 258 sur un total de 285 ETP (équivalents temps plein) requis. Atteindre l’objectif fixé de 4 500 audiences par année (qui n’est plus un chiffre réaliste) et gérer un achèvement réussi contrôlé du PEI est directement lié à la capacité du Secrétariat de donner son rendement maximal. En outre, les effets néfastes sur le mieux-être et l’efficacité du personnel existant d’une charge de travail toujours plus élevée ne doivent pas être ignorés.

Les réalisations de cette année en ce qui concerne la dotation des postes existants et vacants sont importantes. À la fin de l’année, le taux de postes vacants était estimé à 19 %, comparativement à 26 % au printemps 2014. Des démarches ciblées sur la mise en œuvre et la réalisation de multiples processus de dotation ainsi que d’autres latitudes sous forme d’exemptions sur des éléments qui créaient des ralentissements et des blocages donnent des résultats. Par exemple, on a embauché 22 nouveaux employés au cours du trimestre de juillet à septembre seulement. En outre, le Secrétariat atteint ou surpasse les normes relatives au maintien d’un effectif diversifié et représentatif.

Au moment où le Secrétariat se penche sur l’achèvement prochain du programme, il est confronté à la tâche difficile de poursuivre l’embauche de personnel pour doter les principaux postes vacants tout en commençant en parallèle le processus de transition pour mettre fin à certaines fonctions. Le plan organisationnel intégré des RH et le plan d’action de fermeture décrits ci dessus rendent possible la transition ordonnée des postes et favorisent le transfert interne du personnel expérimenté, dans la mesure du possible, pour doter les nouveaux postes vacants et les postes vacants existants, pour retenir et renforcer leurs connaissances et leurs expertises ainsi que pour répondre aux besoins changeants de l’organisation au fil du temps. Par exemple, des personnes qui occupent des fonctions de l’étape précédant l’audience ont déjà commencé à passer à de nouveaux postes pour répondre aux besoins d’un plus grand nombre de dossiers à l’étape suivant l’audience ainsi que les nouvelles fonctions du RDI et du protocole pour les demandeurs dont on a perdu la trace.

Parallèlement, l’organisation accorde une grande importance à la formation, au développement des compétences, au mieux être et à la résilience, notamment au moyen d’investissements dans la formation, de possibilités d’affectation interne et d’autres occasions d’apprentissage. Le Secrétariat dispose d’une stratégie permanente sur le mieux être et un comité actif sur le mieux-être qui organise des événements et échange de l’information pertinente de manière régulière. Des séances de formations spécialisées, axées sur la résilience et la réponse au changement et à l’incertitude, ont été offertes au personnel à l’automne. De plus, le Secrétariat continue d’offrir des conditions de travail flexibles afin d’appuyer un sain équilibre vie travail, de favoriser le travail d’équipe et de promouvoir un milieu de travail respectueux et sain. Le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, mené tous les trois ans, a été rempli à l’automne 2014; l’on devrait connaître les résultats au début de la nouvelle année. Ces constatations contribueront également à l’engagement continu du Secrétariat d’appuyer le personnel tout au long du mandat de l’organisation.

Ressources financières

Le Budget de 2012 prévoit du financement pour la période allant de 2012-2013 jusqu’à 2015-2016, et l’on s’attend à ce que le PEI cesse graduellement ses activités en 2014-2015 pour prendre fin en 2015-2016. En raison du volume élevé de demandes imprévues dans les mois précédant la date limite de dépôt des demandes, le Secrétariat était confronté à un manque à gagner pour 2014 2015 et 2015 2016et nécessitait des fonds pour les prochains exercices financiers.

L’insuffisance budgétaire de 2014 2015 a été atténuée en reportant un surplus de l’exercice financier précédant et en transférant d’autres fonds d’autres secteurs d’AADNC où l’on avait repéré des surplus.

Le besoin de financement supplémentaire pour les activités des prochains exercices s’est avéré une priorité importante du Secrétariat tout au long de 2014. Des démarches ciblées pour analyser les besoins actuels et à venir ainsi que pour préparer les présentations nécessaires en coordination avec AADNC ont culminé par la préparation d’une présentation au gouvernement à la fin de l’exercice financier. Le Secrétariat s’est livré à un exercice pour réaliser des économies et garantir une intendance solide des fonds ce qui a mené à une meilleure surveillance et à un meilleur suivi des factures ainsi qu’à des prévisions plus justes des ressources requises.

Approvisionnement

Le Secrétariat est responsable de la gestion d’un grand nombre de contrats, c’est-à-dire pour environ 100 adjudicateurs/adjudicateurs en chef adjoints, les membres du Comité de surveillance, les professionnels en médecine, en psychologie et en évaluation actuarielle, les interprètes et les services juridiques. Il occupe une position unique par rapport aux marchés en raison des exigences établies dans la Convention de règlement et de la nécessité de se conformer aux politiques sur les marchés du gouvernement fédéral.

En 2014, le Secrétariat a dû affronter d’autres problèmes issus de certains marchés qui ont atteint les limites financières prescrites à AADNC. Si les marchés avaient atteint leurs limites sans possibilité de prolongation, le Secrétariat aurait pu être touché de manière importante dans la tenue de ses activités. Cependant, les négociations réussies avec AADNC aussi bien qu’avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) ont permis au Secrétariat de transférer des marchés à TPSGC, d’obtenir des autorisations de financement plus importantes et de garantir la continuité des services.

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Priorités pour 2015


Le Secrétariat a établi sept objectifs stratégiques à long terme, dont chacun est appuyé par une priorité qui vise à améliorer la mise en œuvre du PEI tout en renforçant l’expérience des demandeurs et en protégeant leurs droits. Les priorités déterminées pour 2015 mettent l’accent sur l’importance de faire le meilleur usage possible des ressources disponibles, de respecter nos engagements définis dans la stratégie d’achèvement, d’améliorer le mouvement des dossiers, de maximiser les relations des intervenants, de favoriser la guérison, de protéger et de gérer les renseignements, de répondre aux besoins de l’adjudicateur en chef et de ses délégués, d’assurer le perfectionnement du personnel et d’appuyer l’exécution du mandat du PEI.

Objectifs stratégiques Priorités pour 2015-16
Traiter les demandes rapidement Traiter les demandes de manière efficace pour garantir que toutes les premières audiences des demandeurs ont été tenues et assurer la rapidité du mouvement des dossiers vers le processus suivant l’audience.
Assurer une approche axée sur le demandeur Favoriser la guérison et la réconciliation auprès des anciens élèves, leurs familles et leurs collectivités tout au long de notre processus, en insistant particulièrement sur la création de partenariats mutuellement bénéfiques avec les fournisseurs de services, qui appuieront l’échange d’information.
Gérer les ressources de manière économique, efficace et efficiente Indiquer et gérer les ressources humaines et financières nécessaires afin de permettre au Secrétariat d’exécuter son mandat et d’atteindre les objectifs établis.
Gérer l’information de manière efficace Protéger la vie privée, la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels, et élaborer des stratégies sur le partage et la disposition des documents des dossiers en conformité avec les instructions des tribunaux.
Fournir du soutien à l’adjudicateur en chef Fournir de l’assistance technique spécialisée et des analyses de politiques, en temps utile, à l’adjudicateur en chef et à ses délégués.
Favoriser la création d’un milieu de travail sain ainsi que le mieux-être organisationnel Garantir que le personnel a les compétences nécessaires pour continuer d’assurer aux demandeurs d’indemnités dans le cadre du PEI des services exceptionnels ainsi que pour gérer le changement par la communication, l’encadrement, le mentorat, la formation sur la résilience et les possibilités de perfectionnement professionnel ainsi qu’en ciblant le mieux être du personnel.
Mettre fin au PEI Mettre en œuvre le plan d’action de fermeture décrivant la stratégie de transition pour mener le PEI vers la fermeture officielle; préparer le rapport final sur le PEI à l’intention du Comité de surveillance du PEI.

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En conclusion


L’année 2014 a été une période de transition importante pour le PEI et le Secrétariat. La nature et la composition des dossiers à l’étude changent; à mesure que les demandes simples sont traitées, nous sommes confrontés à une augmentation de la charge de travail composée de demandes comportant des obstacles individuels et complexes au règlement. En outre, le portrait démographique passe à une proportion plus large de demandeurs non représentés que de demandeurs représentés.

De multiples nouvelles initiatives, décisions des tribunaux et décisions stratégiques ainsi que des options de processus changent la manière dont nous abordons le traitement des demandes et les processus opérationnels. Les charges de travail passent progressivement de dossiers à l’étape avant l’audience à des dossiers à l’étape suivant l’audience, de manière à garantir que les demandeurs obtiennent rapidement non seulement une audience, mais également une décision. Sur le plan organisationnel, la nouvelle année apportera des changements importants à mesure que le Secrétariat entame le processus difficile de mettre fin à certaines fonctions tout en tentant d’augmenter la capacité d’autres fonctions ainsi que de réorganiser ses structures pour maximiser l’efficacité tout en s’efforçant de préserver et d’appuyer en tout temps le mieux être et l’efficacité de son personnel hautement dévoué. Ainsi, 2015 promet d’être une année de changement et de défi à un degré que l’on n’a pas vu depuis les débuts du processus.

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Notes

1. Ils peuvent aussi demander l'autorisation de l'adjudicateur en chef pour avoir accès aux tribunaux dans des circonstances clairement définies dans le PEI, ce qui ne s'est produit que deux fois depuis la mise en œuvre du PEI.
2. D’autres ajouts à la liste des écoles en vertu de l’article 12 de la Convention de règlement nécessiteraient une prolongation de la date limite pour la présentation des demandes et augmenteraient le nombre de demandes admises au titre du PEI, ce qui entraînerait d’autres audiences tenues et décisions rendues. Le Secrétariat continuera de surveiller les dossiers de l’article 12 et rendra compte aux tribunaux de révision des répercussions opérationnelles, s’il y a lieu, sur le PEI.
3. Une demande est considérée comme traitée si une audience a eu lieu, un examen sur dossier a été réalisé, ou les parties ont conclu un règlement négocié.
4. Il est exigé des adjudicateurs qu’ils approuvent les frais juridiques dans les règlements négociés. Les demandes peuvent être traitées selon le PRN après une audience, mais cela est relativement rare. La figure 3 illustre les PRN sans audience.
5. Le Secrétariat juge qu’une demande est prête pour l’audience une fois que tous les documents obligatoires ont été obtenus des parties concernées.
6. La figure 4 porte sur les demandes prêtes à l’audience ayant suivi le processus normal de production des documents obligatoires. Elle ne comprend pas les dossiers rendus à l’audience dans le cadre de circonstances particulières, notamment les demandes accélérées ou les demandes entendues avant la collecte des documents dans le cadre du processus d’audience accéléré ou de mécanismes semblables.
7. Cela ne comprend pas la poursuite des audiences reportées, l’examen des audiences, les audiences des témoins ou les audiences des auteurs présumés.

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